ارزیابی امنیت در اتوماسیون اداری + بررسی شاخص‌های امنیتی

سازمان‌تان را مثل یه شهر تصور کنید: مکاتبات، قراردادها و اسناد مثل خون در رگ‌های شهر در جریان هستند. حالا اگر این جریان نشتی بدهد یا مسدود شود، چه اتفاقی می‌افتد؟ گزارش Gartner در سال ۲۰۲۵ نشان می‌دهد ۶۰ درصد شرکت‌هایی که قربانی نقض داده‌ها می‌شوند، به خاطر ضعف در سیستم‌های اتوماسیون است. بنابراین، امنیت در اتوماسیون اداری نه یک انتخاب بلکه یک التزام است.

انتخاب یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری امن، مثل استخدام یک نگهبان حرفه‌ای برای این شهر است: تا هم از دارایی‌های شما محافظت کند و هم برای رشد و پیشرفت کارها کمک کند. در این مقاله از آدا، می‌خواهیم قدم به قدم یاد بگیریم چطور امنیت در نرم‌افزار اتوماسیون اداری را ارزیابی کنیم، چه امکانات امنیتی از نرم‌افزار انتظار داشته باشیم و چه تنظیمات امنیتی را اعمال کنیم.

یک نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب چه امکانات امنیتی باید داشته باشد؟

تصور کنید صبحی وارد دفتر می‌شوید و متوجه می‌شوید یک قرارداد حساس از سیستم مکاتبات‌تان ناپدید شده! این سناریوها در دنیای امروز، با افزایش حملات سایبری به سیستم‌های اداری دور از ذهن نیستند. برای جلوگیری از چنین موقعیت‌هایی، نرم‌افزاری انتخاب کنید که امنیت را نه به عنوان یک افزونه، بلکه به عنوان پایه اصلی طراحی کرده باشد.

عوامل تهدیدکننده امنیت در اتوماسیون اداری شامل عوامل داخلی و عوامل خارجی هستند. عوامل داخلی شامل افرادی هستند که درون سازمان فعال بوده و به اطلاعات اتوماسیون دسترسی دارند و ممکن است سهواً یا عمداً اطلاعات حیاتی را حذف یا نشر دهند. عوامل خارجی هم شامل حملات سایبری است که طبق گزارش فورس، ۳۰ درصد حملات سایبری به سیستم‌های ابری و اداری هدف‌گذاری می‌شوند. بنابراین، امنیت در اتوماسیون اداری یعنی محافظت از اطلاعات حساس در برابر تهدیدهای داخلی و خارجی.

 با توجه به این تعریف، نرم‌افزاری که امکان رده‌بندی دسترسی به اطلاعات، رصد فعالیت هر فرد در اتوماسیون، بازیابی اطلاعات و مقاومت در برابر حملات سایبری را فراهم کند، از ویژگی‌های کلیدی امنیت در اتوماسیون اداری برخوردار است. 

بررسی شاخص های کلیدی امنیتی در اتوماسیون اداری

شاخص‌های بررسی امنیت در اتوماسیون اداری کمک می‌کنند تا اتوماسیونی انتخاب کنید که خیال شما را در زمینه امنیت راحت کند. از مهم‌ترین شاخص‌های امنیت در اتوماسیون اداری، طبقه‌بندی مکاتبات اداری، قوانین امنیتی پیشرفته، گواهینامه امنیتی، سیستم احراز هویت، کنترل دسترسی، پایش عملکرد کارکنان و مقاومت در برابر نفوذ هستند که هر کدام را مفصل بررسی می‌کنیم.

طبقه بندی بودن مکاتبات اداری

طبقه‌بندی مکاتبات اداری، به زبان ساده، یعنی دسته‌بندی نامه‌ها و اسناد بر اساس سطح حساسیت‌شان؛ مثلاً عمومی، داخلی، محرمانه یا فوق‌محرمانه. این کار در سیستم‌های اتوماسیون اداری کمک می‌کند تا هر سند دقیقاً همان سطح حفاظتی را دریافت کند که نیاز دارد، بدون اینکه همه چیز را یکسان مدیریت کنیم.

با طبقه‌بندی اسناد به کمک برچسب‌های حفاظتی و تعیین سطح دسترسی، اطلاعات در اتوماسیون اداری امن می‌مانند. این روش کمک می‌کند تا ریسک‌های ناشی از داده‌های حساس، مثل آسیب به شهرت سازمان یا ضرر مالی، کاهش پیدا کند، چون کنترل‌ها متناسب با حساسیت سند تنظیم می‌شوند؛ مثلاً اسناد محرمانه فقط برای افراد خاص قابل دسترسی هستند.

