فرهنگ سازمانی چیست؟تاثیر اتوماسیون اداری بر آن

با پیشرفت سیستم های اتوماسیون اداری و رشد فناوری، روش عملکرد سازمان‌ها به طور کامل متحول شده است. یکی از جنبه‌های مهم این سیستم ها، تأثیر بر رفتار و فرهنگ درون سازمانی میباشد. در این مقاله، به بررسی روش‌های مختلفی که اتوماسیون اداری بر رفتار کارکنان تأثیر می‌گذارد، به همراه مزایا و معایب آن می‌پردازیم.

فرهنگ سازمانی چیست؟

فرهنگ سازمانی به‌عنوان یکی از جنبه‌های اساسی هر سازمان، مجموعه‌ای از ارزش‌ها، باورها، عادات، رفتارها و نگرش‌هایی است که اعضای آن سازمان را متحد و مشترک می‌سازد. این فرهنگ، هویت سازمانی را شکل می‌دهد و نقش بسزایی در تعیین سیاست‌ها، رفتارها و تصمیم‌گیری‌های درونی و برونی سازمان دارد.
به عبارت دیگر، هویت سازمانی می‌تواند به‌عنوان “DNA” یا “روح” سازمان تلقی شود که تمامی اعضا را به یکدیگر متصل می‌کند و طریقه عملکرد سازمان را تحت تأثیر قرار می‌دهد.

اصولاً، فرهنگ سازمانی توسط موارد زیر تشکیل می‌شود:

1. ارزش‌ها و باورها: ارزش‌ها و باورهایی که در سازمان مورد تأکید قرار می‌گیرد، نقش اساسی در شکل‌گیری فرهنگ سازمانی دارند.
   این ارزش‌ها ممکن است از شفافیت و افتخار در کار تا توجه به کیفیت و خدمات مشتریان بیشتر را در بر بگیرد.
2. روابط بین اعضا: نحوه برقراری روابط بین اعضا، آرمانهای سازمانی، میزان تعامل و همکاری، و روحیه تیمی را تعیین می‌کند.
   این ارتباطات می‌توانند از روابط رسمی تا روابط دوستانه و موثر میان همکاران را شامل شود.
3. نگرش به تغییر: یکی از جنبه‌های مهم فرهنگ سازمانی، نگرش به تغییر است.
   سازمان‌هایی که فرهنگی از تعامل با تغییرات و پذیرش نوآوری دارند،در مواجهه با چالش‌ها و فرصت‌های جدید اغلب موفق‌تر  خواهند بود.
4. تحولات و رفتارهای مشترک: رفتارهای مشترک و تحولاتی که در سازمان برگزار می‌شود، به عنوان نشانگری از فرهنگ سازمانی عمل می‌کند.
   این تحولات می‌توانند از جمله رفتارهای توسعه‌محور، پایداری در برابر تغییرات، و تمایل به همکاری باشند.
5. سیاست‌ها و ساختارهای سازمانی: سیاست‌ها و ساختارهای سازمانی نیز بر فرهنگ سازمانی تأثیرگذار هستند.
   این سیاست‌ها و ساختارها می‌توانند از میزان ارتباط باز و سلسله مراتب سازمانی تا رویکردهای مدیریتی و روش‌های انجام کار متفاوت باشند.

عوامل تأثیرگذار بر فرهنگ سازمانی

در محیط سازمانی،فرهنگ به عنوان یک الگوی ذهنی و ارزشی مشترک میان اعضای آن سازمان تعریف می‌شود که تعیین‌کننده رفتارها، انگیزه‌ها و روابط داخلی می‌باشد. فرهنگ سازمانی تحت تأثیر عوامل مختلفی قرار می‌گیرد که در ادامه به برخی از این عوامل پرداخته خواهد شد:

