نرم افزار بایگانی چیست ؟

اگر بخواهیم نرم افزار بایگانی و آرشیو اسناد را تعریف کنیم یعنی محل نگهداری مدارک و آرشیو اسناد برای استفاده در آینده. در عصر ارتباطات برای دسترسی سریع به اسناد و اطلاعات، اکثر سازمان‌ها، شركت‌ها و مراكز اطلاعاتي برای ایجاد و نگهداری و مراجعه سریع و آسان به گونه‌های مختلف اطلاعات از قبیل اسناد، نقشه‌ها، عکس‌ها، فیلم‌ها، فایل‌های مختلف و غیره … نیاز به نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک احساس می‌شود.

در روش سنتی به مرور زمان و استفاده بیش از حد، خطر ازبین رفتن اسناد و مدارک یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های مدیران سازمان‌ها می‌باشد.
از سوی دیگر امنیت در عصر اطلاعات، کمبود فضای بایگانی، کاهش هزینه‌ها (نیروی انسانی در بایگانی‌های سنتی) و دسترسی آسان و سریع به مدارک و اسناد باعث شده نسبت به گذشته احساس نياز بيشتري به استفاده از سيستم‌هاي مكانيزه در مراكز بايگاني و چرخه مكاتباتي سازمان خود داشته باشید.

علت خرید نرم افزار بایگانی

نرم افزار آرشیو اسناد یکی از زیرسیستم های مهم نرم افزار اتوماسیون اداری می‌باشد.خریداران به دلایل مختلفی نرم‌افزار مدیریت اسناد را ارزیابی می‌کنند، اما در زیر می توانیم به مهم‌ترین دلایل خرید نرم افزار بایگانی اشاره کنیم :

حذف کاغذ از سیستم بایگانی اسناد و آرشیو مدارک

 این سازمان‌ها به دنبال برنامه‌هایی هستند که بتوانند پرونده‌ها و اسناد خود را با سرعت آپلود کنند بدون اینکه نیاز باشد آنها را به صورت دستی اسکن کنند. برنامه‌های تصویربرداری گاهی اوقات بخشی از یک بسته یکپارچه بزرگتر است که ابزار اضافی را برای ردیابی، ذخیره و بازیابی این پرونده‌های دیجیتال ارائه می‌دهد.

امنیت اطلاعات و سرعت بالای دسترسی

 برخی شرکت‌ها و صنایع خاص که تحت مقررات دولتی قرار دارند و نیاز به مجوزهای ذخیره‌سازی و دسترسی خاص به پرونده‌ها در این شرکت ها وجود دارد.
این مقررات اغلب سازمان‌ها را به حفظ اسناد قدیمی و جاری در فرمت دیجیتال و محدود کردن افرادی که می‌توانند به آن‌ها دسترسی داشته باشند، ملزم می‌نماید. این شرکت‌ها اغلب به دنبال برنامه‌های کاربردی مدیریت و طبقه بندی اسناد و مدارک هستند که به منظور ایجاد سلسله مراتب دسترسی طراحی شده‌اند و شامل ویژگی‌هایی مانند ردیابی، حسابرسی و مجوزهای مبتنی بر نقش می‌باشند.

جست‌وجوی سریع اطلاعات

با خرید نرم‌افزارهای بایگانی، می‌توانید به سرعت و با دقت بالا و با روش‌های مختلف موجود در نرم افزار مدیریت اسناد مایسا به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنید.

دسترسی سریع و آسان به اطلاعات

یکی از بزرگترین مزایای نرم افزار بایگانی، دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیاز است. با استفاده از این نرم افزارها، کاربران می‌توانند به سرعت و با چند کلیک ساده به مدارک مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند، بدون اینکه نیازی به جستجوهای طولانی و زمان‌بر در بایگانی‌های فیزیکی داشته باشند.