تأثیر این طبقه‌بندی بر امنیت قابل توجه است. طبق گزارش‌هایی که از ISO 27001 به‌دست آمده، طبقه‌بندی بخشی از مدیریت اطلاعات امن است و شامل مراحلی مثل شناسایی سطوح حساسیت، برچسب‌گذاری اسناد (دیجیتال یا فیزیکی)، اعمال قوانین حفاظتی و آموزش کارکنان می‌شود. این کار جلوی دسترسی‌های غیرمجاز را می‌گیرد و سازمان‌ها را در برابر نقض داده‌ها مقاوم‌تر می‌کند. در نهایت، این ویژگی امنیت را عملی‌تر می‌کند: سازمان‌ها می‌توانند داده‌های‌شان را بدون پیچیدگی‌های اضافه مدیریت کنند و تمرکز بیشتری روی کارهای اصلی داشته باشند.

تعیین قوانین امنیتی پیشرفته

قوانین امنیتی پیشرفته در یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری، به قابلیت‌هایی اشاره دارد که اجازه می‌دهند مدیران سیستم قوانین سفارشی و هوشمندی برای حفاظت از داده‌ها تعریف کنند. این قوانین فراتر از تنظیمات پایه می‌روند و بر اساس شرایط واقعی سازمان، مثل نقش کاربران یا نوع اسناد، اعمال می‌شوند. برای مثال، می‌توانید قانونی بسازید که دسترسی به یک سند مالی فقط در ساعات کاری و از داخل شبکه داخلی ممکن باشد.

این قوانین پیشرفته امنیتی شامل موارد زیر می‌شوند:

• کنترل دسترسی مبتنی بر نقش و ویژگی‌ها: شامل قوانینی که دسترسی را بر اساس نقش کاربر (مثل مدیر یا کارمند) یا ویژگی‌های اضافی مثل مکان (IP محلی) یا زمان محدود می‌کنند. این کار کمک می‌کند تا هر فرد فقط به آنچه نیاز دارد دسترسی داشته باشد.
• رمزنگاری و حفاظت داده‌ها: رمزنگاری اسناد در حال انتقال یا ذخیره‌شده باعث می‌شوند حتی اگر اطلاعات لو بروند، غیرقابل استفاده باشند.
• پایش و پاسخ خودکار: شامل قوانینی برای نظارت بر فعالیت‌ها و واکنش سریع، مثل مسدود کردن دسترسی اگر الگویی مشکوک (مثل ورودهای مکرر ناموفق) دیده شود.

این قوانین به امنیت در اتوماسیون اداری کمک می‌کنند چون سیستم را انعطاف‌پذیر می‌سازند: به جای یک رویکرد ثابت، قوانین می‌توانند با تغییرات سازمان تطبیق پیدا کنند و ریسک‌های داخلی (مثل اشتباه کارمندان) و خارجی (مثل حملات سایبری) را کاهش دهند.

دارا بودن گواهینامه های امنیتی معتبر و لازم

داشتن گواهینامه‌های امنیتی معتبر مثل داشتن یک مهر اطمینان است که امنیت در اتوماسیون اداری را تضمین می‌کند. در ایران، مهم‌ترین گواهینامه امنیتی برای نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، گواهینامه افتا (امنیت فضای تولید و تبادل اطلاعات) است که توسط سازمان فناوری اطلاعات ایران و مرکز مدیریت راهبردی افتا صادر می‌شود. این گواهینامه نشان می‌دهد که نرم‌افزار از نظر امنیتی تست شده و با استانداردهای ملی، مثل سند راهبردی افتا، سازگار است. این سند بر حفاظت از اطلاعات حساس در برابر تهدیدات داخلی و خارجی، مثل نفوذ هکرها یا نشت داده‌ها، تأکید دارد.

وقتی نرم‌افزار اتوماسیون اداری انتخاب می‌کنید، از فروشنده بخواهید گواهینامه افتا را ارائه دهد. مطمئن شوید که این گواهینامه‌ها به‌روز هستند، چون تاریخ انقضا دارند و باید تمدید شوند. می‌توانید از پرتال رسمی افتا برای استعلام اعتبار گواهینامه‌ها استفاده کنید تا مطمئن شوید نرم‌افزار واقعاً استانداردهای لازم را دارد.

داشتن سیستم شناسایی و احراز هویت کاربران

برای برقراری امنیت در اتوماسیون اداری، شناسایی و احراز هویت کاربران باعث می‌شود فقط افراد درست به داخل راه پیدا کنند. این سیستم شامل فرآیندهایی است که هویت کاربر را در لحظه ورود و حتی در طول استفاده بررسی می‌کند، تا از دسترسی‌های ناخواسته جلوگیری شود.

