اتوماسیون فروش چیست؟ | تاثیر اتوماسیون اداری در فروش

هماهنگی میان اعضای تیم فروش همیشه کار ساده‌ای نیست. از پیگیری درخواست‌های مشتریان تا ثبت اسناد و گرفتن تاییدیه‌ها، همگی زمان‌بر و دست‌وپاگیر هستند. استفاده از اتوماسیون اداری در فروش، با یکپارچه کردن مکاتبات و مدیریت فرآیندهای فروش، باعث افزایش سرعت و دقت تیم فروش می‌شود. بنابراین، واحد فروش علاوه‌بر نرم‌افزارهای تخصصی فروش مثل CRM، نیاز به یک اتوماسیون اداری فروش نیز دارد تا تسهیل‌کنندۀ ارتباط و هماهنگی بین اعضای تیم فروش باشد. 

در این مقاله از آدا درباره نقش اتوماسیون اداری در فروش صحبت می‌کنیم، امکان اتصال CRM به اتوماسیون اداری را بررسی و مزایا و کاربردهای اتوماسیون اداری در فروش را شفاف می‌کنیم.

اتوماسیون فروش چیست و چه تفاوتی با اتوماسیون اداری دارد؟

اتوماسیون فروش بخشی از کارهای تکراری فروش و پیگیری‌های لازم را به صورت خودکار انجام می‌دهد. برای‌مثال، سرنخ‌های فروش را پیگیری می‌کند، سوابق تماس‌ها و مذاکرات را ثبت می‌کند و حتی روند فروش آینده را پیش‌بینی می‌کند. نرم‌افزار CRM یکی از شناخته‌شده‌ترین نمونه‌های اتوماسیون فروش است.

در مقابل، اتوماسیون اداری کار دیگری انجام می‌دهد. در واقع اتوماسیون اداری در فروش، مستقیماً با مشتری سروکار ندارد، بلکه پشت صحنه را برای تیم فروش مرتب می‌کند. کارهایی مثل هماهنگی میان اعضای تیم، ثبت و بایگانی اسناد، تاییدیه‌های الکترونیکی و گردش مکاتبات داخلی همه با اتوماسیون اداری ساده‌تر می‌شود. به بیان دیگر، اتوماسیون فروش برای ارتباط با مشتری و فروش مستقیم است، درحالیکه اتوماسیون اداری برای هماهنگی‌های داخلی است.

 با انتخاب یک اتوماسیون اداری مناسب مانند اتوماسیون اداری آدا که امکان یکپارچه‌سازی و سفارشی‌سازی متناسب با نیازهای فروش شرکت شما را داشته باشد، می‌توانید آن را به نرم‌افزار CRM متصل کرده و اطلاعات دو سیستم را به‌صورت هماهنگ مدیریت کنید.

همچنین بخوانید: اتوماسیون اداری چیست؟

چرا اتوماسیون اداری در فروش اهمیت دارد؟ 

اتوماسیون اداری در فروش کمک می‌کند تا همه‌چیز مرتب و منظم پیش برود؛ از گردش اسناد تا هماهنگی بین تیم فروش و سایر بخش‌ها. وقتی فرآیندها تعریف‌شده و خودکار باشند، تیم فروش:

• بدون معطلی تاییدیه‌ها را می‌گیرد
• سوابق مشتریان را سریع پیدا می‌کند
• و مکاتبات داخلی بی‌دردسر انجام می‌شوند

 این نظم باعث می‌شود تیم فروش تمرکز بیشتری روی مشتری و فروش داشته باشد، نه پیگیری‌های اداری. بنابراین، با استفاده از اتوماسیون اداری در فروش می‌توان بسیاری از کارهای زمان‌بر را ساده کرد، از جمله:

۱. گردش خودکار فرم‌های فروش مانند درخواست تخفیف، پیش‌فاکتور یا قرارداد 

۲. بایگانی دیجیتال و جستجوی پیشرفته اسناد مشتری مثل فاکتور، قرارداد و ایمیل‌ها

۳. دسترسی گروهی با کنترل دقیق و تعریف سطح دسترسی‌ها؛ برای‌مثال سطح دسترسی مدیران، کارشناسان، کارشناسان ارشد و غیره 

۴. یکپارچه‌سازی با CRM

۵. برگزاری جلسات تصویری و صوتی آنلاین برای ارتباط گرفتن اعضای تیم بدون اتلاف وقت

۶. به‌کارگیری هوش مصنوعی برای تشخیص چهره و احراز هویت هوشمند یا خوانش و نگارش مکاتبات اداری.

