نرم افزار BPMS آدا؛ اولین و تنها سامانه مستقل مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPMS)
فرآیندهای سازمانی خود را بدون برنامهنویسی طراحی، اجرا، پایش و بهینهسازی کنید. نرمافزار BPMS آدا بهصورت کاملاً مستقل نصب میشود و نیازی به خرید اتوماسیون اداری یا نرمافزار پایه ندارد.
درخواست مشاوره و دمو رایگان
لطفا درخواست خود را ثبت کنید، مشاورین ما در اسرع وقت با شما تماس خواهند گرفت.
BPMS مستقل؛ تفاوتی که هزینه و وابستگی سازمان را کاهش میدهد
در بیشتر نرمافزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار، قابلیت BPMS تنها بهصورت یک ماژول جانبی ارائه میشود؛ یعنی سازمانها ابتدا مجبورند نرمافزار اتوماسیون اداری را خریداری کنند و سپس BPMS بهعنوان زیرسیستمی روی آن سوار شود. این رویکرد هزینه، زمان پیادهسازی و وابستگی فنی سازمان را افزایش میدهد.
گروه نرمافزاری آدا این محدودیت را برطرف کرده است. نرمافزار BPMS آدا یک پلتفرم مستقل مدیریت فرآیندهای کسبوکار (Business Process Management) است که فرآیندهای اداری، عملیاتی و سازمانی شما را از حالت پراکنده و دستی، به گردشکاری دیجیتال، قابلپایش و بهینه تبدیل میکند. برخلاف اکثر ارائهدهندگان BPMS در بازار ایران، محصول آدا نیازی به خرید اتوماسیون اداری یا نرمافزار پایه دیگری ندارد.
چرا BPMS آدا با سایر نرم افزارهای مدیریت فرآیند متفاوت است؟
| معیار | سایر BPMS ها | BPMS آدا |
|---|---|---|
| نیاز به خرید اتوماسیون | نیازمند خرید اتوماسیون | مستقل✓ |
| وابستگی به نرمافزار پایه | وابسته به نرمافزار پایه | مستقل✓ |
| هزینه پیادهسازی | هزینه بیشتر | هزینه کمتر✓ |
امکانات و قابلیتهای نرم افزار BPMS آدا
امکان یکپارچهسازی فرایندها با فرمساز پیشرفته
امکان تعریف چند فرآیند سازمانی برای هر فرم
امکان استفاده از توابع شرطی و توابع مختلف در فرآیندها
امکان تعریف فرآیندهای چند وجهی
امکان پیگیری وضعیت هر فرآیند و روند پیشرفت آن
امکان ثبت امضا در زمان مدیریت فرآیند
امکان پیگیری و مدیریت روند فرآیندها برای ارباب رجوع
امکان تایید و عدمتایید درخواستها، در هر مرحله از فرآیندها با ثبت دلایل آن
امکان تایید فرآیند توسط جانشین
امکان مشاهده لحظهای روند اجرا با سطح دسترسی برای هر فرد
ارسال و دریافت پیامک پس از اجرا فرآیندها بر روی فرمها به صورت خودکار
امکان ایجاد نقشها، دستورات و ... به صورت شخصیسازی برای هر سازمان
امکان تعریف و طراحی فرآیند به صورت نامحدود در سیستم
قابلیت تعیین و تعریف محدودیت زمانی جهت انجام مراحل فرآیند
گزارشگیری پیشرفته از جریان فرآیندهای در حال اجرا
برگشت زدن و دوباره به جریان انداختن فرآیند در صورت عدم تکمیل و عدم تایید مراحل به وسیله هر فرد به همراه قرار دادن توضیحات مربوطه
نمونه فرآیندهایی که میتوان ساخت
تصاویر محیط کاربری یوزرفرندلی نرم افزار BPMS آدا
مراحل ساخت فرایند در نرم افزار BPMS آدا
- تحلیل: در این مرحله، فرآیندهای موجود سازمان شناسایی و بررسی میشوند تا نقاط ضعف، گلوگاهها و فرصتهای بهبود مشخص شوند. این تحلیل، پایهای برای طراحی فرآیندهای کارآمدتر و افزایش بهرهوری سازمان است.
