نرم افزار دبیرخانه ، یکی از پرکاربردترین نرم افزار ها برای سازمان ها و شرکت ها در امور اداری مربوط به نامه، بایگانی و طبقه بندی اسناد و اطلاعات اداری به کار گرفته می شود. با توجه به حجم زیاد اطلاعات، طبیعتا بدون نرم افزار دبیرخانه نمی توان حجم زیاد داده ها را با روش های سنتی طبقه بندی کرد و نیاز به نرم افزار دبیرخانه بیش از همیشه برای امور اداری درون سازمان ها حس می شود.

تصاویر نرم افزار دبیرخانه

امکانات ویژه نرم افزار دبیرخانه شرکت آدا

امکان ثبت چند دبیرخانه مجزا

در سازمان های دارای چند شعبه یا سازمان هایی که تمایز نامه نگاری های دپارتمان ها به مدیریت راحت تر آن ها کمک میکند،میتوانند از قابلیت ایجاد چند دبیرخانه مجزا برای سازمان خود استفاده کنند.

امکان سفارشی سازی قالب نامه ها

امکان طراحی و ایجاد قالب های نامه و سربرگ های سازمان به صورت نامحدود و سفارشی سازی شده

اسکن مستقیم تصاویر و انواع فایل ها

امکان اتصال به اسکنر جهت اسکن اسناد و بایگانی آن ها

امکان آرشیو و دسته بندی نامه ها

امکان دسته بندی اسناد و نامه ها بایگانی شده به تفکیک سال،گروه و زونکن

امکان اجرا بر روی ios و android

امکان اجرا و به صورت کاملا ریسپانسیو بر روی تلفن های همراه

مشاهده تغییرات اسناد

امکان مشاهده تمامی تغییرات اعمال شده بر روی نامه ها و اسناد به همراه تاریخ تغییر و شخص تغییر دهنده

امکان ایجاد پیگیری به همراه اعلان روی نامه ها

امکان تعریف پیگیری بر روی نامه ها و تعیین زمان پیگیری جهت دریافت اعلان یادآور به صورت پیامک و بدون هزینه

چت سازمانی و تماس تلفنی و تماس ویدئویی

پیام رسان سازمانی با قابلیت گفتگوی متنی شخصی و گروهی به همراه قابلیت تماس تلفنی و ویدئویی درون سازمانی

تقویم کاری جلسات

امکان تعریف جلسات کاری و تقویم شخصی سازی شده

مهر و امضای الکترونیک

امکان تعریف چند امضا و مهر الکترونیک برای کاربران و امکان تعیین مکان امضا و مهر کاربر به صورت پویا در نامه ها و اسناد

سرچ پیشرفته

امکان سرچ میان تمامی فیلدهای واردشده در هنگام ثبت به صورت لایکی و ترکیبی مانند:اندیکاتور،شماره نامه،ثبت کننده،مضمون نامه و...

چند زبانه

این نرم افزار یکی از محصولات صادراتی شرکت نرم افزاری آدا میباشد و با توجه به نیاز مشتریان ما در خارج از کشور، این نرم افزار با 6 زبان ارائه شده است.

امکانات نرم افزار دبیرخانه

ثبت انواع نامه ها ، اسناد ، مدارک و فرم ها – کار اصلی نرم افزار دبیرخانه
  • ثبت کلیه مشخصات نامه وارده ،صادره،داخلی،پیش نویس ها، مدارک اعم از نوع نامه ، طبقه بندی نامه،ارجاعات و …
  • ثبت یک نامه در تمامی سال های تعریف شده
  • ثبت نامه در تمامی دبیرخانه های تعریف شده
  • چارت سازمانی بصورت درختواره همراه با کدینگ
  • تعریف و ثبت مکاتبات و اطلاعات سازمان ها ، اشخاص، شرکت ها و …
  • تعریف آدرس ها و شماره تلفن های مشتریان در دفترچه تلفن نرم افزار دبیرخانه
قابلیت های ارجاع
  • ارجاع نامه با استفاده از چارت سازمانی بصورت درختواره و لیستی
  • امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک نامه
  • امکان ارجاع مستقیم بر روی تصاویر نامه
  • ارجاع همزمان یک نامه به چندین واحد یا شخص
  • نمایش تمامی ارجاعات و رونوشت ها در صفحه اصلی با امکان تفکیک آنها
جستجوی پیشرفته – اصلی ترین قسمت در نرم افزار دبیرخانه
  • جستجو بر اساس فیلد های داخل نامه ها به صورت ترکیبی

