فهرست محتوا
ساختار گردش مکاتبات
گردش مکاتبات از دو جنبه ساختاری و رفتاری قابل بررسی است.
جنبه ساختاری گردش مکاتبات
- ساختار فیزیکی
- ساختار منطقی
ساختار فیزیکی
به منظور راه اندازی فرایند مکاتبات و مراسلات مبتنی بر دبیرخانه سنتی (کاغذی) یا الکترونیکی یکپارچه، برای استقرار فیزیکی هر دستگاه لازم است سرویس دهنده مناسب در نظر گرفته شود تا در بستر ارتباطی فراهم شده بین واحدهای یک دستگاهٰ، مورد بهره برداری قرار گیرد.
این سرویس دهنده در دبیرخانه سنتی شامل یک دبیرخانه و گروهی از کارکنان است که کار تهیه، ثبت و توزیع مکاتبات را بر عهده دارد.
ساختار منطقی
از دیدگاه منطقی بستر شماره گذاری مکاتبات اداری باید محدود به یک استاندارد باشد. طبق این ساختار کلیه واحدها از یک بستر شماره دهی مشترک یا آدرس دهی یک پارچه و منطقی برای عملیات شماره دهی و ثبت مکاتبات استفاده می نمایند. این روش موجب حذف فرایندهای اضافی در گردش مکاتبات، از جمله ثبت شماره های مشابه و ثبت مکاتبات در دفاتر مختلف، و نیز سبب سهولت در رهگیری و پیگیری مکاتبات می شود.
جنبه رفتاری نامه ها
در جنبه رفتاری نیز به فرایندهای مکاتبات اداری، مراکز کاری و مدل های اتوماسیون اداری توجه شده است. در ادامه مطالب به قسمت هایی از جنبه های رفتاری می پردازیم.
- مکاتبات اداری
- نامه های اداری
- یادداشت های اداری
- نامه های صادره
- نامه های وارده
- اسناد محرمانه
نامه های اداری
نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری و وسیله برقراری ارتباط محدود در داخل یا خارج از یک سازمان باشد و در برگه های مخصوص و استاندارد نامه نگاری یا نشانه و عنوان دستگاه مربوط و در قالب ارکان و اجزای مشخصی تهیه شود، اصطلاحاً نامه اداری نامیده می شود.
این گونه نامه‌های ویژگی‌هایی از جمله سرلوحه، آرم نامه، شماره، تاریخ، پیوست می‌باشند و دارای عنوان گیرنده که با کلمه “به” شروع می شود و موضوع که دربرگیرنده یک جمله یا شبه جمله کوتاه و گویا و شفاف است که خلاصه ای از متن نوشته شده را در بر دارد.
موضوع نامه هم برای گیرنده نامه از لحاظ پی بردن به مفهوم نامه در کوتاه ترین زمان و هم برای کاربران دبیرخانه که اطلاعات آن را در دفتر اندیکاتور یا در اتوماسیون اداری مکاتبات وارد می نمایند به لحاظ تسریع در ثبت، اهمیت دارد.
یک نامه اداری علاوه بر موارد پیشگفت باید دارای امضا، تاریخ، شماره باشد و نیز نوع نگارش در آن رعایت شده و در ضمن باید در رابطه با کارها و وظایف اداری بوده و مراحل تشکیل یک نامه‌های اداری را طی کرده باشد.
یادداشت های اداری
به نوشته هایی می گویند که تمام ویژگی های نامه های اداری را ندارد. در شرایطی مسئول ذیصلاح به منظور سرعت بخشیدن به کاری، یا توقف کاری می تواند آنچه مورد نظرش است، به صورت یادداشت اداری به مقام دیگر بنویسد و درخواست کند.
نامه های صادره
شامل نامه هایی است که از یک سازمان به سازمان دیگر فرستاده می شود.
نامه های وارده
شامل نامه هایی است که از سازمانهای و یا افراد دیگر وارد سازمان شده است.
