اتوماسیون منابع انسانی – اتوماسیون اداری در منابع انسانی

جالب است بدانید واحد منابع انسانی بیش از هر بخشی به «ارتباط انسانی» وابسته است، ولی بیشتر وقتش صرف فرم‌ها، نامه‌ها و کارهای تکراری می‌شود. این تناقض دقیقاً همان نقطه‌ای است که اتوماسیون اداری وارد عمل می‌شود: نه برای حذف ارتباط انسانی، بلکه برای آزاد کردن وقت تا تمرکز بر همان وظیفه اصلی باشد یعنی منابع انسانی. روز اول کاری مسئول منابع انسانی باید ساعت‌ها وقت بگذارد تا مدارک را تکمیل کند، کد پرسنلی بسازد و دسترسی‌های اولیه را بدهد. ولی روز اول با کمک اتوماسیون منابع انسانی بسیار متفاوت خواهد بود: بیشتر کارها از قبل آماده است و ورود به سازمان برای کارمند، تجربه‌ای ساده و حرفه‌ای خواهد بود.

 در این مقاله از آدا به نقش اتوماسیون منابع انسانی در پیشبرد وظایف این واحد و جزئیات آن می‌پردازیم و تاثیر آن را با دقت بررسی می‌کنیم. 

اتوماسیون منابع انسانی به چه معناست؟

اتوماسیون منابع انسانی یعنی استفاده از فناوری‌های دیجیتال برای ساده‌تر و هوشمندتر کردن کارهای مربوط به مدیریت کارکنان در سازمان. این کارها می‌تواند شامل جذب و استخدام، مدیریت عملکرد، آموزش، حضور و غیاب و حتی رسیدگی به درخواست‌های روزمره کارمندان باشد. اما موضوع فقط جایگزین کردن کارهای دستی با نرم‌افزار نیست؛ اتوماسیون باعث می‌شود داده‌ها در یک جا جمع شوند، فرآیندها شفاف‌تر شوند و تصمیم‌ها بر اساس اطلاعات دقیق گرفته شوند.

مزیت اصلی اتوماسیون فقط صرفه‌جویی در زمان نیست! این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند با شرایط جدید مثل دورکاری یا نیاز به انعطاف‌پذیری بهتر کنار بیایند. کارکنان می‌توانند درخواست‌های خود را از طریق اپلیکیشن ثبت کنند و پاسخ دریافت کنند. همچنین، با یکپارچه شدن داده‌ها، الگوهایی آشکار می‌شوند که در حالت عادی شاید دیده نشوند؛ مثلاً دلایل نرخ بالای خروج کارکنان یک تیم. 

نرم افزار اتوماسیون اداری چه تاثیری بر منابع انسانی دارد؟

از تاثیرات کلیدی اتوماسیون اداری در منابع انسانی می‌توان به این موارد اشاره کرد: 

کاهش حجم کار اداری و صرفه‌جویی در زمان:
با دیجیتال شدن فعالیت‌های منابع انسانی، سرعت بسیاری از کارهای روزمره HR مثل بایگانی پرونده‌ها، پیگیری درخواست مرخصی یا جمع‌آوری مدارک استخدامی، افزایش می‌یابد. در برخی نمونه‌ها کاهش قابل‌توجهی در زمان جذب و ورود به سازمان گزارش شده است.

دقت بیشتر، ردیابی شفاف و انطباق بهتر با قوانین:
اتوماسیون اداری ثبت دیجیتال، ارجاع وابسته به زمان و مسیرهای گردش مشخصی برای فرم‌ها ایجاد می‌کند که باعث می‌شود احتمال خطا و فقدان اسناد کاهش یابد. همچنین، ثبت تمام فعالیت‌ها باعث می‌شود ردپای کامل تصمیم‌ها و تغییرات قابل‌ردیابی باشد.

تجربه بهتر کارکنان:
وقتی پروند‌ه‌ها، فرم‌ها و وضعیت درخواست‌ها در یک پورتال یا اپلیکیشن موجود باشند، کارکنان می‌توانند، بدون اینکه برای هر کار کوچک به واحد HR مراجعه کنند، خودشان مرخصی ثبت کنند یا اطلاعات پرونده‌شان را به‌روزرسانی کنند. این دسترسی ساده و پاسخگویی سریع، رضایت کارکنان را بالا می‌برد و بار تماس‌های تکراری روی منابع انسانی را کاهش می‌دهد. 

