نحوه نگارش نامه اداری + به همراه 3 نمونه نامه اداری

اگر در سازمانی مشغول به کار هستید، احتمالاً از اینکه باید برای هر کاری نامه بنویسید، کلافه شده‌اید. سال‌هاست که سازمان‌ها نامه را به‌عنوان ابزار ارتباطی پذیرفته و به آن خو گرفته‌اند. با ورود اتوماسیون اداری، بخشی از فرآیند نامه‌نگاری خودکار شده، ولی برای بیان درخواست، اطلاعیه، ابلاغیه یا گزارش باید با نحوه نگارش نامه اداری آشنا باشیم. در این مقاله از آدا، ساختار و نکات کلیدی نگارش نامه اداری را مرور می‌کنیم و در پایان، برای درک بهتر موضوع چند نمونه نامه اداری را بررسی خواهیم کرد.

انواع نامه اداری

نامه‌های اداری انواع مختلفی دارند از ابلاغیه، اطلاعیه، دعوت‌نامه تا نامه‌های درخواستی یا دستوری. این نامه‌ها براساس هدف نگارش نام‌گذاری می‌شوند؛ یعنی نامه‌ها برای هماهنگی، اطلاع‌رسانی، درخواست یا ابلاغ دستور نوشته می‌شوند.

نوع نامه به موقعیت نگارنده و گیرنده نامه، و نسبت سازمانی آنها نیز بستگی دارد. برای‌مثال، نامه دستوری از موضع بالا به پایین نگارش می‌شود، درحالیکه نامه درخواستی از موضع پایین به بالا نگارش می‌شود.

در تقسیم‌بندی دیگر، نامه‌های خارجی و داخلی را داریم. نامه‌هایی که برای افراد داخل سازمان می‌نویسیم، نامه داخلی و نامه‌هایی که برای سازمان‌های دیگر می‌نویسیم، نامه‌های خارجی تلقی می‌شوند. نامه‌های خارجی معمولاً رسمی‌تر هستند.

آشنایی با اصول نگارش نامه اداری

نامه‌های اداری طی سالها به یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی در سازمان‌ها تبدیل شده‌اند. نامه‌ها فقط برای انتقال پیام نیستند، بلکه سند مکتوبی هستند که مثل حافظه سازمان، وقایع و تصمیم‌گیری‌ها را ثبت می‌کنند و می‌توانیم درصورت نیاز در آینده به آنها مراجعه کنیم. برای‌ مثال در مواردی که نیاز به بررسی سوابق باشد یا درصورت مراجعه به مراجع قانونی، نامه‌ها می‌توانند اطلاعات لازم را ارائه دهند. به همین دلیل، آشنایی با اصول نگارش آن، برای هر فردی که با نامه اداری سروکار دارد، ضروری است. اصول نوشتن نامه اداری را در ۴ بخش بررسی می‌کنیم.

سربرگ و هویت سازمان

معمولاً سازمان‌ها قالب مشخصی برای نامه‌های اداری دارند که در آن لوگو، نام سازمان و گاهی اطلاعات تماس در بالای صفحه درج می‌شود. این قالب که به سربرگ معروف است، نشان‌دهندۀ هویت سازمان است. اگر سازمان شما سربرگ مشخصی ندارد، می‌توانید برای نگارش نامه‌های خارجی، لوگو و نام سازمان را در گوشه بالا سمت راست قرار دهید.

شروع نامه‌ها با یک «باسمه‌تعالی» در وسط و لوگو سازمان در بالا سمت راست است. در گوشه بالا سمت چپ هم معمولاً سه ویژگی کلیدی هر نامه یعنی شماره، تاریخ و پیوست قرار می‌گیرد.

شماره نامه بسته به خط مشی سازمان، مجموعه‌ای از اعداد یا ترکیبی از عدد و حروف است. هر نامه اداری باید شماره نامه داشته باشد. در سازمان‌های بزرگ، شماره نامه توسط دبیرخانه تعیین می‌شود. البته، بسیاری از اتوماسیون‌های اداری یک شماره به هر نامه اختصاص می‌دهند.