- مدل سازی: پس از تحلیل، فرآیندها بهصورت بصری و مطابق با استاندارد BPMN (Business Process Model and Notation) طراحی و مدلسازی میشوند. این رویکرد باعث میشود فرآیندها به شکلی شفاف، استاندارد و قابل درک برای همه ذینفعان ترسیم شوند.
- خودکار سازی: پس از مدلسازی، فرآیندها وارد مرحله اجرا میشوند. نرمافزار BPMS با خودکارسازی گردش کار، مراحل مختلف فرآیند را بر اساس مدل تعریفشده بهصورت مکانیزه اجرا میکند و نیاز به انجام بسیاری از فعالیتهای دستی را از بین میبرد.
- پایش: یکی از مهمترین قابلیتهای BPMS، نظارت بر اجرای فرآیندها در زمان واقعی و جمعآوری شاخصهای عملکرد (KPI) است. این اطلاعات به مدیران کمک میکند وضعیت اجرای فرآیندها را ارزیابی کرده و تصمیمات دقیقتری اتخاذ کنند.
- بهینه سازی: با استفاده از دادههای بهدستآمده از مرحله پایش، سازمان میتواند گلوگاهها و نقاط قابل بهبود را شناسایی کرده و فرآیندها را بهصورت مستمر بازنگری و بهینهسازی کند تا همواره با نیازهای کسبوکار و تغییرات سازمان هماهنگ باشند.
مزایای استفاده از نرم افزار BPMS آدا
خودکارسازی فرآیندها
BPMS با خودکارسازی وظایف تکراری و زمانبر، زمان و منابع مورد نیاز برای انجام این وظایف را کاهش میدهد. این امر نه تنها باعث افزایش بهرهوری کارکنان میشود، بلکه امکان تمرکز بیشتر بر روی وظایف استراتژیک را نیز فراهم میکند.
کاهش خطاهای انسانی
با استفاده از BPMS، فرآیندهای دستی که ممکن است با خطاهای انسانی همراه باشند، به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت مستقیم انسان انجام میشوند. این امر موجب افزایش دقت و کاهش خطاهای انسانی در انجام کارها میشود.
بهبود هماهنگی و همکاری
BPMS با فراهم کردن یک بستر یکپارچه برای همکاری بین واحدهای مختلف سازمان، هماهنگی بین تیمها و به اشتراکگذاری اطلاعات را تسهیل میکند. این امر باعث میشود تا سازمانها بتوانند به سرعت به تغییرات پاسخ دهند و بهبود هماهنگی بین واحدها منجر به افزایش بهرهوری کلی سازمان میشود.
نظارت و کنترل بهتر
BPMS امکان نظارت بر عملکرد فرآیندها و جمعآوری دادههای مرتبط با آنها را فراهم میکند. این دادهها به مدیران کمک میکند تا نقاط ضعف فرآیندها را شناسایی کرده و اقدامات اصلاحی مناسب را انجام دهند. نظارت دقیق و مستمر بر فرآیندها میتواند بهبودهای مستمر و افزایش بهرهوری را به همراه داشته باشد.
انعطافپذیری و تطبیقپذیری
سازمانها باید بتوانند به سرعت به تغییرات محیطی و نیازهای جدید بازار پاسخ دهند. BPMS با قابلیت تنظیم و تغییر سریع فرآیندها، این امکان را فراهم میکند تا سازمانها به تغییرات به سرعت و با کمترین هزینه پاسخ دهند. این انعطافپذیری به بهبود بهرهوری سازمانی کمک میکند.
بهبود مدیریت زمان
BPMS با زمانبندی خودکار و مدیریت بهتر منابع، به سازمانها امکان میدهد تا زمانهای انجام فرآیندها را کاهش دهند و از زمان موجود به بهترین شکل ممکن استفاده کنند. این امر به افزایش سرعت و کارایی فرآیندها و در نهایت بهبود بهرهوری منجر میشود.
