نرم‌افزار اتوماسیون اداری مایسا؛ به وسعت کسب‌وکار شما

ارتقای امنیت اطلاعات

امنیت اطلاعات، یکی از دغدغه‌های اصلی سازمان‌ها است. نرم افزار دبیرخانه آدا با استفاده از پروتکل‌های امنیتی قوی، از اطلاعات حساس سازمان محافظت می‌کند و جلوی دسترسی‌های غیر مجاز را می‌گیرد. این نرم‌افزار با رمزگذاری داده‌ها و ارائه دسترسی‌های کنترلی، امنیت اطلاعات را تضمین می‌کند و قابلیت بکاپ اتومات در سرور مشتری را دارد.

BPMS و امکان سفارشی‌سازی

BPMS یا سیستم مدیریت فرایندهای سازمانی مهم‌ترین زیرسیستم نرم افزار مایسا است که به صورت رایگان به کاربران آموزش داده می‌شود. این سیستم قابلیت ایجاد جریان‌های کاری خودکار و نامحدود را در اختیار سازمان می‌گذارد. با این امکان تمامی روند های درخواستی یک سازمان تعریف شده و بصورت اتومات به جریان می افتد.

چند زبانه

نرم افزار اتوماسیون اداری مایسا امکان استفاده به شش زبان زنده دنیا را دارد. به دلیل صادرات سامانه مایسا به کشور های مختلف از جمله ترکیه، قطر، عراق، ازبکستان، روسیه، سریلانکا و … سامانه مایسا به شش زبان انگلیسی، ترکی، ازبکی، روسیه، عربی و فارسی می باشد.

فرایند نصب، پشتیبانی و آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری

نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری به گونه‌ای طراحی شده است که به سادگی و در کمترین زمان ممکن انجام شود.

فرایند نصب

نصب نرم‌افزار اتوماسیون اداری با توجه به نیازهای خاص هر سازمان و زیرساخت‌های موجود، به صورت سفارشی انجام می‌شود. تیم فنی ما با هماهنگی و برنامه‌ریزی دقیق، تمامی مراحل نصب را به شرح زیر اجرا می‌کند:

1. ارزیابی نیازهای سازمانی: بررسی نیازها و شرایط موجود در سازمان برای اطمینان از انطباق کامل نرم‌افزار با نیازهای شما.
2. آماده‌سازی زیرساخت‌ها: بررسی و آماده‌سازی زیرساخت‌های فنی مورد نیاز برای نصب نرم‌افزار.
3. نصب نرم‌افزار: نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر روی سرورهای سازمان.
4. پیکربندی و تنظیمات اولیه: تنظیمات اولیه نرم‌افزار و اطمینان از عملکرد صحیح آن.
5. انتقال داده‌ها: انتقال و مهاجرت داده‌های موجود به سیستم اتوماسیون اداری مایسا.

پشتیبانی

یکی از مزایای استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری، بهره‌مندی از پشتیبانی یک ساله رایگان است. تیم پشتیبانی ما متعهد به ارائه بهترین خدمات به مشتریان عزیز است و به صورت 24 ساعته آماده پاسخگویی به مشکلات و سوالات شما می‌باشد. خدمات پشتیبانی شامل موارد زیر است:

• رفع مشکلات فنی: ارائه راه‌حل‌های سریع و کارآمد برای مشکلات فنی.
• راهنمایی و مشاوره: ارائه مشاوره در مورد بهترین روش‌های استفاده از نرم‌افزار.
• آپدیت‌های منظم: به‌روزرسانی نرم‌افزار به نسخه‌های جدید و اضافه شدن قابلیت‌های جدید به‌صورت رایگان.

آموزش

آموزش کاربران یکی از مهم‌ترین مراحل پیاده‌سازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری است. این آموزش‌ها توسط پشتیبانان مجرب شرکت آدا ارائه می‌شود و به صورت رایگان در اختیار مشتریان قرار می‌گیرد. فرآیند آموزش به شرح زیر است:

• آموزش اولیه: برگزاری جلسات آموزشی برای کاربران کلیدی سازمان به منظور آشنایی با تمامی قابلیت‌ها و امکانات نرم‌افزار.
• پشتیبانی آموزشی: پاسخگویی به سوالات آموزشی و ارائه راهنمایی‌های لازم پس از آموزش اولیه.