اگر نامه شما دارای ضمیمه یا فایل همراه است، در بخش پیوست به نوع و تعداد آن اشاره کنید، مانند: سه برگ گزارش مالی. اگر هنوز نسخه فیزیکی نامه را در سازمان تحویل می‌دهید، پیوست را سمت راست بالا، منگنه کنید.

مشخصات گیرنده و موضوع نامه

در ادامه، نام گیرنده، سمت گیرنده و موضوع نامه را ذکر کنید.

جناب آقای /سرکار خانم …
مدیر محترم/ معاون محترم …

موضوع: دعوت به جلسه کمیته فنی

اگر نام فرد را نمی‌دانید، فقط سمت او را بنویسید. هرچند بیان موضوع لازم است، ولی اگر در مواقعی که موضوع پیچیده یا گنگ است، می‌توانید آن را ذکر نکنید.

شروع متن نامه

پس از درج موارد فوق، متن نامه را با یک سلام محترمانه آغاز کنید. عباراتی مانند «با سلام و احترام» یا «سلام علیکم» رایج هستند. در متن، ابتدا به معرفی کوتاه هدف نامه بپردازید، سپس جزئیات را با ترتیب و وضوح مناسب بیان کنید. جملات کوتاه، مستقیم و بدون ابهام بنویسید و از اصطلاحات غیرضروری یا مبهم پرهیز کنید.

پایان‌بندی و امضا

در پایان نامه، پس از جمع‌بندی یا بیان درخواست نهایی، از عباراتی مثل «با تشکر و احترام» برای حسن‌ختام استفاده کنید. پس از آن، در سمت چپ پایین نامه، بخشی برای درج نام، سِمت و امضا قرار دهید. در سطر اول نام و در سطر دوم سمت خود را درج کرده و امضا کنید. در نامه‌های رسمی، به‌ویژه فیزیکی، امضا بخش جدایی‌ناپذیر برای اعتبار نامه است.

مراحل اصلی در نگارش نامه اداری

فرآیند نوشتن یک نامه اداری معمولاً شامل سه گام اصلی است:

1. شناخت دقیق موضوع و تعیین محدوده آن

2. نوشتن متن نامه

3. بازبینی نهایی و اصلاح

هرکدام از این مراحل نقشی کلیدی در اثربخشی نامه دارند و انجام درست آن‌ها کیفیت نهایی را تضمین می‌کند. در ادامه، به بررسی هر مرحله می‌پردازیم:

مرحله اول: شناخت موضوع و محدوده نامه

قبل از اینکه حتی یک کلمه بنویسید، باید بدانید دقیقاً درباره چه چیزی قرار است بنویسید. این مرحله پایه و اساس کل فرآیند است، چون مسیر نوشتار را مشخص می‌کند.

چرا این مرحله مهم است؟

اگر موضوع را درست تشخیص ندهید، ممکن است نامه شما یا به هدف نرسد یا اصلاً اشتباه برداشت شود. در نامه‌های اداری، هر واژه بار حقوقی یا اجرایی دارد، پس نمی‌توان با حدس و گمان پیش رفت.

چه کار باید انجام شود؟

در این مرحله شما باید:

1. هدف از نگارش را مشخص کنید: آیا هدف شما درخواست، گزارش، شکایت، پیشنهاد یا اطلاع‌رسانی است؟

2. مخاطب را بشناسید: نامه را برای چه کسی می‌نویسید؟ یک مقام دولتی؟ مدیر شرکت؟ یک ارباب‌رجوع؟

3. محدوده موضوع را تعیین کنید: چه موضوعی را پوشش می‌دهید؟ تا کجا باید توضیح بدهید و چه بخش‌هایی را کنار بگذارید؟

4. جمع‌آوری اطلاعات و داده‌ها: سوابق، اسناد مرتبط، قوانین یا مقرراتی که به موضوع ربط دارند را جمع‌آوری کنید.