پایش و تحلیل دادهها
یکی از ویژگیهای مهم BPMS، جمعآوری و تحلیل دادههای مربوط به فرآیندهای کسبوکار است. این دادهها میتوانند اطلاعات ارزشمندی در مورد عملکرد سازمان و نقاط ضعف و قوت آن ارائه دهند. با استفاده از این اطلاعات، سازمانها میتوانند تصمیمات بهتری اتخاذ کرده و به طور مستمر بهرهوری خود را افزایش دهند.
کاهش هزینه های عملیاتی
با حذف فعالیتهای تکراری، کاهش کاغذبازی و پیشگیری از دوبارهکاریهای ناشی از خطا، هزینههای جاری اجرای فرآیندها در سازمان بهطور محسوسی کاهش مییابد. این صرفهجویی در بلندمدت بازگشت سرمایه سریعتری برای پروژه BPMS رقم میزند.
BPMS آدا را متناسب با فرآیندهای سازمان خود از نزدیک ببینید
اگر میخواهید فرآیندهای سازمان خود را بدون نیاز به برنامهنویسی و بدون خرید اتوماسیون اداری مدیریت و خودکارسازی کنید، درخواست دمو ثبت کنید. کارشناسان آدا در یک جلسه اختصاصی، نحوه طراحی، اجرای فرآیندها، پایش عملکرد و قابلیتهای BPMS مستقل آدا را بر اساس نیازهای سازمان شما ارائه خواهند کرد.
خدمات، آموزش و پشتیبانی BPMS آدا
نرم افزار BPMS یا مدیریت فرآیندهای کسبوکار چیست و چه کاربردی دارد؟
BPMS مخفف Business Process Management System بهمعنای «سامانه مدیریت فرآیندهای کسبوکار» است. این نرمافزار به سازمانها امکان میدهد فرآیندهای اداری تکرارشونده و ساختاریافته خود را کشف، مدلسازی، خودکارسازی، اجرا، پایش و بهبود دهند.
به زبان ساده، BPMS پلی است میان تصمیمات مدیریتی و اجرای روزمره کارها؛ هر فرآیندی که در سازمان شما بین چند نفر یا چند واحد ردوبدل میشود — مانند تأیید مرخصی، درخواست خرید، فرآیند جذب نیرو یا رسیدگی به شکایات — میتواند در قالب یک گردشکار دیجیتال در BPMS تعریف و اجرا شود.
تفاوت BPMS با سایر نرم افزارهای مدیریت سازمانی
نرم افزار BPMS میتواند بهعنوان یک کل منسجم عمل کند و با تعریف دقیق نیازهای سازمان در آن، فرایندهای مهم و حیاتی را در آن مدیریت کرد. همچنین میتواند بهعنوان یک زیرسیستم در یک نرمافزار جامعتر تعریف شود و فرایندهای مختلف را مدیریت کند. در واقع میتوان گفت نرم افزار BPMS به دو شکل امکان پیادهسازی دارد؛ اول بهصورت یک نرمافزار مستقل و دوم بهعنوان یک ماژول یا سیستم در یک نرمافزار جامعتر. در ادامه تفاوتهای این نرم افزار با سایر ابزارهای مدیریت سازمان مانند CRM و ERP میپردازیم.
مقایسه BPMS با نرمافزار CRM
نرمافزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) بر مدیریت تعاملات و روابط با مشتریان تمرکز دارد. هدف اصلی CRM بهبود تجربه مشتری و افزایش فروش از طریق مدیریت دادههای مشتریان، پیگیری تعاملات و تحلیل رفتار آنها است. در مقابل، BPMS بر بهبود و خودکارسازی فرایندهای داخلی سازمان متمرکز است و به بهینهسازی جریان کار و افزایش کارایی عملیاتی کمک میکند. در حالی که CRM به تعاملات خارجی با مشتریان میپردازد، BPMS به فرایندهای داخلی سازمان توجه دارد. البته که میتوان با یکپارچهسازی این سیستمها با هم یک اتوماسیون اداری دقیق و هوشمند مدیریت مشتریان طراحی کرد که عملکرد و بازدهی تیمهای بازاریابی و فروش را به میزان زیادی بالا ببرد.