کاهش هزینه‌ها

استفاده از نرم افزار بایگانی می‌تواند به کاهش هزینه‌های مربوط به چاپ، کاغذ و فضای فیزیکی بایگانی کمک کند. با دیجیتالی کردن اسناد، نیاز به فضای ذخیره‌سازی فیزیکی به حداقل می‌رسد و هزینه‌های مرتبط با نگهداری و مدیریت اسناد فیزیکی کاهش می‌یابد.

افزایش امنیت اطلاعات

نرم افزارهای بایگانی امکانات متعددی برای حفاظت از اطلاعات ارائه می‌دهند. این امکانات شامل رمزگذاری داده‌ها، تعیین سطوح دسترسی مختلف برای کاربران و تهیه نسخه‌های پشتیبان‌ منظم از اطلاعات است. این ویژگی‌ها باعث می‌شوند تا اطلاعات حساس سازمان در برابر دسترسی‌های غیرمجاز و حوادث ناخواسته محافظت شوند.

بهبود بهره‌وری

با استفاده از نرم افزار بایگانی، فرآیندهای کاری سازمان‌ها بهبود یافته و بهره‌وری کارکنان افزایش می‌یابد. این نرم افزارها با فراهم کردن ابزارهای مختلف برای مدیریت و جستجوی اسناد، به کارکنان کمک می‌کنند تا زمان کمتری را صرف یافتن اطلاعات کنند و بتوانند بر وظایف اصلی خود تمرکز نمایند.

ویژگی‌های کلیدی نرم افزار بایگانی

قابلیت جستجوی پیشرفته

نرم افزارهای بایگانی معمولا دارای قابلیت‌های جستجوی پیشرفته هستند که به کاربران اجازه می‌دهند به راحتی و به سرعت اسناد مورد نظر خود را پیدا کنند. این قابلیت شامل جستجو بر اساس عنوان، تاریخ، نوع سند و کلمات کلیدی می‌باشد.

دسته‌بندی و سازماندهی اسناد

نرم افزار بایگانی امکان دسته‌بندی و سازماندهی اسناد بر اساس معیارهای مختلف را فراهم می‌کند. این ویژگی به کاربران کمک می‌کند تا اسناد خود را به صورت منطقی و قابل دسترس مرتب کنند.

پشتیبانی از فرمت‌های مختلف

یکی دیگر از ویژگی‌های مهم نرم افزار بایگانی، پشتیبانی از انواع مختلف فرمت‌های سندی است. این نرم افزارها قادر به ذخیره و مدیریت اسناد در فرمت‌هایی مانند PDF، Word، Excel و تصاویر هستند.

امکان اشتراک‌گذاری اسناد

نرم افزار بایگانی امکان اشتراک‌گذاری آسان اسناد با سایر کاربران را فراهم می‌کند. این قابلیت به خصوص در محیط‌های کاری تیمی بسیار مفید است، زیرا اعضای تیم می‌توانند به راحتی اسناد مورد نیاز خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند و به صورت همزمان روی آن‌ها کار کنند.

برخی از مهم‌ترین قابلیت‌های نرم افزار بایگانی اسناد مایسا

نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک شرکت نرم افزاری آدا، برنامه ای پرسرعت و قدرتمند است که در جهت استفاده در سازمان ها، آموزشگاه ها و شركت هاي مختلف جهت تسهیل فرایند ذخیره سازی الکترونیک اطلاعات و مدارک میباشد.

امکان استفاده گسترده

نرم افزار آرشیو اسناد در شرکت نرم افزاری آدا به‌صورت بسیار حرفه‌ای و همچنین با تحقیق و برسی کارشناسان آدا در آنالیز سازمان‌ها و کسب‌وکارهای مختلف به طوری طراحی شده که در تمامی سازمان‌ها و کسب‌وکارها، به علت داشتن امکانات فراوان و محیط نرم افزاری ساده و گرافیکی به راحتی م‌یتوانند از آن استفاده کنند.

