نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار دبیرخانه شرکت آدا

نرم افزار دبیرخانه یکی از مهمترین زیرسیستم های نرم افزار اتوماسیون اداری مایسا می‌باشد.نرم افزار دبیرخانه شرکت نرم افزاری آدا یکی از کامل ترین و بروزترین نرم افزار های دبیرخانه در کشور می باشد و خدمات پس از فروش شرکت آدا، شما را در قبال خریدی مطمئن و بدون ریسک، آسوده خاطر می کند. در این سیستم ثبت، بایگانی و گردش كلیه مكاتبات سازمان بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو و بایگانی می شود.

نرم افزار دبیرخانه از اصلی ترین نیاز های سازمان ها و شرکت ها برای مدیریت و طبقه بندی نامه ها و مدارک آنها می باشد.

ویژگی‌های برجسته نرم افزار دبیرخانه تحت‌وب شرکت نرم افزاری ادا

نرم افزار دبیرخانه تحت وب مایسا، زیرسیستمی مهم و قدرتمند در نرم افزار اتوماسیون اداری مایسا می‌باشد.این نرم افزار با ایجاد بکپارچگی بین تمامی دبیرخانه‌های سازمان شما و ایجاد ارتباط میان دیگر زیرسیستم های مایسا، سازمان شما را به دبیرخانه‌ای قدرتمند، مجهز می‌کند.در ادامه برخی از قابلیت های ویژه این نرم افزار مکاتباتی را شرح می‌دهیم:

• جست‌وجو پیشرفته و قدرتمند:سیستم دبیرخانه تحت‌وب مایسا، به شما اجازه سرچ با روش های مختلف از جمله:اندیکاتور، سرچ پیشرفته، سرچ ocr و... را می‌دهد و دیگر هرگز لازم نیست مدت زمان طولانی به پیدا کردن نامه‌ها و اسناد اختصاص دهید.
• امکان ایجاد چند دبیرخانه مجزا:این قابلیت نرم افزار مایسا به شما این امکان را می‌دهد که بتوانید برای هر دپارتمان سازمان خود دبیرخانه تعریف کنید و این کار را می‌توانید بدون محدودیت در تعداد و بصورت مجزا انجام دهید.
• امکان اجرا بر روی تلفن‌های هوشمند:این نرم افزار به راحتی و با سرعت بالا و به شکل کاملا ریسپانسیو، بر روی تمامی تلفن‌های هوشمند اجرا می‌شود.

مزایای استفاده از نرم افزار دبیرخانه

1. افزایش بهره‌وری

نرم افزار دبیرخانه با خودکارسازی فرآیندهای مختلف، از جمله ثبت و پیگیری مکاتبات، به افزایش بهره‌وری سازمان کمک می‌کند. با استفاده از این نرم‌افزار، کارکنان می‌توانند زمان بیشتری را به انجام وظایف اصلی و مهم‌تر اختصاص دهند و از انجام کارهای دستی و زمان‌بر خودداری کنند.

2. کاهش هزینه‌ها

یکی از مزایای مهم نرم افزار دبیرخانه، کاهش هزینه‌های سازمان است. این نرم‌افزارها با دیجیتالی کردن اسناد و مکاتبات، نیاز به کاغذ، چاپ و فضای فیزیکی برای نگهداری اسناد را کاهش می‌دهند. همچنین، با کاهش نیاز به نیروی انسانی برای انجام وظایف تکراری، هزینه‌های عملیاتی نیز کاهش می‌یابد.

3. بهبود دقت و صحت اطلاعات

نرم افزار دبیرخانه با دقت بالا و کاهش خطاهای انسانی، به بهبود دقت و صحت اطلاعات کمک می‌کند. این امر منجر به تصمیم‌گیری‌های بهتر و دقیق‌تر در سازمان می‌شود. به عنوان مثال، اطلاعات مربوط به مکاتبات و اسناد به‌صورت دقیق ثبت و ذخیره می‌شوند و امکان جستجو و بازیابی آن‌ها به‌راحتی فراهم است.

4. ارتقای امنیت اطلاعات

امنیت اطلاعات یکی از دغدغه‌های اصلی سازمان‌ها است. نرم افزار دبیرخانه با استفاده از پروتکل‌های امنیتی قوی، اطلاعات حساس سازمان را محافظت می‌کند و از دسترسی‌های غیرمجاز جلوگیری می‌کند. این نرم‌افزارها با رمزگذاری داده‌ها و ارائه دسترسی‌های کنترلی، امنیت اطلاعات را تضمین می‌کنند.

5. بهبود ارتباطات داخلی و خارجی

نرم افزار دبیرخانه به بهبود ارتباطات داخلی و خارجی سازمان کمک می‌کند. این نرم‌افزارها امکان پیگیری و مدیریت مکاتبات و اسناد را فراهم کرده و از فراموش شدن مکاتبات جلوگیری می‌کنند. با استفاده از این نرم‌افزار، سازمان‌ها می‌توانند مکاتبات خود را به‌صورت منظم و سازمان‌یافته مدیریت کنند.