مقایسه BPMS با نرمافزار ERP
نرمافزار برنامهریزی منابع سازمانی (ERP) سیستم جامعی است که برای یکپارچهسازی و مدیریت فرایندهای اصلی کسبوکار مانند مالی، منابع انسانی، تولید و زنجیره تأمین طراحی شده است. ERP دادهها را در سراسر سازمان یکپارچه میکند تا هماهنگی و کارایی را افزایش دهد. در مقابل، BPMS به سازمانها امکان میدهد تا فرایندهای خاصی را مدلسازی، نظارت و بهینهسازی کنند و انعطافپذیری بیشتری در مدیریت و بهبود فرایندها ارائه میدهد. در حالی که ERP بر یکپارچهسازی دادهها و توابع مختلف سازمان تمرکز دارد، BPMS بر بهبود مستمر و چابکی فرایندهای کسبوکار متمرکز است. گفتنی است امروزه بیشتر نرمافزارهای ERP به BPMS مجهز هستند تا با تعریف فرایندها برای واحدهای مختلف سازمان، بازدهی و کارایی آنها را بالاتر ببرند.
چرا استفاده از نرم افزار BPMS ضروری است؟
استفاده از سیستم مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPMS) مزایای متعددی برای سازمانها به همراه دارد. یکی از این مزایا، افزایش بهرهوری است؛ با حذف گردشکارهای اضافی و بهینهسازی فرایندهای موجود، BPMS به سازمانها کمک میکند تا کارایی خود را بهبود بخشند. این سیستم با خودکارسازی وظایف تکراری و کاهش نیاز به مداخلات دستی، زمان انجام فعالیتها را کاهش داده و زمان و انرژی منابع انسانی را برای وظایف مهمتر آزاد میکند.
علاوه بر این، نرمافزار BPMS با ارائه شفافیت بیشتر در فرایندها، امکان نظارت دقیقتری را فراهم میکند. مدیران میتوانند بهصورت لحظهای جریان کارها را مشاهده کرده و نقاط قوت و ضعف و از آن مهمتر، گلوگاهها را شناسایی کنند. این شفافیت منجر به افزایش دقت در انجام وظایف و کاهش خطاهای انسانی میشود. همچنین، با دسترسی به دادههای دقیق و بهروز، تصمیمگیریها با اطلاعات بهتری پشتیبانی میشوند که این امر به بهبود کلی عملکرد سازمان کمک میکند.
نکات کلیدی برای انتخاب و پیادهسازی BPMS
برای انتخاب و پیادهسازی نرم افزار BPMS باید نکات خاصی را بدانید که به شما در انتخاب آگاهانه یک نرم افزار کاربردی و استاندارد کمک کند. این نکات را با عنوان معیارهای انتخاب BPMS مناسب در ادامه شرح دادهایم. همچنین بهعنوان صاحب یک کسبوکار باید بدانید که همزمان با پیادهسازی نرم افزار BPMS در سازمانتان، با چالشهایی روبهرو خواهید شد. ما در گفتگو با صاحبان و مدیران کسبوکارهای مختلف اصلیترین و پرتکرارترین این چالشها را پیدا کرده و راههای شکستدادن آنها را در ادامه برایتان توضیح دادهایم.
معیارهای انتخاب BPMS مناسب
- امکان سفارشیسازی: یک BPMS مناسب باید امکان سفارشیسازی فرایندها و فرمها را بر اساس نیازهای خاص سازمان فراهم کند. این انعطافپذیری به سازمان اجازه میدهد تا فرایندهای خود را بدون نیاز به تغییرات اساسی در نرمافزار، تطبیق دهد.