داده‌محوری و تصمیم‌گیری بهتر:
وقتی داده‌های پرسنلی، حضور و غیاب، آموزش و عملکرد همه در یکجا گردآوری شوند، می‌توان الگوها را پیدا کرد و براساس اطلاعات برنامه‌ریزی کرد؛ مثلاً نقاطی که نرخ ترک خدمت بالاست یا تیم‌هایی که به آموزش نیاز دارند. این تحولِ از «فرضیات» به «شواهد» است که HR را از نقش صرفاً عملیاتی به نقش راهبردی نزدیک‌تر می‌کند. 

تاثیرات مثبت و منفی اتوماسیون اداری در منابع انسانی

از جمله تاثیرات مثبت اتوماسیون اداری در منابع انسانی می‌توان به این موارد اشاره کرد:

• دقت بیشتر و امنیت داده‌ها به دلیل اعمال دسترسی محدود 
• بهبود تجربه کارکنان برای ثبت درخواست‌ها
• سرعت و صرفه‌جویی در زمان و منابع
• یکپارچگی و شفاف‌سازی در فرایندها؛ ردیابی آسان و کاهش بلاتکلیفی
• تصمیم‌گیری داده‌محور و تحلیل دقیق‌تر
• چابکی در مقیاس‌پذیری
• انطباق بهتر با قوانین و مقررات
• اقتصادی‌تر در بلندمدت
• دوست‌دار محیط‌زیست

از جمله تاثیرات منفی اتوماسیون منابع انسانی، می‌توان به این موارد اشاره کرد:

• از بین رفتن برخی مشاغل ساده یا اداری
• نیاز به آموزش و ادغام با سیستم‌های جاری
• هزینه اولیه پیاده‌سازی بالا
• کاهش تعاملات انسانی در صورت نبود فعالیت‌های ارتباطی
• خطاها یا سوگیری در الگوریتم‌ها
• تهدید حملات سایبری
• ریسک در خرابی سیستم‌ها
• افزایش اضطراب کارکنان، استرس و نگرانی از جایگزینی
• به خطر افتادن تندرستی جسمی به‌خاطر سبک زندگی کم‌تحرک

اتوماسیون منابع انسانی و نقش BPMS در خودکارسازی فرآیندها

مدیریت منابع انسانی شامل فرآیندهای متنوعی است که هدف نهایی آنها، جذب نیروی انسانی کارآمد و مناسب در سازمان و پرورش و نگهداری از آنها است. شیوه‌های سنتی مدیریت منابع انسانی چالش‌هایی دارد از جمله خطای انسانی، عدم شفافیت، سرعت پایین و هزینه‌های اجرایی بالا. راه‌حل چیست؟ نرم‌افزار مدیریت کسب‌وکار یا همان BPMS. با به‌کارگرفتن این نرم‌افزار می‌توان این چالش‌ها را حل کرد. ولی چطور؟ BPMS کمک می‌کند فرآیندهای دستی به فرآیندهای قابل‌تعریف خودکار و قابل‌ردیابی تبدیل شوند؛ یعنی فرآیندها طراحی و تعریف، و سپس خودکار می‌شوند. طراحی و خودکارسازی فرآیندها باعث افزایش دقت، سرعت، شفافیت و کارایی فعالیت‌های واحد منابع انسانی می‌شود. از جمله کارهایی که می‌توان از BPMS در مدیریت منابع انسانی انتظار داشت:

• طراحی فرآیندها از جذب و استخدام تا استقرار، نگهداری و رسیدگی به درخواست‌ها
• خودکارسازی فرآیندها
• به‌کارگیری فرم‌های آنلاین
• بازخوانی اطلاعات از سایر سامانه‌ها

تعریف، طراحی و خودکارسازی فرآیندها در منابع انسانی در فعالیت‌هایی مثل جذب و استخدام نیرو، آنبوردینگ، بررسی درخواست‌ها، مانیتورینگ و ارزیابی عملکرد به کار می‌رود: 

جذب و استخدام نیرو 

طراحی فرم استخدام برای درج اطلاعات کارجو و ارسال خودکار برای کارشناس منابع انسانی، بخشی از فرآیند خودکارسازی فرآیند استخدام است. همچنین، تمدید قراردادها نیز خودکارسازی می‌شوند؛ طوری‌که BPMS می‌تواند براساس الگو از پیش تعریف‌شده، قرارداد را تولید و به‌صورت خودکار برای کارمند و مدیر ارسال کند. 

آنبوردینگ 

آنبوردینگ شامل فرآیندهای استخدام، آموزش و ارزیابی عملکرد است که می‌تواند با BPMS طراحی شده و خودکار اجرا شود. 

بررسی درخواست‌ها 

طراحی فرم درخواست‌ها از درخواست برای مساعده مالی، وام یا مرخصی تا درخواست اضافه‌کار، کالا یا حتی استعفا در قالب آنلاین، بخشی از نقش BPMS در اتوماسیون منابع انسانی است. همچنین، ثبت و گردش خودکار درخواست‌ها نیز با کمک همین پلتفرم، صورت می‌پذیرد. با BPMS مسیر گردش هر فرم قابل طراحی و خودکارسازی است. 

مانیتورینگ و ارزیابی عملکرد

با کمک BPMS، اطلاعات عملکردی کارمندان به صورت خودکار جمع‌آوری و ثبت می‌شود. سپس گزارش کار از فعالیت هر فرد به شکل خودکار برای مدیران مربوطه ارسال می‌شود. مدیران با بررسی این گزارش‌ها می‌توانند ارزیابی دقیقی از عملکرد کارکنان داشته باشند. 

برخی از فرایندهای رایج اتوماسیون منابع انسانی

اتوماسیون منابع انسانی به کمک کارشناسان منابع انسانی می‌آید تا کارهای جذب، استخدام، استقرار و رسیدگی به درخواست‌ها به شکل بهتر و مدرن‌تری پیش برود. در ادامه، فرآیندهای HR که توسط اتوماسیون منابع انسانی تسهیل می‌یابد را بررسی می‌کنیم. 

خودکار سازی فرایند جذب و استخدام

فرآیند جذب و استخدام در منابع انسانی از تعریف نیاز شغلی و انتشار آگهی تا بررسی رزومه‌ها، مصاحبه و در نهایت ورود فرد به کار ادامه دارد. اتوماسیون منابع انسانی باعث می‌شود بخش‌های تکراری و زمان‌بر به‌صورت هوشمند مدیریت شوند؛ برای مثال انتشار همزمان آگهی در چند بستر، جمع‌آوری و دسته‌بندی رزومه‌ها، غربال اولیه با کمک الگوریتم‌ها، زمان‌بندی خودکار مصاحبه‌ها، و حتی ارسال پیشنهاد استخدام و امضای دیجیتال قراردادها. این کار نه‌تنها سرعت و دقت استخدام را بالا می‌برد، بلکه تجربهٔ بهتری هم برای کارجو و هم برای تیم منابع انسانی فراهم می‌کند، در حالی که مراحل کلیدی مثل مصاحبه نهایی و تصمیم‌گیری همچنان با قضاوت انسانی انجام می‌شوند.

آموزش و توسعه کارکنان

کارکنان می‌توانند نیازهای آموزشی خود را ثبت کرده و درخواست آن را به واحد آموزش در منابع انسانی ارسال کنند. منابع انسانی با انجام بررسی‌های لازم، برای برگزاری یا گذراندن آموزش برنامه‌ریزی می‌کند. در حالت سنتی، روند درخواست آموزش، تصمیم‌گیری توسط مدیران و برنامه‌ریزی توسط منابع انسانی می‌تواند فرآیندی زمان‌بر باشد، ولی با کمک اتوماسیون اداری در منابع انسانی و خودکارسازی این روند با BPMS، این فرآیند به راحتی شروع، بررسی و به نتیجه می‌رسد. 

اتوماسیون کردن فرهنگ سازی و تبیین سیاست های سازمان

فرهنگ‌سازی سازمانی و آشنایی کارکنان با سیاست‌ها معمولاً زمان‌بر است؛ باید اسناد در اختیار همه قرار بگیرد، آموزش‌های لازم برگزار شود و در نهایت اطمینان حاصل شود که کارکنان سیاست‌ها را پذیرفته و اجرا می‌کنند. اتوماسیون در این بخش می‌تواند روند را ساده و شفاف کند. برای مثال، با استفاده از BPMS در اتوماسیون منابع انسانی، مستندات به‌طور متمرکز در دسترس قرار می‌گیرند، نسخه‌های جدید به‌صورت خودکار اطلاع‌رسانی می‌شوند و کارکنان می‌توانند با امضای دیجیتال، پذیرش سیاست را ثبت کنند. همزمان سیستم می‌تواند یادآوری ارسال کند، تکمیل آموزش‌های کوتاه آنلاین را پیگیری کند و در صورت نیاز گزارش‌های انطباق برای مدیران تهیه کند.

