نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

در یک تعریف خلاصه، به نرم‌افزاری که برای ساده‌سازی فرایندها، مدیریت و نظارت شفاف بر آن‌ها و بالا بردن سرعت انجام کارها در سازمان پیاده‌سازی می‌شود، نرم افزار اتوماسیون اداری گفته می‌شود. این نرم‌افزار با داشتن قابلیت‌های پرشمار و کاربردی، به کسب‌وکارهای مختلف کمک می‌کند تا فرایندهای معیوب خود را شناسایی و بهینه‌سازی کنند، همچنین برای اجرای تسک‌های تکراری و جریان‌های کاری روزانه زمان و انرژی خود را تلف نکنند.  نرم افزار اتوماسیون اداری بخشی از سیستم اتوماسیون اداری است.

اجزای اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری

یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری شامل تمام سیستم‌های نرم‌افزاری مورد نیاز شرکت‌ها و سازمان‌ها است. همچنین این نرم‌افزار باید امکان پیاده‌سازی فرایندها و جریان‌های کاری خاص هر کسب‌وکار را نیز داشته باشد تا به آن‌ها برای توسعه‌ای پایدار کمک کند.

• مدیریت دقیق و شفاف اسناد و مدارک سازمانی با کمک هوش مصنوعی و فناوری‌های نوین
• گزارش‌گیری پیشرفته تحلیلی، آماری و توصیفی از وضعیت کلی کسب‌وکار، تیم‌ها و تسک‌ها
• جستجوی پیشرفته در متون، تصاویر اسکن‌شده و فایل‌های PDF با دقت و سرعت بالا (صد درصد فارسی)
• برگزاری جلسات آنلاین ویدئویی و صوتی با امکاناتی مانند تخته وایت‌برد، اشتراک‌گذاری فایل‌ها، ضبط و بایگانی نشست
• تعریف فرم‌های سازمانی به صورت نامحدود با آموزش رایگان برای کاربران
• ایجاد روندهای خودکار (BPMS) و نامحدود برای سازمان‌ها با آموزش رایگان
• ارائه نرم‌افزار با ۶ زبان زنده دنیا برای کاربران داخلی و خارجی
• ارجاع نامه‌ها به صورت صوتی و تصویری با اعلان پیامکی و تلگرامی در صورت خوانده نشدن
• تگ‌گذاری و جستجو در ویدئوهای بایگانی‌شده برای دسترسی سریع به قسمت‌های مختلف
• پیام‌رسان سازمانی با قابلیت گفتگوی متنی، تماس تلفنی و ویدئویی درون سازمانی
• اتصال به هوش مصنوعی برای خودکارسازی وظایف، تحلیل داده‌ها و ارائه پیشنهادهای هوشمند
• تعریف چند مهر و امضا الکترونیک با تعیین مکان پویا در اسناد
• جستجو میان تمامی فیلدهای ثبت‌شده مانند شماره نامه، مضمون و ثبت‌کننده
• مشاهده تاریخچه تغییرات نامه‌ها و اسناد همراه با اطلاعات تغییر‌دهنده.

انواع اتوماسیون اداری و ویژگی‌های آنها 

اتوماسیون‌های اداری با توجه به سطح نیاز سازمان و میزان پیچیدگی فرآیندها، انواع مختلفی شامل ساده، برآیند، پیشرفته و هوشمند دارند.

اتوماسیون اداری ساده 

اتوماسیون اداری ساده برای سرعت‌بخشیدن به امور ابتدایی اداری طراحی و توسعه می‌یابد. این امور شامل کارهای تکراری و روزمره مثل ثبت و پیگیری نامه‌ها، ارجاع درخواست‌ها و بایگانی الکترونیکی است که به‌صورت خودکار انجام می‌شوند. 

اتوماسیون اداری برآیند 

اتوماسیون اداری برآیند برای یکپارچه‌سازی و شفاف‌سازی فرآیندهای اداری است. بنابراین، تمرکز فقط بر کارهای تکراری نیست و می‌توانید فرآیند کارها را تعریف و اقدامات بعدی را مشاهده و مدیریت کنید. 

اتوماسیون اداری پیشرفته 

اتوماسیون اداری پیشرفته از امکانات بیشتری برای خودکارسازی فرآیندهای پیچیده‌تر استفاده می‌کند. استفاده از تحلیل داده‌ها، گزارش‌گیری پیشرفته، هوش مصنوعی، یادگیری ماشینی و پردازش داده‌های غیرساختاریافته از ویژگی‌های آن است. 

اتوماسیون اداری هوشمند 

اتوماسیون اداری هوشمند می‌تواند با استفاده از هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی، تصمیم‌گیری و پیش‌بینی انجام دهد. این سیستم الگوهای رفتاری را شناسایی می‌کند، پیشنهادهای هوشمندانه می‌دهد و طبق داده‌ها، بهترین تصمیم را اتخاذ می‌کند.

نرم‌افزار اتوماسیون اداری شامل چه امکانات و بخش‌هایی است؟

نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب باید بتواند روند کارها را تسهیل و ارتباطات داخلی را سریع‌تر و دقیق‌تر پیش ببرد. برای پیشبرد کارها نیاز به امکاناتی دارد که از جمله امکانات اتوماسیون اداری آدا عبارت‌اند از: 

• گردش‌ خودکار کارها
• مدیریت فرآیند و BPMS
• مدیریت اسناد و بایگانی دیجیتال
• جست‌وجوی پیشرفته OCR فارسی
• گزارش‌گیری و داشبورد مدیریتی
• گزارش‌گیری پیشرفته
• نگارش نامه‌ها با هوش مصنوعی
• جلسات آنلاین
• پنل ارباب رجوع
• کنترل دسترسی و امنیت اطلاعات
• نسخه PWA  و سازگاری با تمام مرورگرها و دستگاه‌های موجود
• یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها

روش‌های ارائه نرم‌افزار اتوماسیون اداری

یک نرم افزار اتوماسیون اداری هوشمند و کامل باید امکان ارائه به شکل‌ها و روش‌های مختلف را داشته باشد. دو مورد از رایج‌ترین روش‌های ارائه این نرم‌افزار به‌صورت محلی و تحت است. البته‌ روش‌های نوین دیگری مانند ارائه ابری نیز وجود دارد. در ادامه ویژگی‌های اتوماسیون اداری تحت وب را بررسی می‌کنیم. 

اتوماسیون اداری تحت وب چیست؟

اتوماسیون اداری تحت وب به شما امکان می‌دهد از هر مکان و در هر زمانی به داده‌های حیاتی و مهم کسب‌وکارتان دسترسی داشته باشید. استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب باعث می‌شود هزینه‌های مختلف اولیه و نگهداری از تجهیزات مورد نیاز اجرای نرم‌افزار کاهش چشمگیری پیدا کند. برای اجرای نرم‌افزار اتوماسیون اداری آنلاین فقط نیاز به یک دستگاه هوشمند متصل به اینترنت دارید. اصلی‌ترین مزیت‌های استفاده از اتوماسیون اداری آنلاین به شرح زیر است: 

• دسترسی آسان و همیشگی
• کاهش هزینه‌ها
• افزایش بهره‌وری
• امنیت اطلاعات
• یکپارچگی سیستم‌ها
• مدیریت در لحظه اسناد و نامه‌های الکترونیکی
• جستجوی پیشرفته
• مدیریت گردش کار
• بهبود شبکه ارتباطات درون و برون‌سازمانی
• پشتیبانی از چند زبان
• امکان تعریف و استفاده از امضای الکترونیکی
• مدیریت دسترسی‌ها با توجه به نیاز هر کاربر
• پشتیبانی از موبایل و سایر سیستم‌ها
• بهبود رضایت مشتری

اتوماسیون اداری آنلاین چیست؟

اتوماسیون اداری آنلاین، همان نسخه تحت وب اتوماسیون است که امکان مدیریت مکاتبات، اسناد و گردش کار را بدون نیاز به نصب و تنها با اتصال به اینترنت فراهم می‌کند. این نوع اتوماسیون به کاربران اجازه می‌دهد از هر مکان و با هر دستگاهی وظایف خود را انجام دهند. اتوماسیون اداری آنلاین یک اسم کلی از نرم افزار اتوماسیون اداری می‌باشد که شامل نسخه اتوماسیون ابری و تحت وب می‌باشد که در‌ ادامه به تفاوت این دو با هم می‌پردازیم.

تفاوت اتوماسیون اداری ابری و تحت وب

اتوماسیون اداری ابری

اتوماسیون اداری ابری به سامانه‌هایی گفته می‌شود که به‌صورت SaaS (نرم‌افزار به‌عنوان سرویس) ارائه می‌شوند و در زیرساخت‌های ابری مانند IaaS یا PaaS میزبانی می‌گردند. کاربران از طریق اینترنت به این سامانه‌ها دسترسی دارند، و هیچ‌گونه نیازی به نصب یا نگهداری محلی وجود ندارد.

برای سازمان‌هایی که به دسترسی سریع، هزینه کمتر، انعطاف‌پذیری بالا و مقیاس‌پذیری نیاز دارند – مانند کسب‌وکارهای کوچک، شرکت‌های دانش‌بنیان، مراکز آموزشی، یا پروژه‌های دورکاری – راهکارهای ابری یک گزینه بهینه محسوب می‌شوند.

اتوماسیون اداری تحت وب

اتوماسیون اداری تحت وب به سامانه‌های نرم‌افزاری اطلاق می‌شود که از طریق مرورگر وب و با استفاده از پروتکل HTTP/HTTPS قابل دسترسی هستند، اما زیرساخت و سرور میزبان آن‌ها معمولاً در محل سازمان (On-Premises) نصب و نگهداری می‌شود.

سازمان‌هایی که الزامات امنیتی سخت‌گیرانه دارند (مانند نهادهای دولتی، نظامی یا مالی) معمولاً به دلیل کنترل حداکثری بر داده‌ها، این نوع راهکار را ترجیح می‌دهند.

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری برای کسب‌وکارها

از مهم‌ترین مزایای استفاده از اتوماسیون اداری آدا عبارت‌اند از:

• کاهش خطاهای انسانی
• صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها
• کاهش مصرف کاغذ
• تسهیل گردش‌کار و افزایش سرعت انجام کارها
• شفافیت و امکان پیگیری مراحل کار
• بهبود همکاری بین واحدها
• مدیریت بهتر اسناد و دسترسی سریع به اطلاعات
• افزایش امنیت و کاهش خطر از دست رفتن اطلاعات
• امکان گزارش‌گیری دقیق و تحلیل روندها
• بهبود تجربه ارباب‌رجوع و مشتریان
• ایجاد زیرساختی مناسب برای تحول دیجیتال

کاربردهای اتوماسیون اداری در بخش‌های مختلف سازمان

کاربرد اتوماسیون اداری در بخش‌های مختلف سازمان می‌تواند بسیار متفاوت باشد؛ از ثبت درخواست‌های مرخصی گرفته تا پیگیری درخواست‌های مالی. 

کاربرد اتوماسیون اداری در مدیریت منابع انسانی

اتوماسیون اداری می‌تواند تسهیل‌کننده بسیاری از کارهای زمان‌بر واحد منابع انسانی مثل ثبت و پیگیری درخواست‌های مرخصی، مدیریت پرونده‌ پرسنل و دسترسی به سوابق کارکنان باشد.

کاربرد اتوماسیون اداری در بازاریابی و فروش

اتوماسیون اداری برای ایجاد ارتباط و هماهنگی بین تیم‌های بازاریابی، فروش، انبار و مالی بسیار اهمیت دارد. کارهایی مثل بایگانی اسناد فروش، پیگیری خودکار قراردادها و هماهنگی بین واحدهای مرتبط از مهم‌ترین کاربردهای این سامانه برای بخش فروش است. 

کاربرد اتوماسیون اداری در مدیریت اسناد

ایجاد نظم و امنیت در مدیریت اسناد، بخشی از نقش اتوماسیون اداری در سازمان‌ها است. مدیریت مدرن اسناد به کمک اتوماسیون از طریق بایگانی الکترونیکی، جست‌وجوی پیشرفته و دسترسی سریع به اسناد در چند ثانیه انجام می‌شود. 

کاربرد اتوماسیون اداری در مدیریت مالی و حسابداری

اتوماسیون اداری می‌تواند کارهای مالی را دقیق‌تر و شفاف‌تر کند؛ کارهایی مثل ثبت و پیگیری درخواست‌های مالی، بایگانی الکترونیکی فاکتورها و دسترسی فوری به سوابق مالی.

اتوماسیون اداری برای چه سازمان‌هایی مفید است؟ 

اتوماسیون اداری مناسب همه کسب‌وکارها است، از سازمان‌ها و ادارات بزرگ گرفته تا شرکت‌های خدماتی و استارتاپ‌های کوچک همگی می‌توانند از مزایای اتوماسیون اداری برای بهبود روند کارها استفاده کنند. البته هر سازمان بر اساس اندازه، نوع فعالیت و حجم اطلاعاتی که تولید می‌کند، به سطح خاصی از این سیستم نیاز دارد. در جدول زیر، با تحلیل و مثال‌های مختلف این موضوع را باز می‌کنیم.

تفاوت اتوماسیون اداری با CRM، BPMS و ERP

هر ابزار نقش متفاوت و ویژه‌ای در سازمان دارد که آن را از دیگری متمایز می‌کند. قبل از مقایسه آنها، کار هر کدام را به‌طور خلاصه بیان می‌کنیم. 

مدیریت ارتباط مشتری یا CRM برای ایجاد ارتباط با مشتریان، سرنخ‌ها، جذب و رشد فروش توسعه یافته است. این سیستم اطلاعات تماس، سوابق فروش، کمپین‌ها و تعامل با مشتریان را مدیریت می‌کند.

سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار یا BPMS همان‌طور که از اسمش برمی‌آید، برای بهبود و مدیریت فرآیندهای سازمانی طراحی و توسعه می‌یابد. این سیستم براساس داده‌ها، فرآیندهای کاری را تعریف کرده و به‌صورت خودکار پیش می‌برد. 

برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا ERP سیستمی یکپارچه برای مدیریت تمامی منابع داخلی است؛ از حسابداری و انبار و خرید تا منابع انسانی و تولید. برای بررسی دقیق‌تر، در جدول زیر به مقایسه آنها می‌پردازیم. 

تفاوت اتوماسیون اداری با BPMS

اتوماسیون اداری بر مکانیزه کردن مکاتبات و فرایندهای اداری تمرکز دارد، در حالی که سیستم‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) به بهبود و خودکارسازی فرایندهای تجاری در سطح وسیع‌تر می‌پردازند. BPMS امکان طراحی، اجرا و نظارت بر فرایندهای پیچیده را فراهم می‌کند، در حالی که اتوماسیون اداری بیشتر به مدیریت مستندات و مکاتبات می‌پردازد.

تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری با CRM

سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) بر بهبود تعاملات با مشتریان و مدیریت اطلاعات مرتبط با آن‌ها تمرکز دارند، در حالی که اتوماسیون اداری به بهبود فرایندهای داخلی و مکاتبات سازمانی می‌پردازد. به طور خلاصه، CRM بر روابط خارجی و اتوماسیون اداری بر فرایندهای داخلی سازمان متمرکز است.

تفاوت اتوماسیون اداری با ERP

برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) سیستمی جامع برای مدیریت تمامی منابع و فرایندهای سازمان است، در حالی که اتوماسیون اداری به خودکارسازی مکاتبات و فرایندهای اداری محدود می‌شود. ERP شامل ماژول‌هایی برای مدیریت مالی، منابع انسانی، تولید و غیره است، در حالی که اتوماسیون اداری بیشتر به مدیریت مستندات و ارتباطات داخلی می‌پردازد.

تفاوت اتوماسیون اداری با سیستم مدیریت پروژه

اتوماسیون اداری به خودکارسازی فرایندهای اداری و مکاتبات می‌پردازد، در حالی که مدیریت پروژه بر برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت بر پروژه‌های خاص تمرکز دارد. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه ابزارهایی برای تخصیص منابع، زمان‌بندی و پیگیری پیشرفت پروژه‌ها فراهم می‌کنند، در حالی که اتوماسیون اداری به بهبود کارایی در امور روزمره اداری کمک می‌کند. این در حالی است که شما می‌توانید با در اختیار داشتن اتوماسیون اداری آنلاین ما، یک سیستم مدیریت پروژه نیز که درون این سیستم قرار داده شده است بهره مند شوید.

هزینه و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری

انتخاب و تهیه نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای هر سازمانی تصمیمی راهبردی محسوب می‌شود. با توجه به تنوع امکانات و مدل‌های ارائه این نرم‌افزارها، آگاهی از گزینه‌های موجود و بررسی هزینه‌ها و شرایط خرید، نقش مهمی در بهره‌وری نهایی سازمان دارد. در این بخش، سه موضوع مهم یعنی نرم‌افزار اتوماسیون اداری رایگان، برآورد قیمت و راهنمای خرید مورد بررسی قرار می‌گیرند.

نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان

برخی شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم‌افزار اتوماسیون، نسخه‌های رایگان یا دمو (آزمایشی) از محصول خود را در اختیار مشتریان قرار می‌دهند. این نسخه‌ها معمولاً شامل امکانات پایه هستند و به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا پیش از خرید نهایی، قابلیت‌های سیستم را به‌طور عملی تجربه کنند. اگر به‌دنبال نرم‌افزار اتوماسیون اداری رایگان هستید، می‌توانید برای دریافت نسخه دمو یا مشاوره رایگان، با تیم پشتیبانی ما در آدا تماس بگیرید.

قیمت نرم‌افزار اتوماسیون اداری و عوامل موثر بر آن

قیمت نرم‌افزار اتوماسیون اداری عدد ثابتی ندارد، چون این نرم‌افزار به‌صورت ماژولار طراحی شده و هر سازمان می‌تواند متناسب با نیازهای خود امکانات موردنظرش را انتخاب کند. خدمات و قابلیت‌های متنوعی وجود دارد که هر کدام تاثیر متفاوتی بر قیمت نهایی دارند؛ از مدیریت اسناد و گردش‌کار گرفته تا گزارش‌گیری پیشرفته یا امکانات مرتبط با تجربه ارباب‌رجوع.

اولین قدم برای برآورد دقیق هزینه، بررسی نیازهای سازمان است. تیم مشاوره تخصصی آدا می‌تواند شما را راهنمایی کند تا نیازهای سازمان را بررسی و امکانات متناسب با آن را انتخاب کنید. این مشاوره رایگان است، بنابراین اگر می‌خواهید بدانید چه امکاناتی برای سازمان شما مناسب است و هزینه نهایی چقدر خواهد بود، کافی است با کارشناسان آدا صحبت کنید. 

راهنمای انتخاب و خرید بهترین اتوماسیون اداری برای سازمان شما

انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری تصمیم مهمی برای هر سازمان است؛ نرم‌افزاری که نه‌تنها باید فرآیندهای شما را ساده‌تر کند، بلکه امنیت، سرعت و دقت کار را هم تضمین کند. اتوماسیون اداری آدا با در نظر گرفتن همین نیازها طراحی شده و می‌تواند پاسخی مطمئن و حرفه‌ای برای سازمان شما باشد.

اتوماسیون اداری آدا با ارائه امنیت بالا، فناوری‌های پیشرفته مثل هوش مصنوعی و ماشین لرنینگ، آموزش رایگان کار با اتوماسیون، پشتیبانی و مشاوره تخصصی رایگان بهترین گزینه برای سازمان شما است. با انتخاب اتوماسیون اداری آدا، امنیت، کیفیت، تخصص و فناوری‌های پیشرفته دریافت می‌کنید.