اگر به تازگی شرکت یا سازمان خود را تأسیس کردهاید یا از فرایند نامهنگاری و کاغذبازیهای اداری خسته شدهاید و میخواهید فرایندهای اداری شما با سرعت بیشتر و به صورت الکترونیکی انجام شود، با کمی سوال و پرسش قطعاً با عبارت اتوماسیون اداری برخورد خواهید داشت.
شاید از خود بپرسید اتوماسیون اداری چیست؟ سیستمهای اتوماسیون اداری چگونه به کسبوکار شما کمک میکنند و باید شامل چه امکاناتی باشند؟ در این مقاله به بررسی کامل مفهوم اتوماسیون اداری خواهیم پرداخت و شما را با قدرتمندترین نرمافزار اتوماسیون اداری که پویایی سازمان شما را دو چندان میکند آشنا خواهیم کرد.
فهرست محتوا
تعریف اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری به استفاده از سیستمها و برنامهها برای اجرای انواع عملیات اداری که بهطور سنتی بهصورت دستی انجام میشدند، اشاره میکند. این عملیات شامل ذخیرهسازی نامهها و اسناد، انتقال الکترونیکی و مدیریت و گردش آنها در بین کارمندان سازمان میباشد. هدف اصلی اتوماسیون اداری، سادهسازی و بهبود کارایی وظایف اداری از طریق اتوماتیکسازی فرآیندها و کاهش نیاز به دخالت انسانی در فرآیندهای روتین است.
تاریخچه نرمافزارهای اتوماسیون اداری در ایران
تاریخ ورود و گسترش نرمافزارهای اتوماسیون اداری در ایران به دهههای اخیر بازمیگردد. اولین تلاشها برای استفاده از سیستمهای کامپیوتری در سازمانهای دولتی و شرکتهای بزرگ ایرانی به دهه ۱۳۷۰ برمیگردد.
در این دهه، برخی از سازمانها شروع به استفاده از نرمافزارهای ساده برای مدیریت ایمیلها و مستندات کردند.
در دهه ۱۳۸۰، با پیشرفت فناوری اطلاعات و گسترش اینترنت در ایران، استفاده از نرمافزارهای اتوماسیون اداری به شکل گستردهتری انجام شد. در این دوره، نرمافزارهای محلی و بومیسازی شدهای نیز توسعه یافتند که با نیازهای خاص سازمانها و شرکتهای ایرانی سازگاری بیشتری داشتند.
از دهه ۱۳۹۰ به بعد، نرمافزارهای اتوماسیون اداری با ویژگیهای پیشرفتهتری مانند قابلیتهای ابری، موبایلی و ادغام با سایر سیستمهای اطلاعاتی سازمانی به بازار عرضه شدند. در این دوره، شرکتهای فناوری اطلاعات ایرانی از جمله شرکت نرمافزاری آدا، شروع به توسعه و عرضه نرمافزارهای اتوماسیون اداری با استانداردهای بینالمللی کردند.
زیرسیستم های اتوماسیون اداری چیست؟
سیستمهای اتوماسیون اداری شامل مجموعهای گسترده از فناوریها و ابزارهایی هستند که برای انجام جنبههای مختلف کارهای اداری طراحی شدهاند.
این ابزارها به نحوی طراحی میشوند که بتوانند به بهترین شکل ممکن فرآیندهای روتین را انجام دهند یا آنها را ساده کنند. اجزای اصلی این سیستمها عبارتند از:
سیستمهای مدیریت اسناد (DMS)
سیستم مدیریت اسناد برای ذخیرهسازی، مدیریت و پیگیری اسناد الکترونیکی و تصاویر اطلاعات کاغذی استفاده میشود.
شما میتوانید در این بخش مهم از فرآیند اتوماسیون اداری، اسناد و مدارک کاغذی خود را اسکن کنید و به این سیستم جهت ذخیرهسازی اضافه کنید.
بهطور معمول در اصطلاحات رایج از آن به نام نرمافزار بایگانی هم یاد میشود. ویژگیهای DMS شامل کنترل نسخه و آرشیو اسناد و مدارک میباشد.
مثالهای معروف DMS غیر بومی شامل Microsoft SharePoint، Google Drive و Dropbox است که بهصورت ابری و فضای ذخیرهسازی محدود به شما اجازه بایگانی اسناد را میدهند.
