نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

در یک تعریف خلاصه، به نرم‌افزاری که برای ساده‌سازی فرایندها، مدیریت و نظارت شفاف بر آن‌ها و بالا بردن سرعت انجام کارها در سازمان پیاده‌سازی می‌شود، نرم افزار اتوماسیون اداری گفته می‌شود. این نرم‌افزار با داشتن قابلیت‌های پرشمار و کاربردی، به کسب‌وکارهای مختلف کمک می‌کند تا فرایندهای معیوب خود را شناسایی و بهینه‌سازی کنند، همچنین برای اجرای تسک‌های تکراری و جریان‌های کاری روزانه زمان و انرژی خود را تلف نکنند.  نرم افزار اتوماسیون اداری بخشی سیستم اتوماسیون اداری است.

اجزای اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری

یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری شامل تمام سیستم‌های نرم‌افزاری مورد نیاز شرکت‌ها و سازمان‌ها است. همچنین این نرم‌افزار باید امکان پیاده‌سازی فرایندها و جریان‌های کاری خاص هر کسب‌وکار را نیز داشته باشد تا به آن‌ها برای توسعه‌ای پایدار کمک کند.

• مدیریت دقیق و شفاف اسناد و مدارک سازمانی با کمک هوش مصنوعی و فناوری‌های نوین
• گزارش‌گیری پیشرفته تحلیلی، آماری و توصیفی از وضعیت کلی کسب‌وکار، تیم‌ها و تسک‌ها
• جستجوی پیشرفته در متون، تصاویر اسکن‌شده و فایل‌های PDF با دقت و سرعت بالا (صد درصد فارسی)
• برگزاری جلسات آنلاین ویدئویی و صوتی با امکاناتی مانند تخته وایت‌برد، اشتراک‌گذاری فایل‌ها، ضبط و بایگانی نشست
• تعریف فرم‌های سازمانی به صورت نامحدود با آموزش رایگان برای کاربران
• ایجاد روندهای خودکار (BPMS) و نامحدود برای سازمان‌ها با آموزش رایگان
• ارائه نرم‌افزار با ۶ زبان زنده دنیا برای کاربران داخلی و خارجی
• ارجاع نامه‌ها به صورت صوتی و تصویری با اعلان پیامکی و تلگرامی در صورت خوانده نشدن
• تگ‌گذاری و جستجو در ویدئوهای بایگانی‌شده برای دسترسی سریع به قسمت‌های مختلف
• پیام‌رسان سازمانی با قابلیت گفتگوی متنی، تماس تلفنی و ویدئویی درون سازمانی
• اتصال به هوش مصنوعی برای خودکارسازی وظایف، تحلیل داده‌ها و ارائه پیشنهادهای هوشمند
• تعریف چند امضا و مهر الکترونیک با تعیین مکان پویا در اسناد
• جستجو میان تمامی فیلدهای ثبت‌شده مانند شماره نامه، مضمون و ثبت‌کننده
• مشاهده تاریخچه تغییرات نامه‌ها و اسناد همراه با اطلاعات تغییر‌دهنده.

روش‌های ارائه نرم‌افزار اتوماسیون اداری

یک نرم افزار اتوماسیون اداری هوشمند و کامل باید امکان ارائه به شکل‌ها و روش‌های مختلف را داشته باشد. دو مورد از رایج‌ترین روش‌های ارائه این نرم‌افزار به‌صورت محلی و تحت است. البته‌ روش‌های نوین دیگری مانند ارائه ابری نیز وجود دارد. در ادامه ویژگی‌های اتوماسیون اداری تحت وب را بررسی می‌کنیم. 

اتوماسیون اداری تحت وب چیست؟

اتوماسیون اداری تحت وب به شما امکان می‌دهد از هر مکان و در هر زمانی به داده‌های حیاتی و مهم کسب‌وکارتان دسترسی داشته باشید. استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب باعث می‌شود هزینه‌های مختلف اولیه و نگهداری از تجهیزات مورد نیاز اجرای نرم‌افزار کاهش چشمگیری پیدا کند. برای اجرای این نرم‌افزار فقط نیاز به یک دستگاه هوشمند متصل به اینترنت دارید. اصلی‌ترین مزیت‌های استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب به شرح زیر است: 

• دسترسی آسان و همیشگی
• کاهش هزینه‌ها
• افزایش بهره‌وری
• امنیت اطلاعات
• یکپارچگی سیستم‌ها
• مدیریت در لحظه اسناد و نامه‌های الکترونیکی
• جستجوی پیشرفته
• مدیریت گردش کار
• بهبود شبکه ارتباطات درون و برون‌سازمانی
• پشتیبانی از چند زبان
• امکان تعریف و استفاده از امضای الکترونیکی
• مدیریت دسترسی‌ها با توجه به نیاز هر کاربر
• پشتیبانی از موبایل و سایر سیستم‌ها
• بهبود رضایت مشتری

تفاوت اتوماسیون اداری با دیگر سیستم‌ها

با پیشرفت فناوری و دیجیتال شدن سازمان‌ها، سیستم‌های نرم‌افزاری متعددی برای بهینه‌سازی فعالیت‌های داخلی و خارجی سازمان‌ها توسعه یافته‌اند. هر کدام از این سیستم‌ها اهداف و کارکردهای خاص خود را دارند و شناخت تفاوت‌های آن‌ها برای انتخاب صحیح ابزار مناسب، اهمیت زیادی دارد. یکی از رایج‌ترین این سیستم‌ها، نرم‌افزار اتوماسیون اداری است که معمولاً با سایر سامانه‌ها مانند CRM، ERP، BPMS و ابزارهای مدیریت پروژه مقایسه می‌شود. در این بخش، تفاوت‌ها و مرزهای عملکردی این سیستم‌ها را بررسی می‌کنیم تا مشخص شود که هر کدام چگونه به بهبود فرآیندهای سازمانی کمک می‌کنند و در چه حوزه‌ای بیشترین کارایی را دارند.