1. رهبری و مدیریت سازمانی: رهبران و مدیران سازمان نقش بسیار مهمی در شکل‌دهی به هویت سازمانی دارند. سبک‌های رهبری، ارزش‌ها و اصولی که توسط آنها ترویج می‌شود، به عنوان الگوهای رفتاری برای سایر اعضای سازمان عمل می‌کنند.
2. مقررات و سیاست‌های سازمانی: سیاست‌ها، ضوابط و مقررات سازمانی نیز تأثیر مهمی بر فرهنگ سازمانی دارند. این سیاست‌ها می‌توانند الگوهایی برای رفتارها و ارزش‌هایی برای کارکنان ایجاد کنند.
3. تاریخچه و تجربیات سازمانی: تجربیات گذشته و رویدادهای تاریخی سازمان نیز تأثیرگذار بر روحیه سازمانی هستند. این تجربیات می‌توانند مبنایی برای ارزش‌ها، باورها و عادات درون سازمانی فراهم کنند.
4. ترکیب نیروی کار: افراد و ترکیب نیروی کار سازمان نیز بر فرهنگ آن تأثیرگذارند. تنوع فردی، تجربیات و ارزش‌های فردی هر کارکنان می‌تواند به تنوع فرهنگی درون سازمانی منجر شود.
5. تعاملات سازمانی: تعاملات و روابط میان افراد و واحدهای مختلف سازمان نیز تأثیر بسزایی بر فرهنگ سازمانی دارند. این تعاملات می‌توانند محیط فرهنگی سازمان را تحت تأثیر قرار دهند.
6. محیط خارجی: عوامل محیطی مانند رقابت‌های صنعتی، تغییرات فناوری، تغییرات قوانین و مقررات، نیازهای مشتریان و سایر موارد محیطی نیز می‌توانند بر فرهنگ سازمانی تأثیر بگذارند.
7. انگیزه‌ها و انگیزش‌های فردی: انگیزه‌ها و انگیزش‌های فردی کارکنان نیز از جمله عواملی هستند که می‌توانند به شکل فرهنگ سازمانی تأثیر بگذارند. تشویق به مشارکت، ایجاد روابط مثبت و فراهم کردن محیطی انگیزش‌بخش می‌تواند فرهنگ سازمانی را تقویت کند.

با توجه به این عوامل و تعاملات آنها با یکدیگر، روحیه سازمانی به عنوان یکی از عوامل مهم تعیین‌کننده موفقیت یا شکست یک سازمان می‌باشد.

ارزش های سازمانی چگونه بر عملکرد شرکت تاثیر میگذارد؟

فرهنگ سازمانی عاملی بسیار مهم در سنجش میزان عملکرد سازمان میباشد که به طور مستقیم بر عملکرد و موفقیت یک سازمان تأثیر می‌گذارند.
هویت سازمانی به عنوان الگویی از ارزش‌ها، باورها، رفتارها و عادات داخلی یک سازمان تعریف می‌شود که توسط اعضای آن سازمان ادراک می‌شود و به عنوان انگیزه و انرژی کارکنان برای انجام کارها و تلاش برای رسیدن به اهداف مشترک توصیف می‌شود.

تاثیر مثبت فرهنگ سازمانی بر عملکرد سازمان

انگیزه و تعهد کارکنان: فرهنگ سازمانی مثبت و موجودیت یک روحیه سازمانی قوی می‌تواند به افزایش انگیزه و تعهد کارکنان منجر شود. کارکنانی که به ارزش‌ها و اهداف سازمانی اعتقاد دارند و از محیط کار خود راضی‌اند، احتمالاً تمایل بیشتری به تلاش برای رسیدن به اهداف سازمانی دارند که این موضوع به بهبود عملکرد شرکت کمک می‌کند.