بهطور معمول، سیستمهای غیر بومی نمیتوانند تمام نیازهای سازمانها را در بایگانی نامهها برطرف کنند و از طرفی، ذخیره اطلاعات و اسناد شرکتها و سازمانها در سیستمهای ابری و رایگان میتواند ریسک بهخطر افتادن اطلاعات را برای سازمانها داشته باشد.
ابزارهای ارتباطی
ارتباط مؤثر برای موفقیت سازمانی یک موضوع حیاتی و ضروری میباشد. برنامههای اتوماسیون اداری با استفاده از ابزارهای مختلف ارتباطی، فرآیند برقراری ارتباطات درونسازمانی را تسهیل میکنند. در ابزارهای غیر بومی میتوان سیستمهای ایمیل مانند ایمیل و پیامرسانهای لحظهای مانند Telegram را نام برد. در سامانههای خودکارساز بومی مانند نرمافزار مایسا شرکت نرمافزاری آدا، شما پیامرسان داخلی و اتصال به ایمیل و تلگرام نیز دارید.
اتوماسیون فرآیندهای کاری BPMS
اتوماسیون فرآیندهای کاری شامل استفاده از نرمافزار برای خودکارسازی فرآیندها و وظایف اداری روتین است. این زیرسیستم یکی از کاربردیترین بخشهای اتوماسیون اداری میباشد که به اختصار به آن BPMS میگویند.
برای مثال، ممکن است فرآیندهایی در سازمان شما وجود داشته باشد که در صورت عدم وجود اتوماسیون اداری، لازم به انجام آنها توسط نیروی انسانی باشد.
مثلاً فرض کنید شما میخواهید در سازمان خود فرم مرخصی پر کنید و این فرم باید ابتدا توسط مدیر منابع انسانی و بعد از آن توسط مدیرعامل امضا و تأیید شود و بعد از آن شما نتیجه را متوجه شوید.
معمولاً اگر بهصورت سنتی بخواهید این کار را انجام دهید، باید فرم کاغذی مرخصی شما توسط شخصی به مدیران مربوطه جهت امضا و تأیید ارائه شود و بعد از آن شما نتیجه نهایی را دریافت میکنید.
طی فرآیندهای سنتی ممکن است شما متوجه نحوه گردش این فرم نشوید. ولی با کمک نرمافزار BPMS، شما میتوانید بهصورت الکترونیکی فرم مرخصی خود را پر نمایید و آن را وارد فرآیند از پیش تعیین شده کنید و شاهد گردش آن باشید. در این حالت، شما میتوانید بهصورت لحظهای وضعیت پیگیری کنید و نتیجه را در کارتابل خود مشاهده کنید.
دبیرخانه
زیرسیستم دبیرخانه نیز یکی از مهمترین بخشهای اتوماسیون اداری میباشد. نرمافزار دبیرخانه محل انجام تمامی نامهنگاریهای درونسازمانی و برونسازمانی و داخلی میباشد که نامهها بهصورت کاملاً الکترونیکی انجام و بایگانی میشوند.
مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM
در دنیای رقابتی امروز، برقراری ارتباط مؤثر و مدیریت روابط با مشتریان برای موفقیت هر کسبوکاری حیاتی است. نرمافزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) ابزاری قدرتمند است که به سازمانها کمک میکند تا روابط خود با مشتریان را بهبود بخشند، کارایی عملیات فروش و بازاریابی را افزایش دهند و در نهایت، رضایت و وفاداری مشتریان را تقویت کنند.
تقویم کاری و جلسات
قابلیت کنترل تقویم شخصی در سازمانها امکان بسیار کاربردی است که در اتوماسیون اداری این فرآیند بهصورت الکترونیکی انجام میشود و باعث افزایش بازدهی و عملکرد و وقتشناسی کارمندان سازمان میشود. در اتوماسیون اداری شرکت نرمافزاری آدا، این قابلیت طوری تعریف شده است که هر کاربر میتواند بهراحتی در تقویم شخصی خود جلسات خود را ثبت کند و سیستم بهصورت خودکار اعلان و پیامک مربوط به آن جلسه را به کاربر ارسال میکند.
مدیریت پروژه و وظایف سازمانی
حتماً تا به حال با نرمافزارهای مدیریت پروژه غیر بومی مثل Trello برخورد داشتهاید. این برنامهها بهصورت ابری اطلاعات شما را ذخیره میکنند و به شما امکان مدیریت پروژه میدهند، ولی این ابزارها معمولاً برای سازمانها خطر امنیت اطلاعات را به همراه دارند. علاوه بر آن، امکان فیلترینگ و محدودیت دسترسی هم برای آنها مطرح میباشد.
