اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری چیست و چگونه میتواند سازمان را متحول کند؟

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

اگر به تازگی شرکت یا سازمان خود را تاسیس کرده اید یا از فرایند نامه نگاری و کاغذ بازی های اداری خسته شده اید و میخواهید فرایندهای اداری شما با سرعت بیشتر و به صورت الکترونیکی انجام شود،با کمی سوال و پرسش قطعا با عبارت اتوماسیون اداری برخورد خواهید داشت.
شاید از خود بپرسید اتوماسیون اداری چیست؟سیستم های اتوماسیون اداری چگونه به کسب و کار شما کمک میکند و باید شامل چه امکاناتی باشد؟در این مقاله به برسی کامل مفهوم اتوماسیون اداری خواهیم پرداخت و شما را با قدرتمند ترین نرم افزار اتوماسیون اداری که پویایی سازمان شما را دو چندان میکند آشنا میکنیم.

تعریف اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری به استفاده از سیستم‌ها و برنامه ها برای اجرای انواع عملیات اداری که به طور سنتی به صورت دستی انجام می‌شدند، اشاره میکند. این عملیات شامل ذخیره‌سازی نامه ها و اسناد، انتقال الکترونیکی و مدیریت و گردش آن ها در بین کارمندان سازمان میباشد.هدف اصلی اتوماسیون اداری ساده‌سازی و بهبود کارایی وظایف اداری از طریق اتوماتیک سازی فرایند ها و کاهش نیاز به دخالت انسانی در فرآیندهای روتین میباشد.

تاریخچه نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در ایران

تاریخ ورود و گسترش نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در ایران به دهه‌های اخیر بازمی‌گردد. اولین تلاش‌ها برای استفاده از سیستم‌های کامپیوتری در سازمان‌های دولتی و شرکت‌های بزرگ ایرانی به دهه ۱۳۷۰ بازمی‌گردد.

در این دهه، برخی از سازمان‌ها شروع به استفاده از نرم‌افزارهای ساده برای مدیریت ایمیل‌ها و مستندات کردند.

در دهه ۱۳۸۰، با پیشرفت فناوری اطلاعات و گسترش اینترنت در ایران، استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به شکل گسترده‌تری انجام شد.

در این دوره، نرم‌افزارهای محلی و بومی‌سازی شده‌ای نیز توسعه یافتند که با نیازهای خاص سازمان‌ها و شرکت‌های ایرانی سازگاری بیشتری داشتند.

از دهه ۱۳۹۰ به بعد، نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری با ویژگی‌های پیشرفته‌تری مانند قابلیت‌های ابری، موبایلی و ادغام با سایر سیستم‌های اطلاعاتی سازمانی به بازار عرضه شدند.

در این دوره، شرکت‌های فناوری اطلاعات ایرانی از جمله شرکت نرم افزاری آدا شروع به توسعه و عرضه نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری با استانداردهای بین‌المللی کردند.

زیرسیستم های اتوماسیون اداری چیست؟

سیستم‌‌های اتوماسیون اداری شامل مجموعه‌ای گسترده از فناوری‌ها و ابزارهایی هستند که برای انجام جنبه‌های مختلف کارهای اداری طراحی شده‌اند.

این ابزارها به نحوی طراحی میشوند که بتوانند به بهترین شکل ممکن فرایندهای روتین را انجام دهند یا آن ها را ساده کنند.اجزای اصلی این سیستم‌ها عبارتند از:

سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS)

سیستم‌ مدیریت اسناد برای ذخیره‌سازی، مدیریت و پیگیری اسناد الکترونیکی و تصاویر اطلاعات کاغذی استفاده می‌شوند.
شما میتوانید در این بخش مهم از فرایند اتوماسیون اداری اسناد و مدارک کاغذی خود را اسکن کنید و به این سیستم جهت ذخیره سازی اضافه کنید.

به طور معمول دراصطلاحات رایج از آن به نام نرم افزار بایگانی هم یاد می‌شود. ویژگی‌های DMS شامل کنترل نسخه و آرشیو اسناد و مدارک می‌باشد.

مثال‌های معروف DMS غیر بومی شامل Microsoft SharePoint، Google Drive و Dropbox است که به صورت ابری و فضای ذخیره سازی محدود به شما اجازه بایگانی اسناد را میدهند.

به طور معمول سیستم های غیر بومی نمیتوانند تمام نیازهای سازمان ها را در بایگانی نامه ها برطرف کنند و از طرفی ذخیره اطلاعات و اسناد شرکت ها و سازمان ها در سیستم های ابری و رایگان میتواند ریسک به خطر افتادن اطلاعات را برای سازمان ها داشته باشد.

استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در بایگانی اسناد

ابزارهای ارتباطی

ارتباط موثر برای موفقیت سازمانی یک موضوع حیاتی و ضروری می‌باشد.برنامه های اتوماسیون اداری با استفاده از ابزارهای مختلف ارتباطی،فرایند برقراری ارتباطات درون سازمانی را تسهیل می‌کنند.در ابزارهای غیر بومی میتوان سیستم‌های ایمیل مانند ایمیل و پیامرسان های لحظه ای مانند telegram را نام برد.در سامانه های خودکار ساز بومی مانند نرم افزار مایسا شرکت نرم افزاری آدا شما پیام رسان داخلی و اتصال به ایمیل و تلگرام نیز دارید.

اتوماسیون فرآیندهای کاری BPMS

اتوماسیون فرآیندهای کاری شامل استفاده از نرم‌افزار برای خودکارسازی فرآیندها و وظایف اداری روتین است.این زیرسیستم یکی از کاربردی ترین بخش های اتوماسیون اداری میباشد که به اختصار به آن BPMS  میگویند.

برای مثال ممکن است فرایندهایی در سازمان شما وجود داشته باشد که در صورت عدم وجود اتوماسیون اداری،لازم به انجام آن ها توسط نیروی انسانی میباشد.

مثلا فرض کنید شما میخواهید در سازمان خود فرم مرخصی پر کنید و این فرم باید ابتدا توسط مدیرمنابع انسانی و بعد از آن توسط مدیرعامل امضا و تایید شود و بعد از آن شما نتیجه را متوجه شوید.

معمولا اگر به صورت سنتی بخواهید این کار را انجام دهید باید فرم کاغذی مرخصی شما توسط شخصی به مدیران مربوطه جهت امضا و تایید ارائه شود و بعد از آن شما نتیجه نهایی را دریافت میکنید.

طی فرایندهای سنتی ممکن است شما متوجه نحوه گردش این فرم نشوید.ولی با کمک نرم افزار BPMS شما میتوانید به صورت الکترونیکی فرم مرخصی خود را پر نمایید و آن را وارد فرایند از پیش تعیین شده  کنید و شاهد گردش آن باشید.در این حالت شما میتوانید به صورت لحظه ای وضعیت پیگیری کنید و نتیجه را در کارتابل خود مشاهده کنید.

نرم افزار BPMS

دبیرخانه

زیرسیستم دبیرخانه نیز یکی از مهم ترین بخش های اتوماسیون اداری میباشد.نرم افزار دبیرخانه محل انجام تمامی نامه نگاری های درون و برون سازمانی و داخلی می‌باشد که نامه ها به صورت کاملا الکترونیک انجام و بایگانی می‌شوند.

مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM

در دنیای رقابتی امروز، برقراری ارتباط موثر و مدیریت روابط با مشتریان برای موفقیت هر کسب و کاری حیاتی است. نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) ابزاری قدرتمند است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا روابط خود با مشتریان را بهبود بخشند، کارایی عملیات فروش و بازاریابی را افزایش دهند و در نهایت، رضایت و وفاداری مشتریان را تقویت کنند.

تقویم کاری و جلسات

قابلیت کنترل تقویم شخصی در سازمان ها امکان بسیار کاربردی هست که در اتوماسیون اداری این فرایند به صورت الکترونیکی انجام میشود که باعث افزایش بازدهی و عملکرد و وقت شناسی کارمندان سازمان میشود.در اتوماسیون اداری شرکت نرم افزاری آدا این قابلیت طوری تعریف شده است که هر کاربر میتواند به راحتی در تقویم شخصی خود جلسات خود را ثبت کند و سیستم به صورت خودکار اعلان و پیامک مربوط به آن جلسه را به کاربر ارسال میکند.

مدیریت پروژه و وظایف سازمانی

حتما تا به حال با نرم افزارهای مدیریت پروژه غیر بومی مثل Trello  برخورد داشته اید.این برنامه ها به صورت ابری اطلاعات شما را ذخیره میکنند و به شما امکان مدیریت پروژه میدهند ولی این ابزارها معمولا برای سازمان ها خطر امنیت اطلاعات را به همراه دارند.علاوه بر آن امکان فیلترینگ و محدودیت دسترسی هم برای آن ها مطرح میباشد.