- یکپارچگی با سیستمهای موجود: توانایی ادغام BPMS با نرمافزارها و سیستمهای فعلی سازمان، مانند ERP و CRM، برای تبادل دادهها و هماهنگی بین واحدهای مختلف ضروری است. این یکپارچگی به بهبود کارایی و کاهش دوبارهکاریها کمک میکند.
- رابط کاربری کاربرپسند: رابط کاربری ساده و قابل فهم، پذیرش و استفاده از سیستم را توسط کارکنان تسهیل میکند. یک طراحی کاربرپسند میتواند زمان آموزش را کاهش داده و بهرهوری را افزایش دهد.
- پشتیبانی و بهروزرسانی: اطمینان از وجود پشتیبانی فنی قوی و بهروزرسانیهای منظم نرمافزار، برای رفع مشکلات و بهبودهای مستمر، اهمیت دارد. این امر به سازمان کمک میکند تا با تغییرات فناوری و نیازهای بازار همگام باشد.
- امنیت: با توجه به حساسیت دادههای سازمانی، نرم افزار BPMS باید دارای مکانیزمهای امنیتی قدرتمند برای حفاظت از اطلاعات و جلوگیری از دسترسیهای غیرمجاز باشد.
چالشهای پیادهسازی BPMS
مقاومت در برابر تغییر
یکی از بزرگترین چالشها در پیادهسازی BPMS، مقاومت کارکنان و مدیران در برابر تغییرات سازمانی است. بسیاری از کارکنان به دلیل عدم آشنایی با فناوریهای جدید و نگرانی از دست دادن شغل خود، در برابر تغییرات مقاومت میکنند. این مقاومت میتواند روند پیادهسازی BPMS را کند کرده و مانع از بهرهبرداری کامل از مزایای آن شود.
پیچیدگی فرآیندها و نیاز به تغییرات ساختاری
BPMS نیازمند تغییرات گستردهای در فرآیندهای سازمانی است. در برخی سازمانها، فرآیندها بسیار پیچیده و غیرقابل تغییر هستند که این امر میتواند به چالش بزرگی در پیادهسازی BPMS تبدیل شود. همچنین، نیاز به تغییرات ساختاری و بازنگری در روشهای کاری فعلی، میتواند موجب افزایش هزینهها و زمانبری اجرای پروژه شود.
نیاز به تخصص و دانش فنی
BPMS از فناوریهای پیچیدهای استفاده میکند که نیازمند تخصص و دانش فنی بالا است. نبود کارشناسان متخصص در زمینه BPMS در سازمان، میتواند به عنوان یک مانع جدی در پیادهسازی و استفاده مؤثر از این سیستمها مطرح شود. آموزش کارکنان و خرید نرم افزار از شرکتهای نرم افزاری معتبر با پشتیبانی و آموزش میتواند این مشکل را برطرف کند.
یکپارچهسازی با سیستمهای موجود
یکی از چالشهای مهم در استفاده از BPMS، یکپارچهسازی این سیستمها با سیستمهای موجود در سازمان است. بسیاری از سازمانها از سیستمهای نرمافزاری مختلفی برای مدیریت بخشهای مختلف خود استفاده میکنند و یکپارچهسازی BPMS با این سیستمها میتواند چالشبرانگیز و زمانبر باشد. البته که شرکت نرم افزاری آدا با ارائه راهکارهای یکپارچه و سامانه آدا این مشکل را برطرف کرده است.
سوالات متداول
نرمافزار BPMS آدا بهصورت مستقل قابل استفاده است؟
بله. BPMS آدا بهصورت کاملاً مستقل نصب و راهاندازی میشود و برای استفاده از آن نیازی به خرید اتوماسیون اداری یا نرمافزار پایه دیگری ندارید.
آیا برای طراحی فرآیندها نیاز به برنامهنویسی داریم؟
خیر. فرآیندها در BPMS آدا بهصورت گرافیکی و بر اساس استاندارد BPMN طراحی میشوند و کاربران میتوانند بدون نیاز به دانش برنامهنویسی، فرآیندهای سازمان خود را ایجاد و مدیریت کنند.
