نرمافزار دبیرخانه آدا
نرم افزار دبیرخانه آدا با هدف خودکارسازی، سرعتبخشی و حذف خطاهای انسانی در فرایندهای نامهنگاری و مدیریت مکاتبات توسعه پیدا کرده است. این نرمافزار باداشتن ویژگیها و مزایای خاص و منحصربهفرد، ابزاری است برای تحول دیجیتال کسبوکارتان، آدا با تبدیل فرایندهای قدیمی وقتگیر، پر از اشتباه و هزینهبر دبیرخانه به فرایندهایی خودکار، سریع و کمهزینه، همراه مطمئن شما در مسیر تحول دیجیتال است.
نرم افزار دبیرخانه آدا به شما امکان میدهد دستهبندی، مدیریت، جستجو و بازیابی تمام نامهها و مکاتبات درون و برونسازمانی را در سریعترین زمان و به دقیقترین شکل ممکن در اختیار داشته باشید و دیگر زمان و انرژی خود را برای کارهای تکراری هزینه نکنید. برای کشف قابلیتها و مزایای این نرم افزار همینحالا از طریق دکمههای زیر با همکاران ما در ارتباط باشید.
قابلیتهای اصلی نرمافزار دبیرخانه آدا
ثبت انواع نامهها، اسناد، مدارک و فرمها به سادهترین شکل ممکن
- ثبت کلیه مشخصات نامههای وارده، صادره، داخلی، پیشنویسها و مدارک مانند نوع نامه، طبقهبندی نامه، ارجاعات و…
- ثبت یک نامه در تمامی سالهای تعریف شده
- ثبت نامه در تمامی دبیرخانههای تعریف شده
- چارت سازمانی بهصورت درختواره همراه با کدینگ
- تعریف و ثبت مکاتبات و اطلاعات سازمانها، اشخاص، شرکتها و…
- تعریف آدرسها و شماره تلفنهای مشتریان در دفترچه تلفن نرم افزار دبیرخانه
ارجاع نامهها و مکاتبات با چند کلیک ساده
- ارجاع نامه با استفاده از چارت سازمانی بهصورت درختواره و لیستی
- امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک نامه
- امکان ارجاع مستقیم بر روی تصاویر نامه
- ارجاع همزمان یک نامه به چندین واحد یا شخص
- نمایش تمامی ارجاعات و رونوشتها در صفحه اصلی با امکان تفکیک آنها
جستجوی پیشرفته نامهها و رسیدن به نامه مورد نظر در چند ثانیه
- جستجو بر اساس فیلدهای داخل نامهها به صورت ترکیبی
- جستجو در زونکنهای مختلف
- جستجو کلمهای یا لایکی و رسیدن سریع به هدف کمتر از چند ثانیه
- جستجو بر اساس تمامی فیلدها و مضمونهای نامهها بهصورتی ترکیبی یا کلمهای
- جستجوی پیشرفته در دفتر تلفن نرم افزار دبیرخانه
گزارشگیری آسان، جامع و کامل
- امکان تهیه گزارشات متنوع بهصورت کلی، نموداری، آماری، جدولی
- امکان برونریزی کلیه گزارشهای پویا و آماری به نرم افزارهای Excel
- گزارش از دفتر اندیکاتور و گزارش از مکاتبات وارده، صادره، داخلی و…
- امکان گزارشگیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره نامه و…
- امکان تهیه گزارش از اقدامات و ارجاعات و تهیه گزارش از نامههای اسکن شده و نشده
- امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک نامه و گزارشگیری از پروژههای مختلف
- امکان تهیه گزارشهای مدیریتی و گزارش از کارهای روزانه کاربران
اسکن اسناد و آرشیو آنها در نرمافزار
- قابلیت اتصال به انواع اسکنرهای تک برگی و دستهای
- امکان ویرایش بر روی تصاویر اسکن شده و نوشتن متن بر روی تصاویر با استفاده از ادیتور و قلم نوری
- امکان اسکن تصاویر با فرمتهای TIFF و Jpg و ذخیره آنها بر روی رایانه شخصی
- امکان خواندن تصاویر گروهی
- ساخت زونکنهای مختلف بهصورت درخت واره و لیستی
- امکان تعریف کدینگ برای ساخت زونکن
- امکان تعریف سطح دسترسی به زونکنها برای هر کاربر
- جستجوی سریع و مفهومی زونکن و نامههای زونکن
- امکان بایگانی گروهی سندها در یک یا چند زونکن
- امکان برگشت سند از زونکنها
- امکان دستهبندی پروندهها براساس موضوع پرونده
- تعریف چند بایگانی مختلف برای قسمتهای مختلف سازمان
امکانات مدیریتی برای مدیران سیستم و کاربران
- تعریف یک یا چند دبیرخانه متمرکز و غیرمتمرکز
- تعریف پیشکد برای دبیرخانه جهت شمارهگذاری نامههای صادره هر دبیرخانه
- امکان ثبت نامه در سالهای مختلف
- امکان استفاده کاربران متعدد بهصورت همزمان
- امکان تعریف کاربران و تعریف سطوح دسترسی
- پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبتکننده، تاریخ و زمان ثبت
- تحت شبکه و قابل استفاده در LAN، WINDOWS Server 2003,2008,2012
- پایگاه داده SQL Server 2008,2012,2014 و امکان بکاپ گیری اتومات
- چت آنلاین
امکانات پیوست
- امکان پیوست فایلهای Excel،RAR،ZIP،Word،PDF،PowerPoint،Autocad و… .