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری در فروش 

اتوماسیون اداری در فروش تنها یک ابزار اداری نیست، بلکه یک شتاب‌دهندۀ واقعی برای عملکرد حرفه‌ای تیم فروش است. از جمله مزایای استفاده از اتوماسیون اداری در فروش می‌توان به این موارد اشاره کرد: 

• افزایش بهره‌وری و صرفه‌جویی در زمان
  با خودکارسازی روندهای اداری مانند گردش فرم‌ها، تاییدیه‌ها و بایگانی اسناد، زمان زیادی از تیم فروش آزاد می‌شود تا روی مذاکرات و پیگیری مستقیم مشتری متمرکز شوند.
• کاهش خطاهای دستی و دقت بیشتر در داده‌ها
  وقتی ورود و انتقال داده‌ها بین سیستم‌ها خودکار شود، اشتباهات انسانی کاهش پیدا می‌کند و سوابق مشتری دقیق و قابل اطمینان می‌ماند.
• پاسخگویی سریع‌تر به مشتریان
  گردش خودکار تاییدیه‌ها و یادآورها باعث می‌شود هیچ مرحله‌ای فراموش نشود. این موضوع سرعت و کیفیت پاسخ به مشتری را بالا می‌برد.
• دسترسی سریع و بایگانی منظم اسناد
  با آرشیو دیجیتال همراه با جستجوی پیشرفته، پیدا کردن قراردادها، ایمیل‌ها و سوابق قبلی مشتریان در چند ثانیه انجام می‌شود.
• هماهنگی بهتر بین واحد فروش و دیگر بخش‌ها
  وقتی ایمیل‌ها، فرم‌ها و درخواست‌ها از طریق یک سیستم مشترک مدیریت شود، همکاری میان فروش، مالی، انبار و پشتیبانی آسان می‌شود و فرآیندها شفاف‌تر خواهند شد.
• گزارش‌گیری هوشمند
  داشبوردها و گزارش‌های داخلی از زمان انجام کار، تعداد تاییدها و وضعیت مکاتبات به مدیران دیدی دقیق می‌دهد تا بتوانند عملکرد را تحلیل و بهبود دهند.
• یکپارچه‌سازی با CRM
  با قابلیت اتصال اتوماسیون اداری به CRM، اطلاعات به‌طور هماهنگ منتقل می‌شود؛ این باعث جلوگیری از ورود دوباره داده و مدیریت منسجم فرآیندها خواهد شد.
• بهبود تجربه مشتری و رضایت بیشتر
  مشتریانی که سریع‌تر و دقیق‌تر پاسخ می‌گیرند، به احتمال بیشتری خرید مجدد داشته باشند و شرکت را به دیگران معرفی کنند. 

نقش اتوماسیون اداری فروش در ارتباط با مشتریان و پیگیری فروش

ارتباط موثر با مشتری‌های زیاد و پیگیری منظم فروش بدون ابزار مناسب کار ساده‌ای نیست. اتوماسیون اداری فروش می‌تواند این روند را بسیار روان‌تر و سریع‌تر کند. با دسترسی فوری به سوابق مشتری، تیم فروش در هر لحظه تصویر دقیقی از وضعیت مشتری دارد.

از طرف دیگر، با کمک اتوماسیون اداری در فروش گردش خودکار تاییدیه‌ها و یادآورها انجام می‌شود که کمک می‌کند هیچ درخواست یا مرحله‌ای فراموش نشود. هماهنگی بین تیم فروش و بخش‌های دیگر مثل مالی و انبار نیز ساده‌تر می‌شود و همین موضوع زمان انتظار مشتری را کاهش می‌دهد.