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری مجموعه‌ای از نرم‌افزارها، سیستم‌ها و سخت‌افزارها است که با هدف ساده‌سازی، خودکارسازی و کاهش نیاز فرایندها و جریان‌های کاری به نیروی انسانی طراحی شده‌اند. اتوماسیون اداری در اصل پاسخی است به نیاز فزاینده شرکت‌ها و سازمان برای بهینه‌سازی و بالا بردن بهره‌وری و کارایی فرایندهای مختلفشان.

اتوماسیون‌های اداری با ارائه سیستم‌ها و زیرسیستم‌های حیاتی و کاربردی برای کسب‌وکارها با هر ابعاد و اندازه و حوزه فعالیتی طراحی و تولید شده‌اند. آن‌ها به بازار آمده‌اند تا قوانین بازی را به نفع سودآوری و بهینه‌سازی کارها تغییر دهند. اتوماسیون اداری طلایه‌دار نبرد با بوروکراسی، وابستگی سیستم‌ها به افراد، فرایندهای صلب و جریان‌کاری‌های بیهوده است. 

استفاده از اتوماسیون اداری سرعت انجام کارها را بالا می‌برد، از بروز خطاهای انسانی جلوگیری می‌کند و باعث می‌شود تمرکز نیروهای متخصص شما به جای حل تسک‌های روتین روزانه صرف تدوین استراتژی رشد و توسعه شود. 

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

در یک تعریف خلاصه، به نرم‌افزاری که برای ساده‌سازی فرایندها، مدیریت و نظارت شفاف بر آن‌ها و بالا بردن سرعت انجام کارها در سازمان پیاده‌سازی می‌شود، نرم افزار اتوماسیون اداری گفته می‌شود. این نرم‌افزار با داشتن قابلیت‌های پرشمار و کاربردی، به کسب‌وکارهای مختلف کمک می‌کند تا فرایندهای معیوب خود را شناسایی و بهینه‌سازی کنند، همچنین برای اجرای تسک‌های تکراری و جریان‌های کاری روزانه زمان و انرژی خود را تلف نکنند. 

یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری شامل تمام سیستم‌های نرم‌افزاری مورد نیاز شرکت‌ها و سازمان‌ها است. همچنین این نرم‌افزار باید امکان پیاده‌سازی فرایندها و جریان‌های کاری خاص هر کسب‌وکار را نیز داشته باشد تا به آن‌ها برای توسعه‌ای پایدار کمک کند. آنچه ما در نرم‌افزار اتوماسیون اداری مایسا در اختیار تمام سازمان‌ها و کسب‌وکارها، از استارت‌آپ گرفته تا ارگان‌های دولتی می‌گذاریم شامل موارد زیر است: 

• مدیریت دقیق و شفاف اسناد و مدارک سازمانی با کمک هوش مصنوعی و فناوری‌های نوین
• گزارش‌گیری پیشرفته تحلیلی، آماری و توصیفی از وضعیت کلی کسب‌وکار، تیم‌ها و تسک‌ها
• جستجوی پیشرفته در متون، تصاویر اسکن‌شده و فایل‌های PDF با دقت و سرعت بالا (صد درصد فارسی)
• برگزاری جلسات آنلاین ویدئویی و صوتی با امکاناتی مانند تخته وایت‌برد، اشتراک‌گذاری فایل‌ها، ضبط و بایگانی نشست
• تعریف فرم‌های سازمانی به صورت نامحدود با آموزش رایگان برای کاربران
• ایجاد روندهای خودکار (BPMS) و نامحدود برای سازمان‌ها با آموزش رایگان
• ارائه نرم‌افزار با ۶ زبان زنده دنیا برای کاربران داخلی و خارجی
• ارجاع نامه‌ها به صورت صوتی و تصویری با اعلان پیامکی و تلگرامی در صورت خوانده نشدن
• تگ‌گذاری و جستجو در ویدئوهای بایگانی‌شده برای دسترسی سریع به قسمت‌های مختلف
• پیام‌رسان سازمانی با قابلیت گفتگوی متنی، تماس تلفنی و ویدئویی درون سازمانی
• اتصال به هوش مصنوعی برای خودکارسازی وظایف، تحلیل داده‌ها و ارائه پیشنهادهای هوشمند
• تعریف چند امضا و مهر الکترونیک با تعیین مکان پویا در اسناد
• جستجو میان تمامی فیلدهای ثبت‌شده مانند شماره نامه، مضمون و ثبت‌کننده
• مشاهده تاریخچه تغییرات نامه‌ها و اسناد همراه با اطلاعات تغییر‌دهنده.