اتوماسیون اداری مایسا به شما قابلیت مدیریت وظایف و انتقال آن به تقویم کاری و شخصی را میدهد. همچنین، شما میتوانید در این سامانه افراد مورد نظر جهت انجام پروژه را مشخص کنید و برای آنها محدودیت زمانی برای تحویل پروژه نیز تعریف کنید که از طریق پیامک به کاربران مربوطه اطلاع داده میشود.
پیامرسان درون سازمانی با امکان تماس صوتی
یکی از مهمترین موضوعاتی که در پویایی یک سازمان مطرح است، نحوه برقراری ارتباط کارکنان آن با یکدیگر میباشد. وجود پیامرسان درونسازمانی با قابلیت تماس صوتی و تصویری باعث برقراری ارتباط سریع و با کیفیت در میان کارکنان سازمان میشود که باعث افزایش سرعت پیشبرد پروژههای سازمان میشود.
نشست ها و جلسات آنلاین سازمانی
هدف از بهوجود آمدن سامانههای اتوماسیون اداری مثل مایسا، سادهسازی و الکترونیکسازی فرآیندهای روتین اداری میباشد. شما با استفاده از این نرمافزار میتوانید تمامی جلسات و نشستهای سازمانی خود را بهصورت آنلاین و با امکاناتی مانند تخته وایتبرد، اشتراکگذاری فایل، چت لایو و… برگزار کنید.
گفتگو با هوش مصنوعی
یکی از زیرسیستمهای اختصاصی نرمافزار مایسا، امکان گفتگو با هوش مصنوعی جهت دریافت اطلاعات برای تسهیل فرآیند نامهنگاری اداری میباشد. همچنین، شما در جدیدترین نسخه مایسا، امکان چت با هوش مصنوعی تصویرساز را هم دارید.
مزایای استفاده از اتوماسیون اداری چیست؟
پیادهسازی سیستمهای اتوماسیون اداری مزایای زیادی برای سازمانها دارد، از افزایش بهرهوری تا بهبود امنیت دادهها. در اینجا به برخی از مزایای کلیدی این ابزار خودکارساز اشاره میکنیم:
- افزایش کارایی و بهرهوری
اتوماسیون اداری جریانهای کاری را ساده میکند و وظایف تکراری را خودکار میسازد و به کارکنان امکان میدهد تا بر فعالیتهای مهمتر و خلاقانهتر تمرکز کنند و درگیر فعالیتهای روزمره اداری نشوند. این امر منجر به صرفهجویی قابل توجهی در زمان و افزایش بهرهوری کلی سازمان میشود.
- بهبود دقت و کاهش خطاها
خودکارسازی فعالیتهای اداری تکراری و زمانبر با استفاده از ابزارهای اتوماسیون اداری، خطر خطای انسانی را کاهش میدهد و اطمینان میدهد که فرآیندها با دقت و یکنواختی بیشتری انجام میشوند. این امر بهویژه در ورود دادهها، محاسبات مالی و مدیریت اسناد اهمیت بسزایی دارد.
سیستم اتوماسیون اداری با ابزارهای گستردهای که دارد، میتواند طیف وسیعی از فرآیندهای اداری را بدون خطا و با سرعت بالا انجام دهد.
- ارتقای ارتباطات و همکاری
با یکپارچهسازی ابزارهای مختلف ارتباطی، سیستمهای اتوماسیون اداری همکاری و ارتباط بیدرنگ میان اعضای تیم را تسهیل میکنند، بدون نیاز به حضور فیزیکی آنها. این امر بهویژه برای سازمانهایی که در آنها امکان دورکاری فراهم است، بسیار مفید میباشد. کارفرماها میتوانند بهراحتی با مدیریت پروژه و برگزاری جلسات آنلاین فعالیت کارمندان دورکار خود را تحت نظر بگیرند.
همچنین، کارمندان شرکت نیز بهراحتی میتوانند از طریق پیامرسانهای درونسازمانی با نیروهای دورکار ارتباط بگیرند و مشکلی در برقراری ارتباط نداشته باشند.