اسناد محرمانه
شامل اسنادی است که برملا کردن و افشای آن غیر مجاز بوده و باعث بروز خساراتی شده یا این که همه افراد مجاز به آگاهی از آنها و یا باز کردن آنها نباشند. محل توزیع و ثبت نامه های محرمانه اداره حراست است.
انواع اسناد محرمانه
- اسناد به کلی سری: افشای غیر قانونی آن باعث خسارت جبران ناپذیری می شود.
- اسناد سری: اسنادی که امنیت جامعه و کشور را از بعد اقتصادی – فرهنگی – آموزشی بررسی می نماید.
- نامه های خیلی محرمانه: افشای زودهنگام آن باعث ضرر و زیان شده و یا اگر منافعی برای بیگانگان یا افراد ناصالح داشته باشد باعث سوء استفاده آنها می شود.
- نامه های محرمانه: اهمیت و اثر آن از نامه های خیلی محرمانه کم تر است و به مسائل و منافع افراد و اشخاص مربوط است که لازم نیست سایر افراد از موضوع آن باخبر شوند، بدیهی است نوع آن در پشت پاکت با مهر مشخص می شود.
انواع نامه اداری
پرکاربردترین مکاتبه ها در سازمان ها را نامه های اداری تشکیل می دهند. این نامه‌ها را می توان با توجه به الگوهای مختلفی از جمله سطح سازمانی، مقام اداری گیرنده ، پایگاه اداری و امنیتی تقسیم بندی کرد.
سطح سازمانی
نامه های اداری را از نظرسطوح سازمانی یعنی از این منظر که نویسنده و گیرنده نامه داخل یا خارج از یک سازمان باشد، می توان به دو دسته نامه های داخلی و خارجی تقسیم کرد.
1- نامه های داخلی: به مکاتباتی گفته می شود که در داخل سازمان بین واحدهای مختلف صورت می گیرد که اهم آنها به شرح زیر است:
- نامه بین دو واحد هم سطح
- نامه از واحد بالاتربه واحد پایین تر
- نامه واحد پایین تر به مقام یا واحد بالاتر
- نامه ازطرف یک کارمند به یک واحد
- نامه از طرف یک واحد به یک کارمند.
2- نامه های خارجی: به مکاتباتی گفته می شود که با خارج از سازمان انجام می شود. اهم نامه های خارجی براساس مخاطبان آنها عبارتند از:
- نامه به یک واحد شناخته شده در یک سازمان یا وزارتخانه
- نامه به یک وزارتخانه یا سازمان در ارتباط با وظایف آن
- نامه به یک شخص حقوقی
- نامه به یک شخص حقیقی شناخته شده در بخش خصوصی
مقام اداری گیرنده
یکی دیگر از تقسیم بندی های ارائه شده برای نامه های اداری از لحاظ مقام اداری گیرنده است از این منظر می توان نامه های اداری را درسه سطح زیر بازشناخت:
1- سطح یک: نامه های اداری که با عناوین مقام معظم رهبری، رئیس مجمع تشخیص مصلحت نظام، رؤسای قوای سه گانه، وزرا، معاونین رئیس جمهور، مقام های همتراز صادر می شوند.
2- سطح دو: نامه های اداری که با عناوین روسای دفترهای مقام معظم رهبری و سران قوای سه‌گانه، مشاوران رئیس جمهور، معاونان وزرا، استانداران، رؤسا و معاونان اداری و مالی و دیگر معاونان سازمان ها و مراکز مستقل و مقام های همتراز آنها صادر می شوند.
3- سطح سه: نامه های اداری که با عنوان هایی جدا از عنوان های بالا صادر می شوند.
پایگاه اداری
نامه های اداری از نظرپایگاه اداری به نامه های دستوری، هماهنگی، بازدارنده، درخواستی قابل تقسیم می باشند.
- نامه های دستوری: محتوای مثبت دارندو ازمقام بالا به پایین نوشته می شوند.
- نامه های هماهنگی:محتوای مثبت دارند و دو جایگاه مساوی را به لحاظ مقام شامل می شوند.
