بایگانی خودکار فرمها؛ نوآوری اختصاصی در اتوماسیون اداری آدا
اولین و تنها اتوماسیون اداری ایران با قابلیت بایگانی کاملاً خودکار فرمها
تمامی فرمهای سازمان، همزمان با ثبت و بدون نیاز به بایگانی دستی، بر اساس تنظیمات هوشمند تعریفشده در سیستم، بهصورت خودکار در زونکنهای عمومی یا اختصاصی آرشیو میشوند. با بایگانی خودکار اتوماسیون اداری آدا، دسترسی به اطلاعات سریعتر، مدیریت اسناد منظمتر و احتمال بروز خطاهای انسانی به حداقل میرسد.
درخواست مشاوره و دمو رایگان
لطفا درخواست خود را ثبت کنید، مشاورین ما در اسرع وقت با شما تماس خواهند گرفت.
بایگانی خودکار چیست؟
بایگانی خودکار، قابلیتی هوشمند در اتوماسیون اداری آدا است که فرآیند آرشیو فرمها را بهصورت کاملاً خودکار انجام میدهد. با فعالسازی این قابلیت، دیگر نیازی نیست کاربران پس از ثبت هر فرم، آن را بهصورت دستی در زونکن مناسب قرار دهند. سیستم همزمان با ایجاد فرم، اطلاعات آن را بررسی کرده و بر اساس تنظیمات از پیش تعریفشده، فرم را در محل صحیح بایگانی میکند.
این فرآیند علاوه بر افزایش سرعت ثبت و مدیریت اسناد، باعث ایجاد یک ساختار منظم و استاندارد برای آرشیو اطلاعات در سراسر سازمان میشود و دسترسی به سوابق را در آینده بسیار سادهتر خواهد کرد.
بایگانی خودکار فرمها چگونه اسناد را سازماندهی میکند؟
بایگانی خودکار در اتوماسیون اداری آدا بر اساس اطلاعات کلیدی هر فرم و تنظیماتی که مدیر سیستم تعریف میکند، فرآیند آرشیو اسناد را بهصورت کاملاً هوشمند انجام میدهد. این اطلاعات میتوانند شامل مواردی مانند کد ملی، کد پرسنلی، شماره پرونده، شماره ملک، نام شخص، کد پروژه یا سایر اطلاعات مهم سازمان باشند.
به محض ثبت فرم، موتور بایگانی هوشمند آدا اطلاعات موردنیاز را بررسی کرده و بدون نیاز به هیچگونه اقدام دستی از سوی کاربران، فرم را در زونکن مناسب ذخیره یا در صورت نیاز ساختار بایگانی مرتبط را بهصورت خودکار ایجاد میکند.
در نتیجه، تمامی فرمهای مرتبط بهصورت خودکار در کنار یکدیگر سازماندهی میشوند و یک ساختار منظم، یکپارچه و قابل جستجو برای نگهداری و دسترسی سریع به اسناد سازمان شکل میگیرد.
مزایای بایگانی خودکار فرم ها
نحوه عملکرد بایگانی خودکار
بدون ایجاد دستی زونکن، بدون انتقال فایل و بدون مرتبسازی اسناد
دیگر نیازی به بایگانی دستی نیست
با اتوماسیون اداری آدا، تمامی فرمهای سازمان از همان لحظه ثبت، بر اساس تنظیمات تعریفشده برای سازمان و بدون هیچگونه عملیات دستی، بهصورت هوشمند در زونکن مناسب بایگانی میشوند. اگر میخواهید این قابلیت را متناسب با فرآیندهای سازمان خود از نزدیک مشاهده کنید، درخواست دمو ثبت کنید تا کارشناسان ما نسخه نمایشی نرمافزار را در اختیار شما قرار دهند.
چه فرمهایی از بایگانی خودکار پشتیبانی میکنند؟
سوالات متداول
بایگانی خودکار فرمها چیست؟
بایگانی خودکار فرمها، قابلیتی منحصربهفرد در اتوماسیون اداری آدا است که تمامی فرمهای سازمان را همزمان با ثبت، بدون نیاز به هیچگونه عملیات دستی، بهصورت هوشمند در زونکن مناسب بایگانی میکند. این قابلیت با ایجاد ساختاری منظم و یکپارچه برای آرشیو اسناد، دسترسی به اطلاعات را سریعتر کرده، از بایگانی تکراری جلوگیری میکند و مدیریت مستندات سازمان را بهمراتب سادهتر و کارآمدتر میسازد.