- پیوست تصاویر بهصورت اسکن مستقیم یا بارگذاری از سیستمهای شخصی
امکانات Word
- تایپنامه توسط ویرایشگر Word 2010,2013,2016
- امکان تعریف و ذخیره الگو و قالبهای متنوع برای متن سندها در نرم افزار Word
- ذخیره قالب و متن فایلهای Word در بانک اطلاعاتی سیستم
- امکان گروهبندی قالبها برای دسترسی سریع
- امکان تعریف الگو و قالبهای مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور برای هر دبیرخانه
- امکان سطوح دسترسی قالبهای سند برای هر کاربر
امکانات ایمیل سرور
- دریافت ایمیل بصورت مستقیم روی سیستم نرم افزار
- قابلیت ارسال مستقیم ایمیل توسط هر کاربر
مزیتهای نرمافزار دبیرخانه آدا
امکان ثبت چند دبیرخانه مجزا
در سازمانهای دارای چند شعبه یا سازمانهایی که تمایز نامهنگاریهای دپارتمانها به مدیریت راحتتر آنها کمک میکند، میتوانند از قابلیت ایجاد چند دبیرخانه مجزا برای سازمان خود استفاده کنند.
امکان سفارشیسازی قالب نامهها
امکان طراحی و ایجاد قالبهای نامه و سربرگهای سازمان به صورت نامحدود و سفارشیسازی شده
اسکن مستقیم تصاویر و انواع فایلها
امکان اتصال به اسکنر جهت اسکن اسناد و بایگانی آنها
امکان آرشیو و دسته بندی نامهها
امکان دستهبندی اسناد و نامهها بایگانی شده به تفکیک سال، گروه و زونکن
امکان اجرا بر روی ios و android
امکان اجرا و به صورت کاملا ریسپانسیو بر روی تلفنهای همراه
مشاهده تغییرات اسناد
امکان مشاهده تمامی تغییرات اعمالشده بر روی نامهها و اسناد به همراه تاریخ تغییر و شخص تغییردهنده
امکان ایجاد پیگیری به همراه اعلان روی نامهها
امکان تعریف پیگیری بر روی نامهها و تعیین زمان پیگیری جهت دریافت اعلان یادآور به صورت پیامک و بدون هزینه
چتسازمانی و تماس تلفنی و تماس ویدئویی
پیامرسان سازمانی با قابلیت گفتگوی متنی شخصی و گروهی به همراه قابلیت تماس تلفنی و ویدئویی درونسازمانی
تقویم کاری جلسات
امکان تعریف جلساتکاری و تقویم شخصیسازی شده
مهر و امضای الکترونیک
امکان تعریف چند امضا و مهر الکترونیک برای کاربران و امکان تعیین مکان امضا و مهر کاربر به صورت پویا در نامهها و اسناد
سرچ پیشرفته
امکان سرچ میان تمامی فیلدهای واردشده در هنگام ثبت به صورت لایکی و ترکیبی مانند: اندیکاتور، شماره نامه، ثبت کننده، مضمون نامه و...
چند زبانه
این نرمافزار یکی از محصولات صادراتی شرکت نرمافزاری آدا میباشد و با توجه به نیاز مشتریان ما در خارج از کشور، این نرمافزار با 6 زبان ارائه شده است.
