نرم‌افزار دبیرخانه آدا

نرم افزار دبیرخانه آدا با هدف خودکارسازی، سرعت‌بخشی و حذف خطاهای انسانی در فرایندهای نامه‌نگاری و مدیریت مکاتبات توسعه پیدا کرده است. این نرم‌افزار باداشتن ویژگی‌ها و مزایای خاص و منحصربه‌فرد، ابزاری است برای تحول دیجیتال کسب‌وکارتان، آدا با تبدیل فرایندهای قدیمی وقت‌گیر، پر از اشتباه و هزینه‌بر دبیرخانه به فرایندهایی خودکار، سریع و کم‌هزینه، همراه مطمئن شما در مسیر تحول دیجیتال است.
نرم افزار دبیرخانه آدا به شما امکان می‌دهد دسته‌بندی، مدیریت، جستجو و بازیابی تمام نامه‌ها و مکاتبات درون و برون‌سازمانی را در سریع‌ترین زمان و به دقیق‌ترین شکل ممکن در اختیار داشته باشید و دیگر زمان و انرژی خود را برای کارهای تکراری هزینه نکنید. برای کشف قابلیت‌ها و مزایای این نرم افزار همین‌حالا از طریق دکمه‌های زیر با همکاران ما در ارتباط باشید.

نرم‌افزار دبیرخانه

قابلیت‌های اصلی نرم‌افزار دبیرخانه آدا

  • ثبت کلیه مشخصات نامه‌های وارده، صادره، داخلی، پیش‌نویس‌ها و مدارک مانند نوع نامه، طبقه‌بندی نامه، ارجاعات و…
  • ثبت یک نامه در تمامی سال‌های تعریف شده
  • ثبت نامه در تمامی دبیرخانه‌های تعریف شده
  • چارت سازمانی به‌صورت درخت‌واره همراه با کدینگ
  • تعریف و ثبت مکاتبات و اطلاعات سازمان‌ها، اشخاص، شرکت‌ها و…
  • تعریف آدرس‌ها و شماره تلفن‌های مشتریان در دفترچه تلفن نرم افزار دبیرخانه
  • ارجاع نامه با استفاده از چارت سازمانی به‌صورت درخت‌واره و لیستی
  • امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک نامه
  • امکان ارجاع مستقیم بر روی تصاویر نامه
  • ارجاع همزمان یک نامه به چندین واحد یا شخص
  • نمایش تمامی ارجاعات و رونوشت‌ها در صفحه اصلی با امکان تفکیک آن‌ها
  • جستجو بر اساس فیلد‌های داخل نامه‌ها به صورت ترکیبی
  • جستجو در زونکن‌های مختلف
  • جستجو کلمه‌ای یا لایکی و رسیدن سریع به هدف کمتر از چند ثانیه
  • جستجو بر اساس تمامی فیلدها و مضمون‌های نامه‌ها به‌صورتی ترکیبی یا کلمه‌ای
  • جستجوی پیشرفته در دفتر تلفن نرم افزار دبیرخانه
  • امکان تهیه گزارشات متنوع به‌صورت کلی، نموداری، آماری، جدولی
  • امکان برون‌ریزی کلیه گزارش‌های پویا و آماری به نرم افزارهای Excel
  • گزارش از دفتر اندیکاتور و گزارش از مکاتبات وارده، صادره، داخلی و…
  • امکان گزارش‌گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره نامه و…
  • امکان تهیه گزارش از اقدامات و ارجاعات و تهیه گزارش از نامه‌های اسکن شده و نشده
  • امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک نامه و گزارش‌گیری از پروژه‌های مختلف
  • امکان تهیه گزارش‌های مدیریتی و گزارش از کار‌های روزانه کاربران
  • قابلیت اتصال به انواع اسکنرهای تک برگی و دسته‌ای
  • امکان ویرایش بر روی تصاویر اسکن شده و نوشتن متن بر روی تصاویر با استفاده از ادیتور و قلم نوری
  • امکان اسکن تصاویر با فرمت‌های TIFF و Jpg و ذخیره آن‌ها بر روی رایانه شخصی
  • امکان خواندن تصاویر گروهی
  • ساخت زونکن‌های مختلف به‌صورت درخت واره و لیستی
  • امکان تعریف کدینگ برای ساخت زونکن
  • امکان تعریف سطح دسترسی به زونکن‌ها برای هر کاربر
  • جستجوی سریع و مفهومی زونکن و نامه‌های زونکن
  • امکان بایگانی گروهی سندها در یک یا چند زونکن
  • امکان برگشت سند از زونکن‌ها
  • امکان دسته‌بندی پرونده‌ها براساس موضوع پرونده
  • تعریف چند بایگانی مختلف برای قسمت‌های مختلف سازمان
  • تعریف یک یا چند دبیرخانه متمرکز و غیرمتمرکز
  • تعریف پیش‌کد برای دبیرخانه جهت شماره‌گذاری نامه‌های صادره هر دبیرخانه
  • امکان ثبت نامه در سال‌های مختلف
  • امکان استفاده کاربران متعدد به‌صورت همزمان
  • امکان تعریف کاربران و تعریف سطوح دسترسی
  • پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت‌کننده، تاریخ و زمان ثبت
  • تحت شبکه و قابل استفاده در LAN، WINDOWS Server 2003,2008,2012
  • پایگاه داده SQL Server 2008,2012,2014 و امکان بکاپ گیری اتومات
  • چت آنلاین
  • امکان پیوست فایل‌های Excel،RAR،ZIP،Word،PDF،PowerPoint،Autocad و… .
  • پیوست تصاویر به‌صورت اسکن مستقیم یا بارگذاری از سیستم‌های شخصی
  • تایپ‌نامه توسط ویرایشگر Word 2010,2013,2016
  • امکان تعریف و ذخیره الگو و قالب‌های متنوع برای متن سندها در نرم افزار Word
  • ذخیره قالب و متن فایل‌های Word در بانک اطلاعاتی سیستم
  • امکان گروه‌بندی قالب‌ها برای دسترسی سریع
  • امکان تعریف الگو و قالب‌های مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور برای هر دبیرخانه
  • امکان سطوح دسترسی قالب‌های سند برای هر کاربر
  • دریافت ایمیل بصورت مستقیم روی سیستم نرم افزار
  • قابلیت ارسال مستقیم ایمیل توسط هر کاربر