اتوماسیون اداری مایسا به شما قابلیت مدیریت وظایف و انتقال آن به تقویم کاری و شخصی را میدهد.
همچنین شما میتوانید در این سامانه افراد مورد نظر جهت انجام پروژه را مشخص کنید و برای آن ها محدودیت زمانی برای تحویل پروژه نیز تعریف کنید که از طریق پیامک به کاربران مربوطه اطلاع داده میشود.

نرم افزار مدیریت پروژه

استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری مایسا به عنوان مدیریت پروژه

پیامرسان درون سازمانی با امکان تماس صوتی

یکی از مهم ترین موضوعاتی که درپویایی یک سازمان مطرح است،نحوه برقراری ارتباط کارکنان آن با یکدیگر می‌باشد.وجود پیام رسان درون سازمانی با قابلیت تماس صوتی و تصویری باعث برقراری ارتباط سریع و با کیفیت در میان کارکنان سازمان میشود که باعث افزایش سرعت پیشبرد پروژه های سازمان میشود.

نشست ها و جلسات آنلاین سازمانی

هدف از بوجود آمدن سامانه های اتوماسیون اداری مثل مایسا،ساده سازی و الکترونیک سازی فرایندهای روتین اداری میباشد.شما با استفاده از این نرم افزار میتوانید تمامی جلسات و نشست های سازمانی خود را به صورت آنلاین و با اماکاناتی مانند تخته وایت برد،اشتراک گذاری فایل،چت لایو و… برگزار کنید.

گفتگو با هوش مصنوعی

یکی از زیرسیستم های اختصاصی نرم افزار مایسا امکان گفتگو با هوش مصنوعی جهت دریافت اطلاعات در جهت تسهیل فرایند نامه نگاری اداری میباشد.همچنین شما در جدیدترین نسخه مایسا امکان چت با هوش مصنوعی تصویر ساز را هم دارید.

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری چیست؟

پیاده‌سازی سیستم‌های اتوماسیون اداری مزایای زیادی برای سازمان‌ها دارد، از افزایش بهره‌وری تا بهبود امنیت داده‌ها. در اینجا به برخی از مزایای کلیدی این ابزار خودکارساز اشاره میکنیم:

  • افزایش کارایی و بهره‌وری

اتوماسیون اداری جریان‌های کاری را ساده می‌کند و وظایف تکراری را خودکار می‌سازد و به کارکنان امکان می‌دهند تا بر فعالیت‌های مهمتر و خلاقانه‌تر تمرکز کنند و درگیر فعالیت های روزمزه اداری نشوند.. این امر منجر به صرفه‌جویی قابل توجهی در زمان و افزایش بهره‌وری کلی سازمان می‌شود.

  • بهبود دقت و کاهش خطاها

خودکارسازی فعالیت های اداری تکراری و زمان گیر با استفاده از ابزارهای اتوماسیون اداری، خطر خطای انسانی را کاهش می‌دهد و اطمینان می‌دهد که فرآیندها با دقت و یکنواختی بیشتری انجام می‌شوند. این امر به ویژه در ورود داده‌ها، محاسبات مالی و مدیریت اسناد اهمیت بسزایی دارد.

سیستم اتوماسیون اداری با ابزارهای گسترده ای که دارد میتواند طیف وسیعی از فرایندهای اداری را بدون خطا و باسرعت بالا انجام دهد.

فواید استفاده از اتوماسیون اداری

  • ارتقای ارتباطات و همکاری

با یکپارچه‌سازی ابزارهای مختلف ارتباطی، سیستم‌های اتوماسیون اداری همکاری و ارتباط بی‌درنگ میان اعضای تیم را تسهیل می‌کنند، بدون نیاز به حضور فیزیکی آن‌ها. این امر به ویژه برای سازمان هایی که در آن ها امکان دورکاری فراهم است، بسیار مفید میباشد.کارفرماها میتوانند به راحتی با مدیریت پروژه و برگذاری جلسات آنلاین فعالیت کارمندان دورکار خود را تحت نظر بگیرند.

همچنین کارمندان شرکت نیز به راحتی میتوانند از طریق پیام رسان های درون سازمانی با نیروهای دورکار ارتباط بگیرند و مشکلی در برقراری ارتباط نداشته باشند.

  • مدیریت و امنیت بهتر داده‌ها

سیستم‌های اتوماسیون اداری راه‌حل‌های امن ذخیره‌سازی داده‌ها و مکانیسم‌های کنترل دسترسی قوی ارائه می‌دهند و اطمینان می‌دهند که اطلاعات حساس در برابر دسترسی غیرمجاز و تهدیدات سایبری محافظت می‌شوند. علاوه بر این، فرآیندهای بک آپ گیری و بازیابی خودکار، یکپارچگی داده‌ها را تضمین می‌کنند.

