بررسی 7 شاخص‌ کلیدی ارزیابی اتوماسیون اداری + راهنما خرید اتوماسیون

اگر هنگام انتخاب نرم‌ افزار اتوماسیون اداری بین چند گزینه مردد هستید که هر کدام ویژگی‌ها و مزایای خاص خود را دارند و نمی‌دانید کدام برای سازمان شما مناسب‌تر است، داشتن یک چک‌لیست از شاخص‌های ارزیابی اتوماسیون اداری می‌تواند مسیر تصمیم‌گیری را روشن‌تر کند. در چنین شرایطی، اگر معیارهای مشخصی برای مقایسه نداشته باشید، تصمیم‌گیری ممکن است به یک انتخاب سلیقه‌ای یا حتی پرریسک تبدیل شود. داشتن شاخص‌های روشن برای ارزیابی باعث می‌شود هیچ نکته مهمی از قلم نیفتد.

در این مقاله از آدا شاخص‌های کلیدی ارزیابی اتوماسیون اداری را مرور می‌کنیم و توضیح می‌دهیم هر کدام چه اهمیتی دارند و چگونه باید آن‌ها را بسنجید. هدف این است که در پایان، مسیر انتخاب برای شما شفاف‌تر شود و بتوانید با اطمینان بهترین نرم‌ افزار اتوماسیون اداری را متناسب با شرایط سازمان خود برگزینید.

چگونه یک نرم افزار اتوماسیون اداری را مورد ارزیابی قرار دهیم؟

برای ارزیابی نرم‌ افزار اتوماسیون اداری لازم نیست کارشناس فنی باشید. کافی است با نگاهی ساده به چند موضوع اصلی دقت کنید. اگر در همین موارد دمو یا نسخه آزمایشی نرم‌ افزار شما را راضی کرد، می‌توانید مطمئن باشید انتخابی درست برای سازمان خود انجام داده‌اید.

۱) اول نیازهای خودتان را بشناسید

قبل از دیدن دموی نرم‌افزار یا پرس‌وجو درباره قیمت، کاغذ و قلم بردارید و مشخص کنید چه می‌خواهید.

• کدام فرآیندها را می‌خواهید مدیریت کنید؟ (مثلاً مکاتبات داخلی، گردش نامه‌های رسمی یا درخواست‌های پرسنلی)
• چه چیزی برای شما حیاتی است؟ (امنیت، گزارش مدیریتی، دسترسی سریع، نسخه موبایل و…)

۲) راحتی کار برای کارمندان

نرم‌افزار هرچقدر امکانات داشته باشد، اگر کار کردن با آن سخت باشد، عملاً استفاده نخواهد شد. به این فکر کنید:

• کارمند تازه‌کار بتواند بدون آموزش طولانی کارهای اصلی را انجام دهد.
• مسیرها و دکمه‌ها واضح باشند و پیدا کردن امکانات وقت زیادی نگیرد.
• کارتابل، جست‌وجو و پیگیری نامه‌ها ساده و سریع باشد.

۳) سرعت و پایداری

در مرحله آزمایش (دمو یا تست)، چند کار ساده انجام دهید: یک نامه ثبت کنید، یک جست‌وجو انجام دهید، یا چند فایل پیوست کنید. ببینید نرم‌افزار چه‌قدر روان عمل می‌کند. اگر کند باشد یا خطا بدهد، مطمئن باشید در کار واقعی روزانه بیشتر خودش مشکل‌ساز می‌شود.

۴) امنیت اطلاعات

مکاتبات سازمانی همیشه محرمانه هستند. پس بررسی کنید نرم‌افزار این قابلیت‌ها را دارد یا نه:

• ورود امن و مطمئن (مثلاً رمز قوی یا ورود دو مرحله‌ای)
• تعیین سطح دسترسی برای کارمندان مختلف
• ثبت گزارش فعالیت‌ها برای شفافیت بیشتر

۵) گزارش‌گیری و پیگیری

یکی از دلایل اصلی خرید اتوماسیون این است که مدیران بتوانند به‌راحتی وضعیت کارها را ببینند. پس مهم است نرم‌افزار بتواند:

