بایگانی یکی از فرآیندهای حیاتی در سازمان‌ها و ادارات است که به حفظ و نگهداری اسناد و مدارک برای مدت طولانی کمک می‌کند.

شاید تا به حال برایتان پیش آمده باشد که در سازمان‌ها و یا شرکت‌هایی که حجم مکاتبات و نامه‌نگاری‌های بالایی دارند در این مقاله به طور کامل مفهوم دبیرخانه را توضیح می‌دهیم

در این مقاله، به بررسی جامع دفتر اندیکاتور، تاریخچه آن، انواع مختلف و کاربردهای آن و جاگزین های نوین آن یعنی نرم افزار دبیرخانه خواهیم پرداخت. از این طریق، به اهمیت و ضرورت استفاده از این ابزار در بهبود کارایی و بهره‌وری در محیط‌های اداری پی خواهیم برد.

توجه به نظام تولید اطلاعات و ساماندهی وضعیت مدارک و پرونده ها، امری بدیهی و لزوم توجه به این مهم، مسئله ای کاملاً در خور توجه و حیاتی است. چنانچه این کار به درستی سامان گیرد بسیاری از مشکلات مدیریتی و برنامه ریزی مرتفع، و از هدر رفت وقت و انرژی و بودجه جلوگیری می شود.

به منظور راه اندازی فرایند مکاتبات و مراسلات مبتنی بر دبیرخانه سنتی (کاغذی) یا الکترونیکی یکپارچه، برای استقرار فیزیکی هر دستگاه لازم است سرویس دهنده مناسب در نظر گرفته شود تا در بستر ارتباطی فراهم شده بین واحدهای یک دستگاهٰ، مورد بهره برداری قرار گیرد.

کلیه سازمانها و موسسات در جهت انجام وظایف و مسئولیتهای قانونی خود ناچار به تولید و نگهداری اطلاعات می باشند. این اطلاعات در قالب اسناد و مدارک سازمانی (کاغذی یا الکترونیکی) در سازمان تشکیل و جاری و بایگانی می گردد.اسناد و مدارکی که در جریان فرایندهای جاری سازمانها ایجاد می گردد،

درهنگام دریافت نامه ، نام و نام خانوادگي خوانا و قابل استناد باشد.

اگر مدیر یک شرکت یا سازمان هستید لازم است در مورد نرم افزار دبیر خانه و نرم افزارهای اتوماسیون اداری بیشتر اطلاع داشته باشید. برای مثال یکی از این نرم افزارها، نرم افزار دبیرخانه است.