نرمافزار دبیرخانه شرکت آدا؛ مزیتها، ویژگیها و امکانات
نرمافزار دبیرخانه یکی از مهمترین زیرسیستمهای نرم افزار اتوماسیون اداری مایسا است. نرم افزار دبیرخانه شرکت آدا یکی از کاملترین و بهروزترین نرمافزارهای دبیرخانه کشور بوده و خدمات پس از فروش حرفهای و تخصصی شرکت آدا، شما را در قبال خریدی مطمئن و بدون ریسک، آسودهخاطر میکند. در این نرمافزار که خود یکی از سیستمهای نرمافزار جامع اتوماسیون اداری مایسا محسوب میشود؛ امکان ثبت، بایگانی و گردش كلیه مكاتبات سازمان بهصورت الكترونیكی و بینیاز از جابهجایی فیزیكی نامه انجام میشود، تصویر اصل نامهها و یا هر سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو و بایگانی میشود. نرمافزار دبیرخانه از اصلیترین نیازهای سازمانها و شرکتها برای مدیریت و طبقهبندی نامهها و مدارک آنها است.
ویژگیهای برجسته نرمافزار دبیرخانه تحتوب شرکت نرمافزاری آدا
نرمافزار دبیرخانه تحتوب آدا، زیرسیستم مهم و قدرتمند در نرمافزار اتوماسیون اداری مایسا است. این نرمافزار با ایجاد یکپارچگی بین تمام بخشهای دبیرخانه سازمان شما و ایجاد ارتباط میان دیگر زیرسیستمهای مایسا، سازمان شما را به دبیرخانهای هوشمند، یکپارچه، چابک و قدرتمند مجهز میکند. در ادامه برخی از قابلیتهای ویژه این نرم افزار مکاتباتی را میخوانید:
- جستوجو پیشرفته و قدرتمند: نرم افزار دبیرخانه تحتوب آدا، به شما امکان سرچ با روشهای مختلف از جمله اندیکاتور، سرچ پیشرفته، سرچ ocr و… را میدهد و دیگر هرگز لازم نیست مدت زمان طولانی به پیدا کردن نامهها و اسناد اختصاص دهید.
- امکان ایجاد چند دبیرخانه مجزا: این قابلیت نرم افزار دبیرخانه آدا به شما این امکان را میدهد که بتوانید برای هر دپارتمان سازمان خود دبیرخانه جداگانه تعریف کنید و این کار را میتوانید بدون محدودیت در تعداد و بهصورت مجزا انجام دهید.
- امکان اجرا بر روی تلفنهای هوشمند: این نرمافزار به راحتی و با سرعت بالا و به شکل کاملا ریسپانسیو، بر روی تمامی تلفنهای هوشمند اجرا میشود.
مزایای استفاده از نرمافزار دبیرخانه آدا
- افزایش بهرهوری: نرم افزار دبیرخانه آدا با خودکارسازی فرایندهای مختلف، از جمله ثبت و پیگیری مکاتبات، به افزایش بهرهوری سازمان کمک میکند. با استفاده از این نرمافزار، کارکنان میتوانند زمان بیشتری را به انجام وظایف اصلی و مهمتر اختصاص دهند و از انجام کارهای دستی و زمانبر خودداری کنند.
- کاهش هزینهها: یکی از مزایای مهم نرمافزار دبیرخانه آدا، کاهش هزینههای سازمان است. این نرمافزار با دیجیتالی کردن مدیریت اسناد و مکاتبات، نیاز به کاغذ، چاپ و فضای فیزیکی برای نگهداری اسناد را کاهش میدهد. همچنین، با کاهش نیاز به نیروی انسانی برای انجام وظایف تکراری، هزینههای عملیاتی نیز کاهش مییابد.
- بهبود دقت و صحت اطلاعات: نرم افزار دبیرخانه آدا با دقت بالا و کاهش خطاهای انسانی، به بهبود دقت و صحت اطلاعات کمک میکند. این امر منجر به تصمیمگیریهای بهتر و دقیقتر در سازمان میشود. به عنوان مثال، اطلاعات مربوط به مکاتبات و اسناد بهصورت دقیق ثبت و ذخیره میشوند و امکان جستجو و بازیابی آنها بهراحتی فراهم است.
- ارتقای امنیت اطلاعات: امنیت اطلاعات، یکی از دغدغههای اصلی سازمانها است. نرم افزار دبیرخانه آدا با استفاده از پروتکلهای امنیتی قوی، از اطلاعات حساس سازمان محافظت میکند و جلوی دسترسیهای غیر مجاز را میگیرد. این نرمافزار با رمزگذاری دادهها و ارائه دسترسیهای کنترلی، امنیت اطلاعات را تضمین میکند و قابلیت بکاپ اتومات در سرور مشتری را دارد.
