امانت‌دهی اسناد؛ راهکاری نوین از آدا

یکی از نیازهای اجتناب‌ناپذیر در سازمان‌ها به اشتراک‌گذاری اسناد بین واحدها و افراد است. این نیاز ضروری بدون داشتن یک سیستم مدیریت مناسب، امری غیر ممکن یا پیچیده و با ضریب خطای بالا بوده که خطرات امنیتی را نیز افزایش می‌دهد. علاوه براین حجم بالای اطلاعات موجود و اسناد بایگانی شده در هنگام جستجوی یک مدرک خاص، می‌تواند افراد را دچار سردرگمی کند زمان و انرژی زیادی را هدر دهد. این چالش‌ها با قابلیت امانت‌دهی سند در سامانه مدیریت اسناد از بین می‌رود. در ادامه با ویژگی‌های این نوآوری بیشتر آشنا می‌شوید:

✅ افزایش امنیت اطلاعات: با قرار دادن برخی اسناد و مدارک در اختیار برخی افراد خاص، ابتدا از باخبر شدن افراد دیگر از اسناد در سازمان جلوگیری می‌شود و دوم سایر مدارک نیز محفوظ می‌ماند و فاش نمی‌شود.
✅ مدیریت حجم بالای اسناد و مدارک: با محدودسازی و به نوعی هدفمندسازی دسترسی به اطلاعات، سرعت جستجو را برای افراد بالا برده و خطاهای احتمالی را به حداقل می‌رساند.
✅ دادن دسترسی کنترل شده به افراد: علاوه‌بر نظارت دقیق بر روی مدارک و همچنین دسترسی فرد به اسناد، می‌توانید با تعیین محدودیت زمانی سرعت رسیدگی به کارها را بالا برده و باعث افزایش بهره‌وری در سازمان شوید.
✅ لغو خودکار دسترسی: با اعمال محدودیت زمانی در دسترسی به اسناد دیگر نیازی به مراجعه و سرکشی مداوم به افراد نیست و به نوعی این فرایندها خودکارسازی می‌شود.