• وضعیت نامه‌های در جریان را نمایش دهد
• میزان کار انجام‌شده هر بخش را نشان دهد
• امکان ساخت گزارش‌های دلخواه را فراهم کند

۶) پشتیبانی و خدمات پس از فروش

هیچ نرم‌افزاری بی‌نیاز از پشتیبانی نیست. در ارزیابی، حتماً بپرسید:

• آموزش کامل برای کارمندان ارائه می‌شود؟
• پشتیبانی تلفنی یا آنلاین در دسترس است؟
• مشکلات چقدر سریع برطرف می‌شوند؟

۷) هزینه و شرایط قرارداد

در نهایت، هزینه را بررسی کنید. هزینه نرم‌افزار فقط به مبلغ اولیه خلاصه نمی‌شود. هزینه‌های جانبی مثل پشتیبانی سالانه، ارتقا یا اضافه‌کردن کاربران جدید را هم از فروشنده بپرسید. قرارداد شفاف، خیال شما را راحت‌تر می‌کند.

 

مهم‌ترین شاخص های ارزیابی اتوماسیون اداری

نرم‌افزاری که قرار است تمام مکاتبات، گردش کارها و ارتباطات درون‌سازمانی شما را مدیریت کند، باید از زوایای مختلف بررسی شود. برای همین، ضروری‌ست پیش از خرید شاخص‌های ارزیابی اتوماسیون اداری را بشناسید. ولی چرا به شاخص نیاز داریم؟

• چون با شاخص‌ها می‌توانیم به‌جای نگاه سلیقه‌ای، بر اساس معیارهای روشن تصمیم بگیریم.
• شاخص‌ها امکان مقایسهٔ عادلانه بین چند نرم‌افزار را فراهم می‌کنند.
• با کمک این معیارها مطمئن می‌شویم نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنیم، هم نیازهای امروز سازمان را پوشش می‌دهد و هم برای سال‌های آینده قابل اتکا است.

مهم‌ترین شاخص‌های ارزیابی اتوماسیون اداری شامل، امنیت، رابط کاربری مناسب، نصب سریع، به‌روزرسانی مداوم، امکان اتصال به نرم‌افزارهای دیگر، سیستم یکپارچه مدیریت، پشتیبانی، ارائه تکنولوژی‌های به روز و انواع ماژول‌ها هستند.

امنیت اتوماسیون اداری

یکی از مهم‌ترین شاخص‌‌های ارزیابی اتوماسیون اداری ، امنیت است. دلیلش هم روشن است: در این سیستم، نامه‌ها، قراردادها، مستندات مالی و حتی اطلاعات محرمانه سازمان ذخیره و مدیریت می‌شوند. اگر امنیت نرم‌افزار کافی نباشد، هم داده‌های حساس در معرض خطر قرار می‌گیرند و هم اعتبار سازمان آسیب می‌بیند. حالا منظور از امنیت در اتوماسیون اداری چیست؟ امنیت در اینجا به مجموعه‌ای از قابلیت‌ها گفته می‌شود که تضمین می‌کند:

• دسترسی به اطلاعات فقط برای افراد مجاز ممکن باشد
• هیچ فردی نتواند داده‌ها را بدون اجازه تغییر دهد یا پاک کند
• تمام فعالیت‌ها قابل پیگیری باشد تا در صورت نیاز بدانید چه کسی چه کاری انجام داده است
• اطلاعات در برابر نفوذ، سرقت یا خطای انسانی محافظت شوند

برای ارزیابی امنیت اتوماسیون اداری، این اقدامات را انجام دهید: 

۱. از فروشنده بخواهید دقیقاً توضیح دهد چه راه‌کارهایی برای امنیت در نظر گرفته شده است.

۲. دمو نرم‌افزار را تست و بررسی کنید که آیا امکان تعریف سطوح دسترسی وجود دارد و گزارش فعالیت‌ها به‌راحتی قابل مشاهده است.

۳. اگر نرم‌افزار گواهی‌ها یا استانداردهای امنیتی معتبر دارد، یک امتیاز مثبت محسوب می‌شود.