یک نرم افزار اتوماسیون اداری هوشمند و کامل باید امکان ارائه به شکل‌ها و روش‌های مختلف را داشته باشد. دو مورد از رایج‌ترین روش‌های ارائه این نرم‌افزار به‌صورت محلی و تحت است. البته‌ روش‌های نوین دیگری مانند ارائه ابری نیز وجود دارد. در ادامه ویژگی‌های اتوماسیون اداری تحت وب را بررسی می‌کنیم. 

اتوماسیون اداری تحت وب چیست؟

اتوماسیون اداری تحت وب به شما امکان می‌دهد از هر مکان و در هر زمانی به داده‌های حیاتی و مهم کسب‌وکارتان دسترسی داشته باشید. استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب باعث می‌شود هزینه‌های مختلف اولیه و نگهداری از تجهیزات مورد نیاز اجرای نرم‌افزار کاهش چشمگیری پیدا کند. برای اجرای این نرم‌افزار فقط نیاز به یک دستگاه هوشمند متصل به اینترنت دارید. اصلی‌ترین مزیت‌های استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب به شرح زیر است: 

• دسترسی آسان و همیشگی
• کاهش هزینه‌ها
• افزایش بهره‌وری
• امنیت اطلاعات
• یکپارچگی سیستم‌ها
• مدیریت در لحظه اسناد و نامه‌های الکترونیکی
• جستجوی پیشرفته
• مدیریت گردش کار
• بهبود شبکه ارتباطات درون و برون‌سازمانی
• پشتیبانی از چند زبان
• امکان تعریف و استفاده از امضای الکترونیکی
• مدیریت دسترسی‌ها با توجه به نیاز هر کاربر
• پشتیبانی از موبایل و سایر سیستم‌ها
• بهبود رضایت مشتری

نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان

نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان نوعی از این سیستم هوشمند و چابک است که معمولا توسط شرکت‌های نرم‌افزاری تولید‌کننده آن در اختیار مشتریان قرار می‌گیرد. این روش ارائه می‌تواند در قالب دموی رایگان نرم‌افزار یا پکیج رایگان باشد. شما می‌توانید برای اطلاع از چگونگی استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری رایگان مایسا با کارشناسان ما در ارتباط باشید. 

اهمیت اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری نقشی کلیدی در بهبود کارایی و بهره‌وری سازمان‌ها ایفا می‌کند. این سیستم‌ها با حذف فرایندهای دستی و کاغذی، سرعت و دقت انجام امور را افزایش داده و از خطاهای انسانی جلوگیری می‌کنند. همچنین، با ارائه دسترسی سریع به اطلاعات، امکان هماهنگی بهتر بین بخش‌های مختلف سازمان را فراهم می‌کنند. اهمیت دیگر آن در کاهش هزینه‌های عملیاتی است، زیرا از مصرف کاغذ، زمان و نیروی انسانی اضافی جلوگیری می‌شود. از سوی دیگر، اتوماسیون اداری زمینه‌ای برای دیجیتالی شدن کامل سازمان فراهم می‌کند، که در دنیای امروز برای رقابت‌پذیری و رشد سازمان‌ها حیاتی است.

مزایای اتوماسیون اداری

استفاده از اتوماسیون اداری مزایای متعددی دارد، از جمله کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در زمان با خودکارسازی فرایندها، افزایش دقت و کاهش خطاهای انسانی، بهبود امنیت اطلاعات، امکان پیگیری کارها در هر مکان و زمان، و بهبود رضایتمندی کارکنان و ارباب‌رجوع.

کاربرد اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری در بهبود تعاملات اداری و مکانیزه کردن فرایندهای سازمانی نقش دارد. این سیستم‌ها در تمامی سطوح سازمانی، از مدیران ارشد تا کارکنان و حتی مخاطبان برون‌سازمانی، مانند مشتریان و سایر ذی‌نفعان، به کار می‌روند و با مکانیزه کردن جریان‌کارهای سنتی و دستی، به بهبود مدیریت فرایندهای کسب‌وکار کمک می‌کنند.

نحوه استفاده از اتوماسیون اداری

برای بهره‌برداری مؤثر از اتوماسیون اداری، سازمان‌ها باید نیازهای خود را شناسایی کرده و نرم‌افزار مناسبی را انتخاب کنند. پس از نصب و راه‌اندازی، آموزش کارکنان برای استفاده صحیح از سیستم ضروری است. این سیستم‌ها امکان دسترسی به اطلاعات و انجام مکاتبات اداری را در هر زمان و مکان فراهم می‌کنند.

ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دارای ویژگی‌هایی مانند مدیریت اسناد و نامه‌های الکترونیکی، شماره‌دهی اتوماتیک اسناد، جستجوی پیشرفته بر اساس پارامترهای تعریف‌شده و امکان پیگیری مکاتبات اداری هستند. این ویژگی‌ها به بهبود کارایی و سرعت انجام امور اداری کمک می‌کنند.

قیمت اتوماسیون اداری

هزینه نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری بسته به امکانات، قابلیت‌ها و ابعاد سازمان متفاوت است. عوامل مؤثر بر قیمت شامل تعداد کاربران، ماژول‌های مورد نیاز، پشتیبانی فنی و سفارشی‌سازی‌های خاص است. برای اطلاع دقیق از قیمت‌ها، با کارشناسان ما در شرکت نرم‌افزاری آدا تماس بگیرید.

خرید اتوماسیون اداری

در فرایند خرید اتوماسیون اداری، ارزیابی نیازهای سازمان، مقایسه نرم‌افزارهای موجود، بررسی قابلیت‌های هر سیستم و اطمینان از پشتیبانی مناسب اهمیت دارد. انتخاب نرم‌افزاری که با ساختار و فرایندهای سازمان همخوانی داشته باشد، به بهره‌وری بیشتر کمک می‌کند. خرید نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از مهم‌ترین تصمیماتی است که برای سازمان می‌گیرید، لذا استفاده از نظر و تجربه کارشناسان و متخصصان امر اهمیت بالایی دارد، کارشناسان ما در آدا آماده‌اند تا راهنمایی‌ها و مشاوره‌های لازم را در اختیار شما بگذارند. 

اتوماسیون اداری چه تفاوتی با BPMS دارد؟

اتوماسیون اداری بر مکانیزه کردن مکاتبات و فرایندهای اداری تمرکز دارد، در حالی که سیستم‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) به بهبود و خودکارسازی فرایندهای تجاری در سطح وسیع‌تر می‌پردازند. BPMS امکان طراحی، اجرا و نظارت بر فرایندهای پیچیده را فراهم می‌کند، در حالی که اتوماسیون اداری بیشتر به مدیریت مستندات و مکاتبات می‌پردازد.

اتوماسیون اداری چه تفاوتی با CRM دارد؟

سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) بر بهبود تعاملات با مشتریان و مدیریت اطلاعات مرتبط با آن‌ها تمرکز دارند، در حالی که اتوماسیون اداری به بهبود فرایندهای داخلی و مکاتبات سازمانی می‌پردازد. به طور خلاصه، CRM بر روابط خارجی و اتوماسیون اداری بر فرایندهای داخلی سازمان متمرکز است.

اتوماسیون اداری چه تفاوتی با ERP دارد؟

برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) سیستمی جامع برای مدیریت تمامی منابع و فرایندهای سازمان است، در حالی که اتوماسیون اداری به خودکارسازی مکاتبات و فرایندهای اداری محدود می‌شود. ERP شامل ماژول‌هایی برای مدیریت مالی، منابع انسانی، تولید و غیره است، در حالی که اتوماسیون اداری بیشتر به مدیریت مستندات و ارتباطات داخلی می‌پردازد.

اتوماسیون اداری و مدیریت پروژه چه تفاوت‌هایی دارند؟

اتوماسیون اداری به خودکارسازی فرایندهای اداری و مکاتبات می‌پردازد، در حالی که مدیریت پروژه بر برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت بر پروژه‌های خاص تمرکز دارد. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه ابزارهایی برای تخصیص منابع، زمان‌بندی و پیگیری پیشرفت پروژه‌ها فراهم می‌کنند، در حالی که اتوماسیون اداری به بهبود کارایی در امور روزمره اداری کمک می‌کند.

آیا استفاده از اتوماسیون اداری ضروری است؟

با توجه به افزایش حجم اطلاعات و نیاز به سرعت و دقت در انجام امور اداری، استفاده از اتوماسیون اداری برای بسیاری از سازمان‌ها ضروری شده است. این سیستم‌ها با بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایتمندی کارکنان و مشتریان، به موفقیت سازمان کمک می‌کنند.