5. استفاده از تکنیک 6 پرسش کلیدی:

   • چه کسی؟ (نقش افراد در موضوع یا نگارش)

   • کجا؟ (محل وقوع یا ارسال نامه)

   • چه زمانی؟ (فوریت یا زمان‌بندی لازم)

   • چه چیزی؟ (موضوع دقیق نامه)

   • چرا؟ (علت و هدف اصلی نگارش)

   • چگونه؟ (ساختار، لحن، نحوه ارسال و دریافت)

در پایان این مرحله، شما باید یک تصویر کامل از آنچه می‌خواهید بنویسید داشته باشید. این تصویر ذهنی نقشه راه شما در دو مرحله بعدی خواهد بود.

مرحله دوم: نوشتن متن نامه

حالا که می‌دانید قرار است درباره چه چیزی و برای چه کسی بنویسید، زمان آن است که محتوای نامه را شکل بدهید. این مرحله شامل دو بخش است: آماده‌سازی مقدمات و نگارش متن اصلی.

بخش اول: آماده‌سازی مقدمات

نوشتن بدون مقدمه‌سازی، مثل ساختن خانه بدون نقشه است. باید ابتدا طرح کلی ذهنی را به یک ساختار منسجم تبدیل کنید.

• بررسی منابع: قوانین، بخشنامه‌ها، مکاتبات قبلی، دستورالعمل‌ها یا نظر مشاوران مرتبط با موضوع را بررسی کنید.

• تهیه فهرست مطالب: یادداشت‌برداری کنید که چه نکاتی باید در نامه مطرح شوند.

• اولویت‌بندی اطلاعات: همه چیز را با هم ننویسید. مطالب مهم‌تر باید در اولویت قرار بگیرند.

• تعیین لحن مناسب: لحن رسمی، محترمانه و شفاف برای نامه‌های اداری ضروری است.

بخش دوم: نگارش نهایی

اکنون نوبت به نوشتن خود نامه است که باید سه بخش مشخص داشته باشد:

1. مقدمه: به‌طور خلاصه بگویید که چرا نامه را می‌نویسید. از کلی‌گویی پرهیز کنید. مثلاً بنویسید: «احتراماً، در خصوص مشکل ایجاد شده در پرداخت حق بیمه…»

2. بدنه اصلی: جزئیات موضوع را با استناد به اسناد، وقایع یا مقررات توضیح دهید. سعی کنید متن واضح، منسجم و بدون ابهام باشد.

3. نتیجه‌گیری و درخواست: در انتها، جمع‌بندی کنید که چه خواسته‌ای دارید یا انتظار شما از مخاطب چیست. مثلاً: «لطفاً دستور فرمایید موضوع بررسی و نتیجه اعلام گردد.»

همچنین باید عنوان نامه به‌درستی انتخاب شود. عنوانی که گویای محتوا باشد، باعث جلب توجه مثبت مخاطب می‌شود. از عنوان‌های کلی، مبهم یا طولانی پرهیز کنید.

مرحله سوم: بازبینی و اصلاح نهایی

اکثر خطاهای نامه‌نگاری از مرحله آخر یعنی بررسی نهایی نادیده گرفته می‌شوند. حتی بهترین نویسندگان هم نیاز به بازبینی دارند. بررسی نسخه پیش‌نویس به شما این امکان را می‌دهد که اشتباهات را قبل از ارسال اصلاح کنید.

چطور این مرحله را انجام دهیم؟

برای یک بازبینی دقیق، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. خوانایی و وضوح متن را بررسی کنید: آیا متن قابل فهم است؟ جملات بیش از حد طولانی یا پیچیده نیستند؟

2. بررسی املایی و نگارشی: غلط‌های املایی، اشتباهات علائم نگارشی و خطاهای تایپی باید اصلاح شوند.

3. تطبیق محتوا با هدف نامه: آیا متن واقعاً همان چیزی را منتقل می‌کند که می‌خواستید؟

4. استفاده از چک‌لیست بررسی:

   • آیا همه اطلاعات موردنیاز ذکر شده‌اند؟

   • آیا ساختار نامه از مقدمه تا پایان درست رعایت شده؟

   • آیا لحن مناسب رعایت شده؟

   • آیا فضای کافی در اطراف نامه برای یادداشت یا تایپ وجود دارد؟

در نهایت، اگر نامه باید تایپ شود، حتماً نسخه تایپی را با پیش‌نویس تطبیق دهید تا چیزی از قلم نیفتاده باشد.

