تاثير به كارگيری اتوماسيون اداری بر بهره وری منابع انسانی و ارباب رجوع و حفظ سلامت آنها در برابر ویروس ها

اتوماسیون اداری

اتوماسيون اداری موضوعي است كه اخيرا در حوزه فناوری اطلاعات مورد توجه زيادي قرار گرفته است. با توجه به اين كه اتوماسيون اداری، بهترين ابزار براي رسيدن بـه راهكارهاي مفيد، جهت صرفه جويي در زمان و استفاده بهينه از امكانات موجود در سازمان مي باشد، از همين رو است كه راه حل هاي مكانيزه به گـردش مكاتبـات سـازمان سرعت بخشيده و همچنين مديريت بر گردش كارها را ميسر مي سازد.

در اين فرايند، مكاتبات كاغذي، صرفه جويي و استفاده بهينـه از زمـان و افـزايش بهـره وری عملـي مي گردد و همچنین می توان برای حفاظت از سلامت نیروی انسانی و ارباب رجوع و جلوگیری از شیوع احتمالی هرگونه ویروس در مجموعه کمک کرد.

اتوماسیون اداری چگونه به بهروری منابع انسانی کمک می کند ؟

بدين منظور، استفاده از سيستم اتوماسيون اداری به عنوان روشي نوين، از سويي به جريان كار سرعت مي بخشد و از سويي ديگر، با جمع آوري اطلاعات مجموعه فعاليتهاي سازمان و طبقه بندي آنها، بستر مناسبي را براي سرعت بخشيدن به امور روزمره فراهم مي سازد.

مسلما با تسهيل فرايند انجام كارها، يكي از اهداف هر سازمان كه همانا رضايت ارباب رجوع و افزايش بهره وري منابع انساني است، حاصل مي شود.

تا بر اين تاثیر به كارگيري اتوماسيون اداری بر بهره وري منابع انساني، 2 شاخص كارايي و اثربخشي را نيز در بر دارد و چون بهره وري تلفيقي از كارايي (درست انجام دادن كارها و اثربخشي است)، يعني هم متضمن كارايي است و هم اثربخشي.

به اين ترتيب مفهوم بهره وري يعني بهره وري منابع انساني است و نيازمند تحليل در زمينه تاثير به كارگيري اتوماسيون اداری بر كارايي و اثربخشي در همه سازمانها مي باشد.

مراحل شناسایی سیستم اتوماسیون اداری

از جمله تحقيقات صورت گرفته در زمينه فناوری اطلاعات اولين گام شناسايي سيستم اتوماسيون اداری است كه از اهميت زيادي برخوردار مي باشد.

1- در تحقیق انجام شده، بررسي تأثير فناوری اطلاعات بر اثربخشي سازمان بوده است كه در اين تحقيق سرعت انجام كارها، بازيابي به موقع اطلاعات و سرعت دسترسي به اطلاعات در مقايسه با قبل از به كارگيري سيستم فناوری اطلاعات، افزايش يافته و اين افزايش در اين ابعاد، موجب اثربخشي سازمان شده است.

البته دقت در انجام كارها و ذخيره سازي اطلاعات در مقايسه با قبل از به كارگيري سيستم فناوری اطلاعات افزايش يافته است اما موجب اثربخشي سازمان نشده است.

2- تحقيق ديگري در زمينه بررسي تأثير اتوماسيون اداری بر بهره وري سازماني در شركت پالايش و پخش تهران درسال 1384 انجام شد كه نتيجه نشان داد ميان افزايش اتوماسيون اداري و بهره وري سازماني در شركت هاي مورد بررسي رابطه مستقيمي وجود دارد، به عبارتي نوع اين رابطه مثبت بوده است.

3- در تحقيق بررسي تاثير مكانيزاسيون بر كارايي كاركنان انجام شده اين طور نتيجه گرفتند كه مكانيزاسيون بين فاكتورهاي سرعت، دقت، تصميم گيري به موقع ، سلامت کارکنان و رضايت شغلي، مكانيزاسيون فقط به سرعت و رضايت شغلي تأثير داشته است.

4- در تحقيق نهايي كه در داخل كشور صورت گرفته است در زمينه بررسي تأثير اتوماسيون اداری برعملكرد كاركنان بوده که تمام عوامل، دسترسي سريع و آسان به آمار و اطلاعات، ايجاد وحدت رويه در كليه امور، سرعت در انجام امور و صحت و دقت درعمليات برعملكرد كاركنان تأثير داشته است در نتيجه اتوماسيون اداری موجب ميشود عملكرد كاركنان افزايش پيدا كند.