  • جستجو در زونکن های مختلف

  • جستجو کلمه ای یا لایکی و رسیدن سریع به هدف کمتر از چند ثانیه (برای اولین بار در ایران)

  • جستجو بر اساس تمامی فیلد ها و مضمون های نامه ها بصورتی ترکیبی یا حتی کلمه ای (برای اولین بار در ایران)

  • جستجوی پیشرفته در دفترتلفن نرم افزار دبیرخانه

امکانات گزارشگیری
  • امکان تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی ، نموداری ، آماری ، جدولی

  • امکان صدور کلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزار های Word و Excel

  • گزارش از دفتر اندیکاتور و گزارش از مکاتبات وارده ، صادره، داخلی و …

  • امکان گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت ، فرستنده ، گیرنده ، رونوشت ، شماره نامه ، …

  • امکان تهیه گزارش از اقدامات و ارجاعات و تهیه گزارش از نامه های اسکن شده و نشده

  • امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک نامه، و گزارشگیری از پروژه های مختلف

  • امکان گزارش های مدیریتی و گزارش از کار های روزانه کاربران

اسکن و آرشیو اسناد – ماژول پر استفاده در نرم افزار دبیرخانه
  • قابلیت اتصال به انواع اسکنر های تک برگی و دسته ای
  • امکان ویرایش بر روی تصاویر اسکن شده و نوشتن متن بر روی تصاویر با استفاده از ادیتور و قلم نوری
  • امکان اسکن تصاویر با فرمتهای tiff و Jpg و ذخیره آن ها بر روی رایانه شخصی
  • امکان خواندن تصاویر گروهی
  • ساخت زونکن های مختلف بصورت درخت واره و لیستی
  • کدینگ برای ساخت زونکن
  • دسترسی زونکن ها برای هر کاربر
  • جستجوی سریع و مفهومی زونکن و نامه های زونکن ( برای اولین بار در ایران)
  • امکان بایگانی گروهی سندها در یک زونکن و یا چند زونکن
  • امکان برگشت سنداز زونکن ها
  • امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس موضوع پرونده
  • تعریف چند بایگانی مختلف برای قسمتهای جدا گانه از سازمان
  • سطوح دسترسی برای زونکن ها به کاربران
قابلیت های مخصوص مدیران سیستم و کاربران
  • تعریف یک یا چند دبیرخانه متمرکز و غیر متمرکز

  • تعریف پیش کد برای دبیرخانه جهت شماره گذاری نامه های صادره هر دبیرخانه

  • امکان ثبت نامه در سال های مختلف

  • امکان استفاده کاربران متعدد بصورت همزمان

  • امکان تعریف کاربران و تعریف سطوح دسترسی

  • پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت

  • تحت شبکه LAN و Windows 2003,2008,2012, … server

  • پایگاه داده SQL Server 2008,2012,2014

  • چت آنلاین

امکانات پیوست
  • پیوست تمامی فایل ها اعم از excel،rar،zip،word،pdf،powerpoint، autocad،و ….
  • پیوست تصاویر بصورت اسکن مستقیم یا بارگذاری از سیستم های شخصی
امکانات Word
  • تایپ نامه توسط ویرایشگر Word 2010,2013,2016
  • امکان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن سندها در نرم افزار Word
  • ذخیره قالب و متن فایل های Word در بانک اطلاعاتی سیستم
  • امکان گروه بندی قالب ها برای دسترسی سریع
  • امکان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور برای هر دبیرخانه
  • امکان سطوح دسترسی قالب های سند برای هر کاربر
امکانات فکس سرور
          • دریافت فکس بصورت مستقیم روی سیستم نرم افزار
          • قابلیت ارسال مستقیم فاکس توسط هر کاربر

        کنترل دسترسی

            • امکان تعریف یک یا چند دبیرخانه متمرکز و غیر متمرکز و دادن دسترسی به هرکدام برای کاربران

            • امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی به دبیرخانه ها

        امکانات هشداردهی – با خبر بودن از رویداد های نرم افزار دبیرخانه

            • امکان تنظیم تاریخ اعتبار سند به همراه قابلیت هشداردهی برای اسنادی که تاریخ اعتبار آنها تمام شده است
            • امکان هشداردهی به کاربران برای اسناد ارجاع شده

تعدادی از سازمان ها و کسب و کارهایی که به آدا اعتماد کردند:

در عرض 15 دقیقه تمامی امکانات را رایگان مشاهده کنید

پس از پر کردن فرم زیر تیم فنی آدا با شما تماس میگیرند.

درخواست دمو رایگان

چرا باید نرم افزار
دبیرخانه آدا را انتخاب کنیم ؟

کیفیت و دقت بی نظیر

اصول طراحی، کیفیت و سرعت بالای نرم افزار های ما ، باعث رضایت مشتریان ما شده و همواره سهولت استفاده در کار با نرم افزار سرلوحه ی امور تولید قرار می گیرد.

استفاده از تکنولوژی بروز

تمامی نرم افزار های شرکت آدا از بروزترین ابزار ها و زبان های برنامه نویسی ساخته شده اند.همچنین این نرم افزار ها در قبال تغییرات ، بسیار منعطف هستند.

پشتیبانی قوی و منعطف

همکاران ما در بخش پشتیبانی شرکت ، آماده ی پاسخگویی کامل در مورد مشکلات و مسائل کاربران به صورت تلفنی و تیکت بوده و همواره کنار شما خواهند بود.

نرم افزار دبیرخانه شرکت آدا

نرم افزار دبیرخانه یکی از مهمترین زیرسیستم های نرم افزار اتوماسیون اداری مایسا میباشد.نرم افزار دبیرخانه شرکت نرم افزاری آدا یکی از کامل ترین و بروزترین نرم افزار های دبیرخانه در کشور می باشد و خدمات پس از فروش شرکت آدا، شما را در قبال خریدی مطمئن و بدون ریسک، آسوده خاطر می کند. در این سیستم ثبت، بایگانی و گردش كلیه مكاتبات سازمان بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو و بایگانی می شود.

نرم افزار دبیرخانه از اصلی ترین نیاز های سازمان ها و شرکت ها برای مدیریت و طبقه بندی نامه ها و مدارک آنها می باشد.

مزایای استفاده از نرم افزار دبیرخانه

  1. افزایش بهره‌وری

نرم افزار دبیرخانه با خودکارسازی فرآیندهای مختلف، از جمله ثبت و پیگیری مکاتبات، به افزایش بهره‌وری سازمان کمک می‌کند. با استفاده از این نرم‌افزار، کارکنان می‌توانند زمان بیشتری را به انجام وظایف اصلی و مهم‌تر اختصاص دهند و از انجام کارهای دستی و زمان‌بر خودداری کنند.

  1. کاهش هزینه‌ها

یکی از مزایای مهم نرم افزار دبیرخانه، کاهش هزینه‌های سازمان است. این نرم‌افزارها با دیجیتالی کردن اسناد و مکاتبات، نیاز به کاغذ، چاپ و فضای فیزیکی برای نگهداری اسناد را کاهش می‌دهند. همچنین، با کاهش نیاز به نیروی انسانی برای انجام وظایف تکراری، هزینه‌های عملیاتی نیز کاهش می‌یابد.

  1. بهبود دقت و صحت اطلاعات

نرم افزار دبیرخانه با دقت بالا و کاهش خطاهای انسانی، به بهبود دقت و صحت اطلاعات کمک می‌کند. این امر منجر به تصمیم‌گیری‌های بهتر و دقیق‌تر در سازمان می‌شود. به عنوان مثال، اطلاعات مربوط به مکاتبات و اسناد به‌صورت دقیق ثبت و ذخیره می‌شوند و امکان جستجو و بازیابی آن‌ها به‌راحتی فراهم است.

