تحولی در مکاتبات اداری: سریعتر، امنتر، هوشمندتر
مدیریت مکاتبات اداری همیشه یکی از چالشهای بزرگ سازمانها و کسبوکارها بوده است. اما اکنون، با سامانه مکاتبات اداری مایسا میتوانید این فرآیند را ساده، سریع و امن کنید. دیگر نیازی به روشهای سنتی و زمانبر نیست؛ وقت آن است که به نسل جدید اتوماسیون اداری بپیوندید.
سامانه مکاتبات اداری چیست؟
سامانه مکاتبات اداری یک نرمافزار جامع است که به شما این امکان را میدهد تا تمام مکاتبات، اسناد و ارتباطات سازمانی خود را در بستری امن و پیشرفته مدیریت کنید. این سامانه مناسب مدیران ارشد، کارمندان و تمامی سازمانهایی است که به دنبال افزایش بهرهوری و کاهش هزینههای عملیاتی خود هستند.
با سامانه مکاتبات اداری مایسا، تمامی مراحل ارسال، دریافت و مدیریت اسناد و نامههای درون سازمانی و خارج سازمانی، به صورت خودکار و بهینه انجام میشود. دیگر نیازی نیست نگران امنیت اطلاعات یا اتلاف وقت در پیگیری مکاتبات باشید؛ این سامانه همه چیز را برای شما ساده کرده است.
درخواست مشاوره و دمو رایگان
لطفا درخواست خود را ثبت کنید، مشاورین ما در اسرع وقت با شما تماس خواهند گرفت.
فیلم معرفی سامانه مکاتبات اداری مایسا
در کمتر از یک دقیقه خلاصهای از تمامی امکانات سامانه مکاتبات اداری مایسا را مشاهده کنید.
چرا سامانه مکاتبات اداری آدا؟
پنل ارباب رجوع
یکی از ویژگیهای منحصر به فرد سیستم مکاتبات اداری مایسا، داشتن پنل ارباب رجوع، برای گرفتن ارتباط سریع وآسان با مشتریان و تامین کنندگان سازمان.
صرفهجویی در زمان و هزینه
با کاهش وابستگی به کاغذبازی و استفاده از فرآیندهای دیجیتال، نه تنها در هزینههای سازمان صرفهجویی میکنید، بلکه زمان ارزشمند خود را نیز حفظ خواهید کرد.

امنیت بالا در انتقال و حفظ اطلاعات
سامانه مکاتبات اداری مایسا با بهرهگیری از پروتکلهای رمزگذاری پیشرفته، تضمین میکند که تمامی اطلاعات شما هنگام انتقال و نگهداری محفوظ میماند و دیگر نگران درز اطلاعات نخواهید بود.
استفاده از هوش مصنوعی
شما میتوانید در کارهای مختلفی همچون نگارش نامههای اداری، از هوش مصنوعی کمک بگیرید و با کاهش زمان، عملکرد بهتری داشته باشید.
امکانات و قابلیت های کارتابل مکاتبات اداری و دبیرخانه آدا
با استفاده از نرمافزار مدیریت مکاتبات اداری، میتوانید فرآیندهای ثبت، توزیع و بایگانی نامهها را بهصورت مکانیزه و هوشمند پیگیری کنید. این سیستم به شما کمک میکند تا با صرفهجویی در زمان و انرژی، کارایی سازمان خود را افزایش دهید. علاوه بر این، با کاهش مصرف کاغذ در فرآیندهای اداری، گامی مؤثر در حفاظت از محیط زیست برداشته و از دغدغههای مرتبط با دستهبندی، بایگانی و احتمال مفقود شدن اطلاعات رهایی پیدا میکنید. در ادامه با مجموعهای از قابلیتهای سیستم مکاتبات اداری مایسا آشنا خواهید شد که برای تمامی سازمانهای دولتی و خصوصی طراحی شده و مدیریت مکاتبات را بهشکل قابلتوجهی سادهتر و کارآمدتر میسازد.