- نامه های بازدارنده: این نامه ها محتوای منفی دارند و توسط مقام های بالا به پایین نوشته می شوند.
- نامه های درخواستی: محتوای مثبت دارند و از سوی مقام پایین تر نوشته می شوند.
- از نظرامنیتی : نامه های اداری از نظر امنیتی به دو نوع کلی نامه های عادی و طبقه بندی شده (محرمانه و خیلی محرمانه، سرّی و فوق سرّی) تقسیم می شوند.
اجزای نامه های اداری
هر نامه اداری از 6 بخش تشکیل می شود:
- سرلوحه
- عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع نامه
- متن نامه
- امضاء نامه
- گیرنده رونوشت
- نشانی و تلفن
سرلوحه
سرلوحه نامه های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که معمولاً در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است. در وزارت خانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نام موسسه ویا سازمان، شماره و تاریخ و پیوست می باشد.
عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع نامه
منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت است از شخص یا مقام سازمانی یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می شود. عنوان گیرنده نامه با کلمه (به) شروع می شود.
عنوان فرستنده نامه
منظور از فرستنده نامه عبارت است از شخص مقام سازمانی سازمان یا واحد سازمانی که نامه از طرف آن نوشته می شود. بیان کننده ی عنوان فرستنده نامه کلمه (از) می باشد.
موضوع نامه
منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبین محتوای نامه باشد. موضوع نامه با کلمه (موضوع)مشخص می گردد.
متن نامه
متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است. متن نامه ممکن است کوتاه و در یک یا چندسطر باشد و یا در یک یا چند صفحه و هر صفحه در چندین بند (پاراگراف) تهیه و تنظیم گردد.
امضای نامه
مسئولیت نهایی هر نامه بر عهده فرد یا مقام سازمانی است که نامه به وسیله وی امضا می شود. در اینجا منظور از مشخصات امضاء کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضا می کند و عبارت است از نام و نام خانوادگی در سطر اول و عنوان سازمانی وی در سطر دوم که بعد از متن نامه نوشته می شود.
گیرندگان رونوشت
منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی و اشخاصی هستند که می بایست رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد.
نشانی و تلفن
شامل نشانی کامل پستی، کد پستی، صندوق پستی، تلفن، دورنگار و پست الکترونیکی می باشد.
انواع مکاتبات اداری
بیشترین حجم مکاتبات اداری از دو گونه نامه و گزارش اداری میباشد. افزون بر این،گونه های دیگری از نوشتار رواج دارند که عبارت اند از: بخشنامه، صورتجلسه، شیوه نامه، حکم، ابلاغ و برگه.
در اینجا نخست تعریفی مختصر از بخشنامه، صورت جلسه، شیوه نامه، حکم، ابلاغ و برگه ارائه می گردد و آن گاه به دلیل اهمیت نامه و گزارش اداری، این دو مقوله به طور مفصل تر مورد بحث و بررسی قرار می گیرد:
بخشنامه
بخشنامه در لغت به معنای حکم یا دستوری است که از طرف وزارت خانه یا موسسه ای در نسخه های متعدد تنظیم و به شعب و کارمندان ابلاغ می کنند.
تعاریف بخشنامه در اصطلاح اداری چنین است:
الف) نامه ای است که در یک یا چند نسخه برای آگاهی چند نفر فرستاده می شود.
ب) نامه ای است که از طرف رئیس اداره برای آگاهی همه یا قسمتی از کارکنان اداره و انجام دستور معینی نوشته می شود.
ج) بخشنامه عبارت است از تعلیم یا تعلیمات کلی و یکنواخت ( به صورت کتبی) که از طرف مقام ارشد اداری به روسا و مدیران میانی برای ارشاد به سرپرستان و کارکنان و طرز تطبیق قانون یا شیوه نامه ها داده می شود و نباید مخالف قانون یا شیوه نامه باشد و مادام که مخالف صریح با آنها نباشد، از حیث لزوم پیروی مدیران از آن الزامی است. گرچه بخشنامه یکی از نامه های اداری است، که تقریباً از همان ویژگی های مربوط به آن برخوردار میباشد، اما چون مخاطب بخشنامه (گیرنده) معمولاً بیش از یک نفر است، کاربرد آن با نامه تفاوت دارد.