بایگانی خودکار چگونه کار میکند؟
پس از ثبت هر فرم، سیستم بهصورت کاملاً خودکار عملیات بایگانی را آغاز میکند. فرم بدون نیاز به هیچگونه اقدام دستی در زونکن مناسب قرار میگیرد و در صورت نیاز، ساختار بایگانی موردنیاز نیز بهصورت خودکار ایجاد میشود. این فرآیند باعث میشود اسناد همیشه منظم، یکپارچه و بهراحتی قابل دسترسی باشند.
تنظیمات بایگانی خودکار چه کاربردی دارند؟
تنظیمات بایگانی خودکار این امکان را در اختیار مدیر سیستم قرار میدهد تا نحوه سازماندهی و محل ذخیرهسازی فرمها را متناسب با ساختار و سیاستهای بایگانی سازمان تعیین کند. این تنظیمات تنها یکبار انجام میشود و از آن پس، تمامی فرمهای جدید مطابق همین قواعد بهصورت خودکار بایگانی خواهند شد.
آیا این قابلیت برای تمامی فرمهای سازمان قابل استفاده است؟
بله. مدیر سیستم میتواند برای هر فرم فیلدهای شاخص موردنظر را تعریف کند تا تمامی فرمهای ایجادشده بر اساس ساختار همان فرم، بهصورت خودکار بایگانی شوند.
آیا پیوستها هم بایگانی میشوند؟
له. علاوه بر فرم، تمامی فایلهای پیوست ثبتشده نیز بهصورت خودکار در ساختار بایگانی مرتبط ذخیره میشوند. به این ترتیب، تمامی مستندات مرتبط با یک موضوع، شخص، پرونده یا سایر اطلاعات تعریفشده، در کنار یکدیگر قرار میگیرند و بدون نیاز به جستجو در فرمهای مختلف، بهراحتی قابل دسترسی خواهند بود.
آیا زونکنها بهصورت خودکار ایجاد میشوند؟
بله. اگر زونکن متناظر با اطلاعات فرم وجود نداشته باشد، سیستم آن را بهصورت خودکار ایجاد میکند و فرم را در همان زونکن قرار میدهد. در نتیجه تمامی فرمهای مرتبط در یک محل واحد آرشیو خواهند شد.
اگر زونکن از قبل وجود داشته باشد چه میشود؟
در صورتی که زونکن مرتبط از قبل در سامانه وجود داشته باشد، فرم جدید بهصورت خودکار در همان زونکن ذخیره میشود و نیازی به ایجاد زونکن جدید نخواهد بود. در غیر این صورت، سامانه ساختار بایگانی موردنیاز را بهصورت خودکار ایجاد کرده و فرم را در همان محل قرار میدهد. این قابلیت از ایجاد زونکنهای تکراری جلوگیری کرده و آرشیو اسناد را منظم و یکپارچه نگه میدارد.
آیا میتوان محل بایگانی خودکار را تغییر داد؟
بله. مدیر سیستم میتواند مشخص کند که فرمها پس از ثبت، در زونکنهای عمومی یا زونکنهای اختصاصی بایگانی شوند. این تنظیم از طریق بخش تنظیمات نرمافزار قابل انجام است.
بایگانی خودکار چه مزیتی نسبت به بایگانی دستی دارد؟
بایگانی خودکار علاوه بر حذف خطاهای انسانی، باعث صرفهجویی در زمان، ایجاد نظم در آرشیو اسناد، دسترسی سریعتر به اطلاعات و یکپارچهسازی فرآیند مدیریت مستندات در سطح سازمان میشود.
چگونه میتوان بایگانی خودکار را در سازمان مشاهده و ارزیابی کرد؟
برای آشنایی بیشتر با نحوه عملکرد این قابلیت، میتوانید درخواست دمو ثبت کنید. در جلسه دمو، کارشناسان آدا فرآیند تنظیم فیلدهای شاخص، ایجاد خودکار زونکنها و بایگانی لحظهای فرمها را متناسب با نیازهای سازمان شما نمایش خواهند داد.