- بهبود ارتباطات داخلی و خارجی: نرمافزار دبیرخانه آدا به بهبود ارتباطات داخلی و خارجی سازمان کمک میکند. این نرمافزار امکان پیگیری و مدیریت مکاتبات و اسناد را فراهم کرده و از فراموش شدن یا به تاخیر افتادن مکاتبات جلوگیری میکند. با استفاده از این نرمافزار، سازمانها میتوانند مکاتبات خود را بهصورت چابک، یکپارچه، منظم و سازمانیافته مدیریت کنند.
بهترین نرم افزار دبیرخانه
بهترین نرم افزار دبیرخانه باید دارای ویژگیهایی باشد که در ادامه به آن اشاره میکنیم. نرم افزار دبیرخانه شرکت نرمافزاری آدا یکی از بهترین نرمافزارهای دبیرخانه ویندوزی و تحت وب بوده که تمامی استانداردهای یک نرم افزار کامل دبیرخانه را دارد. برخی از مهمترین امکاناتی که این نرمافزار را از سایر محصولات موجود در بازار متمایز میکند شامل:
- مدیریت اسناد و مدارک: یکی از ویژگیهای اصلی نرمافزار دبیرخانه آدا، مدیریت اسناد و مدارک است. این نرمافزار امکان ثبت، ذخیرهسازی، جستجو و بازیابی آسان اسناد را فراهم میکند. همچنین، با استفاده از این نرمافزار میتوان اسناد را بهصورت الکترونیکی دستهبندی و مرتبسازی کرد.
- پیگیری مکاتبات: نرمافزار دبیرخانه آدا قابلیت پیگیری مکاتبات داخلی و خارجی سازمان را دارد. این نرمافزار امکان ثبت و پیگیری تمامی مکاتبات را فراهم کرده و با ارسال یادآوریها و اعلانها، از فراموش شدن مکاتبات جلوگیری میکند.
- ثبت و پیگیری نامهها: نرم افزار دبیرخانه آدا امکان ثبت و پیگیری نامههای وارده و صادره را فراهم میکند. با استفاده از این قابلیت، میتوان نامهها را بهصورت الکترونیکی ثبت و پیگیری و اطلاعات مربوط به آنها را بهراحتی بازیابی کرد.
- امکان ایجاد کارتابل الکترونیکی: نرم افزار دبیرخانه آدا قابلیت ایجاد کارتابل الکترونیکی برای کارکنان را دارد. این کارتابلها امکان مشاهده و مدیریت وظایف، مکاتبات، امضا الکترونیکی و مدیریت اسناد را به صورت یکپارچه فراهم میکنند، همچنین این نرمافزار با امکان تعیین سطح دسترسی برای کاربران مختلف امکان اینکه هر کاربر تنها به بخش خاصی از سند دسترسی داشته باشد را ممکن میکند.
- قابلیت سفارشیسازی: نرم افزار دبیرخانه آدا امکان سفارشیسازی دارد و سازمانها میتوانند نرمافزار مورد نیاز خود را مطابق با نیازها و فرآیندهای خاص خود سفارشیسازی کنند. این امر باعث افزایش کارایی و بهرهوری نرمافزار میشود.
انواع نرمافزار دبیرخانه
دبیرخانه محلی
این نوع نرمافزارها بر روی سرورهای داخلی سازمان نصب و اجرا میشوند. نرمافزارهای دبیرخانه محلی از نظر امنیتی قویتر هستند و سازمانها کنترل کامل بر روی دادهها و اطلاعات خود دارند و به اصطلاح تحت شبکه داخلی نام دارند. اما این نرمافزارها نیاز به نگهداری و پشتیبانی فنی دارند.
دبیرخانه ابری
نرمافزار دبیرخانه ابری بر روی سرورهای ابری قرار دارد و از طریق اینترنت قابل دسترسی است. این نوع نرمافزارها نیاز به نگهداری و پشتیبانی فنی کمتری دارند و امکان دسترسی از هر مکان و در هر زمان را فراهم میکنند. اما ممکن است نگرانیهایی از نظر امنیت و حفاظت از دادهها وجود داشته باشد.
دبیرخانه ترکیبی
این نرمافزارها ترکیبی از نرمافزارهای محلی و ابری هستند و از مزایای هر دو نوع بهرهمند هستند. نرمافزارهای دبیرخانه ترکیبی میتوانند بخشی از دادهها را بهصورت محلی و بخشی را به صورت ابری ذخیره کنند.
