ثبت مدارک
در دنیای امروز که مدیریت اسناد و مدارک نقش حیاتی در سازمان‌ها و شرکت‌ها ایفا می‌کند، وجود یک سیستم کارآمد و هوشمند برای ثبت و بایگانی مدارک امری ضروری است. نرم‌افزار اتوماسیون اداری آدا، با ارائه زیرسیستم مدیریت اسناد، امکاناتی پیشرفته را در اختیار کاربران قرار می‌دهد تا فرآیند ثبت، مدیریت و بازیابی اسناد را به شیوه‌ای کاملاً بهینه، کارآمد و دسته‌بندی شده انجام دهند. این قابلیت نه‌تنها به کاهش هزینه‌ها و زمان موردنیاز برای مدیریت اسناد کمک می‌کند، بلکه باعث افزایش بهره‌وری و دقت در کارهای اداری می‌شود. در ادامه به بررسی ویژگی‌های منحصربه‌فرد این سیستم می‌پردازیم.
درخواست مشاوره و دمو رایگان
لطفا درخواست خود را ثبت کنید، مشاورین ما در اسرع وقت با شما تماس خواهند گرفت.
قابلیت‌های کلیدی ثبت مدارک در سامانه مدیریت اسناد
قابلیت جستجوی پیشرفته برای دسترسی سریع به اسناد
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های سازمان‌ها، جستجو و بازیابی سریع اسناد موردنیاز است. این سیستم با بهره‌گیری از قابلیت جستجوی پیشرفته، امکان دسترسی سریع و دقیق به اسناد را فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند با استفاده از فیلترهای مختلف، مانند تاریخ ثبت، نوع سند، دسته‌بندی‌ها و سایر مشخصه‌های مرتبط، اسناد موردنظر خود را در کمترین زمان ممکن پیدا کنند.
هشتگ‌گذاری برای جستجوی پیشرفته‌تر
یکی از قابلیت‌های جذاب و کارآمد این سیستم، امکان هشتگ‌گذاری روی اسناد است. این ویژگی به کاربران این امکان را می‌دهد که مدارک را با برچسب‌های خاص دسته‌بندی کرده و در آینده از طریق جستجوی هشتگ‌ها به سرعت به اسناد موردنظر خود دسترسی پیدا کنند. هشتگ‌گذاری نه‌تنها جستجو را تسهیل می‌کند بلکه از پراکندگی و سردرگمی در مدیریت اسناد جلوگیری می‌نماید.
استفاده از سربرگ‌های از پیش تعریف‌شده
برای سهولت در ثبت و دسته‌بندی اسناد، سیستم مدیریت اسناد آدا از سربرگ‌های از پیش تعریف‌شده استفاده می‌کند. این سربرگ‌ها به کاربران کمک می‌کنند تا بدون نیاز به ایجاد ساختارهای جدید، اسناد را در دسته‌بندی‌های مشخص قرار دهند. این ویژگی باعث استانداردسازی ثبت اسناد و افزایش سرعت کاربری می‌شود.
قابلیت اتصال به سیستم دبیرخانه
نرم‌افزار اتوماسیون اداری آدا به گونه‌ای طراحی شده که امکان اتصال یکپارچه با سیستم دبیرخانه را فراهم می‌کند. این ویژگی امکان ارسال و دریافت اسناد به‌صورت مستقیم از دبیرخانه، شماره‌گذاری خودکار و مدیریت دقیق گردش کار اسناد را فراهم می‌آورد. این قابلیت علاوه بر افزایش امنیت اطلاعات، روند پردازش و مدیریت اسناد را نیز بهبود می‌بخشد.
جستجوی پیشرفته با استفاده از تکنولوژی OCR
یکی از نوآورانه‌ترین قابلیت‌های این زیرسیستم، امکان جستجوی متون درون اسناد با استفاده از تکنولوژی OCR (تشخیص متن از تصویر) است. این تکنولوژی به کاربران اجازه می‌دهد تا متن‌های موجود در فایل‌های اسکن‌شده یا تصاویر را جستجو کنند. به این ترتیب، کاربران بدون نیاز به تایپ دستی اطلاعات، می‌توانند به سرعت به اسناد موردنیاز خود دسترسی پیدا کنند.
قابلیت اتصال به سیستم BPMS (مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار)
یکی دیگر از ویژگی‌های مهم این زیرسیستم، قابلیت اتصال به سیستم BPMS است. این ویژگی امکان ایجاد فرآیندهای خودکار برای مدیریت اسناد را فراهم می‌کند. برای مثال، می‌توان یک فرآیند خودکار تعریف کرد که پس از ثبت یک سند خاص، به‌صورت خودکار برای تأیید یا بررسی به بخش مربوطه ارجاع داده شود. این ویژگی باعث کاهش خطای انسانی و افزایش بهره‌وری در سازمان می‌شود.