برخی از هدف ها از صدور بخشنامه را می توان چنین برشمرد:
- ابلاغ قوانین و مقررات
- ارائه اطلاعات، مانند انتصاب، تغییراتی در روال و وضع اداری
- ابلاغ شیوه نامه ها
- درخواست گزارش
- ابلاغ رویه های کاری به منظور ایجاد هماهنگی
- ارائه آموزش های لازم به منظور اجرای یکنواخت امور
انواع بخشنامه
الف) انواع بخشنامه از حیث محتوای مطالب: از این منظور بخشنامه ها را می توان به بخشنامه های درخواستی، دستوری، هماهنگی، ابلاغ قوانین، ابلاغ مصوبات داخلی سازمان و بازدارنده تقسیم کرد.
ب) انواع بخشنامه از لحاظ سطح سازمانی: در این تقسیم بندی بخشنامه ها در آغاز به دو گروه عمده بخش های خارجی و داخلی تقسیم می شوند. این تقسیم بندی با استفاده از عنوان های خارجی و داخلی فقط در ارتباط با خارج و داخل سازمان می باشد.
بنابراین، بخشنامه های که از خارج سازمان برای اجرا به سازمان ابلاغ می شوند، خارجی هستند و بخشنامه هایی که در داخل سازمان تهیه می شوند و در جریان قرار می گیرند با عنوان بخشنامه داخلی مشخص می شوند.
بخشنامه های خارجی معمولاً ابلاغ کننده مصوبات مجلس، تصویب نامه های هیأت دولت یا سایر مراجع ذیصلاح کشور به وزارتخانه ها و سازمان های دولتی یا سازمان های خصوصی می باشند از طرف دیگر وظایف برخی از وزارتخانه ها ایجاب می کند که انها برای دیگر وزارتخانه ها و موسسات اعم از دولتی، خصوصی اقدام به صدور بخشنامه کنند.
بخشنامه های داخلی به دو گروه عمده تقسیم می شوند:
گروه اول : بخشنامه هایی که توسط بالاترین مقام سازمانی امضا می شوند که در وزارتخانه ها به این گونه بخشنامه ها عنوان وزارتی داده شده است.
گروه دوم : بخشنامه هایی هستند که توسط واحدهای داخلی برای ادارات هم سطح صادر می شوند. در این مورد می توان به بخشنامه های امور اداری در مورد ساعات کار و بخشنامه های کارگزینی در مورد مسائل استخدامی اشاره کرد.
شیوه نامه
در اصطلاح عبارت است از انجام کار به ترتیبی که به صورت مکتوب تدوین و براساس موازین خاصی برای اجرا به وسیله مقام های دارای صلاحیت و در حدود وظایف و مسئولیت ها و مأموریت های سازمان به متصدیان ذی ربط ابلاغ میشود.
شیوه نامه ها سه دسته اند:
الف) قانونی: شیوه نامه های قانونی در اجرای مفاد یا موادی از قانون به طور عام یا خاص تهیه، تنظیم و ابلاغ می شوند. این گونه شیوه نامه‌ها که گاه نیاز به تصویب مقام خاص یا هیأت وزیران دارند، در فرهنگ اداری ایران با نام شیوه نامه اجرایی شناخته می‌شوند.
ب) اداری: شیوه نامه های اداری در واقع روش های مختلف اجرای کارند که در سازمان ها و موسسات تدوین می شوند و در اختیار کارکنان قرار می گیرند.
ج) فنی: شیوه نامه های فنی برای راه اندازی و بهره برداری و کار با انواع ماشین آلات و ابزارها تهیه می شوند تا علاوه بر آموزش اولیه، با مراجعه به آن بتوان به طور سالم، بهره وری مطلوب و موثر را از ابزار مزبور به دست آورد.
