نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک آدا؛ حرفه‌ای، دقیق و پرسرعت
یکی از معضلات سازمان‌ها از گذشته تا به امروز نگهداری و مدیریت اسناد و مدارک به صورت سازماندهی شده بوده و هست. امروزه با توجه به حجم بالای فرایندها و کارهای روزانه و نیاز به سرعت بالا برای مدیریت اسناد، انجام امور اداری، بایگانی و فرایندهای هرکدام زمان و انرژی زیادی را طلب می‌کند. سامانه مدیریت اسناد آدا که یکی از کاربردی‌ترین زیرسیستم‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری آدا محسوب می‌شود، توانسته بسیاری از چالش‌های امور بایگانی و مدیریت اسناد الکترونیکی را برای کاربران برطرف کند.
سامانه مدیریت اسناد (Document Management System یا به‌اختصار DMS) به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کند تا به صورت هوشمند بتوانند امور بایگانی خود را مدیریت کنند و آن‌ها را از ثبت و ضبط اسناد و مدارک به صورت فیزیکی و با استفاده از زونکن‌ها و پوشه‌های متعدد بی‌نیاز کند. این سیستم با استفاده از تعریف زونکن‌های دیجیتال، سبب می‌شود تا سرعت پیدا کردن مدارک به شدت بالا رفته و علاوه بر آن امنیت اسناد و مدارک سازمانی نیز به خوبی ارتقا پیدا کند. نکته مهم این است که با استفاده از این سیستم، نگرانی‌ها بابت گم‌شدن مدارک به‌طور کامل از بین می‌رود.
برای استفاده دمو رایگان یا مشاوره رایگان قبل از خرید نرم افزار درخواست خود را ثبت نمایید تا با شما ارتباط برقرار نماییم.
درخواست مشاوره و دمو رایگان
لطفا درخواست خود را ثبت کنید، مشاورین ما در اسرع وقت با شما تماس خواهند گرفت.
امکانات و ویژگی‌های کلیدی نرم افزار مدیریت اسناد آدا
مدیریت امنیت و مجوزها
با ایجاد سطح دسترسی، احراز هویت کاربران، رمز نگاری داده‌ها در زمان انتقال امنیت اطلاعات و محدود سازی آن تضمین می‌شود.
گردش کار
گردش کار در DMS به تعریف و اجرای خودکار مراحل پردازش اسناد در سازمان کمک می‌کند و باعث کاهش خطا و افزایش شفافیت فرآیندها می‌شود.
سازگاری و یکپارچگی
قابلیت اتصال به نرم‌افزارهای دیگر مانند (CRM، ERP، اتوماسیون اداری، بایگانی ابری، HRMS،…) و تبادل داده و ویرایش مستقیم با گوگل و آفیس در نرم افزار آدا وجود دارد.
مقیاس‌پذیری و گزارش‌گیری
نرم افزار مدیریت اسناد آدا، قابلیت گسترش برای بی نهایت کاربر و اسناد را داراست و همچنین از طریق داشبورد گزارش گیری، عملکرد سیستم به خوبی قابل پایش است.
ثبت مدارک
امکان ثبت مدارک و ذخیره آن‌ها در نرم افزار مدیریت اسناد
امانت دهی اسناد
امکان تعیین محدودیت زمانی، به منظور استفاده موقت افراد از اسناد و مدارک موجود در کارتابل شخصی خود؛ پس از پایان زمان مشخص‌شده، اسناد مربوطه از کارتابل شخص حذف می‌گردد.
بایگانی و نگهداری اسناد
این امکان وجود دارد که سازمان‌ها مدارک و اسناد خود را به صورت ساختار یافته در یک محیط دیجیتال ذخیره کنند تا در هر زمان و مکان که به آن‌ها نیاز بود، به‌راحتی در دسترس‌شان باشد.
تعریف نامحدود زونکن‌ها
با این ویژگی سازمان‌ها می‌توانند به صورت نامحدود و دسته‌بندی شده زونکن‌های مورد نیاز خود را در سامانه مدیریت اسناد تعریف کنند. در این قسمت افراد باتوجه به سطح دسترسی که دارند، می‌توانند زونکن‌های مرتبط با خود را مشاهده کنند که این امر باعث افزایش سرعت و دقت در جستجو می‌شود.
مدیریت اسناد چیست؟
سیستم مدیریت اسناد (DMS) یک سامانه نرم‌افزاری سازمان‌یافته است که تمامی مراحل ثبت، ذخیره‌سازی ساختارمند، مدیریت امنیت و مجوزها، نمایه‌سازی و جست‌وجو ، کنترل نسخه و تاریخچه، و گردش کار اسناد الکترونیکی و دیجیتالی‌شده را پوشش می‌دهد.
علاوه بر این، برخی نمونه‌های پیشرفته‌تر شامل ویژگی‌هایی مانند فشرده‌سازی داده برای ذخیره‌سازی, تطبیق تغییرات بین نسخه‌ها, و مجوزهای یکپارچه برای همکاری امن و توزیع جهانی نیز هستند.
نرم افزار مدیریت اسناد مناسب چه سازمان های است
قراردادها،نامه‌های اداری، صورت‌جلسات، مدارک هویتی، نقشه‌ها و مستندات فنی، گزارش‌های مالی، سوابق پرسنلی، مستندات پژوهشی از جمله اسنادی هستند که در هر سازمان و شرکتی نیاز به نگهداری و مدیریت دارند.
سازمان‌های دولتی و عمومی
به دلیل حجم بالای مکاتبات رسمی، آرشیوهای حقوقی، دستورالعمل‌ها و بخش‌نامه‌ها همچنین رعایت استاندارد نیاز به نرم افزار مدیریت اسناد دارند. شفافیت، سرعت پیگیری، حسابرسی و.. از مزیت مدیریت اسناد برای این سازمان است.
بانک‌ها و مؤسسات مالی
به دلیل اسناد مالی حساس، قراردادهای وام، اسناد هویتی مشتریان همچنین نیاز به امنیت بالا، کنترل دسترسی،حسابرسی کامل و نگهداری بلندمدت اسناد داشتن نرم افزار مدیریت از الزامات برای شعب بانک است.
شرکت‌های بیمه
حجم بسیار زیاد پرونده‌های بیمه‌گزاران و رسیدگی به خسارات در کنار پیگیری نسخه‌ها و تاریخچه تغییرات در شرکت های بیمه، داشتن نرم افزار اسناد فرآیندها راسریع تر و شفاف خواهد کرد.
حقوقی و دفاتر وکالت
بایگانی مستندات دعاوی، قراردادها، پرونده‌ها، محرمانگی و طبقه‌بندی امنیتی اسناد، اهمیت نسخه‌گذاری و تاریخچه برای استناد در دادگاه، استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد را در دفاتر حقوقی دو چندان می کند.
ساختمانی، نفت و گاز
حجم بسیار زیاد نقشه‌ها، گزارش‌های فنی، اسناد مناقصه و قراردادهای پیمانکاری، نیاز به مدیریت نسخه‌ها و تغییرات،همکاری بین تیم‌ها در نقاط مختلف جغرافیایی
آموزشی و دانشگاه‌ها
بایگانی پایان‌نامه‌ها، سوابق دانشجویی، نامه‌نگاری‌ها و اسناد پژوهشی، رعایت قوانین حریم خصوصی و قابلیت جست‌وجوی سریع
بیمارستان‌ها و مراکز درمانی
مدیریت پرونده‌های پزشکی، اسناد بیماران، نسخ دارویی، رعایت استانداردهای حریم خصوصی، نیاز به آرشیو بلندمدت برای پیگیری درمان‌ها
تولیدی و صنعتی
مستندسازی فرآیندها، کنترل کیفیت، گواهی‌های انطباق و اسناد فنی، اهمیت نگهداری دقیق اسناد برای ممیزی‌ها و صدور گواهینامه‌ها