- مدیریت و امنیت بهتر دادهها
سیستمهای اتوماسیون اداری راهحلهای امن ذخیرهسازی دادهها و مکانیسمهای کنترل دسترسی قوی ارائه میدهند و اطمینان میدهند که اطلاعات حساس در برابر دسترسی غیرمجاز و تهدیدات سایبری محافظت میشوند. علاوه بر این، فرآیندهای بکآپگیری و بازیابی خودکار، یکپارچگی دادهها را تضمین میکنند.
- صرفهجویی در هزینهها
با اتوماتیکسازی روتینهای اداری و سازمانی و بهبود کارایی فرآیندها، سازمانها میتوانند هزینههای عملیاتی را کاهش دهند. صرفهجوییها میتوانند از طریق کاهش استفاده از کاغذ، کاهش هزینههای اداری و کاهش نیاز به فضای ذخیرهسازی فیزیکی محقق شوند. همچنین، با کاهش فرآیندهای انسانی، عدم نیاز به نیروی انسانی جهت بایگانی اسناد و دبیرخانه هم به مرور پررنگتر میشود.
- مقیاسپذیری و انعطافپذیری
اتوماسیون اداری مایسا به کاربران سازمانها امکان دسترسی به کارتابل خود را با هر پلتفرمی میدهد. به این صورت که شما میتوانید به میزکار خود در هرجایی با تلفن همراهتان دسترسی داشته باشید و فرمهای خود را ارجاع دهید و یا برای کارفرمای خود تصاویر پروژه در حال انجام را ارسال کنید.
چالشهای پیادهسازی اتوماسیون اداری چیست؟
با وجود مزایای فراوان، پیادهسازی سیستمهای اتوماسیون اداری در سازمان بدون چالش نیست. سازمانها ممکن است در طول پذیرش و یکپارچهسازی این سیستمها با موانع مختلفی روبرو شوند که در ادامه سعی میکنیم به برخی از آنها اشاره کنیم:
- هزینههای اولیه
هزینه اولیه پیادهسازی سیستمهای اتوماسیون اداری میتواند در نگاه اول برای مدیریت سازمان غیرضروری به نظر برسد. ولی موضوعی که مدیران باتجربه همیشه از آن یاد میکنند این است که هر سیستمی که فرآیندهای شرکت را تسریع بخشد و هزینههای آن را در بلندمدت کاهش دهد، نهتنها هزینه به حساب نمیآید بلکه باید به آن به چشم یک سرمایهگذاری نیز نگریست. با این حال، این هزینهها اغلب با صرفهجوییها و بهرهوریهای بلندمدت جبران میشوند.
- مقاومت در برابر تغییر
کارکنان ممکن است در پذیرش فناوریها و فرآیندهای جدید مقاوم باشند، بهویژه اگر به روشهای سنتی عادت کرده باشند. غلبه بر این مقاومت نیاز به استراتژیهای مؤثر مدیریت تغییر، شامل آموزش، ارتباطات و مشوقها دارد. شرکت نرمافزاری آدا با سابقه چندین ساله، پشتیبانی و تیم آموزش و استقرار قدرتمند در این مسیر در کنار شماست و با ارائه آموزشهای مستمر به افراد سازمان و ارائه پشتیبانی رایگان طبق قرارداد در این فرایند شما را یاری میکند.
- یکپارچهسازی با سیستمهای موجود
یکپارچهسازی سیستمهای اتوماسیون اداری با زیرساخت IT موجود و سیستمهای قدیمی میتواند پیچیده و زمانبر باشد. سازمانها نیاز به اطمینان از سازگاری و یکپارچهسازی بدون مشکل دارند تا از اختلالات جلوگیری کنند و حداکثر بهرهوری از این اتوماتیکسازی فرآیند اداری را به دست آورند.
نرمافزار اتوماسیون اداری تحت وب مایسا بهعلت اجرا شدن بهصورت تحت وب، این مشکل سازمانها را برطرف میکند و دیگر نیازی به سیستمهای سختافزاری قدرتمند برای اجرای نرمافزار ندارید.
- نگرانیهای امنیت دادهها و حریم خصوصی
یکی از نگرانیهای عمده سازمانها امنیت اطلاعات سازمان میباشد. اسناد سازمانها در صورتی که از نرمافزارهای اتوماسیون اداری رایگان یا ابری استفاده شود، ممکن است در معرض خطرات جدی قرار بگیرد. سامانه اتوماسیون اداری مایسا با استفاده از تکنولوژی بهروز و اجرای آن در سرور محلی شرکت، خطر نشت و یا هک اطلاعات را به حداقل میرساند.