مزیت‌های نرم‌افزار دبیرخانه آدا

ایجاد چند مرکز بایگانی مجزا

امکان ثبت چند دبیرخانه مجزا

در سازمان‌های دارای چند شعبه یا سازمان‌هایی که تمایز نامه‌نگاری‌های دپارتمان‌ها به مدیریت راحت‌تر آن‌ها کمک می‌کند، می‌توانند از قابلیت ایجاد چند دبیرخانه مجزا برای سازمان خود استفاده کنند.

امکان سفارشی‌سازی قالب نامه‌ها

امکان سفارشی‌سازی قالب نامه‌ها

امکان طراحی و ایجاد قالب‌های نامه و سربرگ‌های سازمان به صورت نامحدود و سفارشی‌سازی شده

اسکن مستقیم تصاویر

اسکن مستقیم تصاویر و انواع فایل‌ها

امکان اتصال به اسکنر جهت اسکن اسناد و بایگانی آن‌ها

امکان آرشیو نامه

امکان آرشیو و دسته بندی نامه‌ها

امکان دسته‌بندی اسناد و نامه‌ها بایگانی شده به تفکیک سال، گروه و زونکن

امکان اجرا بر روی ios و android

امکان اجرا بر روی ios و android

امکان اجرا و به صورت کاملا ریسپانسیو بر روی تلفن‌های همراه

ایجاد مرکز فایل‌های مشترک

مشاهده تغییرات اسناد

امکان مشاهده تمامی تغییرات اعمال‌شده بر روی نامه‌ها و اسناد به همراه تاریخ تغییر و شخص تغییر‌دهنده

امکان ایجاد پیگیری و اعلان روی نامه‌ها

امکان ایجاد پیگیری به همراه اعلان روی نامه‌ها

امکان تعریف پیگیری بر روی نامه‌ها و تعیین زمان پیگیری جهت دریافت اعلان یادآور به صورت پیامک و بدون هزینه

چت‌سازمانی و تماس تلفنی و تماس ویدئویی

چت‌سازمانی و تماس تلفنی و تماس ویدئویی

پیام‌رسان سازمانی با قابلیت گفتگوی متنی شخصی و گروهی به همراه قابلیت تماس تلفنی و ویدئویی درون‌سازمانی

تقویم جلسات کاری

تقویم کاری جلسات

امکان تعریف جلسات‌کاری و تقویم شخصی‌سازی شده

مهر و امضا الکترونیک

مهر و امضای الکترونیک

امکان تعریف چند امضا و مهر الکترونیک برای کاربران و امکان تعیین مکان امضا و مهر کاربر به صورت پویا در نامه‌ها و اسناد

سرچ پیشرفته

سرچ پیشرفته

امکان سرچ میان تمامی فیلدهای واردشده در هنگام ثبت به صورت لایکی و ترکیبی مانند: اندیکاتور، شماره نامه، ثبت کننده، مضمون نامه و...

