هامش در نامه نگاری اداری چیست؟

هامش یکی از بخش های حاوی اطلاعات در نامه نگاری های اداری میباشد که در این مقاله به برسی اصول نگارش و مفهوم و معنی آن میپردازیم.

معنی لغوی کلمه هامش چیست؟

هامش کلمه ای عربی است و به معنی حاشیه کتاب یا یادداشت یا نامه می‌باشد.هامش در نامه نگاری های اداری در حاشیه و کناره نامه نوشته میشود و معمولا حاوی پیام یا دستوری از مقامی بالاتر جهت انجام دستوری نوشته میشود.
از هامش همچنین در ارجاعاتی که در سیستم های اتوماسیون اداری داریم میتوانیم استفاده کنیم و هر شخص میتواند هامش‌نویسی مورد نظر خود را در نامه های اداری انجام دهد که قابلیت ارجاع دارد و به راحتی میتوان به آن دسترسی پیدا کرد.

معنی هامش یا پی نوشت چیست و چه کاربردی در نامه‌های اداری دارد؟

هامش به معنای مطالب و متنی است که در پی نوشته و نامه‌ای که از قبل نوشته شده بود می آید.در نامه نگاری های اداری هامش به معنی نوشته ای است که در ادامه و انتهای نامه جهت توضیح و اطلاعات بیشتر یا جهت دستور یا امری برای انجام کاری خاص می‌آید.
در نامه نگاری های اداری و در سیستم های اتوماسیون اداری،هامش نامه و پی‌نوشت هم معنی هستند و با یک مفهوم به کار گرفته میشوند و کاربرد یکسانی دارند در صورتی که در سیستم نامه نگاری سنتی، هامش در حاشیه نامه و جهت پیگیری یا دستوری برای انجام نوشته میشد و پی نوشت در انتهای نامه جهت توضیحات بیشتر و موارد دیگر که در ادامه به آن ها اشاره میکنیم استفاده می‌شده است.
هامش یک بخش مهم و اضافی در نامه‌های اداری است که به عنوان تکمیلی بر محتوای اصلی نامه اضافه می‌شود. در واقع، هامش ها اطلاعاتی را که ممکن است برای مخاطبان مهم باشد یا نیاز به توضیحات بیشتری داشته باشد، ارائه می‌دهند. در ادامه، تعدادی از کاربردهای رایج پی نوشت در نامه‌های اداری را بررسی می‌کنیم:

1. توضیحات اضافی: گاهی اوقات، فرستنده نامه نیاز دارد تا توضیحات بیشتری درباره مسئله مطرح شده در نامه ارائه دهد. این اطلاعات معمولاً در قالب پینوشت ارائه می‌شوند تا از جایگاه محتوای اصلی نامه جدا شده و مخاطبان به دلایل و توضیحات بیشتری آگاه شوند.
2. ارجاع به منابع: در صورتی که در نامه به منابع خارجی یا اسناد دیگری ارجاع داده شده باشد، می‌توان این ارجاعات را در قالب هامش ها ذکر کرد تا مخاطبان بتوانند به راحتی به این منابع دسترسی پیدا کنند.
3. توضیحات فنی یا حقوقی: در صورتی که موضوع نامه نیاز به توضیحات فنی یا حقوقی داشته باشد، می‌توان این توضیحات را در هامش نامه قرار داد تا اطلاعات فنی یا حقوقی بیشتری فراهم شود.
4. درخواست اقدامات بعدی: در برخی موارد،پینوشت ها به عنوان جایی برای درخواست اقدامات بعدی از مخاطبان عمل می‌کنند. این ممکن است شامل درخواست اطلاعات بیشتر، اقدامات مشخص یا پیگیری مسئله باشد.
5. تشکر و تقدیر: گاهی اوقات پی نوشت ها برای ابراز تشکر و تقدیر از مخاطبان استفاده می‌شوند، مانند تشکر از وقت‌گیری، همکاری یا ارائه اطلاعات مفید.