مکانیزم‌های شناسایی هویت

• هر ورود به سیستم باید با تایید نام کاربری و رمز عبور انجام شود.
• رمزهای خالی و ضعیف نباید پذیرفته شوند.
• کپچا (CAPTCHA) برای جلوگیری از حملات خودکار به‌کار می‌رود و امنیت در اتوماسیون اداری را افزایش می‌دهد.
• هر تلاش ناموفق برای ورود باید ثبت شود و بعد از چند بار، حساب قفل شود. در این شرایط، سیستم می‌تواند هشدارهای خودکار بفرستد تا در صورت نیاز، مدیر و تیم IT سریع واکنش نشان دهد. 

• سیستم احراز هویت چندمرحله‌ای با ارسال کد به موبایل، امنیت در اتوماسیون اداری را افزایش می‌دهد. چون حتی اگر رمز لو برود، دسترسی بدون عامل دوم ممکن نیست. 
• با درخواست احراز هویت مجدد از حساب‌های غیرفعال طولانی (مثل بیش از ۳۰ روز)، جلوی سوءاستفاده از حساب‌های قدیمی گرفته می‌شود.

سیاست‌های مدیریت رمز

• سیستم باید قوانین سختی برای رمز عبور داشته باشد، مثل الزام به ترکیبی از حروف، اعداد و نمادها، بدون اجازه رمزهای پیش‌فرض یا تکراری. 
• تمام داده‌های احراز هویت، مثل رمزها، باید رمزنگاری شوند؛ هم در انتقال و هم در ذخیره‌سازی. سیستم نباید رمزها را نمایش دهد یا به راحتی قابل دسترسی باشد. 
• ترجیحاً فقط مدیر سیستم اجازه تغییر رمز دیگران را داشته باشد.
• سیستم نباید دو کاربر با نام یکسان قبول کند.

حفاظت از اطلاعات و کنترل دسترسی

حفاظت از اطلاعات و کنترل دسترسی یعنی اطمینان از اینکه داده‌های حساس سازمان، مثل قراردادها یا مکاتبات، فقط در دسترس افراد مجاز قرار می‌گیرند. این ویژگی با استفاده از ابزارهایی مثل رمزنگاری و سیستم‌های کنترل دسترسی نقش‌محور کار می‌کند، که دسترسی هر کاربر را بر اساس نقشش محدود می‌کند. مثلاً، یک کارمند فقط به اسناد مرتبط با خودش دسترسی دارد، نه کل سیستم.

ثبت ریز عملکرد کارکنان (log انداختن در سیستم)

هر عملیاتی، از ورود تا ویرایش اسناد، باید ثبت شود تا قابل پیگیری باشد. این لاگ‌ها باید جزئی باشند، مثل زمان، کاربر و نوع تغییر، و برای مدت مشخصی ذخیره شوند. این ویژگی شبیه به دوربین مداربسته دیجیتال است و کمک می‌کند بعد از حادثه، علت را پیدا کنید. این ویژگی برای جداسازی وظایف ضروری است. 

نکته عملی: مطمئن شوید لاگ‌ها قابل جست‌وجو هستند و می‌توانید هشدارهای خودکار برای فعالیت‌های مشکوک تنظیم کنید.

مقاومت در برابر حملات و نفوذ

مقاومت در برابر حملات و نفوذ یعنی ساختن دیواری محکم که جلوی هکرها و سرقت اطلاعات را بگیرد و حتی در صورت ضربه، سریع بازیابی شود. این ویژگی، که با استانداردهای OWASP و افتا سازگار است، تضمین می‌کند داده‌ها امن بمانند. بیایید ابعاد کلیدی را ساده بررسی کنیم.

• پیشگیری با احراز هویت قوی 

احراز هویت چندمرحله‌ای و مدیریت امن نشست‌ها با کوکی‌های رمزنگاری‌شده، جلوی نفوذ از طریق رمزهای ضعیف را می‌گیرد. استفاده از کپچا و قفل‌شدن حساب بعد از چند تلاش ناموفق، به افزایش امنیت در نرم‌افزار اتوماسیون اداری کمک می‌کند. 

• محافظت در برابر کدهای مخرب

حملات تزریقی می‌توانند داده‌ها را خراب کنند. نرم‌افزار باید ورودی‌ها را فیلتر کند و از API های امن استفاده کند. 

• استفاده از مؤلفه‌های به‌روز

افزونه‌های قدیمی مثل درهای شکسته‌اند. نرم‌افزار باید مولفه‌های معتبر و به‌روز داشته باشد. مطمئن شوید اتوماسیون اداری موردنظرتان، برنامه به‌روزرسانی منظم داشته باشد.

• رمزنگاری قوی

داده‌ها باید رمزنگاری شوند تا غیرقابل‌خواندن باشند.

• کنترل دقیق دسترسی

نرم‌افزار باید دسترسی‌ها را با توکن‌های امن و سیاست کمترین دسترسی محدود کند.

• تست مداوم

تست نفوذ منظم نقاط ضعف را پیدا می‌کند. می‌توانید برای اطمینان، گزارش آخرین تست نفوذ را از فروشنده درخواست کنید.