تفاوت با BPMS

اتوماسیون اداری بر مکانیزه کردن مکاتبات و فرایندهای اداری تمرکز دارد، در حالی که سیستم‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) به بهبود و خودکارسازی فرایندهای تجاری در سطح وسیع‌تر می‌پردازند. BPMS امکان طراحی، اجرا و نظارت بر فرایندهای پیچیده را فراهم می‌کند، در حالی که اتوماسیون اداری بیشتر به مدیریت مستندات و مکاتبات می‌پردازد.

 CRM

سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) بر بهبود تعاملات با مشتریان و مدیریت اطلاعات مرتبط با آن‌ها تمرکز دارند، در حالی که اتوماسیون اداری به بهبود فرایندهای داخلی و مکاتبات سازمانی می‌پردازد. به طور خلاصه، CRM بر روابط خارجی و اتوماسیون اداری بر فرایندهای داخلی سازمان متمرکز است.

ERP

برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) سیستمی جامع برای مدیریت تمامی منابع و فرایندهای سازمان است، در حالی که اتوماسیون اداری به خودکارسازی مکاتبات و فرایندهای اداری محدود می‌شود. ERP شامل ماژول‌هایی برای مدیریت مالی، منابع انسانی، تولید و غیره است، در حالی که اتوماسیون اداری بیشتر به مدیریت مستندات و ارتباطات داخلی می‌پردازد.

مدیریت پروژه

اتوماسیون اداری به خودکارسازی فرایندهای اداری و مکاتبات می‌پردازد، در حالی که مدیریت پروژه بر برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت بر پروژه‌های خاص تمرکز دارد. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه ابزارهایی برای تخصیص منابع، زمان‌بندی و پیگیری پیشرفت پروژه‌ها فراهم می‌کنند، در حالی که اتوماسیون اداری به بهبود کارایی در امور روزمره اداری کمک می‌کند.

هزینه و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری

انتخاب و تهیه نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای هر سازمانی تصمیمی راهبردی محسوب می‌شود. با توجه به تنوع امکانات و مدل‌های ارائه این نرم‌افزارها، آگاهی از گزینه‌های موجود و بررسی هزینه‌ها و شرایط خرید، نقش مهمی در بهره‌وری نهایی سازمان دارد. در این بخش، سه موضوع مهم یعنی نرم‌افزار اتوماسیون اداری رایگان، برآورد قیمت و راهنمای خرید مورد بررسی قرار می‌گیرند.

نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان

برخی شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم‌افزار اتوماسیون، نسخه‌های رایگان یا دمو (آزمایشی) از محصول خود را در اختیار مشتریان قرار می‌دهند. این نسخه‌ها معمولاً شامل امکانات پایه هستند و به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا پیش از خرید نهایی، قابلیت‌های سیستم را به‌طور عملی تجربه کنند. اگر به‌دنبال نرم‌افزار اتوماسیون اداری رایگان هستید، می‌توانید برای دریافت نسخه دمو یا مشاوره رایگان، با تیم پشتیبانی ما در آدا تماس بگیرید.

قیمت اتوماسیون اداری

تعرفه یا هزینه نرم‌افزار اتوماسیون بسته به چند عامل اصلی متفاوت است:

• تعداد کاربران و سطح دسترسی آن‌ها

• ماژول‌ها و امکانات مورد نیاز

• میزان سفارشی‌سازی سیستم مطابق با فرآیندهای سازمان

• نوع پشتیبانی و خدمات پس از فروش

• مدل ارائه (ابری، تحت وب یا نصب محلی)

از آنجا که نیازهای سازمانی متفاوت است، توصیه می‌شود برای دریافت برآورد دقیق قیمت، شرایط خاص کسب‌وکار خود را با مشاوران ما مطرح کنید.

راهنمای خرید اتوماسیون اداری

پیش از خرید نهایی، حتماً نیازهای سازمانی خود را شناسایی کرده و مشخص کنید که چه ماژول‌هایی برای شما حیاتی هستند. مقایسه میان راهکارهای مختلف موجود در بازار، بررسی رزومه شرکت ارائه‌دهنده، کیفیت پشتیبانی فنی و امکان رشد و توسعه آینده سیستم از جمله موارد کلیدی در تصمیم‌گیری هستند.

نرم‌افزار اتوماسیون اداری باید نه‌تنها با ساختار فعلی سازمان شما هماهنگ باشد، بلکه قابلیت ارتقاء، به‌روزرسانی و سازگاری با نیازهای آینده را نیز داشته باشد. کارشناسان نرم‌افزار آدا آماده‌اند تا در انتخاب بهترین راهکار متناسب با اهداف سازمانی‌تان شما را همراهی کنند.