چند زبانه

چند زبانه

این نرم‌افزار یکی از محصولات صادراتی شرکت نرم‌افزاری آدا می‌باشد و با توجه به نیاز مشتریان ما در خارج از کشور، این نرم‌افزار با 6 زبان ارائه شده است.

ویژگی‌های اضافه شده در آخرین نسخه نرم‌افزار

سیستم مدیریت پروژه‌ها

سیستم مدیریت پروژه‌ها

نرم‌افزار اتوماسیون ما با قابلیت اتصال به هوش مصنوعی، نه تنها فرآیندهای شما را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کند بلکه امکان تجزیه‌وتحلیل دقیق داده‌ها و ارائه پیشنهادهای هوشمند را فراهم می‌سازد. از خودکارسازی وظایف تکراری تا پیش‌بینی‌های دقیق برای تصمیم‌گیری بهتر، همه در دستان شماست

سیستم مدیریت منابع انسانی

سیستم مدیریت منابع انسانی

امکان تعریف چند امضا و مهر‌الکترونیک برای کاربران و امکان تعیین مکان امضا و مهر کاربر به صورت پویا در نامه‌ها و اسناد

امکان استفاده از پروتکل انتقال امن فایل‎‌ها sftp

امکان استفاده از پروتکل انتقال امن فایل‎‌ها sftp

امکان سرچ میان تمامی فیلدهای واردشده در هنگام ثبت به صورت لایکی و ترکیبی مانند: اندیکاتور، شماره نامه، ثبت کننده، مضمون نامه و...

ارتباط امن بین سرور و کلاینت با استفاده از پروتکل tls

ارتباط امن بین سرور و کلاینت با استفاده از پروتکل tls

امکان مشاهده تمامی تغییرات اعمال شده بر روی نامه‌ها و اسناد به همراه تاریخ تغییر و شخص تغییر دهنده

سیستم عامل

امکان اجرا در تمام سیستم عامل‌های ویندوز و لینوکس

نرم‌افزار اتوماسیون ما با قابلیت اتصال به هوش مصنوعی، نه تنها فرآیندهای شما را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کند بلکه امکان تجزیه‌وتحلیل دقیق داده‌ها و ارائه پیشنهادهای هوشمند را فراهم می‌سازد. از خودکارسازی وظایف تکراری تا پیش‌بینی‌های دقیق برای تصمیم‌گیری بهتر، همه در دستان شماست

امکان رمزنگاری فایل‌ها

امکان رمزنگاری کلیه فایل‌ها و دادهای موجود در نرم‌افزار

امکان تعریف چند امضا و مهر‌الکترونیک برای کاربران و امکان تعیین مکان امضا و مهر کاربر به صورت پویا در نامه‌ها و اسناد

آپدیت سیستم

آپدیت اتومات سیستم

امکان سرچ میان تمامی فیلدهای واردشده در هنگام ثبت به صورت لایکی و ترکیبی مانند: اندیکاتور، شماره نامه، ثبت کننده، مضمون نامه و...

پشتیبانی از داکر

پشتیبانی کامل از Docker برای اجرای سریع‌تر و ایمن‌تر نرم‌افزار

با استفاده از تکنولوژی Docker، نرم‌افزار اتوماسیون ما در محیط‌های مختلف به‌صورت پایدار و سریع اجرا می‌شود. این قابلیت، امنیت داده‌ها و کاهش وابستگی به زیرساخت‌ها را تضمین کرده و مدیریت بهینه منابع سرور را فراهم می‌کند.

تصاویر نرم‌افزار دبیرخانه

نرم‌افزار دبیرخانه شرکت آدا؛ مزیت‌ها، ویژگی‌ها و امکانات

نرم افزار دبیرخانه یکی از مهمترین زیرسیستم‌های نرم افزار اتوماسیون اداری مایسا است. نرم افزار دبیرخانه شرکت آدا یکی از کامل‌ترین و به‌روزترین نرم افزارهای دبیرخانه کشور بوده و خدمات پس از فروش حرفه‌ای و تخصصی شرکت آدا، شما را در قبال خریدی مطمئن و بدون ریسک، آسوده‌خاطر می‌کند. در این نرم افزار که خود یکی از سیستم‌های نرم افزار جامع اتوماسیون اداری مایسا محسوب می‌شود؛ امکان ثبت، بایگانی و گردش كلیه مكاتبات سازمان به‌صورت الكترونیكی و بی‌نیاز از جابه‌جایی فیزیكی نامه انجام می‌شود، تصویر اصل نامه‌ها و یا هر سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو و بایگانی می‌شود. نرم افزار دبیرخانه از اصلی‌ترین نیازهای سازمان‌ها و شرکت‌ها برای مدیریت و طبقه‌بندی نامه‌ها و مدارک آن‌ها است.