قابلیت گردش مکاتبات
ابزار کارآمد برای ثبت، پیگیری، و مدیریت روند گردش نامهها و مستندات در سازمانها.
دبیرخانه
سیستمی جهت مدیریت نامهها و مکاتبات اداری، شامل ایجاد، دریافت، و ارجاع نامهها به صورت طبقهبندیشده.
تماس صوتی و تصویری در نرم افزار
ارائه راهحل برای برقراری تماسهای صوتی و تصویری از طریق نرمافزار جهت ارتباط سریع و مستقیم در سازمانها.
ارجاع صوتی و تصویری
امکان ارجاع و ایجاد انواع نامهها با قابلیت ضمیمه کردن صوت و تصویر، مناسب برای ذخیرهسازی و بایگانی مکاتبات.
یادداشت و پیگیری نامه
سیستم ثبت یادداشت و پیگیری مکاتبات با قابلیت اولویتبندی و تخصیص وظایف.
تقویم کاری و جلسات
ابزار سازماندهی جلسات، پیگیری وظایف، و مدیریت تقویم کاری در محیطهای حرفهای.
گزارشات مدیریت
ارائه گزارشهای جامع و تحلیلی از نامهها و مکاتبات برای تصمیمگیریهای مدیریتی.
تبدیل گفتار به متن
فناوری پیشرفته برای تبدیل فایلهای صوتی به متن جهت تسریع در تهیه و ثبت مستندات و نامهها.
گزارشات کامل از نامهها و ارجاعات
تهیه گزارشهای دقیق و کامل از تمامی مکاتبات و ارجاعات به منظور نظارت و پیگیری موثر.
هوش مصنوعی در فرآیند تولید نامهها و ارجاعات
استفاده از هوش مصنوعی برای تسریع در تولید، نگارش، دستهبندی و ارجاع نامهها به مقصد مناسب.
اعلانات پیامکی
ارسال اعلانهای پیامکی برای اطلاعرسانی سریع درباره وضعیت نامهها و ارجاعات مرتبط.
تحلیل ارجاعات و رسوب نامهها به کمک هوش مصنوعی
تحلیل دقیق مکاتبات و شناسایی الگوها با استفاده از هوش مصنوعی برای بهبود فرآیندهای سازمانی.
امکانات ویژه سامانه مکاتبات اداری مایسا
قابلیتهای کلیدی نرمافزار اتوماسیون اداری مایسا
- ثبت انواع نامهها، اسناد، مدارک و فرمها
- ثبت کلیه مشخصات تمام نامههای وارده، صادره، داخلی، پیشنویسها، مدارک مانند نوع نامه، طبقهبندی نامه، ارجاعات و…
- ثبت یکنامه با تفکیک در تمامی سالهای تعریف شده
- ثبت نامه در تمامی دبیرخانههای تعریف شده
- چارت سازمانی بهصورت درختواره همراه با کدینگ
- تعریف و ثبت مکاتبات و اطلاعات سازمانها، اشخاص، شرکتها و…
- تعریف آدرسها و شماره تلفنهای مشتریان در دفترچه تلفن نرمافزار
امکانات کارتابل همراه در اتوماسیون و تنظیم دسترسی کاربران
- تعریف کارتابل مجزا برای سطوح مدیران، سرپرستان و کارشناسان
- ایجاد زونکن شخصی در کارتابلها
- نمایش زونکنهای دبیرخانه در کارتابلها
- ارجاع سریع و گروهی در کارتابل
- امکان تعریف پارافهای از قبل آماده شده برای بالا بردن سرعت ارجاع
- امضا نامههای ارجاعی
- نمایش مهلت اقدام نامهها
- پیگیری نامههای ارجاع داده شده
- اعلان ویژه برای نامههای ارجاع شده به کارتابل
- امکان ارجاع تصویری و صوتی برای مدیران
- مشاهده نامههای امضا شده و خوانده شده در کارتابل
- امکان درج توضیحات و ویرایش روی پوشههای بایگانی، زونکنها و نامهها