آیین نامه
آیین نامه از لحاظ لغوی به معنی دستورهایی است که برای اجرای قانون یا انجام کارهای اداری نوشته میشود مانند مواردی که در شرح و تفسیر یا دستور اجرایی مرام نامه یا اساس نامه نوشته شده باشد.
حکم
در اصطلاح اداری نوشته ای است که به موجب آن فردی از سوی مقام های صلاحیت دار سازمان یا دستگاه اداری به سمتی منصوب و یا انجام کاری به وی محول شود.
برگه (فرم)
کاغذی است دارای عنوان مخصوص که برخی از قسمت های آن برای ثبت اطلاعاتی همچون نام، مشخصات، تاریخ و دیگر جزییات توصیفی خالی گذاشته می شود.
استفاده از برگه (فرم) در سازمان فایده های بسیاری در بر دارد که برخی از آنها به قرار زیر است :
- کمک به مدیریت و کارکنان درباره اتخاذ تدابیر صحیح اداری به هنگام نگارش و انتقال اطلاعات
- جلوگیری از سرگردانی مراجعه کنندگان در مراحل و روند امور
- تسریع در جریان امور
- ایجاد هماهنگی در روش های انجام کار
- سهولت در ضبط اطلاعات به صورت مکتوب به هنگام گرد آوری آنها و همچنین ایجاد سهولت در استخراج اطلاعات گردآوری شده از طریق استفاده از برگه به هنگام تحقیقات علمی و اداری
- صرفه جویی در وقت و هزینه ها
برگه های (فرم های) رایج در سازمان های دولتی به انواع زیر تقسیم می شوند:
برگه های عمومی: برای ایجاد هماهنگی و انجام امور به طور یکسان در همه سازمان های دولتی، معمولاً سازمان های ذیربط شیوه نامه هایی را تهیه و به همراه سازمان های دولتی ابلاغ می کنند،مانند برگه حکم استخدامی و برگه تقاضای مرخصی.
برگه های اختصاصی: به برگه هایی گفته می شود که توسط یک سازمان یا واحد سازمانی ویژه برای انجام وظایف خود تهیه می شود و در جریان قرار می گیرد. مانند برگه مصاحبه برای استفاده در کارگزینی یا گزینش، برگه پیگیری نامه ها در دبیرخانه، برگه تقاضای وام ضروری و …
برگه های عمومی و اختصاصی خود به دو صورت می باشند:
برگه های دائم: برگه هایی هستند که استفاد ه از آنها برای مدتی نسبتاً زیاد و لااقل تا زمان قدرت و اعتبار یک ماده قانونی با یک تصویب نامه می باشد مانند برگه های استخدام و مرخصی.
برگه های موقت: به برگه هایی گفته میشود که برای انجام امور دوره ای یا اموری که در یک برهه از زمان انجام می شوند، به کار می روند مانند برگه های مربوط به سرشماری یا برگه‌های مربوط به جمع بندی اطلاعات برای انجام یک بررسی علمی یا اجتماعی.
برگه (فرم نامه): به مکاتباتی اطلاق می شود که حالت یکنواختی داشته و مقداری از متن نامه قبلاً‌روی کاغذ چاپ شده و فقط نویسنده نامه جاهای خالی آن را پر می کند و در جریان کار قرار می دهد.
برگه (فرم) ممکن است در داخل یا خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد که بیشتر بخشنامه ها، درخواست ها یا دستورهای قانونی یا اطلاعیه ها از طریق آن صورت می گیرد.
برگه های ویژه: این برگه ها برای موارد خاص توسط یک واحد یا سازمان تهیه می گردد و مورد استفاده می گیرد.
صورت جلسه مکاتبات
جلسه به معنای گرد هم آمدن و نشستن دورهم است. معنای خاص جلسه عبارت است از گردهمایی صاحب نظران و مسئولان براساس وظایف یا مأموریت های محوله در زمان و مکان معین و مشخص. این گردهمایی به منظور گفتگو و رسیدگی درباره حل و فصل یک معضل اداری و کاری در حوزه مسئولیت های سازمانی و اداری می باشد.