دبیرخانه آدا
مهمترین مزیت نرم افزار دبیرخانه آدا این است که با توجه به اینکه در محیط وب و تحت شبکه داخلی به کاربران دسترسی می دهد که مکاتبات سازمان را مدیریت کنند، اما بصورت سرور لوکال و داخلی روی سرور مشتری می باشد که باعث می گردد تا از امکانات یک نرم افزار تحت وب استفاده نمایید و علاوه بر آن از نظر امنیت اطلاعات و دیتابیس، اطلاعات شما در سرورتان محفوظ باشد و پشتیبان گیری اتومات از اطلاعات شما گرفته شود.
نرمافزار دبیرخانه رایگان
اگرچه استفاده از نرمافزار دبیرخانه رایگان ممکن است در ابتدا جذاب بهنظر برسد، اما مضرات و مشکلات بسیاری نیز به همراه دارد.امنیت پایین اطلاعات، پشتیبانی نامناسب، نبود بهروزرسانی منظم، امکانات محدود، وابستگی به تبلیغات، عدم قابلیت سفارشیسازی، مشکلات سازگاری و کاهش اعتماد کاربران از جمله مشکلات استفاده از نرمافزار دبیرخانه رایگان هستند.
سازمانها باید با دقت و بررسی کامل، تصمیم به استفاده از نرمافزارهای دبیرخانه بگیرند و به جای تمرکز بر نرمافزار دبیرخانه رایگان، به معایب این نرمافزارها توجه کنند تا بتوانند بهترین انتخاب را برای بهبود کارایی و بهرهوری خود داشته باشند.
مهم ترین ایراداتی که با راهاندازی نرم افزار دبیرخانه رایگان ممکن است با آن برخورد کنید:
- امنیت پایین اطلاعات در نرمافزارهای دبیرخانه رایگان
- پشتیبانی نامناسب و ناکافی
- نبود بهروزرسانی منظم
- امکانات محدود
- عدم قابلیت سفارشیسازی
- مشکلات سازگاری
سوالات متداول
آیا نیاز به نصب نرمافزار روی سیستمهای سرویس گیرنده هست؟
خیر ، حتی مضمونهای طولانی نیز در ویرایشگر حرفهای و خارج از محیط نرمافزار Word نیز قابل نوشتن و ویرایش هستند.
آیا میتوان ایمیل و نمابرها را در نرمافزار چک کرد؟
بله این امکان به صورت نامحدود در سیستمهای ما وجود دارد و این امر با بیشترین سرعت و از طریق پروتکلهای SMTP و IMAP انجام خواهد گرفت.
آیا با تمام شدن مهلت پشتیبانی اختلالی در کار با نرمافزار پیش خواهد آمد؟
خیر این مورد در نرمافزارهای ما وجود ندارد و چنانچه نیاز به تمدید پشتیبانی داشتید میتوانید با کارشناسان پشتیبانی ما تماس حاصل کنید.
آیا امکان ارتقا به پکیجهای بالاتر وجود دارد؟
بله ، در تمامی نسخههای نرمافزار اتوماسیون اداری آدا ، امکان تبدیل به پکیج بالاتر و تغییر امکانات به راحتی قابل انجام میباشد و این امر در کوتاهترین زمان ممکن اتفاق خواهد افتاد.
آیا امکان تبدیل نسخه از ویندوزی به نسخه تحتوب وجود دارد؟
بله این امر نیز در صورت درخواست کاربران قابل انجام بوده و اطلاعات سیستم در کوتاهترین زمان تبدیل خواهد شد و به نسخه تحتوب انتقال خواهند یافت
چند کاربر در نسخههای نرمافزار دبیرخانه قابل نصب هست؟
سیستمهای اداری شرکت نرمافزاری آدا به صورت تک کاربره و چند کاربره عرضه میشوند و قابلیت اضافه کردن کاربر به سیستم با هماهنگی پشتیبانی قابل انجام هست.
سلام. آیا امکان ارجاع محرمانه در نرم افزار وجود دارد؟
سلام
بله در نرم افزار دبیرخانه مایسا امکان تعریف ارجاع محرمانه و همچنین مضمون ارجاع محرمانه فراهم میباشد.
درود
آیا امکان گردش نامه ها و فرم ها وجود دارد؟
با سلام
بله با استفاده از ماژول BPMS نرم افزار و با تعریف روال ها و فرایندهای خود میتوانید مستندات خود را به گردش در بیاورید.