۴. از سازمان‌هایی که از نرم‌افزار استفاده می‌کنند بپرسید آیا تاکنون با مشکل امنیتی مواجه شده‌اند یا خیر.

رابط کاربری مناسب، به روز و آسان (user friendly بودن)

اگر نرم‌ افزار اتوماسیون اداری را به یک ساختمان تشبیه کنیم، رابط کاربری همان در و پنجره و مسیرهای داخلی آن ساختمان است. هر چقدر هم ساختمان محکم و پیشرفته ساخته شده باشد، اگر مسیرها پیچیده باشند یا در و پنجره‌ها گیج‌کننده باشند، کاربرها خیلی زود خسته می‌شوند و از آن استفاده نمی‌کنند. 

اگر اتوماسیون اداری کاربر پسند باشد، کاربر بدون آموزش طولانی می‌تواند با آن کار کند، مسیر انجام کارها مشخص و قابل‌فهم است و ظاهر نرم‌افزار شلوغ و گیج‌کننده نیست. حالا چطور یوزرفرندلی بودن را بسنجیم؟

• با انجام یکی از کارهایتان آن را تست کنید. ببینید چند مرحله لازم است و آیا به راحتی انجام می‌شود.
• از کارمندان نظر بپرسید، چرا که نرم‌افزار قرار است توسط همه استفاده شود.
• به ظاهر توجه کنید! محیط کاربری مرتب، ساده و استاندارد نشانه‌ خوبی از کاربرپسند بودن است.

نصب سریع و آسان نرم افزار

یکی از نکاتی که معمولاً هنگام انتخاب نرم‌ افزار اتوماسیون اداری کمتر به آن توجه می‌شود، موضوع نصب و راه‌اندازی است. اما واقعیت این است که حتی بهترین نرم‌افزارها اگر نصب و شروع کارشان سخت و زمان‌بر باشد، برای سازمان دردسرساز می‌شوند. راه‌اندازی اولیه باید در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام شود. برخی نرم‌افزارها حتی به‌صورت ابری (Cloud) ارائه می‌شوند که بدون نصب روی سیستم‌ها، به‌سادگی از طریق اینترنت در دسترس هستند.

Update و به روزرسانی مداوم و آسان نرم افزار

دنیای فناوری به‌سرعت در حال تغییر است. نیازهای سازمانی هم هر روز متنوع‌تر می‌شوند. به همین دلیل یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری اگر به‌روز نباشد، خیلی زود کارایی خود را از دست می‌دهد. چرا به‌روزرسانی اهمیت دارد؟

• به‌روزرسانی‌ها معمولاً مشکلات امنیتی نسخه‌های قبلی را رفع می‌کنند.
• هر به‌روزرسانی می‌تواند امکانات تازه‌ای به نرم‌افزار اضافه کند و نیازهای جدید سازمان را پوشش دهد.
• هیچ نرم‌افزاری بدون ایراد نیست. به‌روزرسانی باعث می‌شود باگ‌ها یا خطاهای موجود برطرف شوند.
• نرم‌افزار باید بتواند با سیستم‌ها و دستگاه‌های جدید (مثلاً نسخه‌های جدید ویندوز یا مرورگرها) به‌خوبی کار کند.

بنابراین هنگام انتخاب، مطمئن شوید نرم‌افزاری را برمی‌گزینید که به‌روزرسانی‌های منظم، ساده، شفاف و بدون دردسر ارائه دهد. این ویژگی هم امنیت سازمان شما را تضمین می‌کند و هم باعث می‌شود نرم‌افزار همیشه پاسخگوی نیازهای روز باشد.

امکان برقراری ارتباط با سایر نرم افزارهای مهم سازمانی

معمولاً در سازمان‌ها کنار اتوماسیون اداری، سیستم‌های دیگری نیز وجود دارند، مثل سیستم حسابداری، منابع انسانی، مدیریت پروژه و CRM. اگر اتوماسیون نتواند با این نرم‌افزارها ارتباط برقرار کند، عملاً بخشی از کارها همچنان دستی یا دوباره‌کاری خواهد شد. برای اینکه امکان ارتباط اتوماسیون اداری با سایر نرم‌افزارها را بسنجید، از شرکت تامین کننده اتوماسیون بپرسید نرم‌افزار از چه استانداردهای ارتباطی (مثل API یا وب‌سرویس) پشتیبانی می‌کند و بررسی کنید آیا امکان اتصال به نرم‌افزارهای مورد نظر شما وجود دارد یا خیر.

