به منظور راه اندازی فرایند مکاتبات و مراسلات مبتنی بر دبیرخانه سنتی (کاغذی) یا الکترونیکی یکپارچه، برای استقرار فیزیکی هر دستگاه لازم است سرویس دهنده مناسب در نظر گرفته شود تا در بستر ارتباطی فراهم شده بین واحدهای یک دستگاهٰ، مورد بهره برداری قرار گیرد.

کلیه سازمانها و موسسات در جهت انجام وظایف و مسئولیتهای قانونی خود ناچار به تولید و نگهداری اطلاعات می باشند. این اطلاعات در قالب اسناد و مدارک سازمانی (کاغذی یا الکترونیکی) در سازمان تشکیل و جاری و بایگانی می گردد. اسناد و مدارکی که در جریان فرایندهای جاری سازمانها ایجاد می گردد،

درهنگام دریافت نامه ، نام و نام خانوادگي خوانا و قابل استناد باشد.