همچنین استفاده از مکانیزاسیون در سازمان ها نشان داده است که ارتباط فیزیکی افراد سازمان با هم کم شده، در نتیجه سلامت افراد تضمین و مانع شیوع هرگونه ویروس احتمالی بین کارکنان می گردد و این امر از رضایتمندی کلی سازمان و حتی ارباب رجوع برخوردار بوده است.

چند نکته سیستم  اتوماسیون اداری

پيشنهاد مي شود به منظور اجرا و به كارگيري موفق سيستم اتوماسيون اداری برای سازمان ها، برنامه هاي مختلفي تدوين و اجرا گردد

1- يكي از علل اصلي كه به كارگيري اتوماسيون اداری در شركت نتوانسته در افزايش اشتياق كاري كاركنان تأثيرگذار باشد، اين است كه اشتباهاتشان در اجراي اين سيستم مانع افزايش اشتياق كاری آنها گرديده است.

در نتيجه پيشنهاد ميشود نيازهاي آموزشي كاركنان در به كارگيري اين سيستم جديد در نظر گرفته شود و با استفاده از استادان مجرب و به كارگيري سيستمهاي پيشرفته آموزشي، اين آموزشها در سطح مطلوبي برگزار شود تا اشتباهات كاركنان در اين زمينه كاهش يابد و باعث افزايش اشتياق كاري آنان گردد، که این امر از طریق کارشناسان مجرب شرکت نرم افزاری آدا قابل حل می باشد.

2- يكي ديگر از علل اصلي كه به كارگيري اتوماسيون اداری در شركت نتوانسته در كاهش شكايات ارباب رجوع تأثيرگذار باشد، اين است كه كاركنان به موقع به نامه ها پاسخ نميدهند.

پيشنهاد ميشود كه شخص به يك سيستم اخطار دسترسي داشته باشد كه اولويت دسترسي به نامه ها را مشخص كند و همچنين حداكثر زماني كه براي پاسخگويي به آن احتياج ميباشد را تعيين كند، که میتوان در سامانه اداری مایسا از سیستم آلارم دهی روی نامه ها و مهلت اقدام برای اجاعات استفاده کرد.

3- به كارگيري اتوماسيون اداری درشركتها علاوه بر اين كه باعث كاهش زمان و سيكل جا به جايي نامه هاي اداري گرديده است، باعث شده است از شیوع احتمالی ویروس بین افراد جلوگیری شده و سلامت همه کارکنان و ارباب رجوع را تا حد زیادی تضمین نماید.

4- يكي دیگر از دلايل اين است كه به كارگيري اتوماسيون اداری نتوانسته در افزايش رضايت كاري كاركنان از سرعت كارها تأثيرگذار باشد، در نتيجه پيشنهاد مي شود مشاركت كاركنان در كارها افزايش يابد و نيازهاي واقعي آنها در نظر گرفته شود و در صورت مأموريت يا مرخصي بودن كاركنان، جانشيني براي آنها در نظر گرفته شود.

همچنین در اتوماسیون اداری آدا این امکان فراهم شده است که تعیین جانشین برای کارکنان تنظیم شود و همچنین بتوانند در سیستم فرم های مختلف از جمله فرم مرخصی و ماموریت تعریف کنند و دیگر نیاز به درخواست حضوری نباشد.

5- يكي ديگر از مشكلات اين است كه به كارگيري اتوماسيون اداري نتوانسته در كاهش مشكل قطعي سيستم و عدم پاسخگويي سيستم تأثيرگذار باشد، در نتيجه پيشنهاد مي شود شبكه LAN شركت مجهزتر گردد و انجام اين كار از متخصصان IT و رايانه استفاده بيشتري شود.

به كارگيري اتوماسيون اداري در شركت ها بايد در كنترل بيشـتر برامور كاري كاركنان تأثير داشته باشد و تمامی نیازهای اداری آنها و مدیران را مرتفع سازد.

در نتیجه

سيستم اتوماسيون اداری تحت وب شرکت نرم افزاری آدا براي بهبود سيستم دبيرخانه و با بهترین امکانات اداری برای سهولت کار کارکنان و مدیران شرکت ها و سازمان ها در کنار تیم مجرب شرکت آدا آماده خدمت رسانی هرچه بهتر به مردم عزیز ایران در هر نقطه جهان می باشد.