دارای سیستم مدیریت یکپارچه

سیستم مدیریت یکپارچه یعنی نرم‌ افزار اتوماسیون همه بخش‌ها و فرآیندهای سازمان را به هم متصل کند و مدیریت همه چیز در یک بستر واحد انجام شود. اتوماسیون اداری با سیستم مدیریت یکپارچه به سازمان کمک می‌کند همه چیز در یک بستر واحد مدیریت شود. به‌جای اینکه هر واحد جداگانه کار کند، همه فرآیندها کنار هم و هماهنگ پیش می‌روند. این موضوع باعث سرعت بیشتر، شفافیت بالاتر و کنترل مدیریتی دقیق‌تر می‌شود.

استفاده از تکنولوژی های به روز و مطمئن

تکنولوژی‌های جدید، کارها را ساده‌تر، سریع‌تر و هوشمندتر کنند. چه تکنولوژی‌هایی می‌توانند ارزش‌آفرین باشند؟

• هوش مصنوعی 
• تشخیص چهره یا اثر انگشت
• امضای دیجیتال
• پردازش ابری (Cloud)
• اپلیکیشن موبایل

وجود این دسته از تکنولوژی‌ها می‌تواند در کارها کمک کرده ‌و ارزش‌آفرین باشند، بنابراین وجود آنها امتیاز محسوب می‌شود و شاخص ارزیابی مهمی است.

نکته: مطمئن شوید تکنولوژی‌ها مطمئن و تست‌شده هستند، نه صرفاً قابلیت‌های نمایشی.

ارزیابی اتوماسیون اداری از منظر پشتیبانی و خدمات پس از فروش

بررسی خدمات پشتیبانی شاخص مناسبی برای ارزیابی اتوماسیون اداری است. یک پشتیبانی اصولی از قبل از نصب آغاز می‌شود؛ با پاسخ دادن به پرسش های مخاطب و راهنمایی در جهت آشنایی با ویژگی های نرم افزار. سپس در مراحل نصب نرم افزار و آموزش جامع کاربران ادامه می یابد. آموزش حضوری برای افراد کلیدی، دوره‌های آنلاین آموزشی، ویدئوهای راهنما، پایگاه دانش و حتی بازآموزی و آزمون‌های آنلاین، بخشی از خدماتی هستند که کیفیت و حرفه‌ای بودن پشتیبانی را نشان می‌دهند. 

در ادامه، وجود روش‌های متنوع پشتیبانی از تماس تلفنی و ارسال تیکت گرفته تا اتصال ریموت و حتی حضور کارشناسان در محل در شرایط خاص باعث می‌شود مشکلات احتمالی در کوتاه‌ترین زمان برطرف شوند و روند کاری سازمان بدون وقفه ادامه پیدا کند.

عدم نیاز به سخت افزار پیچیده و سنگین

یکی از نکات مهم در ارزیابی نرم‌افزار اتوماسیون اداری این است که برای اجرا و استفاده از آن نیاز به سخت‌افزار پیچیده و گران‌قیمت نباشد. نرم‌افزاری که بتواند روی سیستم‌های معمولی سازمان یا حتی در بستر ابری به‌خوبی عمل کند، باعث کاهش هزینه‌های جانبی، راه‌اندازی سریع‌تر و سهولت توسعه در آینده می‌شود. پیش از خرید، بررسی کنید که نرم‌ افزار اتوماسیون اداری چه سخت‌افزاری نیاز دارد و آیا با سرورها و رایانه‌های موجود در سازمان سازگار است یا خیر. همچنین وجود نسخه‌های ابری یا سبک، امکان استفاده آسان‌تر در شعب مختلف را فراهم می‌کند و سازمان را از خرید تجهیزات خاص بی‌نیاز می‌سازد.

ارزیابی شاخص قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری

برای ارزیابی اتوماسیون اداری از نظر شاخص قیمت نرم‌افزار، بهتر است هزینه را نه به‌تنهایی، بلکه در مقایسه با عواملی مثل تعداد کاربرانی که قرار است از نرم‌ افزار استفاده کنند، نیازهای خاص سازمان، امکان توسعه‌پذیری در آینده و ارزشی که نرم‌ افزار واقعاً برای کسب‌وکار شما ایجاد می‌کند بسنجید.

ممکن است هنگام بررسی بازار با طیف گسترده‌ای از قیمت‌ها روبه‌رو شوید، اما نکته مهم این است که رقم‌ها را در خلا نگاه نکنید. قیمت یک نرم‌ افزار باید در کنار خدماتی مثل پشتیبانی، امنیت داده‌ها، سهولت دسترسی، امکانات جانبی، و میزان راحتی و بهره‌وری‌ که برای سازمان شما به همراه می‌آورد، ارزیابی شود. به زبان ساده، نرم‌افزاری که کمی گران‌تر است اما کار را روان‌تر می‌کند و نیاز به هزینه‌های پنهان کمتر دارد، در عمل می‌تواند انتخاب اقتصادی‌تری باشد. لازمه چنین سنجشی، بررسی دقیق سایر شاخص‌‌هایی است که بالاتر توضیح دادیم. 

ارزیابی اتوماسیون اداری از منظر ماژول‌ها

یکی از معیارهای مهم در ارزیابی اتوماسیون اداری ، بررسی ماژول‌هایی است که نرم‌افزار در اختیار شما می‌گذارد. وجود ماژول‌های متنوع می‌تواند بسیاری از کارهای روزمره سازمان را ساده‌تر کند. برای مثال، ماژول پنل ارباب رجوع ارتباط با مراجعان بیرونی را سریع‌تر می‌کند، تقویم کاری در مدیریت جلسات و برنامه‌ها کمک می‌کند، گزارش‌گیری پیشرفته سرعت تصمیم‌گیری مدیران را بالا می‌برد، فرم‌ساز پیشرفته فرآیندهای داخلی مثل درخواست‌ها را ساده می‌کند، و بایگانی الکترونیکی دسترسی به اسناد و نامه‌ها را راحت‌تر می‌سازد. نکته مهم این است که نرم‌افزار انتخابی شما باید امکان افزودن ماژول‌های جدید را هم داشته باشد تا در آینده، همراه با رشد سازمان، نیازهای تازه را پوشش دهد.

ارزیابی اتوماسیون اداری از منظر زیرسیستم‌های مورد نیاز

زیرسیستم‌ها در واقع بخش‌های تخصصی نرم‌افزار هستند که هرکدام وظیفه مشخصی را بر عهده دارند. برای مثال، برخی سازمان‌ها نیاز جدی به زیرسیستم مدیریت پروژه دارند تا بتوانند فعالیت‌ها، زمان‌بندی و مسئولیت‌ها را دقیق پیگیری کنند. در حالی که سازمان دیگری ممکن است بیشتر به زیرسیستم مدیریت منابع انسانی نیاز داشته باشد تا فرآیندهایی مثل مرخصی، حضور و حقوق را ساده‌تر کند.

زیرسیستم‌های مهم دیگری مثل دبیرخانه الکترونیکی برای ثبت و پیگیری نامه‌ها یا BPMS برای طراحی و اجرای فرآیندهای اختصاصی نیز نقش مهمی در کارایی نرم‌افزار دارند. اهمیت این شاخص در این است که هر سازمان با توجه به نیازهای خاص خود، باید مطمئن شود نرم‌افزاری که انتخاب می‌کند، زیرسیستم‌های متنوع و قابل‌اعتمادی ارائه می‌دهد. این موضوع باعث می‌شود نرم‌افزار واقعاً با شرایط سازمان هماهنگ شود، نه اینکه سازمان مجبور شود خودش را با محدودیت‌های نرم‌افزار تطبیق دهد.