  1. ارتقای امنیت اطلاعات

امنیت اطلاعات یکی از دغدغه‌های اصلی سازمان‌ها است. نرم افزار دبیرخانه با استفاده از پروتکل‌های امنیتی قوی، اطلاعات حساس سازمان را محافظت می‌کند و از دسترسی‌های غیرمجاز جلوگیری می‌کند. این نرم‌افزارها با رمزگذاری داده‌ها و ارائه دسترسی‌های کنترلی، امنیت اطلاعات را تضمین می‌کنند.

  1. بهبود ارتباطات داخلی و خارجی

نرم افزار دبیرخانه به بهبود ارتباطات داخلی و خارجی سازمان کمک می‌کند. این نرم‌افزارها امکان پیگیری و مدیریت مکاتبات و اسناد را فراهم کرده و از فراموش شدن مکاتبات جلوگیری می‌کنند. با استفاده از این نرم‌افزار، سازمان‌ها می‌توانند مکاتبات خود را به‌صورت منظم و سازمان‌یافته مدیریت کنند.

بهترین نرم افزار دبیرخانه

بهترین نرم افزار دبیرخانه باید دارای ویژگی هایی باشد که در ادامه مقاله به آن اشاره میکنیم.نرم افزار دبیرخانه شرکت نرم افزاری آدا یکی از بهترین نرم افزارهای دبیرخانه ویندوزی و تحت وب میباشد که تمامی استاندارد های یک نرم افزار دبیرخانه کامل را دارا میباشد.برخی از مهم ترین امکاناتی که یک نرم افزار دبیرخانه کامل باید دارای آن باشد عبارتند از:

  1. مدیریت اسناد و مدارک

یکی از ویژگی‌های اصلی نرم افزار دبیرخانه، مدیریت اسناد و مدارک است. این نرم‌افزارها امکان ثبت، ذخیره‌سازی، جستجو و بازیابی آسان اسناد را فراهم می‌کنند. همچنین، با استفاده از این نرم‌افزارها می‌توان اسناد را به‌صورت الکترونیکی دسته‌بندی و مرتب‌سازی کرد.

  1. پیگیری مکاتبات

نرم افزار دبیرخانه قابلیت پیگیری مکاتبات داخلی و خارجی سازمان را دارد. این نرم‌افزارها امکان ثبت و پیگیری تمامی مکاتبات را فراهم کرده و با ارسال یادآوری‌ها و اعلان‌ها، از فراموش شدن مکاتبات جلوگیری می‌کنند.

  1. ثبت و پیگیری نامه‌ها

این نرم‌افزارها امکان ثبت و پیگیری نامه‌های وارده و صادره را فراهم می‌کنند. با استفاده از این قابلیت، می‌توان نامه‌ها را به‌صورت الکترونیکی ثبت و پیگیری کرده و اطلاعات مربوط به آن‌ها را به‌راحتی بازیابی کرد.

  1. امکان ایجاد کارتابل الکترونیکی

نرم افزار دبیرخانه قابلیت ایجاد کارتابل الکترونیکی برای کارکنان را دارد. این کارتابل‌ها امکان مشاهده و مدیریت وظایف، مکاتبات و امضا الکترونیکی واسناد را به ‌صورت یکپارچه فراهم می‌کنند و این امکان را فراهم میکند که کاربران محدودیت دسترسی در مشاهده نامه ها داشته باشند.

  1. قابلیت سفارشی‌سازی

بسیاری از نرم‌افزارهای دبیرخانه امکان سفارشی‌سازی دارند و سازمان‌ها می‌توانند نرم‌افزار را مطابق با نیازها و فرآیندهای خاص خود تنظیم کنند. این امر باعث افزایش کارایی و بهره‌وری نرم‌افزار می‌شود.

انواع نرم افزار دبیرخانه

  1. نرم‌افزارهای دبیرخانه محلی

این نوع نرم‌افزارها بر روی سرورهای داخلی سازمان نصب و اجرا می‌شوند. نرم‌افزارهای دبیرخانه محلی از نظر امنیتی قوی‌تر هستند و سازمان‌ها کنترل کامل بر روی داده‌ها و اطلاعات خود دارند و به اصطلاح تحت شبکه داخلی نام دارند. اما این نرم‌افزارها نیاز به نگهداری و پشتیبانی فنی دارند.

  1. نرم‌افزارهای دبیرخانه ابری

نرم‌افزارهای دبیرخانه ابری بر روی سرورهای ابری قرار دارند و از طریق اینترنت قابل دسترسی هستند. این نرم‌افزارها نیاز به نگهداری و پشتیبانی فنی کمتری دارند و امکان دسترسی از هر مکان و در هر زمان را فراهم می‌کنند. اما ممکن است نگرانی‌هایی از نظر امنیت و حفاظت از داده‌ها وجود داشته باشد.

  1. نرم‌افزارهای دبیرخانه ترکیبی

این نرم‌افزارها ترکیبی از نرم‌افزارهای محلی و ابری هستند و از مزایای هر دو نوع بهره‌مند می‌شوند. نرم‌افزارهای دبیرخانه ترکیبی می‌توانند بخشی از داده‌ها را به‌صورت محلی و بخشی را در ابر ذخیره کنند.

نرم افزار دبیرخانه رایگان

اگرچه استفاده از نرم‌افزار دبیرخانه رایگان ممکن است در ابتدا جذاب به نظر برسد، اما مضرات و مشکلات بسیاری نیز به همراه دارد.
امنیت پایین اطلاعات، پشتیبانی نامناسب، نبود به‌روزرسانی منظم، امکانات محدود، وابستگی به تبلیغات، عدم قابلیت سفارشی‌سازی، مشکلات سازگاری، و کاهش اعتماد کاربران از جمله مشکلات اتفاده از نرم افزار دبیرخانه رایگان هستند.

سازمان‌ها باید با دقت و بررسی کامل، تصمیم به استفاده از نرم‌افزارهای دبیرخانه بگیرند و به جای تمرکز بر نرم افزار دبیرخانه رایگان، به معایب این نرم‌افزارها توجه کنند تا بتوانند بهترین انتخاب را برای بهبود کارایی و بهره‌وری خود داشته باشند.

مهم ترین ایراداتی که با راه اندازی نرم افزار دبیرخانه رایگان ممکن است با آن برخورد کنید:

  • امنیت پایین اطلاعات در نرم افزارهای دبیرخانه رایگان
  • پشتیبانی نامناسب و ناکافی
  • نبود به‌روزرسانی منظم
  • امکانات محدود
  • عدم قابلیت سفارشی‌سازی
  • مشکلات سازگاری

سوالات متداول

آیا امکان ارتقا به پکیج های بالاتر وجود دارد؟

بله ، در تمامی نسخه های نرم افزار دبیرخانه آدا ، امکان تبدیل به پکیج بالاتر و تغییر امکانات به راحتی قابل انجام هست و این امر در کوتاه ترین زمان ممکن اتفاق خواهد افتاد.

آیا امکان تبدیل نسخه از ویندوزی به نسخه تحت وب وجود دارد؟

بله این امر نیز در صورت درخواست کاربران قابل انجام بوده و اطلاعات سیستم در کوتاه ترین زمان تبدیل خواهد شد و به نسخه تحت وب انتقال خواهند یافت

چند کاربر در نسخه های نرم افزار دبیرخانه قابل نصب هست؟

سیستم های اداری شرکت نرم افزاری آدا به صورت تک کاربره و چند کاربره عرضه می شوند و قابلیت اضافه کردن کاربر به سیستم با هماهنگی پشتیبانی قابل انجام هست.

آیا نیاز به نصب نرم افزار روی سیستم های سرویس گیرنده هست؟

خیر ، حتی مضمون های طولانی نیز در ویرایشگر حرفه ای و خارج از محیط نرم افزار Word نیز قابل نوشتن و ویرایش هستند.

آیا می توان ایمیل و نمابر ها را در نرم افزار چک کرد؟

بله این امکان به صورت نامحدود در سیستم های ما وجود دارد و این امر با بیشترین سرعت و از طریق پروتوکل های SMTP و IMAP انجام خواهد گرفت

آیا با تمام شدن مهلت پشتیبانی اختلالی در کار با نرم افزار پیش خواهد آمد؟

خیر این مورد در نرم افزار های ما وجود ندارد و چنانچه نیاز به تمدید پشتیبانی داشتید می توانید با کارشناسان پشتیبانی ما تماس حاصل کنید.

3/5 - (6 امتیاز)

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *