سازمانی، همواره از مباحث عمده و مورد توجه در سازمانها بوده است. با ظهور فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات، تغییرات شگرفی در این حوزه در سازمانها به وجود آمد. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمانها و تداوم فعالیتهای آنها مجهز شدن این سازمانها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است.
امروزه با گسترده تر شدن تعاملات درونی و بیرونی سازمان و ضرورت افزایش ارتباطات داخلی و نظارت مستمر بر پیشرفت کارها، مدیران سازمانها نیاز دارند که با سرعت و دقت بیشتری روند انجام امور را نظارت و پیگیری نمایند. تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره‌های کاری فشرده به اندازه‌ای افزایش پیدا می‌کند، که انجام و پیگیری آنها به صورت دستی و سنتی عملا خارج از توان نیروی انسانی بوده و ممکن است با مشکلات زیادی همراه شود.
فهرست محتوا
- 1 سیستمهای اطلاعاتی مدیریت و گردش اطلاعات در اتوماسیون اداری
- 2 اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی
- 3 اتوماسیون اداری
- 4 اتوماسیون اداری و ارتباطات سازمانی
- 5 معایب و مزایا
- 6 دستاوردهای بکارگیری اتوماسیون اداری
- 7 پیش نیازهای پیاده سازی
- 8 امکانات مورد نیاز برای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری
- 9 ویژگی های متمایز شدن سیستم های اتوماسیون اداری از یکدیگر
سیستمهای اطلاعاتی مدیریت و گردش اطلاعات در اتوماسیون اداری
در سال‌های اخیر، سیستمهای اطلاعات از مهمترین و کاراترین راه حل‌ها برای تسهیل، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات و اسناد در سازمانها است. سیستمهای اطلاعاتی، برنامه‌های نرم افزاری هستند که با استفاده از رایانه و بانک‌های اطلاعات (DATA BASE) ، کار جمع‌آوری، ذخیره، بازیابی و کنترل اطلاعات را در سازمانها تسهیل می‌نمایند.
یکی از پرکاربردترین انواع سیستمهای اطلاعاتی که مدیران را در کنترل گردش اطلاعات در سازمان یاری می‌دهد، نرم افزاراتوماسیون اداری (OFFICE AUTOMATIONS SYSTEM) است. در این سیستم، عموما گردش مکاتبات اداری در سازمان مورد توجه قرار می‌گیرد. ولی معمولا دارای ابزارهای ارتباطی متعددی همچون ارسال و دریافت نامه‌ها و دستورالعمل‌ها، ارسال و دریافت پیام‌های شخصی و فوری، ارسال و دریافت نامه‌های الکترونیکی داخلی و … است.
اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی
اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان است. همان طور که منابع انسانی، مواد اولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه ای هستند. از طرفی اطلاعات کلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن یک شاخص اجتماعی به شمار می رود. رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهدبود. اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می گذارد.
مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت درکار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است. اتوماسیون اداری موجب می‌گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختیار مدیران قرارگیرد.
اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم‌افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل‌ها به‌صورت کاملاً یکپارچه و آسان انجام پذیرد و بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه‌بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون‌سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش‌های دست و پاگیر و مرسوم اداری و با صرفه‌جوئی در زمان و لوازم و تجهیزات مصرفی ایجاد شود.
اتوماسیون اداری شامل تمام سیستمهای الکترونیکی است که انواع ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را برقرار کرده یا تسهیل می‌کند.
حجم بزرگی از امور روزمره سازمانها، امور دفتری هستند. می‌توان گفت امور دفتری از جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف مدیران (اجرایی، عملیاتی، میانی، ارشد) با آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیتهایی از قبیل انتشار یا ذخیره (بایگانی) اطلاعات و کار با واژه‌پردازها را بر عهده دارند (داده کاران)، کاربران اصلی و دائمی سیستمهای اتوماسیون اداری و سایر سیستمهای ارتباطی (نظیر سیستمهای مدیریت اسناد) هستند.