سبک و لحن در نگارش نامه اداری

لحن و سبک نامه اداری همان‌قدر اهمیت دارد که محتوای آن. حتی اگر اطلاعات شما دقیق باشد، انتخاب واژه‌ها و نحوه بیان می‌تواند برداشت گیرنده را مثبت یا منفی کند.

تناسب لحن با مخاطب

لحن نامه باید متناسب با جایگاه و نقش گیرنده باشد.

وقتی نامه از مقام پایین‌تر به مقام بالاتر نوشته می‌شود، بهتر است از عباراتی رسمی‌تر و احترام‌آمیز مانند «به استحضار می‌رساند» یا «خواهشمند است دستور فرمایید» استفاده شود.

اگر نامه از مقام بالاتر به پایین‌تر یا هم‌رده ارسال می‌شود، عباراتی مانند «به اطلاع می‌رساند» مناسب‌تر است.

این انتخاب‌ها باعث می‌شود پیام شما محترمانه و در عین حال متناسب با روابط سازمانی باشد.

تمرکز بر واقعیت و مستندات

هر چیزی که در نامه می‌نویسید باید بر اساس مستندات واقعی باشد؛ چیزی که در بایگانی یا سوابق سازمان قابل پیگیری باشد. از بیان نظر شخصی یا جملات احساسی بدون پشتوانه پرهیز کنید. یک نامه اداری محل داستان‌پردازی یا پیش‌گویی نیست، بلکه باید تصویر شفاف و مستندی از واقعیت ارائه کند.

وضوح و اختصار

نامه اداری معمولاً کوتاه و مستقیم است. در بیشتر موارد، سه تا چهار سطر می‌تواند پیام اصلی را منتقل کند، مگر اینکه موضوع به توضیح بیشتر نیاز داشته باشد. سعی کنید در نوشتن نامه اداری به حاشیه نروید.

زبان و نگارش رسمی

در نامه رسمی، از به‌کار بردن اصطلاحات عامیانه یا محاوره‌ای، جملات تهدیدآمیز و احساسات تند خودداری کنید. املای صحیح کلمات، علائم نگارشی درست و ساختار جمله‌بندی اهمیت زیادی دارد. بهتر است نامه تایپ شود تا خوانایی و رسمیت آن حفظ شود.

مراحل نگارش نامه اداری

حالا که با اصول و سبک نوشتن نامه اداری آشنا شدید، مراحل نوشتن نامه اداری را بررسی می‌کنیم.

مقدمات نامه

نامه‌های اداری در ایران معمولاً با نام خدا شروع می‌شوند. بهتر است از عبارت «باسمه‌تعالی» استفاده کنید، چون «بسمه‌تعالی» شکل نادرست آن است.

بعد از آن، در بالای سمت چپ صفحه، تاریخ، شماره و وضعیت پیوست را درج کنید.

اگر نامه پیوست ندارد، کافی است مقابل بخش پیوست بنویسید: «ندارد».

اگر پیوست دارد، نوع و تعداد آن را مشخص کنید؛ مثلاً: «یک نسخه قرارداد» یا «سه برگ جدول هزینه».

تاریخ را به‌صورت عددی بنویسید و آن را چپ‌چین قرار دهید.

هر نامه اداری باید شماره منحصربه‌فرد داشته باشد. در سازمان‌های بزرگ معمولاً برای شماره‌گذاری، دستورالعمل مشخصی وجود دارد تا مطمئن شوند هیچ دو نامه‌ای با یک شماره تکراری صادر نمی‌شود.

بعد از ذکر نام خدا، اطلاعات گیرنده نامه (نام و سمت) و سپس موضوع نامه نوشته می‌شود. این ترتیب باعث می‌شود مخاطب سریع بداند نامه از طرف چه کسی، خطاب به چه کسی و درباره چه موضوعی است.