- وابستگی به فناوری
افزایش وابستگی به سیستمهای اتوماسیون اداری سازمانها را در برابر مشکلات فنی و خرابیهای سیستم آسیبپذیر میکند. نگهداری منظم، بهروزرسانیها و برنامههای پشتیبانگیری برای اطمینان از قابلیت اطمینان و پیوستگی فرآیندهای خودکار ضروری هستند. در سامانه اداری مایسا، قابلیت بکآپگیری خودکار و زمانبندیشده وجود دارد که شما را از هرگونه بکآپگیری بینیاز میسازد. همچنین، آپدیتهای نرمافزار نیز بهصورت منظم توسط پشتیبانی برای شما نصب و پیگیریهای آن توسط تیم پشتیبانی انجام میشود.
روندهای آینده در اتوماسیون اداری
چشمانداز اتوماسیون اداری بهطور مداوم در حال تغییر است و با پیشرفت تکنولوژی، این امکان به ما داده میشود تا بتوانیم این نرمافزارها را با توجه به نیاز سازمانها آپدیت کنیم.
هوش مصنوعی و یادگیری ماشین
هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین (ML) در حال انقلاب در اتوماسیون اداری هستند، با امکان ارائه راهحلهای اتوماسیون پیشرفتهتر و هوشمندتر. ابزارهای مبتنی بر AI میتوانند دادهها را تحلیل کنند، راهکار ارائه دهند و وظایف پیچیده را خودکار سازند، که به بهبود بیشتر بهرهوری و کارایی کمک میکند. معمولاً این ابزارها در جهت جمعآوری اطلاعات به مدیران و تحلیلگران کمک میکنند، ولی در آینده این امکان وجود دارد که آنها بتوانند با تحلیل دقیقتری نسبت به انسانها تصمیمگیری انجام دهند یا تحلیل کنند.
اتوماسیون فرآیندهای روباتیک (RPA)
اتوماسیون فرآیندهای روباتیک شامل استفاده از روباتهای نرمافزاری برای خودکارسازی وظایف تکراری و مبتنی بر قوانین است. RPA به دلیل توانایی آن در تقلید از اقدامات انسانی و یکپارچهسازی با سیستمهای موجود بدون نیاز به تغییرات قابل توجه در زیرساخت IT، در اتوماسیون اداری محبوبیت پیدا کرده است.
اینترنت اشیاء (IoT)
اینترنت اشیاء (IoT) در حال گسترش دامنه اتوماسیون اداری با اتصال دستگاهها و سیستمهای مختلف در محیط اداری است. اتوماسیون مبتنی بر IoT میتواند مصرف انرژی را بهینهسازی کند، امنیت را ارتقا دهد و مدیریت کلی سازمان را بهبود بخشد.
نتیجهگیری
سیستمهای اتوماسیون اداری برای سازمانهای مدرن ضروری شدهاند و مجموعهای از مزایا را ارائه میدهند که بهبود کارایی، بهرهوری و ارتباطات را تسهیل میکنند. با خودکارسازی وظایف روتین، بهبود مدیریت دادهها و تسهیل کار از راه دور، این سیستمها سازمانها را قادر میسازند تا بهطور مؤثرتری در یک دنیای دیجیتال عمل کنند.
با وجود چالشهایی در پیادهسازی و یکپارچهسازی سیستمهای اتوماسیون اداری، مزایای بلندمدت به مراتب از موانع اولیه پیشی میگیرند. با پیشرفت مداوم فناوری، اتوماسیون اداری نیز تکامل خواهد یافت و نوآوریهای پیشرفتهای مانند AI و RPA را در بر خواهد گرفت و بیشتر نحوه کار ما را متحول خواهد کرد.
با بهرهگیری از قدرت اتوماسیون اداری، سازمانها میتوانند به کارایی بیشتر، کاهش هزینهها و ایجاد یک محیط کاری انعطافپذیرتر و بهرهورتر دست یابند.
دیدگاهی در مورد “اتوماسیون اداری چیست؟ + مزایا، کاربردها و ویژگیهای آن”
عالی بود ممنونم
باسلام خوشحالیم که مقاله براتون مفید بود.
در صورت تمایل میتونین مقاله زیر را هم مطالعه بفرمایید که در آن مزایای استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری شرح داده شده.
https://adasoftco.com/advantages-of-automation/