جستجوی پیشرفته

قدرت جستجوی نرم افزار بایگانی در جستجوی کلماتی و زونکنی بسیار پیشرفته است که به شما در پیدا کردن موارد مورد نیازتان در میان انبوهی از اسناد کمک می‌کند.
از جمله امکانات پر قدرت نرم افزار بایگانی اسناد می‌توان به جستجو مدارک و اسناد ، طبقه بندی مدارک ، سطوح دسترسی پیشرفته در زونکن‌ها، اسکن مدارک و اسناد به‌صورتی که با تمامی نرم افزار‌ها متفاوت است و شامل فاکس سرور، ارتباط و لینک بین تمامی مدارک و اسناد و…. می‌باشد

امکان تگ گذاری ویدئوهای بایگانی شده

امکان تگ گذاری روی ویدئوهای بایگانی شده در نرم افزار آرشیو اسناد شرکت آدا به شما این امکان را میدهد که بایگانی الکترونیک ویدئوهای خود را مانند پلتفرم یوتیوب به صورت زمان‌دار و تگ گذاری شده بایگانی کنید. به این صورت که با انتخاب عنوانی در ویدئو به زمان مورد نظر خود در ویدئو هدایت می‌شوید.

فرایند نصب، پشتیبانی و آموزش نرم افزار بایگانی

نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار بایگانی اسناد به گونه‌ای طراحی شده است که به سادگی و در کمترین زمان ممکن انجام شود.

فرآیند نصب

نصب نرم‌افزار بایگانی اسناد با توجه به نیازهای خاص هر سازمان و زیرساخت‌های موجود، به صورت سفارشی انجام می‌شود. تیم فنی ما با هماهنگی و برنامه‌ریزی دقیق، تمامی مراحل نصب را به شرح زیر اجرا می‌کند:

1. ارزیابی نیازهای سازمانی: بررسی نیازها و شرایط موجود در سازمان برای اطمینان از انطباق کامل نرم‌افزار با نیازهای شما.
2. آماده‌سازی زیرساخت‌ها: بررسی و آماده‌سازی زیرساخت‌های فنی مورد نیاز برای نصب نرم‌افزار.
3. نصب نرم‌افزار: نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار بایگانی بر روی سرورهای سازمان.
4. پیکربندی و تنظیمات اولیه: تنظیمات اولیه نرم‌افزار و اطمینان از عملکرد صحیح آن.
5. انتقال داده‌ها: انتقال و مهاجرت داده‌های موجود به سیستم اتوماسیون اداری مایسا.

پشتیبانی

یکی از مزایای استفاده از نرم‌افزار بایگانی اسناد، بهره‌مندی از پشتیبانی یک ساله رایگان است. تیم پشتیبانی ما متعهد به ارائه بهترین خدمات به مشتریان عزیز است و به صورت 24 ساعته آماده پاسخگویی به مشکلات و سوالات شما می‌باشد. خدمات پشتیبانی شامل موارد زیر است:

• رفع مشکلات فنی: ارائه راه‌حل‌های سریع و کارآمد برای مشکلات فنی.
• راهنمایی و مشاوره: ارائه مشاوره در مورد بهترین روش‌های استفاده از نرم‌افزار.
• آپدیت‌های منظم: به‌روزرسانی نرم‌افزار به نسخه‌های جدید و اضافه شدن قابلیت‌های جدید به‌صورت رایگان.

آموزش

آموزش کاربران یکی از مهم‌ترین مراحل پیاده‌سازی نرم‌افزار بایگانی اسناد است. این آموزش‌ها توسط پشتیبانان مجرب شرکت آدا ارائه می‌شود و به صورت رایگان در اختیار مشتریان قرار می‌گیرد. فرآیند آموزش به شرح زیر است:

• آموزش اولیه: برگزاری جلسات آموزشی برای کاربران کلیدی سازمان به منظور آشنایی با تمامی قابلیت‌ها و امکانات نرم‌افزار.
• پشتیبانی آموزشی: پاسخگویی به سوالات آموزشی و ارائه راهنمایی‌های لازم پس از آموزش اولیه.