نگارش نامه اداری

همان‌طور که در گفت‌وگوهای روزمره سلام کردن مهم است، در نامه‌های اداری هم ابتدای متن باید با سلام و احترام آغاز شود. بعد از سلام، متن اصلی نامه شروع می‌شود. این متن معمولاً ۳ بخش دارد:

۱. مقدمه

مقدمه جایی است که خواننده را برای دریافت پیام اصلی آماده می‌کند. معمولاً یک یا دو جمله کوتاه کافی است. در مقدمه بسته به هدف نامه، یا به پیشینه موضوع اشاره می‌کنیم یا دلیل کلی مکاتبه را می‌نویسیم. مثلاً: «با توجه به جلسه برگزارشده در تاریخ ۱۴۰۴/۰۵/۱۰، موارد زیر به اطلاع می‌رسد.»

۲. پیام اصلی

برای نگارش این قسمت بهتر است به زبان ساده، مستقیم و بدون حاشیه بگوییم موضوع چیست. با وجود اینکه پیچیده‌نویسی و استفاده از کلمات عربی در نامه اداری از زمان بیهقی تا امروز رواج داشته است، ولی به‌کاربردن جملات ساده، به درک بهتر پیام نامه کمک می‌کند.

همچنین، محتوای نامه باید با قالب آن هماهنگ باشد؛ مثلاً اگر قالب نامه «درخواست» است، نباید آن را شبیه یک «اطلاعیه» یا «دستور» بنویسید.

۳. نتیجه‌گیری

در پایان، به‌طور صریح بگویید که چه اقدامی باید انجام شود یا هدف از ارسال نامه چیست. این بخش کمک می‌کند خواننده بداند دقیقاً چه کاری از او انتظار می‌رود. مثلاً: «خواهشمند است تا پایان هفته، گزارش عملکرد را ارسال فرمایید».

پایان‌بندی نامه

وقتی متن نامه تمام شد، باید آن را به شکلی محترمانه با عبارت‌هایی مثل «با تشکر و احترام» یا «با سپاس» جمع‌بندی کنید.

اگر نامه را از جانب خودتان می‌نویسید، در قسمت پایین سمت چپ، نام و نام خانوادگی خودتان و سپس در سطر بعدی سمت سازمانی‌تان را اضافه کنید. درصورتی که نامه را از طرف فرد دیگری می‌نویسید، مشخصات فرد مسئول را وارد کنید. در پایین همین بخش، فضایی برای امضا باشد.

رونوشت

گاهی لازم است غیر از گیرنده اصلی، افراد یا واحدهای دیگری هم از محتوای نامه باخبر شوند. در این حالت، در انتهای نامه بخشی به نام «رونوشت» اضافه می‌شود.

در این قسمت، نام و سِمت فرد یا واحد مورد نظر را می‌نویسید و اگر لازم شد، دلیل ارسال رونوشت را هم کوتاه توضیح می‌دهید. به مثال زیر توجه کنید.

رونوشت: سرکار خانم مرادی، رئیس واحد بایگانی – جهت بایگانی

نرم‌افزار اتوماسیون اداری آدا؛ راهکاری برای تسهیل نگارش نامه اداری

اتوماسیون اداری، نوشتن نامه اداری را در سازمان‌ها تبدیل به کاری ساده و سریع کرده است. در آدا، ساختار استاندارد هر نامه از قبل آماده و حتی قابل‌تغییر و شخصی‌سازی است. یعنی هر سازمان، می‌تواند متناسب با فرهنگ سازمانی خود، تغییراتی در برگ نامه ایجاد کند. از طرفی، با کمک اتوماسیون اداری، دیگر نیازی به نسخه فیزیکی نامه نیست. بنابراین، نامه زودتر به دست گیرنده می‌رسد و خطر گم‌شدن پیوست‌ها از بین می‌رود.