پس از تبادل افکارو بررسی وضعیت موجود راه حل مناسبی برای موضوع مطرح شده در جلسه جستجو شده و سرانجام به تصمیم گیری درباره اجزای آن منجر می شود.
براین اساس، صورت جلسه نوشته ای است که خلاصه ی گفتگوی اعضای یک مجلس در آن ثبت شده باشد. از لحاظ حقوقی و اداری صورت جلسه یا صورت مجلس به سند یا نوشته‌ای گفته میشود که در یک نشست رسمی یا یک جلسه اداری تهیه میگردد.
صورت جلسه در لغت به معنی نوشته ای است که در آن، خلاصه گفتگوهای اعضاء جلسه ذکر شده باشد و ورقه ای که در آن شرح واقعه نوشته شود.
از دیدگاه حقوقی، صورت جلسه (یا صورت مجلس) ورقه ای است که یک مقام رسمی (قاضی، پلیس یا غیره) در آن یک عمل قضایی یا یک عمل خارجی (مانند ضرب و جرح و قتل و غیره) را به منظور اثبات یک واقعه مدنی یا کیفری یا اداری ثبت می کند.
همانطور که از معانی آن برداشت میگردد، صورت جلسه یا صورت مجلس به سند یا نوشته ای گفته می شود که در بردارنده مطالب مطروحه، گفتگوها و یا تصمیمات اتخاذ شده در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری باشد.
انواع صورت جلسه مکاتبات
صورت جلسه مشروح: در این گونه از صورت جلسه‌ها، مشروح مذاکرات هر یک از اعضای جلسه به طور کامل نوشته می شود. صورت مشروح مذاکرات به طور معمول در جلسات دادگاه و یا به هنگام تصمیم گیری های مهم به رشته تحریر درمی آید.
صورت جلسه نیمه مشروح: در این نوع صورت جلسه، خلاصه و یا رئوس مطالب عنوان شده از طرف هر یک از شرکت کنندگان درج می گردد.
صورتجلسه خلاصه: در این گونه ، خلاصه مطالب و یا فقط نتیجه مذاکرات به طور خلاصه درج می شود. سپس تصمیمات اتخاذ شده منعکس می گردد.
صورت جلسه به شکل فرم: در حال حاضریکی از متداولترین گونه های صورت جلسه استفاده از فرم های مخصوص است. این فرم ها به وسیله سازمان های ذیربط تهیه و تدوین شدن و در جریان کار همان سازمان قرار می گیرد. تهیه صورت جلسه توسط دبیر یا منشی جلسه تنظیم و تهیه می شود، به امضای اعضا می‌رسد.
وظیفه های دبیر جلسه عبارتند از :
- تهیه دعوت نامه، ارسال و حصول اطمینان از دریافت آن به وسیله اعضا
- تدارک محل و امکانات مورد نیاز
- هماهنگی و تنظیم وقت جلسه
- تنظیم صورت جلسه به روش های پیشگفت و به امضا رساندن آن
- ارسال صورت جلسه برای اعضای جلسه
- بایگانی سوابق جلسه در صورت لزوم
گزارش نویسی
یکی از وظایف عمده هر سازمان، گردآوری و ارائه اطلاعات درست، دقیق و سریع به مدیر و مقام های تصمیم گیرنده است. به گونه ای که این مقام ها در سطوح مختلف سازمانی بتوانند با استفاده از اطلاعات به دست آمده تصمیم های لازم را اتخاذ کنند.
بنابراین، بیش تر برنامه ریزی ها و تصمیم ها بر مبنای گزارش واطلاعاتی است که ارائه می شودوبا توجه به اهمیت گزارش، تهیه کننده گزارش در مقابل سازمان و مدیر خود مسئول است و کوچک ترین سهل انگاری در این مورد ممکن است ضرر جبران ناپذیری را متوجه سازمان کند.