پی‌نوشت در فضای مجازی و شبکه های اجتماعی امروزی

در شبکه های مجازی پی‌نوشت به صورت (پ.ن) نیز در انتهای مطالب می آید که در ادامه آن معمولا منتشر کننده مطلب متنی جهت توضیح و ارائه اطلاعات بیشتر ارائه میدهد.
پ.ن در شبکه های مجازی در مفهوم های متفاوت تری نسبت به مفاهیم سنتی استفاده میشود و از آن گاها جهت اعتراض،به فکر فرو بردن مخاطب،مزاح،ذکر منبع یا حتی بحث و توهین نیز استفاده میشود.

اشتباهی رایج درباره هامش

هامش یا پینوشت در سیستم های اتوماسیون اداری اشتباها به عنوان پاراف نیز معرفی می‌شوند.
پاراف در نامه‌نگاری به عمل تأیید و امضای شخص یا اشخاصی که نامه را نوشته‌اند یا در آن شرکت داشته‌اند اشاره دارد. این عبارت از واژه‌ی فرانسوی “Paraph” گرفته شده و به معنای “به نیابت از” یا “از طرف” است. در عمل، پاراف به عنوان یک نوع امضای اداری در نامه‌های رسمی و اسناد اداری استفاده می‌شود.

وظیفه پاراف اغلب تأیید اصالت و صحت نامه یا سند است.استفاده از پاراف در نامه‌نگاری معمولاً برای ایجاد امتیاز و اعتبار اداری و اثبات مشارکت در نوشتن یا تأیید محتوای نامه است. به عنوان مثال، در یک شرکت، پاراف مدیرعامل ممکن است در پایان هر نامه‌ای که توسط او امضا شده باشد قرار بگیرد که به عنوان نشانه‌ای از تأیید و اختیار وی برای آن نامه می‌باشد.
در سیستم های اتوماسیون اداری پاراف ها معمولا جهت گردش نامه ها و ایجاد ارجاعات مورد استفاده قرار میگیرند ولی هامش میتواند گاها توضیحی باشد که نیاز به ارجاع و گردش یا مشاهده توسط شخص خاصی نداشته باشد.

کاربرد هامش در سامانه اداری تحت وب مایسا

یکی از امکاناتی که در سامانه اداری مایسا وجود دارد ، هامش روی نامه ها می باشد. اکثر سازمان ها و شرکت ها و مجموعه هایی که مکاتبات اداری دارند و نیاز دارند بر روی نامه های صادره و داخلی مجموحه خود توضیحات اضافی یادداشت کنند، می توانند از پینوشت نامه استفاده کنند.

در سامانه اداری مایسا هامش به دو روش روی نامه ها استفاده می شود.

1. هامش نامه
2. هامش مخفی

هامش‌نامه: هامش نامه بصورت پیش فرض هر نوع توضیحی که نیاز باشد در نامه بصورت اضافه و امری و دستوری استفاده شود، می توان با انتخاب و تایپ متن مورد نظر این هامش هم بصورت سیستمی هم بصورت متنی داخل اصل نامه اضافه شود.

همچنین یکی از قابلیت های سامانه اداری مایسا در بخش هامش نامه این است که زمانی که متن مورد نیاز بصورت هامش ثبت شود، در نامه های صادره و داخلی بصورت اتومات این متن در قالب نامه و در محل مورد نظر و مشخص شده قالب نامه که از قبل طراحی شده است بدون دخالت کاربر ثبت کننده اضافه می گردد.

هامش مخفی: در این مورد از پینوشت شما میتوانید بصورت سیستمی متن پینوشت مورد نظر را فقط به شخصی که مد نظر دارید ارسال کنید و آن فقط برای آن شخص قابل مشاهده است و افراد ذینفع آن نامه امکان مشاهده هامش مخفی شده را ندارند.