یکی از امکانات اتوماسیون اداری آدا، دستیار هوش مصنوعی است که برای نگارش نامه‌ها به شما کمک می‌کند. همچنین، اتوماسیون اداری آدا می‌تواند به‌طور خودکار به هر نامه، شماره‌ اختصاص دهد، بنابراین دیگر لازم نیست برای دریافت شماره از دبیرخانه منتظر بمانید.

چند نمونه نامه اداری

به عنوان نمونه، به تصویر زیر نگاه کنید. در بخش سربرگ، عناصر مشخصی مانند لوگوی سازمان، عبارت «باسمه‌تعالی»، تاریخ، شماره، پیوست و سپس مشخصات گیرنده و موضوع نامه، به همان ترتیبی که پیش‌تر توضیح داده شد، درج می‌شوند. پس از متن نامه، اطلاعات فرستنده، امضا و در صورت لزوم، رونوشت‌ها اضافه می‌گردد.

1. نمونه نامه اداری درخواست وام

بسم‌الله الرحمن الرحیم

جناب آقای / سرکار خانم …………….

مدیر گرامی بخش مالی شرکت …………….

موضوع: تقاضای دریافت وام فوری

با سلام و احترام

اینجانب از کارکنان رسمی این مجموعه با کد پرسنلی ……………. که به مدت ……………. سال در واحد ……………. مشغول به انجام وظیفه می‌باشم، به دلایل شخصی و شرایط خاص مالی، نیاز فوری به دریافت وامی به مبلغ ……………. دارم.

خواهشمند است در صورت امکان، دستور لازم جهت بررسی و اقدام در خصوص این درخواست صادر فرمایید.

با احترام
نام و نام خانوادگی
تاریخ و امضاء

2. نمونه نامه درخواست مرخصی

بسمه‌ تعالی

جناب آقای / سرکار خانم …………….

مدیر محترم واحد منابع انسانی شرکت …………….

موضوع: تقاضای مرخصی بدون دریافت حقوق

با سلام و احترام

احتراماً به استحضار می‌رساند اینجانب ……………. با شماره پرسنلی ……………. به دلیل بروز برخی مسائل خانوادگی / تحصیلی / شخصی، نیازمند مرخصی بدون حقوق به مدت ……………. از تاریخ ……………. می‌باشم.

خواهشمند است با توجه به شرایط پیش‌آمده، در صورت امکان با درخواست اینجانب موافقت فرمایید و دستور مقتضی جهت اجرای آن صادر شود. از همکاری و حسن توجه جنابعالی صمیمانه سپاسگزارم.

با احترام
نام و نام خانوادگی
تاریخ و امضاء

3. نمونه نامه اداری درخواست همکاری

بسمه‌ تعالی

جناب آقای / سرکار خانم …………….

مدیر محترم شرکت برق منطقه‌ای البرز

موضوع: اعلام آمادگی جهت تأمین تجهیزات مورد نیاز پروژه بازسازی شبکه برق کرج

با سلام و احترام

پیرو اطلاعیه شماره 315 مورخ 1400/05/12 پیرامون آغاز فاز نخست پروژه بازسازی شبکه برق شهرستان کرج، شرکت توسعه نیرو پایدار آریا مستقر در منطقه غربی شهر شیراز، به شماره ثبت …………….، با بیش از سه دهه فعالیت در زمینه تأمین، واردات و تجهیز سیستم‌های انتقال و توزیع برق، و همکاری مستمر با شرکت‌های برق استانی، آمادگی خود را جهت مشارکت در اجرای این پروژه اعلام می‌دارد.

این مجموعه با بهره‌مندی از نیروی انسانی مجرب، تخصص فنی بالا و کارنامه موفق اجرایی، تمایل دارد در تأمین اقلام مورد نیاز پروژه مذکور با آن شرکت همکاری نماید. خواهشمند است با توجه به سوابق ضمیمه‌شده، در صورت صلاحدید اقدامات لازم جهت بررسی و اعلام نتیجه را مبذول فرمایید.

پیشاپیش از همراهی و توجه شما صمیمانه سپاسگزاریم.

با احترام
نام و نام خانوادگی
سمت شغلی
تاریخ و امضاء