- امکان ثبت نامههای داخلی و پیشنویس با درج مضمون نامه و الصاق فایل تصویری یا متنی (Word) و ارجاع آن به کاربران کارتابل و حذف نرم افزار word در اتوماسیون اداری
- تفکیک نامههای خوانده شد و خوانده نشده در کارتابل
- امضا و مهر الکترونیکی پیشرفته؛ این سیستم قابلیت اتصال به سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار را دارد
ارجاع، گردش نامه و مکاتبات توسط نرمافزار اتوماسیون اداری
- ارجاع نامه با استفاده از چارت سازمانی بهصورت درختواره، لیستی و ماژول
- ارجاع سریع به همراه بازدید سریع
- امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک نامه
- امکان ارجاع مستقیم بر روی تصاویر نامه و ارجاع محرمانه
- ارجاع همزمان یک نامه به چندین واحد یا شخص
- نمایش تمامی ارجاعات و رونوشتها در صفحه اصلی با امکان تفکیک آنها
- امکان ارجاع تصویری و صوتی
- امکان ارجاع بهصورت گروهی و ارجاع سریع با استفاده از تعریف ارجاعات پیشفرض
- امکان ارجاع گروهی نامهها به یک شخص یا اشخاص
- تهیه فهرستی از عبارتهای پر استفاده هر مدیر در سرویس ارجاعات نامه به منظور نوشتن سریع دستورات با استفاده از قالبهای از پیش آماده متنوع
- امکان تفکیک و پیگیری نامههای ارجاع شده
- امکان حذف ارجاع قبل از خواندن نامه در کارتابل مخاطب
- امکان اضافه کردن مهلت اقدام بر روی نامهها و پیگیری نامههایی که مهلت اقدام آنها روبه اتمام است
- امکان اضافه کردن پیوست به ارجاعات
- در نسخههای پیشرفته میتوان با استفاده از BPMS بسیاری از جریانهای کاری و فرایندها را شبیهسازی و خودکار کرد
موتور جستجوی دقیق و قدرتمند
- جستجو بر اساس فیلدهای داخل نامهها به صورت ترکیبی
- جستجوی پیشرفته OCR به سه زبان فارسی،عربی،انگلیسی در محتوا
- امکان جستجو در فرم های ساخته شده
- جستجو در زونکنهای مختلف
- جستجو کلمهای یا لایکی و رسیدن سریع به مضمون جستجو در چند ثانیه
- جستجو بر اساس تمامی فیلدها و مضمونهای نامهها بهصورتی ترکیبی یا کلمهای
- جستجوی پیشرفته در دفتر تلفن نرم افزار اتوماسیون اداری تحتوب
گزارشگیری پیشرفته
- امکان تهیه گزاشهای متنوع به صورت کلی، نموداری، آماری، جدولی
- امکان صدور کلیه گزارشهای پویا و آماری به نرمافزارهای ثالث مانند Excel
- گزارش از دفتر اندیکاتور و گزارش از مکاتبات وارده، صادره، داخلی و…
- امکان گزارشگیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره نامه و…
- امکان تهیه گزارش از اقدامات و ارجاعات
- تهیه گزارش از نامههای اسکن شده و نشده
- امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک نامه، و گزارشگیری از پروژههای مختلف
- امکان گرفتن گزارشهای مدیریتی و گزارش از کارهای روزانه کاربران برای تحلیلگران تعریفشده در اتوماسیونهای اداری
قابلیتهای مخصوص مدیران سیستم و کاربران
- تعریف یک یا چند دبیرخانه متمرکز و غیرمتمرکز
- تعریف پیشکد برای دبیرخانه جهت شمارهگذاری نامههای صادره از هر دبیرخانه