آیا تعداد فرآیندهای قابل تعریف در نرمافزار محدود است؟
خیر. در BPMS آدا محدودیتی برای تعریف فرآیند وجود ندارد و سازمان میتواند متناسب با نیاز خود، هر تعداد فرآیند را طراحی و اجرا کند.
آیا میتوان برای هر مرحله از فرآیند زمان مشخصی تعیین کرد؟
بله. برای هر مرحله از فرآیند میتوان محدودیت زمانی تعریف کرد تا در صورت تأخیر، فرآیند قابل پیگیری بوده و از ایجاد گلوگاه جلوگیری شود.
آیا امکان ویرایش فرآیندها پس از طراحی وجود دارد؟
بله. پس از استقرار نرمافزار، مدیر سیستم میتواند فرآیندها را متناسب با تغییرات ساختار یا نیازهای سازمان ویرایش یا فرآیندهای جدید ایجاد کند.
آیا امکان گزارشگیری از فرآیندها وجود دارد؟
بله. نرمافزار BPMS آدا گزارشهای متنوعی از فرآیندهای در حال اجرا، فرآیندهای تکمیلشده، مدت زمان اجرای هر مرحله و شاخصهای عملکرد (KPI) ارائه میدهد تا مدیران بتوانند تصمیمات دقیقتری اتخاذ کنند.
آیا پس از خرید، آموزش استفاده از نرمافزار ارائه میشود؟
بله. پس از استقرار نرمافزار، آموزش کامل طراحی و مدیریت فرآیندها به مدیر یا ادمین سازمان ارائه میشود و تیم پشتیبانی آدا نیز در کنار شما خواهد بود.
آیا روی هر فرم میتوان چند فرآیند مختلف تعریف کرد؟
بله. در BPMS آدا میتوانید برای هر فرم، چندین فرآیند مجزا متناسب با نیازهای مختلف سازمان تعریف و اجرا کنید.
آیا امکان طراحی فرآیندهای چندمرحلهای و پیچیده وجود دارد؟
بله. BPMS آدا از فرآیندهای چندمرحلهای، چندشاخهای، شرطی و چندسطحی پشتیبانی میکند و برای پیادهسازی فرآیندهای پیچیده سازمانی کاملاً مناسب است.
چگونه میتوان وضعیت اجرای فرآیندها را مشاهده کرد؟
تمامی فرآیندها بهصورت لحظهای قابل پایش هستند. کاربران بر اساس سطح دسترسی خود میتوانند وضعیت هر فرآیند، مرحله فعلی، مسئول انجام کار و سوابق اجرا را مشاهده کنند.
آیا امکان ارسال پیامک در طول اجرای فرآیندها وجود دارد؟
بله. BPMS آدا میتواند در مراحل مختلف اجرای فرآیند، بهصورت خودکار پیامکهای اطلاعرسانی را برای کاربران یا ذینفعان ارسال کند.
آیا میتوان برای هر مرحله از فرآیند نقشها و سطوح دسترسی مختلف تعریف کرد؟
بله. در BPMS آدا میتوانید نقشهای سازمانی، مسئول هر مرحله و سطح دسترسی کاربران را متناسب با ساختار سازمان خود تعریف و مدیریت کنید.
چه سازمانهایی میتوانند از BPMS آدا استفاده کنند؟
BPMS آدا برای تمامی سازمانها، شرکتها، کارخانهها، هلدینگها، مراکز آموزشی، مراکز درمانی و مجموعههایی که دارای فرآیندهای اداری یا عملیاتی هستند، قابل استفاده است.
آیا امکان یکپارچهسازی BPMS آدا با سامانه اداری آدا وجود دارد؟
بله. BPMS آدا علاوه بر عملکرد مستقل، قابلیت یکپارچهسازی با سامانه اداری آدا را نیز دارد تا اطلاعات و فرآیندها بهصورت هماهنگ مدیریت شوند.