ویژگی‌های برجسته نرم افزار دبیرخانه تحت‌وب شرکت نرم افزاری آدا

نرم افزار دبیرخانه تحت‌وب آدا، زیرسیستم مهم و قدرتمند در نرم افزار اتوماسیون اداری مایسا است. این نرم افزار با ایجاد یکپارچگی بین تمام بخش‌های دبیرخانه‌ سازمان شما و ایجاد ارتباط میان دیگر زیرسیستم‌های مایسا، سازمان شما را به دبیرخانه‌ای هوشمند، یکپارچه، چابک و قدرتمند مجهز می‌کند. در ادامه برخی از قابلیت‌های ویژه این نرم افزار مکاتباتی را می‌خوانید:

  • جست‌وجو پیشرفته و قدرتمند: نرم افزار دبیرخانه تحت‌وب آدا، به شما امکان سرچ با روش‌های مختلف از جمله اندیکاتور، سرچ پیشرفته، سرچ ocr و… را می‌دهد و دیگر هرگز لازم نیست مدت زمان طولانی به پیدا کردن نامه‌ها و اسناد اختصاص دهید.
  • امکان ایجاد چند دبیرخانه مجزا: این قابلیت نرم افزار دبیرخانه آدا به شما این امکان را می‌دهد که بتوانید برای هر دپارتمان سازمان خود دبیرخانه جداگانه تعریف کنید و این کار را می‌توانید بدون محدودیت در تعداد و به‌صورت مجزا انجام دهید.
  • امکان اجرا بر روی تلفن‌های هوشمند: این نرم‌ افزار به راحتی و با سرعت بالا و به شکل کاملا ریسپانسیو، بر روی تمامی تلفن‌های هوشمند اجرا می‌شود.

مزایای استفاده از نرم افزار دبیرخانه آدا

  1. افزایش بهره‌وری: نرم افزار دبیرخانه آدا با خودکارسازی فرایندهای مختلف، از جمله ثبت و پیگیری مکاتبات، به افزایش بهره‌وری سازمان کمک می‌کند. با استفاده از این نرم افزار، کارکنان می‌توانند زمان بیشتری را به انجام وظایف اصلی و مهم‌تر اختصاص دهند و از انجام کارهای دستی و زمان‌بر خودداری کنند.
  2. کاهش هزینه‌ها: یکی از مزایای مهم نرم افزار دبیرخانه آدا، کاهش هزینه‌های سازمان است. این نرم افزار با دیجیتالی کردن مدیریت اسناد و مکاتبات، نیاز به کاغذ، چاپ و فضای فیزیکی برای نگهداری اسناد را کاهش می‌دهد. همچنین، با کاهش نیاز به نیروی انسانی برای انجام وظایف تکراری، هزینه‌های عملیاتی نیز کاهش می‌یابد.
  3. بهبود دقت و صحت اطلاعات: نرم افزار دبیرخانه آدا با دقت بالا و کاهش خطاهای انسانی، به بهبود دقت و صحت اطلاعات کمک می‌کند. این امر منجر به تصمیم‌گیری‌های بهتر و دقیق‌تر در سازمان می‌شود. به عنوان مثال، اطلاعات مربوط به مکاتبات و اسناد به‌صورت دقیق ثبت و ذخیره می‌شوند و امکان جستجو و بازیابی آن‌ها به‌راحتی فراهم است.
  4. ارتقای امنیت اطلاعات: امنیت اطلاعات، یکی از دغدغه‌های اصلی سازمان‌ها است. نرم افزار دبیرخانه آدا با استفاده از پروتکل‌های امنیتی قوی، از اطلاعات حساس سازمان محافظت می‌کند و جلوی دسترسی‌های غیر مجاز را می‌گیرد. این نرم افزار با رمزگذاری داده‌ها و ارائه دسترسی‌های کنترلی، امنیت اطلاعات را تضمین می‌کند و قابلیت بکاپ اتومات در سرور مشتری را دارد.
  5. بهبود ارتباطات داخلی و خارجی: نرم‌ افزار دبیرخانه آدا به بهبود ارتباطات داخلی و خارجی سازمان کمک می‌کند. این نرم افزار امکان پیگیری و مدیریت مکاتبات و اسناد را فراهم کرده و از فراموش شدن یا به تاخیر افتادن مکاتبات جلوگیری می‌کند. با استفاده از این نرم افزار، سازمان‌ها می‌توانند مکاتبات خود را به‌صورت چابک، یکپارچه، منظم و سازمان‌یافته مدیریت کنند.