اتوماسیون اداری به افزایش بهره وری سازمان در حوزه امور دفتری کمک شایانی کرده است. امور دفتری در گذشته معمولا مورد بی اعتنایی در سازمانها قرار می‌گرفت. علیرغم اینکه سهم بزرگی از نیرو و انرژی را به خود اختصاص می‌داد، ولی هیچ گاه مورد یک بازبینی اصولی در جهت بهبود و افزایش بهره‌وری قرار نگرفته بود.
در اواخر دهه 1980، نتایج یک بررسی در یک دوره 10 ساله بر روی بهره‌وری سازمانها در ابعاد مختلف نشان داد که علیرغم رشد 90 درصدی بهره‌وری در حوزه صنعت، بهره‌وری در بخش امور دفتری، تنها 4 درصد رشد داشته است. این در حالی بود که در همین دوره، هزینه‌های امور دفتری از حدود 30-20 درصد به رقمی حدود 40-30 درصد از کل هزینه‌های سازمان افزایش یافته بود.
نتایج این تحقیق و تحقیقات مشابه نشان داد که در حالی که افزایش بهره‌وری در حوزه‌های مختلف سازمانی به طور روز افزون مورد توجه قرار گرفته و ارتقا یافته است، لکن بهره‌وری در حوزه امور دفتری مورد بی‌توجهی واقع شده است. از این زمان بود که ارائه سیستمهای اطلاعاتی تسهیل کننده امور دفتری و ارتباطات روزمره، مورد توجه قرار گرفت.
اتوماسیون اداری و ارتباطات سازمانی
با نگاهی به کاربردهای سیستم اتوماسیون اداری، مشخص می‌شود که اتوماسیون اداری بیشترین کاربرد را در بخش ارتباطات داشته است. این سیستم اکثر حوزه‌های ارتباطی سازمان را در برگرفته و متحول می‌کند. ارتباط دفتری و مکاتبات اداری، بیشترین حوزه‌های ارتباطی را در سازمانها ایجاد می‌کنند. با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، کلیه مکاتبات اداری و دفتری تحت پوشش این سیستم قرار می‌گیرند. گستردگی کنونی اتوماسیون اداری، به خارج از این مراودات نیز کشانده شده است. با کاربرد این سیستم حتی نیازی نیست که جلسات و کنفرانس‌ها به روش سنتی، یعنی جمع شدن فیزیکی افراد در کنار یکدیگر، انجام شود زیرا کنفرانس از راه دور این محدودیت را برطرف کرده است.
ورود سیستم اتوماسیون اداری به یک سازمان همراه با تحولی عمیق در ارتباطات سنتی و مرسوم سازمان خواهد بود. بسیاری از مراودات و ارتباطات، مانند ارسال یا ارجاع نامه‌ها، با صرف کمترین زمان توسط سیستم، امکان پذیر خواهد بود. این سیستم حتی امکانات جدید ارتباطی را نیز در اختیار کارکنان قرار می‌دهد، مانند ارسال نامه‌های الکترونیک یا پیام‌های شخصی.
به نظر می‌رسد این سیستم برای اغلب حوزه‌های سازمانی که به گونه‌ای به ارتباطات وابسته‌اند، راه حلی دارد. بنابراین می‌توان گفت که تأثیر آن بر ارتباطات سازمانی اجتناب ناپذیر است.
معایب و مزایا
به طورکلی، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می شود.
مزایای مستقیم استفاده از اتوماسیون اداری
اثر مزایای مستقیم افزایش خدمات یا بهره وری و صرفه جویی در وقت یا نیروی کـار را به دنبال داشته و معمولاً قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان امور مالی داشته باشد. این مزایا عبارتند از:
- حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری
- رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده‌ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه
- کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش‌سوزی
- افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور
- کنترل بهتر بر کار
- کم شدن فعالیتهای غیر مولد مانند بایگانی و نگهداری سوابق
- کنترل و نظارت بهتر بر کارکنان
- کم شدن هزینه مسافرتها و گردهماییها
- افزایش رضایت شغلی کارکنان به دلیل افزایش اثربخشی
- افزایش رضایت مشتریان به دلیل خدمات به موقع و ارائه بهتر اطلاعات
- افزایش قابلیت رقابت سازمان
- رشد پدیده دور کاری (کار از راه دور)
مزایای غیر مستقیم استفاده از اتوماسیون اداری
این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است از طریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند از:
کاهش وابستگی به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر
نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات
به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهــای خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد
به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می شود
رقابت بیشتر سازمانها از طریق استفاده از منابع اطلاعـاتی و قابلیت لازم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.
معایب اتوماسیون اداری
اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز دربردارد که عبارتند از :
- ایجاد تغییرات در محیط انسانی
- نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی درکارها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها
- پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها
- ایجاد اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم
- مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه
- نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط برخی از مدیران و یا کارکنان
- کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب.
دستاوردهای بکارگیری اتوماسیون اداری
دستاوردهای بكارگیری سیستم های نوین اتوماسیون اداری :
- امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان
- کاهش فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی فیزیکی اسناد و غیره
- نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمنی بالا ومراجعه آسان
- قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد
- امکان پیگیری تلفنی کارها در هر مكان و هر زمان
- اعمال کنترل بر اطلاعات طبقه بندی شده
- دقت در فرایند انجام عملیات و ثبت تمامی امور
- حذف کامل کاغذ از فرایند انجام کارها
- ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار
- سهولت وسرعت در گردش عملیات
- امنیت بالا در نگهداری از اسناد و امكان دسترسی به آن
پیش نیازهای پیاده سازی
- اعتقاد مدیریت ارشد سازمان به ضرورت ایجاد تحول در سازمان
- شناخت وضع موجود گردش و نگهداری اسناد در سازمان
- فراهم ساختن بستر ارتباطی و تجهیزات سخت افزاری
- تهیه و تدوین متدولوژی استقرار سیستم
- ارائه آموزش های پایه به كاربران
امکانات مورد نیاز برای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری
سیستمهای اتوماسیون اداری علاوه بر معماری، تکنولوژی مورد استفاده در توسعه، پروسه توسعه و … از لحاظ امکانات کاربری دارای قابلیت های گوناگونی هستند ولی اگر تعریف اتوماسیون اداری پشتیبانی از ارتباطات به معنای عام کلمه در یک سازمان باشد می توان گفت حداقل این امکانات عبارتند از:
پشتیبانی از انواع مکاتبات و ارتباط درون و بین سازمانی بصورت الکترونیک
امکان به اشتراک گذاری وظایف و اطلاعات سازمانی و توانایی پیگیری امور با هدف تحقق کارگروهی و تیمی.
امکان تعریف فرمهای سازمانی به صورت الکترونیک
موتور گردش کار جهت محقق سازی فرآیندهای سازمانی
بهره گیری از سیستم مدیریت اسناد الکترونیک جهت پشتیبانی از انواع مستندات سازمانی
بهره گیری از سیستم بایگانی متمرکز سازمانی
پشتیبانی از سازمان های متمرکز و توزیع شده
امکان تبادل اطلاعات با سایر سیستم های اتوماسیون اداری
امکان تبادل اطلاعات با بیرون سازمان از طریق انواع استاندارد داده های ارتباطی نظیر ایمیل، فکس و اس ام اس.
ویژگی های متمایز شدن سیستم های اتوماسیون اداری از یکدیگر
ارتباط سیستم با سایر سیستمهای عملیاتی بخشهای مختلف سازمان نظیر مالی، دریافت پرداخت، کارگزینی، انبار، فروش، امور خریداران و …
امکان مدیریت کار در سازمان به مفهوم تعریف و ارجاع کار و پیگیری اقدامات انجام شده روی کار توسط پرسنل مختلف
امکان دور کاری در بستر امن الکترونیک
امکان بروزرسانی در دوره های زمانی کوتاه مدت
رابط کاربری ساده و شفاف به صورتی که کاربر از بالاترین تا پایین ترین سطح به راحتی بدون سردرگمی و با کمترین تعداد کلیک در مراحل مختلف به مقصود مورد نظر برسد.
بهره گیری ازمکانیزم ها و ساختارهای مناسب در ساختار پایگاه داده به منظور افزایش سرعت سیستم.
