در یک تعریف ساده، چارت سازمانی یا نمودار سازمانی ساختار یک شرکت و کسب‌وکار را به تصویر می‌کشد. این نمودار یک تصویر واضح و شفاف از روابط بین واحدی، مسئولیت‌ها و نقش‌های افراد را نشان می‌دهد. یک چارت سازمانی استاندارد، کارمندان را گروه‌بندی می‌کند، آن‌ها را در تیم‌های مخصوص خودشان قرار می‌دهد، روابط بین تیمی و درون تیمی آن‌ها را مشخص می‌کند و در نهایت نشان می‌دهد که این شرکت توسط چه کسی یا کسانی رهبری می‌شود.
بیشتر بخوانید: نرم افزار اتوماسیون اداری مایسا
یکی از مهم‌ترین موضوع‌هایی که این تصویر آن را نمایان می‌کند نوع ساختاربندی شرکت است، به‌طورکلی با نگاه به چارت سازمانی یک مجموعه می‌توان متوجه شد که این مجموعه به شکل سنتی اداره می‌شود یا ساختاری مدرن یا متفاوت با چارچوب‌های موجود دارد.
برای داشتن یک چارت سازمانی کاربردی نیازی به انجام کارهای پیچیده نیست، در ادامه می‌خواهیم خیلی ساده و خلاصه به بررسی چارت سازمانی بپردازیم و به اجزا و انواع آن نگاهی بی‌اندازیم. همچنین به نحوه نوشتن یک چارت سازمانی استاندارد نیز اشاره می‌کنیم.
فهرست محتوا
اجزای چارت سازمانی
نکته جالب توجه درخصوص چارت سازمانی این است که نمی‌توان آن را محدود به سازمان، ارگان یا شرکتی خاص کرد، مثلا نمی‌توان گفت فقط سازمان‌های دولتی یا شرکت‌های بالای پانصد نفر می‌توانند از آن بهره ببرند. یک کسب‌وکار برای ادامه حیات و افزایش بهره‌وری به شفافیت در ارتباطات نیاز دارد و یکی از ابزارهای ایجاد این مهم، چارت سازمانی است. پس تمام کسب‌وکارهایی که به‌دنبال افزایش شفافیت هستند، می‌توانند از این ابزار استفاده کنند. اجزای چارت سازمانی به شرح زیر هستند:
- یک چارت سازمانی استاندارد ابتدا بخش‌های مختلف سازمان را مشخص می‌کند
- سپس تیم‌هایی که در هر بخش فعال هستند داخل چارت تعریف می‌شوند
- پس از آن نوع روابط تیم‌ها و بخش‌ها معلوم می‌شود، مشخص کردن نوع رابطه می‌تواند با استفاده از خطوط یا فلش باشد
- در نهایت، هرخانه داخل چارت که مربوط به یک نفر است باید دارای اطلاعات زیر باشد:
- نام
- تصویر
- سمت شغلی
- اطلاعات تماس
این‌ها مواردی هستند که به‌شکل استاندارد داخل یک چارت وجود دارند، البته این بدان معنا نیست که نمی‌توان چارت را با فرمت دیگری تعریف کرد، شما می‌توانید چارت سازمانی‌تان را بسته به شرایط و نیازهای خودتان سفارشی‌سازی کنید.
وجود چارت سازمانی به‌خصوص برای کسانی که تازه استخدام شده‌اند مانند یک نقشه گنج است، آن‌ها با استفاده از این نمودار می‌توانند به سرعت ساختار سازمان را درک کرده و با نوع ارتباطات درون سازمانی، عمیق‌تر آشنا شوند. همچنین همان‌طورکه این تصویر به تازه‌واردان کمک می‌کند، برای نیروهای قدیمی نیز کاربردی است، آن‌ها به نگاه به این چارت همواره نوع ارتباطات و سلسله مراتب را به خاطر می‌سپارند، مزیت مهم‌تر چارت سازمانی این است کسب و کار شما را در نظر افراد ذی‌نفع و سرمایه‌گذاران حرفه‌ای‌تر و ساختاریافته‌تر نشان می‌دهد، پس آن‌ها می‌توانند راحت‌تر به شما اعتماد کنند.
انواع چارت سازمانی
جمله‌ای هست که می‌گوید «یک تصویر به اندازه هزاران کلمه حرف دارد»، خب البته اگر تصویر درستی را انتخاب کنید این جمله معنای واقعی خود را پیدا می‌کند. در زمان ترسیم چارت سازمانی عامل مهمی که وجود دارد شکل آن است، این تصویر باید بیانگر و نشان‌دهنده ساختار سازمان شما باشد، پس باید در انتخاب آن دقت کنید. در ادامه انواع چارت سازمانی را بررسی می‌کنیم.
چارت سازمانی سلسله مراتبی (سنتی)
طراحی این چارت به شکل یک هرم است، در بالای هرم معمولا مهم‌ترین فرد سازمان، که بسته به نوع سازمان می‌تواند سهام‌داران، رئیس هیئت مدیره، مدیرعامل و… باشد قرار می‌گیرد. سپس هرچه که هرم به سمت پایین حرکت می‌کند، از اهمیت نقش‌ها، مسئولیت‌ها و سمت‌های مدیریتی کاسته می‌شود.
مزیت چارت سلسله مراتبی این است که شفافیت بسیار بالایی دارد و هرکس در هر جایگاهی دقیقا می‌داند که باید به چه کسی گزارش دهد و چه واحدی زیرمجموعه دیگری است و… . همچنین این چارت کمک می‌کند تا کارمندان سازمان مسیر رشد شغلی را دقیق‌تر و شفاف‌تر ببیند.