  • صرفه‌جویی در هزینه‌ها

با اتوماتیک سازی روتین های اداری و سازمانی و بهبود کارایی فرآیندها، سازمان‌ها می‌توانند هزینه‌های عملیاتی را کاهش دهند. صرفه‌جویی‌ها می‌توانند از طریق کاهش استفاده از کاغذ، کاهش هزینه‌های اداری و کاهش نیاز به فضای ذخیره‌سازی فیزیکی محقق شوند.همچنین با کاهش فرایندهای انسانی عدم نیاز به نیرو انسانی جهت بایگانی اسناد و دبیرخانه هم به مرور پررنگ تر میشود.

  • مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری

اتوماسیون اداری مایسا به کاربران سازمان ها امکان دسترسی به کارتابل خود را با هر پلتفرمی میدهد.به این صورت که شما میتوانید به میزکار خود در هرجایی با تلفن همراهتان دسترسی داشته باشید و فرم های خود را ارجاع دهید و یا برای کارفرمای خود تصاویر پروژه در حال انجام را ارسال کنید.

چالش‌های پیاده‌سازی اتوماسیون اداری چیست؟

با وجود مزایای فراوان، پیاده‌سازی سیستم‌های اتوماسیون اداری در سازمان بدون چالش نیست. سازمان‌ها ممکن است در طول پذیرش و یکپارچه‌سازی این سیستم‌ها با موانع مختلفی روبرو شوند که در ادامه سعی میکنیم به برخی از آن ها اشاره کنیم:

  1. هزینه‌ها اولیه

هزینه اولیه پیاده‌سازی سیستم‌های اتوماسیون اداری می‌تواند در نگاه اول برای مدیریت سازمان غیرضروری به نظر برسد ولی موضوعی که مدیران باتجربه همیشه از آن یاد میکنند این است که هر سیستمی که فرایندهای شرکت را تسریع بخشد و هزینه های آن را در بلندمدت کاهش دهد نه تنها هزینه به حساب نمی آید بلکه باید به آن به چشم یک سرمایه گذاری نیز نگریست. با این حال، این هزینه‌ها اغلب با صرفه‌جویی‌ها و بهره‌وری‌های بلندمدت جبران می‌شوند.

  1. مقاومت در برابر تغییر

کارکنان ممکن است در پذیرش فناوری‌ها و فرآیندهای جدید مقاوم باشند، به ویژه اگر به روش‌های سنتی عادت کرده باشند. غلبه بر این مقاومت نیاز به استراتژی‌های موثر مدیریت تغییر، شامل آموزش، ارتباطات و مشوق‌ها دارد.شرکت نرم افزاری آدا با سابقه چندین ساله پشتیبانی و تیم آموزش و استقرار قدرتمند در این مسیر در کنار شماست و با ارائه آموزش های مستمر به افراد سازمان و ارائه پشتیبانی رایگان طبق قرارداد در این فرایند شما را یاری میکند.

  1. یکپارچه‌سازی با سیستم‌های موجود

یکپارچه‌سازی سیستم‌های اتوماسیون اداری با زیرساخت IT موجود و سیستم‌های قدیمی می‌تواند پیچیده و زمان‌بر باشد. سازمان‌ها نیاز به اطمینان از سازگاری و یکپارچه‌سازی بدون مشکل دارند تا از اختلالات جلوگیری کنند و حداکثر بهره‌وری از این اتوماتیک سازی فرایند اداری را به دست آورند.

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب مایسا به علت اجرا شدن به صورت تحت وب این مشکل سازمان ها را برطرف میکند و دیگر احتیاجی به سیستم های سخت افزاری قدرتمند برای اجرای نرم افزار ندارید.

  1. نگرانی‌های امنیت داده‌ها و حریم خصوصی

یکی از نگرانی های عمده سازمان ها امنیت اطلاعات سازمان میباشد.

اسناد سازمان ها درصورتی که از نرم افزارهای اتوماسیون اداری رایگان یا ابری استفاده شود ممکن است،در معرض خطرات جدیی قرار بگیرد.سامانه اتوماسیون اداری مایسا با استفاده از تکنولوژی به روز و اجرا در سرور محلی شرکت خطر نشت و یا هک اطلاعات را به حداقل برساند.

