بایگانی چیست؟ مزایا و نحوه بایگانی استاندارد

بایگانی یکی از فرآیندهای حیاتی در سازمان‌ها و ادارات است که به حفظ و نگهداری اسناد و مدارک برای مدت طولانی کمک می‌کند. این مقاله به طور کامل به بررسی اینکه بایگانی چیست، تاریخچه آن، مزایای بایگانی برای کسب‌وکارها، انواع بایگانی، اصول و قوانین بایگانی، انواع اسنادی که می‌توان بایگانی کرد، بایگانی الکترونیکی و کاربردهای بایگانی می‌پردازیم.

معنی و مفهوم بایگانی چیست و تاریخچه بایگانی به چه زمانی بازمی‌گردد؟

بایگانی به فرآیند سازماندهی، نگهداری و حفظ اسناد و مدارک مهم به گونه‌ای اطلاق می‌شود که دسترسی به آن‌ها در آینده ممکن باشد. تاریخچه بایگانی به دوران باستان بازمی‌گردد؛ زمانی که انسان‌ها شروع به نگهداری اسناد و مدارک کتبی، نظیر لوح‌های گلی، پاپیروس، و پوست حیوانات برای حفظ اطلاعات و سوابق خود کردند.

در طول تاریخ، بایگانی به عنوان یک ابزار کلیدی در نگهداری و انتقال دانش و اطلاعات فرهنگی، سیاسی، و اقتصادی مورد استفاده قرار گرفته است. از تمدن‌های باستانی مثل سومریان و مصریان گرفته تا امپراتوری‌های بزرگ مانند روم و ایران، همگی از سیستم‌های بایگانی برای حفظ اسناد مهم استفاده کرده‌اند.

بایگانی چه مزایایی برای کسب و کار دارد و بهترین مکان برای بایگانی کجاست؟

بایگانی نقش کلیدی در موفقیت و بهره‌وری کسب‌وکارها ایفا می‌کند. این فرآیند به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا اطلاعات مهم خود را به طور منظم و سازمان‌یافته نگهداری کنند، که در نهایت به بهبود عملکرد، کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی منجر می‌شود.

مزایای بایگانی برای کسب‌وکارها

1. حفظ اطلاعات حیاتی: بایگانی به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تا اطلاعات مهم و حیاتی خود را به طور امن و مطمئن نگهداری کنند. این اطلاعات می‌تواند شامل اسناد مالی، قراردادها، سوابق مشتریان، و دیگر مدارک حساس باشد که حفظ آن‌ها برای ادامه فعالیت کسب‌وکار ضروری است.
2. بهبود کارایی و بهره‌وری: با داشتن یک سیستم بایگانی منظم، دسترسی به اطلاعات و اسناد به‌سرعت و به‌راحتی امکان‌پذیر می‌شود. این امر باعث می‌شود که کارکنان زمان کمتری را صرف جستجوی اسناد کنند و به‌جای آن بتوانند بر وظایف اصلی خود تمرکز کنند.
3. رعایت قوانین و مقررات: بسیاری از کسب‌وکارها ملزم به رعایت قوانین و مقررات مختلفی در رابطه با نگهداری اسناد و مدارک هستند. بایگانی صحیح و اصولی کمک می‌کند تا کسب‌وکارها از لحاظ قانونی در موقعیت امنی قرار داشته باشند و در صورت نیاز به ارائه اسناد، بتوانند به‌سرعت آن‌ها را ارائه دهند.
4. مدیریت بهتر منابع: با بایگانی صحیح، کسب‌وکارها می‌توانند منابع خود را بهتر مدیریت کنند. این شامل کاهش هزینه‌های مرتبط با نگهداری اسناد فیزیکی، مانند اجاره فضای اضافی یا خرید تجهیزات ذخیره‌سازی است.

بهترین مکان برای بایگانی چیست؟

انتخاب بهترین مکان برای بایگانی بستگی به نوع و حجم اسناد، نیازهای امنیتی، و شرایط محیطی دارد. در اینجا چند نکته کلیدی برای انتخاب بهترین مکان بایگانی آورده شده است:

1. محیط خشک و خنک: اسناد و مدارک کاغذی به رطوبت و دمای بالا حساس هستند. بنابراین، محیطی که برای بایگانی انتخاب می‌شود باید خشک و خنک باشد تا از پوسیدگی و آسیب دیدن اسناد جلوگیری شود.
2. فضای امن و ایمن: امنیت اسناد بایگانی‌شده از اهمیت بالایی برخوردار است. فضای بایگانی باید به دور از دسترسی افراد غیرمجاز باشد و مجهز به سیستم‌های امنیتی مانند قفل‌های مطمئن، دوربین‌های نظارتی، و سیستم‌های هشداردهنده باشد.
3. دور از منابع خطر: اسناد بایگانی‌شده باید در فضایی قرار گیرند که از خطراتی مانند آتش‌سوزی، سیل، و حوادث طبیعی دیگر در امان باشند. برای حفاظت بیشتر، استفاده از تجهیزات ضد آتش و ضد آب می‌تواند ضروری باشد.
4. دسترسی آسان: فضای بایگانی باید به‌گونه‌ای انتخاب شود که دسترسی به اسناد به‌سادگی امکان‌پذیر باشد. این امر به ویژه در محیط‌های کاری پرسرعت اهمیت دارد، زیرا کارکنان نیاز دارند به‌سرعت به اطلاعات دسترسی پیدا کنند.
5. فضای کافی برای توسعه: با توجه به رشد کسب‌وکار و افزایش حجم اسناد، فضای بایگانی باید به‌اندازه کافی بزرگ باشد تا امکان نگهداری اسناد جدید را نیز فراهم کند. برنامه‌ریزی برای توسعه فضای بایگانی می‌تواند در بلندمدت از مشکلات کمبود فضا جلوگیری کند.

انواع بایگانی

با توجه به افزایش حجم اطلاعات و اسناد، انتخاب روش مناسب برای بایگانی می‌تواند تأثیر زیادی بر دسترسی سریع، حفاظت از اطلاعات و بهره‌وری سازمان داشته باشد. در این ادامه، به بررسی انواع روش‌های بایگانی اسناد می‌پردازیم.

1. بایگانی فیزیکی (سنتی)

بایگانی فیزیکی یکی از قدیمی‌ترین روش‌های بایگانی است که هنوز هم در بسیاری از سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این روش، اسناد به صورت کاغذی نگهداری می‌شوند و در مکان‌های فیزیکی مثل قفسه‌ها، پرونده‌ها و زونکن‌ها ذخیره می‌شوند.

1. بایگانی بر اساس موضوع: اسناد بر اساس موضوع یا محتوای مشترک در دسته‌هایی مشخص قرار می‌گیرند. به عنوان مثال، اسناد مالی در یک دسته و اسناد پرسنلی در دسته‌ای دیگر.
2. بایگانی بر اساس تاریخ: در این روش، اسناد به ترتیب زمانی مرتب می‌شوند. این روش برای اسنادی که نیاز به مرور زمانی دارند، مناسب است.
3. بایگانی بر اساس شماره: برخی سازمان‌ها از سیستم شماره‌گذاری برای دسته‌بندی اسناد استفاده می‌کنند. هر سند یک شماره منحصر به فرد دارد که امکان دسترسی سریع به آن را فراهم می‌کند.

2. بایگانی الکترونیکی

با پیشرفت فناوری، بایگانی الکترونیکی به یکی از محبوب‌ترین روش‌های مدیریت اسناد تبدیل شده است. در این روش، اسناد به صورت دیجیتالی ذخیره و مدیریت می‌شوند. بایگانی الکترونیکی مزایایی همچون کاهش فضای فیزیکی، جستجوی سریع و حفاظت بیشتر از اسناد را به همراه دارد. نرم افزار بایگانی مایسا یکی از پیشرفته‌ترین نرم افزارهای مدیریت مستندات می‌باشد که به شما امکان بایگانی اسناد با هر فرمتی را می‌دهد. همچنین شما می‌توانید به راحتی با انواع روش‌های جستجو اسناد مثل سرچ پیشرفته، سرچ OCR به انواع سند مورد نظر خودتان دسترسی پیدا کنید.

اصول و قوانین بایگانی چیست؟

قانون‌های بایگانی نقش بسزایی در ایجاد نظم، تسهیل دسترسی به اطلاعات و حفاظت از اسناد دارند. اصول کلی بایگانی که باید توسط مسئول بایگانی رعایت شود به شرح زیر می‌باشد:

1. اصل نظام‌مندی

یکی از اصول کلیدی در بایگانی، نظام‌مندی است. نظام‌مندی به معنای ایجاد ساختاری منظم و قابل‌فهم برای بایگانی اسناد است. این اصل به دسته‌بندی، کدگذاری و شماره‌گذاری دقیق اسناد کمک می‌کند. به کمک نظام‌مندی، دسترسی به اسناد در زمان نیاز به راحتی امکان‌پذیر خواهد بود و از بروز سردرگمی جلوگیری می‌شود.

• دسته‌بندی: اسناد باید بر اساس معیارهای مشخص مانند موضوع، تاریخ، یا نوع سند دسته‌بندی شوند.
• کدگذاری: استفاده از کدهای منحصر به فرد برای هر سند امکان بازیابی سریع و دقیق را فراهم می‌کند.

2. اصل حفاظت و امنیت

حفاظت از اسناد در برابر آسیب‌های فیزیکی و دسترسی غیرمجاز یکی دیگر از اصول مهم بایگانی است. اسناد باید در محیطی امن و مناسب نگهداری شوند تا از آسیب‌های احتمالی مانند آتش‌سوزی، رطوبت، و سرقت محفوظ بمانند.

• حفاظت فیزیکی: استفاده از قفسه‌های مقاوم در برابر آتش و رطوبت، و ایجاد شرایط محیطی مناسب برای نگهداری اسناد فیزیکی ضروری است.
• حفاظت دیجیتال: در بایگانی الکترونیکی، استفاده از رمزنگاری، سیستم‌های کنترل دسترسی و پشتیبان‌گیری منظم از اطلاعات از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است

3. اصل دسترسی‌پذیری

هدف اصلی بایگانی، تسهیل دسترسی به اسناد در زمان نیاز است. دسترسی‌پذیری به معنای امکان یافتن سریع و آسان اسناد مورد نیاز بدون اتلاف وقت و منابع است.

• سیستم‌های جستجو: استفاده از نرم‌افزار مدیریت اسناد (DMS) و سیستم‌های جستجوی پیشرفته برای بایگانی الکترونیکی می‌تواند به بهبود دسترسی‌پذیری کمک کند.
• دسترسی محدود: باید دسترسی به اسناد حساس به افرادی که نیاز به دسترسی دارند محدود شود تا امنیت اطلاعات حفظ شود.

4. اصل مطابقت با قوانین و مقررات

هر سازمان باید در بایگانی اسناد خود، قوانین و مقررات مربوط به حریم خصوصی، حفاظت از داده‌ها، و مقررات دولتی را رعایت کند. این اصل به معنای اطمینان از مطابقت کامل با الزامات قانونی است.

• حریم خصوصی: اطلاعات شخصی و حساس باید با رعایت قوانین مربوط به حریم خصوصی و حفاظت از داده‌ها نگهداری شوند.
• مقررات دولتی: اسناد مالی، قراردادها و اسناد مرتبط با دولت باید بر اساس قوانین و مقررات مربوطه بایگانی شوند.

انواع اسناد بایگانی‌شدنی

اسناد و مدارک مختلفی را می‌توان در بایگانی نگهداری کرد. برخی از نمونه‌های رایج عبارت‌اند از:

• قراردادها و موافقت‌نامه‌ها
• سوابق مالی و حسابداری
• اسناد حقوقی و قانونی
• مدارک شناسایی و هویتی
• گزارشات و صورت‌جلسات
• اسناد مربوط به مالکیت
• اطلاعات بیماران در مطب ها و بیمارستان‌ها

بایگانی الکترونیکی و مزایای آن نسبت به حالت فیزیکی

بایگانی الکترونیکی به معنای ذخیره و نگهداری اسناد و مدارک به صورت دیجیتال است. این روش بایگانی دارای مزایای زیادی نسبت به بایگانی فیزیکی است:

1. دسترسی سریع‌تر: اسناد الکترونیکی به راحتی و با جستجو قابل دسترسی هستند.
2. صرفه‌جویی در فضا: بایگانی الکترونیکی نیاز به فضای فیزیکی ندارد و تمام اسناد در یک سیستم کامپیوتری ذخیره می‌شوند.
3. کاهش هزینه‌ها: با حذف نیاز به خرید کاغذ و زونکن، هزینه‌های بایگانی کاهش می‌یابد.
4. امنیت بالاتر: اسناد دیجیتال می‌توانند با استفاده از رمزگذاری و سیستم‌های امنیتی پیشرفته، بهتر محافظت شوند.

بایگانی در چه جاهایی کاربرد دارد؟

بایگانی تقریباً در هر نوع سازمان، شرکت، و حتی در زندگی شخصی کاربرد دارد. برخی از موارد استفاده از بایگانی عبارت‌اند از:

• سازمان‌های دولتی و خصوصی: برای نگهداری اسناد قانونی، مالی، و مدیریتی
• موسسات آموزشی: برای نگهداری سوابق دانشجویان و اساتید
• بیمارستان‌ها و مراکز درمانی: برای نگهداری سوابق پزشکی بیماران
• شرکت‌های تجاری: برای نگهداری قراردادها و سوابق مشتریان
• خانه‌ها: برای نگهداری اسناد مهم شخصی مثل مدارک شناسایی و مالی