از سوی دیگر اما این چارت انعطاف‌پذیری لازم را ندارد و به دلیل همان ساختار سلسله مراتبی‌اش ممکن است جلوی خلاقیت و رشد سازمانی را بگیرد.
چارت سازمانی ماتریکسی
برخی از شرکت‌ها به‌صورت پروژه‌ای کار می‌کنند، در این مدل معمولا یک نفر مدیر یا صاحب آن کسب‌وکار است و چند نفر به‌عنوان سرپرست یا مدیر بخش‌های مختلف پروژه مشغول به کار هستند، در هر تیم نیز تعدادی نیرو مشغول به کارند، در کارهای پروژه‌ای ممکن است یک نفر در چند تیم نقشی داشته باشد و برای هرکدام از نقش‌ها و مسئولیت‌هایش نیاز باشد به یک مدیر متفاوت گزارش دهد. در چنین شرکت‌هایی از چارت سازمانی ماتریکسی یا ماتریسی استفاده می‌شود.
در این چارت شاهد ۳ بخش اصلی هستیم؛ مدیر یا رهبر کسب‌وکار، مدیران بخش‌های مختلف و اعضای تیم‌های کاری. مزیت این چارت افزایش همکاری تیمی و محدودیت آن ایجاد سردرگمی در اعضای تیم‌های مختلف در زمان گزارش‌دهی به مدیر مربوطه است.
چارت سازمانی مسطح
در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط که اعضای سازمان نقش‌ها و مسئولیتهای بیشتری دارند از نمودار مسطح استفاده می‌شود. در این مدل سلسله مراتب کم‌تر شده و اعضای سازمان تقریبا در یک سطح از قدرت تصمیم‌گیری قرار دارند. مزیت این مدل ارتباط نزدیک‌تر بین اعضای تیم و مدیران است، محدودیت آن هم این است که مقیاس‌پذیر نیست، یعنی با رشد سازمان امکان گسترش این چارت وجود ندارد.
چارت سازمانی شبکه‌ای
این مدل بیشتر در شرکت‌هایی استفاده می‌شود که روابط بین فردی و بین واحدی آن‌ها شلوغ و پیچیده است. در این مدل معمولا هر یک عضو سازمان با چندین عضو دیگر در ارتباط است و فرایندها و جریان‌های کاری گاهی تا چندبار بین دو یا چند عضو پاسکاری می‌شوند. مزیت آن این است که شفافیت فرایندها در این نوع کسب‌وکارها را بالا می‌برد و محدودیت آن نیز این است که می‌تواند باعث سردرگمی نیروها، به‌خصوص اعضای تازه‌وارد شود.
نحوه نوشتن یک چارت سازمانی
هر فرایندی در سازمان مراحل و قدم‌هایی دارد که رعایت درست و اصولی آن‌ها به انجام‌شدن بهتر و سریع‌ترشان کمک می‌کند. نحوه نوشتن چارت سازمانی نیز قواعد و مراحل مخصوص به خود را دارد که در به شرح زیر هستند:
ساختار سازمان را تعیین کنید
اولین قدم در نوشتن یک چارت سازمانی کاربردی مشخص کردن ساختار سازمان است، باید پیش از هرچیزی مشخص کنید که سلسله مراتب، شکل روابط و گزارش‌دهی در سازمان شما به چه شکل است یا بهتر بگوییم می‌خواهید به چه شکل باشد؟
نقش‌ها و ارتباطات را مشخص کنید
حالا که تعیین کردید ساختار سازمان چگونه است باید نقش‌های مختلف و نوع ارتباط آن‌ها با یکدیگر را مشخص کنید، ابتدا باید حد وظایف و اختیارات هر نقش را در سازمان مشخص کنید و نوع گزارش‌دهی آن را به نقش‌های بالادستی تعریف کنید.
با توجه به ساختار، چارت سازمانی مناسب را انتخاب کنید
حالا که ساختار سازمان را مشخص و حدود اختیارات و سلسله مراتب نقش‌ها را تعیین کردید وقت انتخاب نوع چارت است، با توجه به انواع مختلفی که بالاتر توضیح دادیم می‌توانید چارت مناسب برای کسب و کارتان را انتخاب کنید. چارتی که انتخاب می‌کنید نمایانگر فرایند تصمیم‌گیری، گزارش‌دهی، ارتباطات درون تیمی و بین واحدی و سلسله مراتب سازمانی است.
از ابزارهای مناسب برای مدیریت فرایندها و جریان‌های کاری استفاده کنید
فرض کنید که بهترین چارت را با توجه به فرایندها و جریان‌های کاری‌تان انتخاب کرده‌اید. حال برای پیاده‌سازی و مدیریت بر واحدها و تیم‌های مختلف و اطمینان از رعایت مراحل و سلسله مراتب‌ها نیاز به ابزارهایی دارید که به شما امکان دهند این جریان‌ها و فرایندها را به شفاف‌ترین شکل ممکن مدیریت و کنترل می‌کنید. برای انتخاب ابزار مناسب بهتر است با متخصصان امر مشورت کنید.
مدیریت شفاف و درلحظه بر فرایندها با اتوماسیون اداری آدا
شرکت مهندسی نرم‌افزاری آدا با سال‌ها سابقه درخشان و همکاری با برترین برندهای ایران، یکی از شرکت‌های پیشگام در زمینه توسعه راهکارهای سفارشی و اختصاصی در زمینه اتوماسیون اداری، بایگانی، دبیرخانه، مالی و حسابداری، CRM، راهکارهای ابری و… است. شما می‌توانید برای مدیریت یکپارچه و شفاف فرایندها و جریان‌های کاری کسب و کارتان روی توان و تخصص ما حساب ویژه‌ای باز کنید.
برای دریافت مشاوره رایگان و ارتباط با متخصصان ما از طریق مسیرهای ارتباطی با ما در تماس باشید.
