پرونده‌ی پرسنلی از پرمراجعه‌ترین و حساس‌ترین بخش‌های بایگانی هر سازمان است. پرونده‌های کاغذی جا می‌گیرند، جابه‌جا می‌شوند و اطلاعات شخصی کارکنان را در معرض دید قرار می‌دهند. بایگانی الکترونیک پرونده پرسنلی این مشکلات را حل می‌کند و دسترسی واحد منابع انسانی را از چند دقیقه به چند ثانیه می‌رساند.
چرا پرونده پرسنلی الکترونیک
- دسترسی سریع به سوابق هر کارمند از هر شعبه
- حفاظت از اطلاعات شخصی با سطح دسترسی و ثبت مشاهده
- پشتیبان‌گیری و جلوگیری از گم شدن یا آسیب اسناد
- آماده بودن همیشگی برای بازرسی و حسابرسی
چه اسنادی در پرونده می‌آید
معمولاً مدارک هویتی، مدارک تحصیلی، قراردادهای کار و تمدیدها، احکام کارگزینی، سوابق بیمه، گواهی‌های آموزشی، ارزشیابی‌ها، تشویق‌ها و تذکرها، و مرخصی‌ها و مأموریت‌ها. فهرست دقیق را با واحد حقوقی سازمان نهایی کنید.
گام ۱: ساختار پرونده
برای هر کارمند یک پرونده با شناسه‌ی یکتا (مثلاً شماره‌ی پرسنلی) بسازید و داخل آن پوشه‌های ثابت تعریف کنید: هویتی، استخدامی، آموزشی، بیمه و حقوق، ارزشیابی. ساختار یکسان، جستجو و گزارش‌گیری را ساده می‌کند. اصول کلی را در بایگانی چیست ببینید.
گام ۲: اسکن و نام‌گذاری
اسناد قدیمی را با کیفیت یکسان اسکن کنید، هر سند را با نوع و تاریخ نام‌گذاری کنید و فیلدهایی مثل تاریخ اعتبار قرارداد را ثبت کنید تا نرم‌افزار سررسیدها را یادآوری کند. OCR فارسی متن اسناد را قابل جستجو می‌کند. پس از اسکن، نگهداری یا امحای اصل کاغذی را طبق مقررات انجام دهید؛ ارزشیابی و امحای اسناد را بخوانید.
گام ۳: سطح دسترسی
فقط کارکنان منابع انسانی و مدیران مجاز باید پرونده‌ها را ببینند و هر مشاهده، دانلود یا تغییر باید ثبت شود. می‌توانید به خود کارمند هم اجازه‌ی دیدن بخش‌هایی از پرونده‌اش را بدهید.
گام ۴: اتصال به سامانه‌های منابع انسانی
بیشترین بهره زمانی است که پرونده‌ی پرسنلی به حقوق و دستمزد و حضور و غیاب وصل باشد: حکم جدید مستقیم در حقوق اثر کند و مرخصی‌ها خودکار در پرونده ثبت شوند.
جمع‌بندی
با چهار گام ساختار، اسکن، دسترسی و اتصال، پرونده‌ی پرسنلی از قفسه‌ی کاغذی به سامانه‌ای امن و قابل جستجو تبدیل می‌شود. نرم افزار بایگانی آدا این کار را همراه با حقوق و حضور و غیاب یکپارچه انجام می‌دهد. برای دیدن آن، درخواست دموی رایگان ثبت کنید یا با ۰۲۱-۹۱۰۰۲۰۳۷ تماس بگیرید.