تعریف گزارش
گزارش را می توان انتقال اطلاعات،رویدادها، نتایج تحقیق ها و بررسی های انجام شده به مقام بالاتر و یا هم تراز اداری برای تصمیم گیری و استفاده علمی، فنی، یا اداری تعریف کرد.
تعریف گزارش نویسی
گزارش نویسی عبارت است از فن نگارش اطلاعات، رویدادها، جزییات و مسائل با رعایت ترتیب و توالی منطقی و تشخیص اولویت های مطالب و توجه به چارچوب گزارش، رعایت دستور زبان، نشانه گذاری و پاراگراف بندی که با صحت و سرعت به خواننده آن منتقل شود.
درگزارش نویسی این مهم است که نویسنده گزارش بتواند تصویر روشنی ازفکروهدف خود در ذهن خواننده ترسیم کند.
گزارش اداری
هر نوشته ای که براساس سلسله مراتب اداری از رده پایین تر به رده بالاتر و به منظور ارائه نتایج دستورهای صادره تهیه می شود، گزارش اداری نامیده می شود.
هر مدیریتی در هر سطحی ازسطوح، برای آن که بتواند از جریان امور حوزه خود آگاهی پیدا کند و بر پایه این آگاهی واکنش منطقی نشان دهد و تصمیمی درست و موثر بگیرد، ناگزیر باید گزارش هایی را دریافت کند.
در این گزارش محتواو نتایج مطالعات و تحقیقات و بازرسی ها، نحوه میزان پیشرفت اجرای برنامه ها و دستورها، ثمرات فعالیت ها و پیامدها و بازتابهای آنها، کنش و واکنش های درونی و بیرونی خلاصه هر واقعه مهم و حساسی که در محدوده سازمان و حریم و محیط آن روی داده یا بر آن اثر گذاشته منعکس می شود.
فایده و اهداف گزارش در مکاتبات
اهداف گزارش را می توان فهرست وار به این شرح بیان کرد:
- برطرف کردن نیازهای اطلاعاتی مدیریت
- اطلاع مدیریت از کمیت و کیفیت فعالیت های انجام شده در واحد تحت نظر خود
- اطلاع مدیریت از چگونگی اجرای دستورهای صادره
- ارائه آمار فعالیت ها به مقام های بالاتر
- انتقال اطلاعات و تجربیات به سایر مدیریت های سازمان
انواع گزارش
گزارش را می توان از نظراندازه، محتوا و نحوه و فوریت ارائه آن تقسیم بندی کرد:
گزارش از نظر اندازه: از این منظر گزارش را می توان به گزارش کوتاه (حدود سه صفحه) و گزارش مفصل ( بیش از سه صفحه) تقسیم کرد. معمولاً گزارش کوتاه و مفصل جداگانه تهیه و منظم به یک نامه برای مقام بالاتر ارسال می شود.
گزارش مفصل و رسمی دارای ده قسمت می باشد: 1. نامه پیوست، 2. جلد گزارش 3. صفحه عنوان گزارش 4. فهرست جامع مطالب 5. خلاصه گزارش ( برای مقامات عالی رتبه) 6. مقدمه 7. متن 8 . نتیجه یا پیشنهاد 9. پیوست ها و 10. منابع و مأخذ.
گزارش از نظر محتوا: گزارش از نظر محتوا شامل گزارش های اطلاعی (مانند گزارش کارکرد ماهانه وسالانه)، تحقیقی(مانند گزارش بررسی علل حادثه) و تحلیلی است. گزارش تحلیلی، کامل ترین نوع گزارش محسوب می شود مانند گزارش علل کاهش کیفیت یا کمیت تولید.
در این نوع گزارش ضمن بررسی، اطلاع رسانی شده و علل موردنظر هم تجزیه و تحلیل میشود. ضمن اینکه نظرات گزارش دهنده نیز به عنوان پیشنهاد ارائه می گردد.