این رویکرد چند مزیت عملی دارد: سرعت بیشتر در انتقال پیام، یکپارچگی و یکنواختی اطلاعات، و امکان ردیابی اینکه چه کسانی سیاست‌ها را مطالعه و تایید کرده‌اند. همچنین، چت‌بات‌ها یا ماژول‌های پرسش‌وپاسخ می‌توانند پاسخگوی پرسش‌های رایج باشند و بار کاری منابع انسانی را کاهش دهند. البته بخش انسانی همچنان ضروری است؛ فرهنگ‌سازی صرفاً با فرم و اعلان ایجاد نمی‌شود و نیاز به تعامل و رفتار مدیران هم دارد. اتوماسیون تنها ابزار کمکی است تا این فرایند سریع‌تر، دقیق‌تر و شفاف‌تر پیش برود.

آنبوردینگ کارکنان

فرآیند ورود به کار  یا همان onboarding شامل همهٔ گام‌ها از پیش‌ورود به کار و تکمیل مدارک تا فراهم‌سازی دسترسی‌ها، آموزش اولیه، ارتباط با تیم و آشنایی با فرهنگ سازمان است. اتوماسیون منابع انسانی می‌تواند بخش‌های تکراری و داده‌محور این مسیر را خودکار کند. از جمله فعالیت‌های ارسال و تکمیل دیجیتال فرم‌ها و قراردادها، تخصیص خودکار دوره‌های آموزشی، آماده‌سازی حساب‌های کاربری و دسترسی‌های IT، زمان‌بندی خودکار جلسات آشنایی و ارسال یادآور. این خودکارسازی هم سرعت اجرای مراحل اداری را بالا می‌برد و هم تجربهٔ آغازین شفاف‌تری برای استخدام‌شده فراهم می‌آورد.

مزیت‌های آنبوردینگ با استفاده از اتوماسیون منابع انسانی عبارت‌اند از کاهش خطاهای اداری، کوتاه‌تر شدن زمان تا بهره‌وری و افزایش نرخ تکمیل آموزش‌های اجباری. 

ثبت و دریافت درخواست های رفاهی

درخواست‌های رفاهی همان درخواست‌هایی‌اند که کارکنان ممکن است برای مزایا یا تسهیلات طلب کنند، مثل وام، کمک هزینه، خدمات درمانی و تجهیزات. اتوماسیون باعث می‌شود کارکنان بتوانند این درخواست‌ها را از طریق پورتال خودکار یا سیستم خدمات کارمندی ثبت کنند؛ یعنی بدون نیاز به مراجعه فیزیکی یا ارسال ایمیل، فقط با چند کلیک و انتخاب گزینه مناسب. سیستم به‌صورت خودکار درخواست را به مدیر ذی‌صلاح ارجاع می‌دهد، وضعیت درخواست را به کارمند اطلاع می‌دهد و در صورت تایید، مراحل بعدی را اجرا می‌کند. این کار باعث کاهش زمان پردازش و بار اداری می‌شود، چون دیگر لازم نیست فرم‌ها چاپ شوند، فیزیکی امضا شوند یا درخواست‌ها دست‌به‌دست شوند. 

دریافت و رسیدگی به شکایات

ارسال، دریافت و رسیدگی به شکایت نیروها به کمک اتوماسیون اداری در منابع انسانی، راحت‌تر و قابل‌پیگیری خواهد بود. فرآیند رسیدگی به شکایت‌ها با کمک اتوماسیون اداری اینگونه خواهد بود:

• ثبت شکایات از کانال‌های متعدد و دسترس‌پذیر
• مسیر گردش خودکار و ارجاع به افراد مناسب
• دسترسی به وضعیت شکایت و پاسخگویی شفاف
• کلاس‌بندی، اولویت‌بندی و تحلیل محتوای شکایات
• گزارش‌گیری و داشبورد تحلیل روندها
• حفظ امنیت و محرمانگی

برای پیاده سازی BPMS در اتوماسیون منابع انسانی به چه زیرسیستم هایی نیاز است؟

برای خودکارسازی فرآیندها در اتوماسیون منابع انسانی، زیرسیستم‌هایی مثل فرم‌ساز، گزارش‌ساز، گردش مکاتبات، ارجاع زمان‌بندی‌شده و بایگانی اسناد نیاز هستند که اتوماسیون اداری آدا آنها را ارائه می‌دهد. در ادامه، هر کدام را به دقت بررسی می‌کنیم. 

فرم ساز پیشرفته

این ابزار در اتوماسیون منابع انسانی به شما اجازه می‌دهد انواع فرم‌های موردنیاز را به‌سادگی طراحی کنید؛ چه بخواهید آنها را در قالب نامه‌های داخلی به گردش بیندازید و چه به‌صورت فرم‌های الکترونیکی در میزکار هوشمند منتشر کنید. همچنین، کارکنان می‌توانند از همین طریق نظرات، پیشنهادات یا حتی درخواست‌های خود را ثبت کنند و شما همه این داده‌ها را یک‌جا، ساختارمند و آماده تحلیل در اختیار خواهید داشت. در واقع، فرم‌ساز پیشرفته آدا شبیه به پلتفرم‌های شناخته‌شده جهانی عمل می‌کند، با این تفاوت که به‌طور کامل با فرآیندهای سازمانی شما یکپارچه است.

کارتابل و گردش مکاتبات

زیرسیستم کارتابل الکترونیکی و گردش مکاتبات در اتوماسیون منابع انسانی کمک می‌کند فرم‌ها، درخواست‌ها و مکاتبات در یک محیط امن و متمرکز ثبت و مدیریت شده و به گردش درآیند. مدیر یا مسئول مربوطه می‌تواند مسیر دقیق هر سند را پیگیری کند، ببیند چه کسی آن را دیده، چه تغییراتی داشته و در هر مرحله چه ارجاعات یا اقداماتی انجام شده است. اطلاع‌رسانی خودکار هنگام رسیدن به افراد مسئول و ارسال یادآورها باعث می‌شود هیچ‌درخواستی گم نشود و فرآیندها شفاف‌تر پیش برود.

سیستم امضا الکترونیک و چند امضائی

فرم ساخته شد، به گردش درآمد، به دست مسئول مربوطه رسید و حالا با استفاده از زیرسیستم امضا الکترونیک، تکمیل و ارسال می‌شود. یعنی فرم‌ها و درخواست‌ها، ضمن به گردش درآمدن در کارتابل الکترونیکی، با دریافت امضا، پاسخ داده می‌شوند و فرآیندهای اداری تکمیل می‌شوند.

ارجاع زمانبندی شده

ارجاع زمانبندی‌شده یعنی اینکه تخصیص یک تسک یا ارجاع یک درخواست بر اساس قواعد زمانی به‌صورت خودکار انجام شود؛ مثلاً اگر مدیر ظرف ۳ روز جواب نداد، ارجاع به سرپرست بعدی شود. زیرسیستم ارجاع زمان‌بندی شده خود نیز به اجزایی مثل شروع فرایند بر اساس زمان (Timer start) و چرخه‌های زمانی متکی است. وقتی تسکی بی‌پاسخ بماند، سیستم می‌تواند از قواعد پله‌ای یا موازی استفاده کند، مثل هشدار به جایگزین، ارسال به نقش بالاتر، تغییر اولویت یا حتی اجرای عمل خودکار. 

بایگانی اسناد و مدارک

بایگانی مدارک به‌صورت دیجیتال محل جمع‌آوری همهٔ اسناد مربوط به کارکنان از رزومه گرفته تا قرارداد استخدام، ارزیابی عملکرد، مدارک آموزشی، مرخصی‌ها، مکاتبات رسمی و غیره است. این باعث می‌شود که دیگر اسناد پراکنده در پوشه‌های فیزیکی یا فایل‌های دیجیتال مختلف نباشند و دسترسی سریع و قابل‌جستجو فراهم گردد. اتوماسیون منابع انسانی اجازه می‌دهد بدون نیاز به جست‌وجوی دستی و با استفاده از اطلاعات توصیفی سند مثل نوع، تاریخ، فرد مربوطه، بخش، وضعیت و امکاناتی مثل OCR برای اسکن اسناد، خیلی راحت سند موردنظر را پیدا کنید. 

 

امیدواریم این مطالب برای شما مفید بوده باشند. منتظر نظرات و پرسش‌های شما هستیم.