بهترین نرم افزار دبیرخانه

بهترین نرم افزار دبیرخانه باید دارای ویژگی هایی باشد که در ادامه مقاله به آن اشاره میکنیم.نرم افزار دبیرخانه شرکت نرم افزاری آدا یکی از بهترین نرم افزارهای دبیرخانه ویندوزی و تحت وب میباشد که تمامی استاندارد های یک نرم افزار دبیرخانه کامل را دارا میباشد.برخی از مهم ترین امکاناتی که یک نرم افزار دبیرخانه کامل باید دارای آن باشد عبارتند از:

1. مدیریت اسناد و مدارک

یکی از ویژگی‌های اصلی نرم افزار دبیرخانه، مدیریت اسناد و مدارک است. این نرم‌افزارها امکان ثبت، ذخیره‌سازی، جستجو و بازیابی آسان اسناد را فراهم می‌کنند. همچنین، با استفاده از این نرم‌افزارها می‌توان اسناد را به‌صورت الکترونیکی دسته‌بندی و مرتب‌سازی کرد.

2. پیگیری مکاتبات

نرم افزار دبیرخانه قابلیت پیگیری مکاتبات داخلی و خارجی سازمان را دارد. این نرم‌افزارها امکان ثبت و پیگیری تمامی مکاتبات را فراهم کرده و با ارسال یادآوری‌ها و اعلان‌ها، از فراموش شدن مکاتبات جلوگیری می‌کنند.

3. ثبت و پیگیری نامه‌ها

این نرم‌افزارها امکان ثبت و پیگیری نامه‌های وارده و صادره را فراهم می‌کنند. با استفاده از این قابلیت، می‌توان نامه‌ها را به‌صورت الکترونیکی ثبت و پیگیری کرده و اطلاعات مربوط به آن‌ها را به‌راحتی بازیابی کرد.

4. امکان ایجاد کارتابل الکترونیکی

نرم افزار دبیرخانه قابلیت ایجاد کارتابل الکترونیکی برای کارکنان را دارد. این کارتابل‌ها امکان مشاهده و مدیریت وظایف، مکاتبات و امضا الکترونیکی واسناد را به ‌صورت یکپارچه فراهم می‌کنند و این امکان را فراهم میکند که کاربران محدودیت دسترسی در مشاهده نامه ها داشته باشند.

5. قابلیت سفارشی‌سازی

بسیاری از نرم‌افزارهای دبیرخانه امکان سفارشی‌سازی دارند و سازمان‌ها می‌توانند نرم‌افزار را مطابق با نیازها و فرآیندهای خاص خود تنظیم کنند. این امر باعث افزایش کارایی و بهره‌وری نرم‌افزار می‌شود.

انواع نرم افزار دبیرخانه

دبیرخانه محلی

این نوع نرم‌افزارها بر روی سرورهای داخلی سازمان نصب و اجرا می‌شوند. نرم‌افزارهای دبیرخانه محلی از نظر امنیتی قوی‌تر هستند و سازمان‌ها کنترل کامل بر روی داده‌ها و اطلاعات خود دارند و به اصطلاح تحت شبکه داخلی نام دارند. اما این نرم‌افزارها نیاز به نگهداری و پشتیبانی فنی دارند.

دبیرخانه ابری

نرم‌افزارهای دبیرخانه ابری بر روی سرورهای ابری قرار دارند و از طریق اینترنت قابل دسترسی هستند. این نرم‌افزارها نیاز به نگهداری و پشتیبانی فنی کمتری دارند و امکان دسترسی از هر مکان و در هر زمان را فراهم می‌کنند. اما ممکن است نگرانی‌هایی از نظر امنیت و حفاظت از داده‌ها وجود داشته باشد.

دبیرخانه ترکیبی

این نرم‌افزارها ترکیبی از نرم‌افزارهای محلی و ابری هستند و از مزایای هر دو نوع بهره‌مند می‌شوند. نرم‌افزارهای دبیرخانه ترکیبی می‌توانند بخشی از داده‌ها را به‌صورت محلی و بخشی را در ابر ذخیره کنند.

نرم افزار دبیرخانه رایگان

اگرچه استفاده از نرم‌افزار دبیرخانه رایگان ممکن است در ابتدا جذاب به نظر برسد، اما مضرات و مشکلات بسیاری نیز به همراه دارد.
امنیت پایین اطلاعات، پشتیبانی نامناسب، نبود به‌روزرسانی منظم، امکانات محدود، وابستگی به تبلیغات، عدم قابلیت سفارشی‌سازی، مشکلات سازگاری، و کاهش اعتماد کاربران از جمله مشکلات اتفاده از نرم افزار دبیرخانه رایگان هستند.

سازمان‌ها باید با دقت و بررسی کامل، تصمیم به استفاده از نرم‌افزارهای دبیرخانه بگیرند و به جای تمرکز بر نرم افزار دبیرخانه رایگان، به معایب این نرم‌افزارها توجه کنند تا بتوانند بهترین انتخاب را برای بهبود کارایی و بهره‌وری خود داشته باشند.

مهم ترین ایراداتی که با راه اندازی نرم افزار دبیرخانه رایگان ممکن است با آن برخورد کنید:

• امنیت پایین اطلاعات در نرم افزارهای دبیرخانه رایگان
• پشتیبانی نامناسب و ناکافی
• نبود به‌روزرسانی منظم
• امکانات محدود
• عدم قابلیت سفارشی‌سازی
• مشکلات سازگاری