با به‌کارگیری اتوماسیون اداری در فروش، تمامی مکاتبات و مستندات مرتبط با مشتری بایگانی می‌شود و تیم فروش می‌تواند در مذاکرات بعدی از آنها استفاده کند. در صورتی که اتوماسیون اداری به CRM متصل باشد، اطلاعات فروش و وضعیت مشتری به‌صورت یکپارچه نمایش داده می‌شود و پیگیری‌ها دقیق‌تر انجام می‌شود. همچنین با اتوماسیون اداری در فروش یادآوری خودکار وظایف فروش مثل پیگیری پیش‌فاکتورها یا تمدید قراردادها، انجام می‌شود تا هیچ فرصتی از دست نرود. 

آیا اتوماسیون اداری آدا به نرم‌افزارهای فروش و CRM متصل می‌شود؟

بله، آدا این امکان را دارد که به نرم‌افزارهای فروش و CRM متصل شود. این یعنی اطلاعات مشتریان و فرآیندهای فروش در کنار کارهای اداری، یکپارچه مدیریت می‌شود و نیازی به ورود چندباره اطلاعات نیست. تیم فروش می‌تواند سوابق مکاتبات، قراردادها و اسناد مرتبط را مستقیم از داخل آدا ببیند و پیگیری فروش را سریع‌تر انجام دهد.

امکانات اتوماسیون اداری آدا برای واحد فروش

اتوماسیون اداری آدا با سفارشی‌سازی و متناسب با نیازهای تیم فروش سازمان شما برنامه‌ریزی و طراحی می‌شود. امکانات متعددی برای اتوماسیون اداری فروش می‌توان در نظر گرفت که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم.

مدیریت یکپارچه مکاتبات فروش

با کمک اتوماسیون اداری در فروش، تمام مکاتبات داخلی و خارجی با مشتریان یا سایر واحدها، در یک بستر یکپارچه ثبت و مدیریت می‌شود. این یعنی پیگیری درخواست‌ها، تاییدیه‌ها یا حتی اختلافات احتمالی راحت‌تر انجام می‌شود و هیچ پیام یا نامه‌ای گم نمی‌شود.

همچنین بخوانید: اتوماسیون مکاتبات اداری چیست؟

ثبت و بایگانی اسناد و سوابق مشتریان

در اتوماسیون اداری فروش آدا قراردادها، پیش‌فاکتورها، مکاتبات و هر سندی که مربوط به مشتری است می‌تواند به‌صورت منظم ثبت و بایگانی شود. همچنین، امکان آرشیو پایگاه داده و تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات سال‌های قبل وجود دارد. این کار به تیم فروش کمک می‌کند در هر زمان، با چند کلیک به سوابق دسترسی داشته باشد و برای مذاکرات بعدی آماده‌تر باشد.

فرم‌ساز پیشرفته برای درخواست‌ها و سفارش‌ها

بسیاری از کارهای فروش با فرم‌ها انجام می‌شود؛ از درخواست پیش‌فاکتور گرفته تا ثبت سفارش و تایید آن. فرم‌ساز پیشرفته آدا امکان طراحی نامحدود و ویرایش فرم‌ها را متناسب با نیاز واحد فروش ارائه می‌کند. 

تعریف فرآیندهای فروش و تاییدیه الکترونیکی

فرآیندهایی مثل تایید پیش‌فاکتور یا ارسال قرارداد می‌تواند مرحله‌به‌مرحله و با تاییدیه‌های الکترونیکی در آدا تعریف شود. این کار زمان تاییدها را کم می‌کند و همه چیز قابل پیگیری است؛ بدون آنکه نیاز به گردش دستی اسناد باشد.

جستجوی پیشرفته برای دسترسی سریع به اطلاعات مشتریان

گاهی پیدا کردن یک پیش‌فاکتور یا مکاتبه قدیمی زمان زیادی می‌گیرد. جستجوی پیشرفته و OCR آدا این مشکل را حل می‌کند و امکان جستجو کاملاً فارسی حتی به‌صورت ترکیبی و جست‌وجو در متن اسناد اسکن‌شده را فراهم می‌کند. 

تولید نامه با هوش مصنوعی 

نوشتن نامه‌های تکراری و رسمی زمان‌بر است. قابلیت تولید نامه با هوش مصنوعی در آدا کمک می‌کند پیش‌نویس نامه‌ها سریع آماده شود و فقط جزئیات نهایی توسط کارشناس فروش تکمیل شود.

پنل ارباب رجوع 

استفاده از پنل ارباب رجوع در اتوماسیون اداری فروش کمک می‌کند تا مشتریان سفارش‌ها و درخواست‌های خود را مستقیماً ثبت و پیگیری کنند. این اطلاعات به‌صورت خودکار وارد سیستم فروش می‌شود و در جریان کار کارشناسان قرار می‌گیرد. نتیجه‌ آن، کاهش کارهای تکراری، پاسخ‌گویی سریع‌تر و نظم بیشتر در مدیریت درخواست‌ها است. 

گزارش‌گیری پیشرفته 

با گزارش‌گیری پیشرفته می‌توان روند تایید سفارش‌ها، سرعت پاسخ‌گویی یا حجم مکاتبات مربوط به هر مشتری را تحلیل کرد. این گزارش‌های اتوماسیون اداری در فروش، تصویر واضحی از نقاط قوت و ضعف تیم فروش می‌دهند. در اتوماسیون اداری آدا امکان تهیه گزارش‌های متنوع به‌صورت نموداری، آماری و جدولی وجود دارد و می‌توان گزارش‌های پویا را بر اساس تاریخ، فرستنده یا گیرنده فیلتر کرد. همچنین امکان صدور این گزارش‌ها به نرم‌افزارهایی مثل Excel و گرفتن گزارش‌های مدیریتی از عملکرد روزانه کاربران وجود دارد.

تقویم کاری 

تقویم کاری به تیم فروش کمک می‌کند پیگیری جلسات، زمان‌بندی تماس با مشتریان یا مهلت تمدید قراردادها را فراموش نکند. همه وظایف و یادآورها در یک تقویم مشترک ثبت می‌شود.

برگزاری و مدیریت جلسات آنلاین 

جلسات آنلاین برای گفت‌وگوی داخلی تیم فروش، در آدا قابل انجام است. این قابلیت نیاز به ابزارهای جداگانه را از بین می‌برد و همه‌چیز در یک بستر انجام می‌شود.

چرا اتوماسیون اداری آدا انتخاب مناسبی برای واحد فروش است؟

اگر مدیریت هماهنگی‌ها و پیگیری کارها در واحد فروش برایتان وقت‌گیر و پرچالش است، آدا می‌تواند کمک بزرگی باشد. با کمک اتوماسیون اداری فروش، ارتباط بین اعضای تیم و حتی ارتباط با سایر بخش‌ها روان‌تر می‌شود و کارهایی مثل ثبت و پیگیری مکاتبات، مدیریت اسناد و تاییدیه‌ها که معمولاً وقت زیادی می‌گیرند، سریع‌تر و دقیق‌تر انجام می‌شود.

برای سفارش اتوماسیون فروش آدا می‌توانید امکانات لازم را را دقیقاً مطابق نیازهای واحد فروش خود انتخاب کنید. امکاناتی مثل پشتیبانی چندزبانه، هوش مصنوعی در امور نامه‌ها، مهر و امضای الکترونیک، جستجوی پیشرفته فارسی، نرم افزار بایگانی، پنل ارباب رجوع، گزارش‌گیری پیشرفته، حتی احراز هویت یکپارچه (SSO) و بسیاری دیگر، توسط آدا ارائه می‌شود. همچنین می‌توانید هر زمان که لازم بود، قابلیت‌های بیشتری به آن اضافه کنید.

ممنون که تا اینجا همراه ما بودید. اگر پرسشی درباره استفاده از اتوماسیون اداری آدا در فروش دارید، می‌توانید در بخش نظرات مطرح کنید.