پنل ارباب رجوع: بهبود ارتباطات سازمانی

در برخی از سازمان‌ها مانند شرکت‌های بیمه که مراجعه‌کنندگان زیادی دارند و میزان تعامل با ارباب رجوع در آن‌ها بالاست، رسیدگی به درخواست‌ها و نیازهای مخاطبان آن هم به صورت حضوری، نیازمند صرف منابع فراوانی است. علاوه براین، به‌طور طبیعی با افزایش حجم و سرعت کار، درصد خطا بالا می‌رود و همینطور احتمال مفقود شدن مدارک یا ناقص شدن پرونده مخاطبان وجود دارد.

یکی دیگر از چالش‌های روش‌های سنتی این است که ارباب‌رجوع یک‌بار برای ثبت‌نام و کسب اطلاعات، چندی بعد برای ارائه مدارک مورد نیاز و پس از آن برای تکمیل پرونده و… به سازمان مراجعه می‌کند؛‌ همانطور که مشاهده می‌کنید این فرایند، علاوه بر زمان‌بر بودن، برای هر دوطرف بسیار فرسایشی نیز هست،  همچنین گاهی ممکن است کار مخاطب به‌درستی پیش نرود و چندین مشکل دیگر پیش آید. 

یکی از به‌روزترین و مقرون‌به‌صرفه‌ترین روش‌های مدیریت ارباب‌رجوع، استفاده از پنل ارباب‌رجوع اتوماسیون اداری مایسا است. در این پنل شما با ایجاد یک دسترسی آنلاین و همیشگی به سازمان‌تان، به مخاطبان‌ خود امکان برقراری ارتباط با سازمان بدون محدودیت جغرافیایی و فیزیکی را می‌دهید. این کار هم زمان در دسترس پرسنل را افزایش می‌دهد و هم انرژی و هزینه مراجعه روزانه صدها یا هزاران نفر به سازمان را به میزان زیادی کاهش می‌دهد. پنل ارباب رجوع آدا یکی از امکانات نرم‌افزار مکاتبات اداری در نرم‌افزار مایسا است. که در این سیستم شما به صورت مستقیم و مجازی با مخاطب خود در ارتباط هستید و تا پایان مراحل ثبت‌نام او را همراهی می‌کنید.

برای آشنایی بیشتر با مزیت‌های این پنل، یکی از فرایندهای آن را بررسی می‌کنیم: برای مثال در پنل ارباب رجوع، مخاطب ثبت‌نام ابتدایی را انجام می‌دهد و بعد از آن شما می‌توانید اطلاعات مورد نیاز را در قالب یک نامه اداری یا یک فرم برای او ارسال کنید و در نهایت کاربر یا مخاطب درون همان پنل اقدام به تکمیل مدارک خود می‌‌کند و فرایندی که ممکن بود در سه روز انجام شود، ظرف مدت چند ساعت به اتمام می‌رسد.

علاوه بر این مزیت‌هایی که بیان شد، در انتها شما می‌توانید تمامی درخواست‌ها را بایگانی کرده و با خیالی آسوده در یک محیط امن بدون نگرانی از نابودی و مفقودی مدارک، تا هر زمان که خواستید، آن‌ها را بایگانی کرده و در اختیار داشته باشید.