بهترین نرم افزار دبیرخانه

بهترین نرم افزار دبیرخانه باید دارای ویژگی‌هایی باشد که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم. نرم افزار دبیرخانه شرکت نرم‌افزاری آدا یکی از بهترین نرم افزارهای دبیرخانه ویندوزی و تحت وب بوده که تمامی استانداردهای یک نرم افزار کامل دبیرخانه را دارد. برخی از مهم‌ترین امکاناتی که این نرم‌افزار را از سایر محصولات موجود در بازار متمایز می‌کند شامل:

  1. مدیریت اسناد و مدارک: یکی از ویژگی‌های اصلی نرم افزار دبیرخانه آدا، مدیریت اسناد و مدارک است. این نرم افزار امکان ثبت، ذخیره‌سازی، جستجو و بازیابی آسان اسناد را فراهم می‌کند. همچنین، با استفاده از این نرم افزار می‌توان اسناد را به‌صورت الکترونیکی دسته‌بندی و مرتب‌سازی کرد.
  2. پیگیری مکاتبات: نرم افزار دبیرخانه آدا قابلیت پیگیری مکاتبات داخلی و خارجی سازمان را دارد. این نرم افزار امکان ثبت و پیگیری تمامی مکاتبات را فراهم کرده و با ارسال یادآوری‌ها و اعلان‌ها، از فراموش شدن مکاتبات جلوگیری می‌کند.
  3. ثبت و پیگیری نامه‌ها: نرم افزار دبیرخانه آدا امکان ثبت و پیگیری نامه‌های وارده و صادره را فراهم می‌کند. با استفاده از این قابلیت، می‌توان نامه‌ها را به‌صورت الکترونیکی ثبت و پیگیری و اطلاعات مربوط به آن‌ها را به‌راحتی بازیابی کرد.
  4. امکان ایجاد کارتابل الکترونیکی: نرم افزار دبیرخانه آدا قابلیت ایجاد کارتابل الکترونیکی برای کارکنان را دارد. این کارتابل‌ها امکان مشاهده و مدیریت وظایف، مکاتبات، امضا الکترونیکی و مدیریت اسناد را به ‌صورت یکپارچه فراهم می‌کنند، همچنین این نرم‌افزار با امکان تعیین سطح دسترسی برای کاربران مختلف امکان این‌که هر کاربر تنها به بخش خاصی از سند دسترسی داشته باشد را ممکن می‌کند.
  5. قابلیت سفارشی‌سازی: نرم افزار دبیرخانه آدا امکان سفارشی‌سازی دارد و سازمان‌ها می‌توانند نرم‌افزار مورد نیاز خود را مطابق با نیازها و فرآیندهای خاص خود سفارشی‌سازی کنند. این امر باعث افزایش کارایی و بهره‌وری نرم‌افزار می‌شود.

انواع نرم‌ افزار دبیرخانه

دبیرخانه محلی

این نوع نرم افزارها بر روی سرورهای داخلی سازمان نصب و اجرا می‌شوند. نرم افزارهای دبیرخانه محلی از نظر امنیتی قوی‌تر هستند و سازمان‌ها کنترل کامل بر روی داده‌ها و اطلاعات خود دارند و به اصطلاح تحت شبکه داخلی نام دارند. اما این نرم‌افزارها نیاز به نگهداری و پشتیبانی فنی دارند.

دبیرخانه ابری

نرم افزار دبیرخانه ابری بر روی سرورهای ابری قرار دارد و از طریق اینترنت قابل دسترسی است. این نوع نرم‌افزارها نیاز به نگهداری و پشتیبانی فنی کمتری دارند و امکان دسترسی از هر مکان و در هر زمان را فراهم می‌کنند. اما ممکن است نگرانی‌هایی از نظر امنیت و حفاظت از داده‌ها وجود داشته باشد.

دبیرخانه ترکیبی

این نرم‌افزارها ترکیبی از نرمذافزارهای محلی و ابری هستند و از مزایای هر دو نوع بهره‌مند هستند. نرم افزارهای دبیرخانه ترکیبی می‌توانند بخشی از داده‌ها را به‌صورت محلی و بخشی را به صورت ابری ذخیره کنند.

دبیرخانه آدا

مهمترین مزیت نرم افزار دبیرخانه آدا این است که با توجه به اینکه در محیط وب و تحت شبکه داخلی به کاربران دسترسی می دهد که مکاتبات سازمان را مدیریت کنند، اما بصورت سرور لوکال و داخلی روی سرور مشتری می باشد که باعث می گردد تا از امکانات یک نرم افزار تحت وب استفاده نمایید و علاوه بر آن از نظر امنیت اطلاعات و دیتابیس، اطلاعات شما در سرورتان محفوظ باشد و پشتیبان گیری اتومات از اطلاعات شما گرفته شود.

نرم افزار دبیرخانه رایگان

اگرچه استفاده از نرم افزار دبیرخانه رایگان ممکن است در ابتدا جذاب به‌نظر برسد، اما مضرات و مشکلات بسیاری نیز به همراه دارد.امنیت پایین اطلاعات، پشتیبانی نامناسب، نبود به‌روزرسانی منظم، امکانات محدود، وابستگی به تبلیغات، عدم قابلیت سفارشی‌سازی، مشکلات سازگاری و کاهش اعتماد کاربران از جمله مشکلات استفاده از نرم افزار دبیرخانه رایگان هستند.

سازمان‌ها باید با دقت و بررسی کامل، تصمیم به استفاده از نرم افزارهای دبیرخانه بگیرند و به جای تمرکز بر نرم افزار دبیرخانه رایگان، به معایب این نرم‌افزارها توجه کنند تا بتوانند بهترین انتخاب را برای بهبود کارایی و بهره‌وری خود داشته باشند.

مهم ترین ایراداتی که با راه‌اندازی نرم افزار دبیرخانه رایگان ممکن است با آن برخورد کنید:

  • امنیت پایین اطلاعات در نرم‌ افزارهای دبیرخانه رایگان
  • پشتیبانی نامناسب و ناکافی
  • نبود به‌روزرسانی منظم
  • امکانات محدود
  • عدم قابلیت سفارشی‌سازی
  • مشکلات سازگاری

نرم افزار دبیرخانه چیست؟

اصلی‌ترین و مهم‌ترین وظیفه نرم افزار دبیرخانه ثبت و بایگانی نامه‌های صادره و وارده در سازمان است. نرم افزار دبیرخانه ابزاری هوشمند و کارآمد برای مدیریت مکاتبات و اسناد در سازمان‌ها و شرکت‌ها به شما می‌رود و به شما امکان می‌دهد تمامی فرایندهای مرتبط با نامه‌های ورودی و خروجی، بایگانی و پیگیری مکاتبات را به صورت کاملا دیجیتال پیش ببرید. با استفاده از این ابزار، می‌توانید از خطاهای انسانی جلوگیری کرده و سرعت و دقت در مدیریت اطلاعات را به میزان چشمگیری افزایش دهید.

یکی از مهم‌ترین مزایای نرم افزار دبیرخانه این است که فرایندهای دستی و وقت‌گیر را حذف کرده و به‌جای آن‌ها یک سیستم یکپارچه ارائه می‌دهد. این نرم افزار برای سازمان‌های دولتی، شرکت‌های خصوصی، مؤسسات آموزشی و حتی کسب‌وکارهای کوچک کاربرد دارد و به آن‌ها کمک می‌کند تا با نظم و دقت بیشتری مکاتبات خود را سازماندهی کنند.

در مقایسه با روش‌های سنتی، نرم افزار دبیرخانه قابلیت‌هایی مانند دسترسی آسان به سوابق، امکان جستجوی سریع و دقیق و امنیت بالای اطلاعات را فراهم می‌کند. علاوه بر این، با استفاده از این ابزار می‌توانید مطمئن باشید که هیچ نامه یا درخواستی از قلم نمی‌افتد و پیگیری‌ها به‌موقع انجام می‌شود.

امکانات نرم افزار دبیرخانه

یک نرم افزار دبیرخانه استاندارد که طراحان آن به‌خوبی با اصول و چارچوب‌های مورد نیاز سازمان آشنا هستند، باید به امکاناتی مجهز باشد که فرایندهای دریافت و ارسال، ثبت و بایگانی و دسترسی و گزارش‌گیری مکاتبات را آسان، سریع و شفاف کند. 

نرم افزار دبیرخانه آدا امکانات و ویژگی‌هایی را به سازمان‌های مختلف ارائه می‌دهد که در تمام مراحل ارسال و دریافت مکاتبات بیشترین کاربرد را دارد. برخی از این امکانات به شرح زیر است: 

  • ثبت و دسته‌بندی مکاتبات:
    تمامی نامه‌های ورودی، خروجی، و داخلی را می‌توان به‌صورت دقیق ثبت و دسته‌بندی کرد. این قابلیت به کاربران کمک می‌کند تا به سرعت به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند.
  • تعریف کاربران و سطوح دسترسی:
    امکان تعریف کاربران با سطوح دسترسی مختلف وجود دارد تا هر کاربر فقط به بخش‌هایی که نیاز دارد دسترسی داشته باشد.
  • جستجوی پیشرفته:
    این نرم‌افزار امکان جستجو بر اساس فیلترهای متنوعی مانند شماره نامه، تاریخ، موضوع و فرستنده را فراهم می‌کند.
  • پیگیری خودکار مکاتبات:
    با این قابلیت، می‌توانید از وضعیت نامه‌ها مطلع شوید و مطمئن باشید که تمامی فرآیندها به‌درستی انجام می‌شوند.
  • بایگانی دیجیتال:
    اسناد و نامه‌ها به‌صورت دیجیتال بایگانی می‌شوند که هم امنیت آن‌ها را تضمین می‌کند و هم دسترسی سریع‌تری را فراهم می‌کند.
  • تولید گزارش‌های مدیریتی:
    نرم افزار دبیرخانه قابلیت تولید گزارش‌های دقیق از مکاتبات، زمان‌بندی‌ها و عملکرد کاربران را دارد. این گزارش‌ها برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی بسیار مفید هستند.
  • یکپارچگی با سایر سیستم‌ها:
    برخی نرم‌افزارها قابلیت یکپارچگی با سیستم‌های مالی، اداری و مدیریت منابع انسانی را دارند که باعث تسهیل در فرآیندهای سازمانی می‌شود.
  • ایجاد چند مرکز بایگانی مجزا:
    امکان مدیریت اسناد با ایجاد مراکز بایگانی مختلف و سازمان‌دهی بهتر مکاتبات.
  • امکان ثبت چند دبیرخانه مجزا:
    مناسب برای سازمان‌های چندشعبه‌ای یا دارای دپارتمان‌های مجزا، با قابلیت تعریف دبیرخانه‌های مستقل برای تسهیل مدیریت.
  • امکان سفارشی‌سازی قالب نامه‌ها:
    امکان طراحی و ایجاد سربرگ‌ها و قالب‌های نامه به‌صورت سفارشی و نامحدود، متناسب با نیاز سازمان.
  • اسکن مستقیم تصاویر و فایل‌ها:
    اتصال مستقیم به اسکنر برای اسکن اسناد و ذخیره دیجیتال آن‌ها در سیستم.
  • امکان آرشیو و دسته‌بندی نامه‌ها:
    امکان بایگانی و دسته‌بندی نامه‌ها بر اساس سال، گروه، یا زونکن برای دسترسی سریع‌تر.
  • امکان اجرا بر روی iOS و Android:
    نرم‌افزار به‌صورت کاملاً ریسپانسیو برای تلفن‌های همراه با سیستم‌عامل‌های iOS و Android طراحی شده است.
  • ایجاد مرکز فایل‌های مشترک:
    فضایی برای ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری فایل‌های موردنیاز میان کاربران.
  • مشاهده تغییرات اسناد:
    قابلیت مشاهده تاریخچه تغییرات اسناد به همراه مشخصات فرد تغییر‌دهنده.
  • امکان ایجاد پیگیری و اعلان روی نامه‌ها:
    تعریف پیگیری با تعیین زمان‌بندی و دریافت اعلان‌های یادآور (از جمله پیامک) بدون هزینه اضافی.
  • مهر و امضای الکترونیک:
    تعریف امضا و مهرهای الکترونیک به تعداد دلخواه با امکان تعیین مکان آن‌ها در نامه‌ها.
  • سرچ پیشرفته:
    قابلیت جستجو در تمامی فیلدهای وارد شده مانند شماره نامه، مضمون، ثبت‌کننده و… به‌صورت لایکی و ترکیبی.
  • چند زبانه:
    نرم‌افزار در 6 زبان مختلف عرضه می‌شود و مناسب مشتریان بین‌المللی است.

قیمت نرم افزار دبیرخانه

قیمت نرم افزار دبیرخانه به عوامل مختلفی بستگی دارد و بازه‌ای متغیر دارد که بسته به نیازهای شما تغییر می‌کند. شما می‌توانید برای دریافت قیمت دقیق نرم افزار دبیرخانه مایسا با کارشناسان ما در شرکت نرم افزاری آدا در تماس باشید. در ادامه هم به بررسی عواملی که بر قیمت تأثیر می‌گذارند می‌پردازیم:

  • تعداد کاربران:
    نرم‌افزارهایی که برای تعداد کاربران بیشتری طراحی شده‌اند، معمولاً هزینه بالاتری دارند.
  • امکانات و قابلیت‌ها:
    نرم‌افزارهایی که امکانات پیشرفته‌تری مانند گزارش‌دهی پیشرفته یا یکپارچگی با سایر سیستم‌ها را دارند، قیمت بالاتری خواهند داشت.
  • نسخه نصبی یا ابری:
    نرم‌افزارهای ابری که نیاز به سرور فیزیکی ندارند، ممکن است هزینه اشتراک ماهانه یا سالانه داشته باشند. در مقابل، نسخه‌های نصبی هزینه‌ای یک‌باره و پایین‌تر دارند.
  • پشتیبانی و بروزرسانی‌ها:
    نرم‌افزارهایی که خدمات پشتیبانی و به‌روزرسانی مستمر ارائه می‌دهند، معمولاً قیمت بیشتری دارند. البته نرم افزار دبیرخانه مایسان با پشتیبانی یک‌ساله و آموزش رایگان در اختیار شما قرار می‌گیرد. 

برای خرید نرم افزار دبیرخانه مناسب، پیشنهاد می‌شود ابتدا نیازهای سازمان خود را مشخص کرده و سپس از نسخه‌های دمو استفاده کنید تا مطمئن شوید که نرم‌افزار موردنظر تمامی انتظارات شما را برآورده می‌کند. متخصصان ما در آدا منتظر تماس شما هستند تا راهنمایی‌های لازم را در اختیارتان بگذارند.

سوالات متداول

نرم‌افزار دبیرخانه آدا چه قابلیت‌هایی برای مدیریت مکاتبات سازمانی ارائه می‌دهد؟

نرم‌افزار دبیرخانه آدا امکان ثبت، طبقه‌بندی، جستجو و مدیریت مکاتبات شامل نامه‌های وارده، صادره و داخلی را فراهم می‌کند. همچنین قابلیت دسته‌بندی و بایگانی، پیگیری و گزارش‌گیری جامع را نیز در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

بله، این نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد نامه‌های وارده، صادره و داخلی را ثبت و برای آنها پیوست های مختلف ایجاد کنید و وضعیت‌ پیگیری و تاریخچه فعالیت‌ها را مشاهده کنید.

با استفاده از فیلترهای مختلف مانند شماره نامه، تاریخ، فرستنده، گیرنده، موضوع نامه یا کلیدواژه‌ها شخصی هر سازمان و هر نوع فیلدی که در زمان ثبت تکمیل می‌کنید، می‌توانید به سرعت و به آسانی به سند مورد نظرتان دسترسی پیدا کنید.

این نرم‌افزار هم بصورت تحت وب و هم ویندوزی بوده و با مرورگرهای مختلف و انواع ویندوزها سازگار است. همچنین با پایگاه‌ داده SQL Server با نسخه های مختلف آن سازگار است.

بله، شما می‌توانید انواع فایل‌ها را به نامه‌های ثبت‌شده پیوست کنید و دبیرخانه آدا با هر فرمتی از پیوست ها سازگاری دارد.

بله، این نرم‌افزار با انواع دستگاه‌های اسکنر سازگار است و اسکن مستقیم به نرم افزار انجام می‌شود و اسناد را به صورت درختواره و نامحدود ایجاد و آرشیو می‌کند. همچنین قابلیت اتصال مستقیم به آرشیو اسناد سازمانی را دارد.

می‌توانید گزارش‌های متنوعی از جمله وضعیت نامه‌ها، تعداد مکاتبات، نامه‌های دارای پیوست، پیگیری‌های انجام‌شده و آمار فعالیت‌های کاربران را به صورت دقیق و شخصی‌سازی‌شده با خروجی اکسل استخراج کنید.

بله، مدیر سیستم می‌تواند کاربران مختلفی تعریف کند و سطح دسترسی آن‌ها را براساس نقش یا واحد سازمانی تعیین نماید.

نامه‌ها را می‌توان به صورت دیجیتالی به افراد یا واحدهای مختلف ارجاع داد و وضعیت ارجاعات و پاسخ‌ها را در سیستم پیگیری کرد.

بله،هر سازمان می‌تواند سربرگ‌های خود را طبق قالب سازمانی خود طراحی کند و فیلدهایی که در نامه پرکاربرد است، مانند شماره نامه، تاریخ نامه، نام و سمت گیرنده نامه، متن و موضوع نامه و امضا کننده نامه را بصورت خودکار در قالب نامه اضافه کند.

3.9/5 - (11 امتیاز)

4 دیدگاه در نرم افزار دبیرخانه

  1. علی بیگی گفت:

    سلام. آیا امکان ارجاع محرمانه در نرم افزار وجود دارد؟

    1. گروه پشتیبانی آدا گفت:

      سلام
      بله در نرم افزار دبیرخانه مایسا امکان تعریف ارجاع محرمانه و همچنین مضمون ارجاع محرمانه فراهم می‌باشد.

  2. مینا مهربان گفت:

    درود
    آیا امکان گردش نامه ها و فرم ها وجود دارد؟

    1. گروه پشتیبانی آدا گفت:

      با سلام
      بله با استفاده از ماژول BPMS نرم افزار و با تعریف روال ها و فرایندهای خود میتوانید مستندات خود را به گردش در بیاورید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *