سازمان‌ها هر روز صدها سند تولید می‌کنند: قرارداد، صورت‌جلسه، نقشه، فاکتور و نامه. اگر این اسناد در پوشه‌های پراکنده‌ی رایانه‌ها و ایمیل‌ها بمانند، پیدا کردن نسخه‌ی درست به کاری وقت‌گیر تبدیل می‌شود. نرم افزار مدیریت اسناد یا DMS (Document Management System) برای حل همین مشکل ساخته شده است.
DMS چیست
DMS سامانه‌ای است که اسناد الکترونیکی را در یک مخزن متمرکز نگه می‌دارد و چرخه‌ی عمر آن‌ها را از ایجاد و ویرایش تا تأیید، انتشار و بایگانی مدیریت می‌کند. در آدا این قابلیت بخشی از ماژول مدیریت اسناد اتوماسیون اداری است.
قابلیت‌های اصلی DMS
- مخزن متمرکز با ساختار پوشه و طبقه‌بندی سازمانی
- کنترل نسخه و تاریخچه‌ی تغییرات هر سند
- سطح دسترسی برای مشاهده، ویرایش و دانلود
- جستجوی متنی، از جمله در اسناد اسکن‌شده با OCR
- گردش تأیید سند و امضای الکترونیک
- امانت‌دهی اسناد و ثبت اینکه چه کسی سند را دیده یا برده است
تفاوت DMS با بایگانی الکترونیک
این دو اغلب به جای هم به کار می‌روند اما تمرکزشان فرق دارد. DMS بیشتر برای اسناد «زنده» است که هنوز ویرایش، بررسی و تأیید می‌شوند. بایگانی الکترونیک برای نگهداری بلندمدت اسناد نهایی و مختومه، ارزشیابی و امحای قانونی آن‌هاست. در عمل سازمان به هر دو نیاز دارد و بهتر است در یک سامانه‌ی یکپارچه باشند تا سند پس از نهایی شدن بدون دوباره‌کاری بایگانی شود. اصول بایگانی را در بایگانی چیست ببینید.
کاربردهای DMS در سازمان
مدیریت قراردادها و الحاقیه‌ها، نگهداری مستندات پروژه و نقشه‌ها، اسناد کیفیت و ایزو، دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه‌های داخلی، و اسناد مالی پیوست به حسابداری از رایج‌ترین کاربردهاست.
نکات انتخاب
پیش از انتخاب DMS بررسی کنید که OCR فارسی دقیق دارد، با دبیرخانه و اتوماسیون یکپارچه است، سطح دسترسی را تا سطح هر سند پشتیبانی می‌کند و گزارش کامل از مشاهده و تغییر اسناد می‌دهد. معیارهای کامل را در بهترین نرم افزار بایگانی اسناد آورده‌ایم.
جمع‌بندی
DMS به سازمان کمک می‌کند همیشه آخرین نسخه‌ی درست هر سند را در چند ثانیه پیدا کند و بداند چه کسی به آن دسترسی داشته است. برای دیدن مدیریت اسناد و بایگانی یکپارچه‌ی آدا، درخواست دموی رایگان ثبت کنید یا با ۰۲۱-۹۱۰۰۲۰۳۷ تماس بگیرید.