امنیت بالای اطلاعات اتوماسیون اداری مایسا

امنیت اطلاعات در اتوماسیون اداری

  1. وابستگی به فناوری

افزایش وابستگی به سیستم‌های اتوماسیون اداری سازمان‌ها را در برابر مشکلات فنی و خرابی‌های سیستم آسیب‌پذیر می‌کند. نگهداری منظم، به‌روزرسانی‌ها و برنامه‌های پشتیبان‌گیری برای اطمینان از قابلیت اطمینان و پیوستگی فرآیندهای خودکار ضروری هستند.در سامانه اداری مایسا قابلیت بک آپ گیری خودکار و زمان بندی شده وجود دارد که شما را از هرگونه بک آپ گیری بی نیاز میسازد.همچنین آپدیت های نرم افزار نیز به صورت منظم توسط پشتیبانی برای شما نصب و پیگیری های آن توسط تیم پشتیبانی انجام میشود.

روندهای آینده در اتوماسیون اداری

چشم‌انداز اتوماسیون اداری به طور مداوم در حال تغییر است و با پیشرفت تکنولوژی این امکان به ما داده میشود تا بتوانیم این نرم افزارها را با توجه به نیاز سازمان ها آپدیت کنیم.

  1. هوش مصنوعی و یادگیری ماشین

هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین (ML) در حال انقلاب در اتوماسیون اداری هستند، با امکان ارائه راه‌حل‌های اتوماسیون پیشرفته‌تر و هوشمندتر. ابزارهای مبتنی بر AI می‌توانند داده‌ها را تحلیل کنند، راهکار ارائه دهند و وظایف پیچیده را خودکار سازند، که به بهبود بیشتر بهره‌وری و کارایی کمک می‌کند.معمولا این ابزارها در جهت جمع آوری اطلاعات به مدیران و تحلیل گران کمک میکنند ولی در اینده این امکان وجود دارد که آن ها بتوانند با تحلیل دقیق تری نسبت به انسان ها تصمیم گیری انجام دهند یا تحلیل کنند.

  1. اتوماسیون فرآیندهای روباتیک (RPA)

اتوماسیون فرآیندهای روباتیک شامل استفاده از روبات‌های نرم‌افزاری برای خودکارسازی وظایف تکراری و مبتنی بر قوانین است. RPA به دلیل توانایی آن در تقلید از اقدامات انسانی و یکپارچه‌سازی با سیستم‌های موجود بدون نیاز به تغییرات قابل توجه در زیرساخت IT، در اتوماسیون اداری محبوبیت پیدا کرده است.

  1. اینترنت اشیاء (IoT)

اینترنت اشیاء (IoT) در حال گسترش دامنه اتوماسیون اداری با اتصال دستگاه‌ها و سیستم‌های مختلف در محیط اداری است. اتوماسیون مبتنی بر IoT می‌تواند مصرف انرژی را بهینه‌سازی کند، امنیت را ارتقا دهد و مدیریت کلی  سازمان را بهبود بخشد.

نتیجه‌گیری

سیستم‌های اتوماسیون اداری برای سازمان‌های مدرن ضروری شده‌اند و مجموعه‌ای از مزایا را ارائه می‌دهند که بهبود کارایی، بهره‌وری و ارتباطات را تسهیل می‌کنند. با خودکارسازی وظایف روتین، بهبود مدیریت داده‌ها و تسهیل کار از راه دور، این سیستم‌ها سازمان‌ها را قادر می‌سازند تا به طور موثرتری در یک دنیای دیجیتال عمل کنند.

با وجود چالش‌هایی در پیاده‌سازی و یکپارچه‌سازی سیستم‌های اتوماسیون اداری، مزایای بلندمدت به مراتب از موانع اولیه پیشی می‌گیرند. با پیشرفت مداوم فناوری، اتوماسیون اداری نیز تکامل خواهد یافت و نوآوری‌های پیشرفته‌ای مانند AI، RPA  را در بر خواهد گرفت و بیشتر نحوه کار ما را متحول خواهد کرد.

با بهره‌گیری از قدرت اتوماسیون اداری، آن‌ها می‌توانند به کارایی بیشتر، کاهش هزینه‌ها و ایجاد یک محیط کاری انعطاف‌پذیرتر و بهره‌ورتر دست یابند.

 

5/5 - (1 امتیاز)

دیدگاهی در مورد “اتوماسیون اداری چیست و چگونه میتواند سازمان را متحول کند؟

  1. محمد گفت:

    عالی بود ممنونم

    1. رضا تحققی گفت:

      باسلام خوشحالیم که مقاله براتون مفید بود.
      در صورت تمایل میتونین مقاله زیر را هم مطالعه بفرمایید که در آن مزایای استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری شرح داده شده.
      https://adasoftco.com/advantages-of-automation/

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *