نرم‌افزار دبیرخانه قلب مکاتبات رسمی سازمان است: هر نامه‌ای که وارد یا صادر می‌شود از آن می‌گذرد. اگر هنوز تعریف دقیق دبیرخانه را می‌خواهید، مقاله‌ی دبیرخانه چیست را ببینید. در این راهنما هشت معیاری را که پیش از خرید دبیرخانه‌ی الکترونیک باید بسنجید مرور می‌کنیم.
۱. ثبت و شماره‌گذاری خودکار نامه‌ها
نامه‌های وارده، صادره و داخلی باید با الگوی شماره‌گذاری خود سازمان و بدون دخالت دستی شماره بخورند و دفتر اندیکاتور الکترونیک به‌صورت خودکار پر شود. چند دبیرخانه‌ی مستقل برای شعب یا واحدها هم باید پشتیبانی شود؛ انواعش را در رایج‌ترین انواع دبیرخانه ببینید.
۲. اسکن و پیوست مستقیم
دبیرخانه‌ی الکترونیک خوب نامه‌ی کاغذی را مستقیم از اسکنر می‌گیرد، به سند پیوست می‌کند و متنش را با OCR فارسی قابل جستجو می‌کند.
۳. ارجاع، پیگیری و هامش
هر نامه باید قابل ارجاع به چند نفر، هامش‌نویسی، تعیین مهلت و پیگیری باشد و گزارش نامه‌های بی‌پاسخ به مدیر برسد. نکات این بخش در مقاله‌ی نکات ثبت و دریافت نامه در نرم‌افزار آمده است.
۴. قالب نامه و امضای الکترونیک
قالب‌های رسمی با سربرگ سازمان، امضای الکترونیک و مهر دیجیتال، صدور نامه را از چند روز به چند دقیقه می‌رساند. راهنمای نگارش نامه اداری برای تنظیم قالب‌ها مفید است.
۵. امنیت و سطح دسترسی
نامه‌های محرمانه باید فقط برای افراد مجاز دیده شوند و هر مشاهده و تغییر ثبت شود. برای سازمان‌های دولتی گواهی افتا معمولاً الزامی است.
۶. اتصال به بایگانی و اتوماسیون
نامه‌ی مختومه باید بدون دوباره‌کاری به بایگانی الکترونیک برود و در اتوماسیون اداری و گردش کار سازمان در دسترس باشد. دبیرخانه‌ی جدا از این دو، بعداً هزینه‌ی یکپارچه‌سازی دارد.
۷. گزارش‌گیری
گزارش تعداد نامه‌ها به تفکیک واحد، زمان پاسخ و نامه‌های معوق، ابزار مدیر برای سنجش کار مسئول دبیرخانه و واحدهاست.
۸. قیمت و پشتیبانی
قیمت نرم افزار دبیرخانه معمولاً به تعداد کاربران و دبیرخانه‌ها و نوع نصب (روی سرور سازمان یا ابری) بستگی دارد. هزینه‌ی پشتیبانی و آموزش کاربران را هم در مقایسه حساب کنید.
جمع‌بندی
پیش از خرید، روند فعلی ثبت و ارجاع نامه‌ها را بنویسید و از تولیدکننده بخواهید دقیقاً همان روند را در دمو نشان دهد. برای دیدن دبیرخانه‌ی الکترونیک آدا روی نامه‌های سازمان خودتان، درخواست دموی رایگان ثبت کنید یا با ۰۲۱-۹۱۰۰۲۰۳۷ تماس بگیرید.