- امکان ثبت نامه در سالهای مختلف
- امکان استفاده همزمان چندین کاربر
- امکان تعریف کاربران با سطوح دسترسی مختلف
- پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت
- چت آنلاین نرم افزار بههمراه اعلان صوتی
- پایگاه داده SQL Server و بکاپ گیری اتومات
- هماهنگی کامل پنل ارباب رجوع با سیستم مدیریت فرایندهای کسبوکار
امکانات پیوست
- امکان پیوست انواع فایل با فرمتهای Autocad، Excel، RAR، ZIP، Word، PDF، PowerPoint و…
- امکان پیوست تصاویر بهصورت اسکن مستقیم یا بارگذاری از سیستم شخصی
امکانات اسکن و بایگانی
- قابلیت اتصال به انواع اسکنرهای تکبرگی و دستهای
- امکان اسکن تصاویر با فرمتهای Tiff و Jpg و ذخیره آنها بر روی رایانه شخصی
- امکان خواندن تصاویر گروهی
- ساخت زونکنهای مختلف بهصورت درختواره و لیستی
- امکان تعریف کدینگ برای ساخت زونکنها
- تعریف سطح دسترسی زونکنها برای هر کاربر
- جستجوی سریع و مفهومی زونکن و نامههای زونکن
- امکان بایگانیکردن نامهها در زونکنهای تعریف شده
- امکان بایگانی گروهی نامهها در یک زونکن و یا چند زونکن
- امکان برگشت نامه از زونکنها
مدیریت هشدارها و اعلانها
- امکان تنظیم هشدار و اعلان برای تبدیل پیشنویس نامه وارده و صادره به نامه وارده و صادره
- امکان تنظیم هشدار و اعلان برای نامههای ارجاع شده
- امکان تنظیم هشدار و اعلان برای نامههای دبیرخانهای
- امکان تنظیم هشدار و اعلان برای نامههای ارسال شده
- امکانات تنظیم هشدار و اعلان در تلگرام
- امکان ارسال پیامک برای ارجاعات و فرآیندهای BPMS
سایر امکانات و قابلیتهای تکمیلی
- زیر سیستم تقویم و مدیریت جلسات
- کارتابل آفلاین
- فرمساز و مدیریت فرایندهای کسب و کار
- اتوماسیون همراه برای سیستمهای عامل IOS و Android
- پنل ارباب رجوع
- امکان اتصال به شبکههای مجازی
- امکان ارسال پیامک بر روی نامهها و ارجاعات
- امکان تعریف روال ارجاعات نامه (Workflow)
- امکان ذخیره تاریخچه ویرایشهای انجام شده در مدارک
- قابلیت دسترسی بدون محدودیت جغرافیایی
- پشتیبانی از شش زبان (فارسی،عربی،انگلیسی،ترکی،ازبگی و روسی)
- قابلیت تفکیک شعب خود در سراسر کشور
- قابلیت ارسال نامه به شعب خود در سراسر کشور
- پیگیری نامههای ارسالی به شعب
- ارسال اعلان برای اقدامات روی نامه به شعب مبدا
- گزارش از اعلانهای نامههای ارسالی به شعب
- اعلان روی نامههای خوانده شده
- امکان تفکیک کارتابل دریافتی و ارسالی
- مجهز به نرم افزار پرکاربرد چاپ پستی برای مرسولات
- امکان تفکیک پنل مدیریت سیستم و پنل کاربران
- امکان تعریف گروه و سمتهای چارت سازمانی در اتوماسیون اداری
- قابلیت تعیین جانشین در بازههای زمانی دلخواه
- دارای ایمیل سرور
- امکان پیگیری برون سازمانی نامهها با سیستم مدیریت اعلانها
- امکان ایجاد دسترسی برای نامهها با امنیت محرمانه و بالاتر
- امکان خواندن متن های تایپ شده بصورت هوشمند