نرم‌افزار بایگانی الکترونیک اسناد حافظه‌ی سازمان است و انتخاب اشتباهش یعنی سال‌ها اسنادی که پیدا نمی‌شوند. ارزش بایگانی در سازمان فقط نگهداری نیست؛ دسترسی سریع و امن است. این راهنما هشت معیار انتخاب نرم‌افزار بایگانی را مرور می‌کند.
۱. ساختار پرونده و طبقه‌بندی
نرم‌افزار باید ساختار بایگانی فعلی سازمان (پرونده‌ی پرسنلی، قرارداد، پروژه، مشتری) را بدون تغییر عادت‌ها پیاده کند و فیلدهای اختصاصی هر نوع سند را بپذیرد. اصول این کار در بایگانی چیست آمده است.
۲. اسکن انبوه و OCR فارسی
دیجیتال‌سازی هزاران برگ سند فقط با اسکن دسته‌ای و تشخیص متن فارسی عملی است. بپرسید OCR نرم‌افزار روی اسناد فارسی و دست‌نوشته چقدر دقیق است.
۳. جستجوی سریع و دقیق
کاربر باید با بخشی از متن، شماره، تاریخ یا نام طرف قرارداد سند را در چند ثانیه پیدا کند. جستجو در متن اسناد اسکن‌شده تفاوت اصلی بایگانی الکترونیک با پوشه‌ی شبکه یا اکسل است.
۴. امنیت، دسترسی و ردگیری
هر پرونده باید سطح دسترسی جداگانه داشته باشد و هر مشاهده، دانلود و تغییر ثبت شود. برای اسناد مالی و پرسنلی این معیار حیاتی است؛ اصول بایگانی اسناد حسابداری را هم ببینید.
۵. نسخه‌ها و تاریخچه
وقتی قراردادی چند بار اصلاح می‌شود، همه‌ی نسخه‌ها باید با تاریخ و نام ویرایشگر نگه داشته شوند.
۶. ارزشیابی و امحای اسناد
تعیین مدت نگهداری و امحای قانونی اسناد، فضای بایگانی و ریسک را کم می‌کند؛ جزئیاتش در مزایای نرم‌افزار بایگانی در ارزشیابی و امحای اسناد آمده است.
۷. اتصال به دبیرخانه و فرم‌ها
نامه‌ها و فرم‌هایی که در دبیرخانه و اتوماسیون اداری تمام می‌شوند، باید خودکار بایگانی شوند؛ امکان بایگانی خودکار فرم‌ها همین کار را می‌کند.
۸. قیمت و هزینه‌ی کل
قیمت نرم افزار بایگانی به تعداد کاربران، حجم اسناد، ماژول‌های اسکن و OCR و نوع نصب بستگی دارد. هزینه‌ی دیجیتال‌سازی اسناد قدیمی و فضای ذخیره‌سازی را هم در بودجه بیاورید.
جمع‌بندی
چند نمونه‌ی واقعی از اسناد سازمان، از جمله اسناد قدیمی و دست‌نویس، را برای دمو آماده کنید و جستجو و OCR را روی همان‌ها بسنجید. برای دیدن بایگانی الکترونیک آدا روی اسناد خودتان، درخواست دموی رایگان ثبت کنید یا با ۰۲۱-۹۱۰۰۲۰۳۷ تماس بگیرید.