ارزیابی امنیت در نرم افزار اتوماسیون اداری از منظر تنظیمات سیستمی

امنیت در نرم‌افزار اتوماسیون اداری در دو سطح ایجاد می‌شود: بخشی از امنیت در اتوماسیون اداری، توسط امکاناتی که نرم‌افزار اتوماسیون ارائه می‌دهد و بخشی دیگر، با کمک تنظیمات سیستمی که مدیر IT یا ادمین سازمان اعمال می‌کند، فراهم می‌شود.

تا به اینجا، امکانات امنیتی نرم‌افزار اتوماسیون اداری بررسی شده و در ادامه، ویژگی‌های کلیدی تنظیمات سیستمی را بررسی می‌کنیم که مسئول IT باید با دقت پیاده کند، تا هم امنیت بالا برود و هم کارایی سیستم حفظ شود.

مدیریت رمزهای عبور و فعالسازی کد دو عاملی

رمزهای پیچیده مثلاً حداقل ۱۲ کاراکتر، با حروف و اعداد و نماد را اجباری کنید. برای این کار، در تنظیمات سیستم، حداقل پیچیدگی رمز را افزایش دهید. در قدم بعدی، احراز هویت دو عاملی (Two Factor Authentication) را فعال کرده و آن را برای همه حساب‌ها اجباری کنید. با این اقدامات، جلوی ۹۹ درصد حملات فیشینگ را می‌گیرید.

فعالسازی کد کپچا

کپچا را برای صفحه ورود فعال کنید تا ربات‌ها نتوانند رمزها را تست کنند. برای این مرحله می‌توانید از یک کپچای ساده مثل تیک زدن استفاده کنید تا کاربران اذیت نشوند. 

محدود سازی کاربران بر اساس IP

دسترسی به سیستم را فقط برای IP های شبکه داخلی شرکت محدود کنید. چطور؟ در فایروال یا تنظیمات نرم‌افزار، لیست IP های مجاز مثل رنج شبکه شرکت را وارد کنید و دسترسی خارجی را ببندید. این کار ریسک نفوذ از خارج از شرکت را کاهش می‌دهد، ولی ممکن است با محدودیت‌هایی نیز همراه باشد. 

دریافت گواهینامه SSL

یک گواهینامه SSL برای سرور بگیرید تا داده‌ها در انتقال رمزنگاری شده و قابل رهگیری نباشند. 

مدیریت سطوح دسترسی

دسترسی هر کاربر را بر اساس نقش او مثل کارمند یا مدیر تنظیم کنید تا فقط به داده‌های لازم دسترسی داشته باشد. از قابلیت نقش‌محور سیستم استفاده کنید و برای هر نقش، دسترسی‌ها را دقیق تعریف کنید. مثلاً، کارمند فروش نباید به اسناد مالی دسترسی داشته باشد. در آخر هم تست دستی داشته باشید تا مطمئن شوید کسی به بخش‌های غیرمجاز دسترسی نداشته باشد. 

گزارش گیری منظم

سیستم را طوری تنظیم کنید تا لاگ‌های فعالیت از جمله ورود و تغییرات اسناد را ذخیره کند و گزارش‌های قابل جستجو ارائه دهد. برای این کار، در تنظیمات، لاگ‌گیری را فعال کنید و هر هفته گزارش‌ها را چک کنید تا الگوهای مشکوک مثل ورود از IP عجیب را زود متوجه شوید. 

محدود سازی زمان نشست ها

نشست‌ها را طوری تنظیم کنید که بعد از ۱۰-۱۵ دقیقه بی‌فعالیتی خودکار بسته شوند. برای این تنظیمات، در پنل ادمین، زمان نشست را کاهش دهید و گزینه خروج خودکار را فعال کنید. این کار جلوی سوءاستفاده از سیستم‌های بازمانده را می‌گیرد.

امنیت سرورهای داخلی و میزبان

می‌توانید سرورها را با فایروال، آنتی‌ویروس به‌روز و غیرفعال کردن پورت‌های غیرضروری ایمن کنید. به این منظور، یک چک‌لیست امنیتی برای سرور بنویسید، پورت‌های غیرضروری را ببندید و هر سه ماه تست نفوذ داشته باشید.

آموزش استفاده از اتوماسیون به کارکنان

به کارمندان آموزش دهید که چطور از سیستم درست استفاده کنند و از لینک‌های مشکوک دوری کنند. برای اطمینان، هر ۶ ماه یک جلسه آموزشی کوتاه برگزار کنید و یک راهنمای ساده در قالب PDF به کارمندان بدهید. این کار خطاهای انسانی را که ۹۵ درصد نقض‌های امنیتی را باعث می‌شوند، کاهش می‌دهد.