گزارش از نظر نحوه و فوریت ارائه:گزارش را از نظر نحوه ارائه می توان به گزارش های عادی (اشکار) یا طبقه بندی شده (محرمانه و نظایر آن) و از نظر فوریت ارائه به گزارش عادی، فوری و خیلی فوری (آنی) تقسیم بندی کرد.
مراحل گزارش نویسی
نویسندگان کتاب های پایه و معتبر گزارش نویسی، مراحل چهارگانه شامل: تهیه و تدارک، طرح ربط منطقی مطالب، نگارش و تجدیدنظر را در تنظیم هر نوع گزارش ضروری دانسته اند.
الف) مرحله تهیه و تدارک: پیش از اینکه آغاز به نوشتن کنیم، باید تمام اطلاعات، حقایق، علل و عوامل مربوط به گزارش را مورد نظر قرار دهیم و برای این کار باید تعیین کنیم که هدف ما از نوشتن گزارش چیست. خواننده آن کیست. چه اطلاعاتی دارد و به چه اطلاعاتی نیاز دارد.
افزون بر آن، داشتن آمادگی ذهنی، روانی و جسمانی برای نگارش دارای اهمیت بسیار است. همچنین دارا بودن ذوق، شوق، قریحه نویسندگی، تسلط و آشنایی کافی به موضوع مورد بحث، شناخت منابع و استفاده از آیین نگارش از اهمیت خاصی برخوردار است.
ب) مرحله طرح ربط منطقی مطالب:در هرطرحی، رعایت ترتیب و توجه به توالی و اولویت ها و ارتباط منطقی مطالب اهمیت بسیار دارد و هنر نویسنده را نشان می دهد.
ج) مرحله نگارش : مهم ترین قسمت گزارش، نگارش اطلاعات گردآوری شده و ایجاد ارتباط منطقی بین مطالب است.
برای اینکه گفتارمان را به صورت نوشته ای قابل قبول در آوریم، باید درست بیندیشیم و چیزی را که می خواهیم بگوییم یا بنویسیم با نظم و ترتیب منطقی و اسلوب طبیعی، در قالب کلمات مناسب و درست درآوریم تا خواننده به مفهوم و اندیشه نوشته به درستی پی ببرد.
نوشتن یکی از ابزارهای مهم ارتباطات است و به یاری آن می توان اندیشه ها، احساسات، افکار و باورهای خود را به دیگران منتقل نمود. بنابراین نویسنده گزارش باید ساختار و ترکیب نوشته خود را مشخص کند.
مواردی که برای تهیه رئوس مطالب هر گزارش ارائه می شود عبارت است از :
- عناوین مطالب در گروه های فکری اصلی طبقه بندی شود.
- مطالب گروه های فکری، به ترتیب منطقی و حسب درجه اهمیت و اولویت آنها تنظیم شود.
- قسمت های تنظیم شده به ترتیب منطقی نوشته شود.
د) مرحله بازنگری و تجدیدنظر : برای اطمینان از نحوه تهیه گزارش و مطالب تهیه شده پاسخ به پرسش های زیر راهنمایی مناسبی برای اصلاح، تکمیل و رفع کاستی های گزارش است:
آیا عنوان و موضوع گزارش درست انتخاب شده است؟
آیا مطالب گزارش با عنوان آن مطابقت دارد؟
آیا مطالب گزارش روشن و قابل فهم است؟
آیا مطالب گزارش به صورت منطقی و براساس اولویت تنظیم شده است ؟
آیا همه اطلاعات لازم در موردگزارش گردآوری و ارائه شده است ؟
آیا نتیجه و پیشنهادهای ارائه شده قابل اجرا و پیگیری است؟
آیا گزارش از نظردستور زبان، پاراگراف بندی و نشانه گذاری درست تنظیم شده است؟
آیا متن گزارش از نظر تایپ و تعداد نسخه های مورد نیاز، دقیقاً وارسی شده است؟
در مجموع، گزارش باید به آسانی قابل فهم بوده و برخواننده اثر مثبت بگذارد و فکر او را دچار آشفتگی نکند