1. همکاری و تعامل: فرهنگ سازمانی قوی باعث می‌شود که کارکنان به دنبال همکاری و تعامل با یکدیگر برای رسیدن به اهداف مشترک باشند. این همکاری و تعامل می‌تواند به بهبود فرآیندهای کاری، افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد شرکت منجر شود.
2. انعطاف‌پذیری و رقابت پذیری: فرهنگ سازمانی انعطاف‌پذیر و پذیرنده نوآوری باعث می‌شود که کارکنان به راحتی ایده‌های جدید را بپذیرند و بهبودها و تغییرات لازم را در فرآیندها و محصولات ارائه شده اعمال کنند. این انعطاف‌پذیری و نوآوری می‌تواند به ارتقاء عملکرد شرکت و ایجاد رقابت‌پذیری بیشتر در بازار کمک کند.
3. تأثیر مثبت بر ارتباطات و روابط: روحیه سازمانی مثبت باعث می‌شود که ارتباطات داخلی بین کارکنان بهبود یابد و روابط بین اعضای سازمان بهبود یابد. این ارتباطات قوی‌تر و مثبت‌تر می‌توانند به بهبود هماهنگی و انجام کارها به صورت صحیح و سریع‌تر منجر شوند که این امر بهبود عملکرد شرکت را تضمین می‌کند.
4. حفظ و جلب استعدادها:ارزش ها و باورهای سازمانی زمینه فراهم بودن یک محیط کاری مستعد و پویارا فراهم میکند که می‌تواند به جلب و حفظ نیروهای نخبه و مستعد کمک کند. کارکنانی که احساس می‌کنند در یک محیط کار سازنده و با حمایت کننده قرار دارند، احتمالاً در شرکت می‌مانند و به توسعه و پیشرفت شرکت کمک می‌کنند.

روشن است که فرهنگ سازمانی به طور مستقیم بر عملکرد شرکت تأثیر می‌گذارد و با ایجاد یک محیط کار مثبت و پشتیبانی‌کننده، می‌تواند به افزایش بهره‌وری، کیفیت، و موفقیت شرکت کمک کند.

تأثیر اتوماسیون اداری بر فرهنگ سازمانی

سیستم اتوماسیون اداری، به عنوان یک فرآیند تکنولوژیکی، تأثیرات عمیقی بر فرهنگ کاری سازمانی می‌گذارد. یکی از اثرات مهم این سیستم، ایجاد تغییرات در نگرش‌ها و رفتارهای کارکنان است. به عنوان مثال، معمولاً سیستم های اتوماسیون اداری،بهبود قابلیت‌های تکنولوژیکی، بهبود توانمندی‌های سیستم‌های اطلاعاتی، و افزایش دسترسی به اطلاعات را به ارمغان می‌آورند که این موارد به وضوح در نگرش و رفتار کارکنان تأثیری میگذارد.
همچنین،اتوماسیون اداری می‌تواند منجر به تغییراتی در روش‌های ارتباطی و همکاری بین اعضای سازمان شود. از جمله این تغییرات می‌توان به کاهش وابستگی به مکاتبات کاغذی، افزایش استفاده از سیستم‌های پیام‌رسانی، و ایجاد فضایی برای همکاری و اشتراک‌گذاری اطلاعات اشاره نمود.

افزایش کارایی و بهره‌وری:

سیستم های اتوماسیون اداری فرآیندها وظایف تکراری را ساده‌تر و کارآمدتر می‌کنند، که به کارکنان امکان می‌دهد وظایف را با بهره‌وری بیشتری انجام دهند. این افزایش در بهره‌وری می‌تواند منجر به تغییر مثبت در رفتار کارکنان شود و احساس انجام وظیفه و انگیزه را ایجاد کند.تحقیقات ثابت کرده است هنگامی که کارمندان یک سازمان وظایف اصلی خود و برنامه های کاری خود را در یک پلتفرم و به صورت متمرکز مشاهده میکنند،راحت تر و با سرعت بیشتری میتوانند آن ها را انجام دهند که باعث بهبود عملکرد سازمان در بلندمدت میشود.

سازگاری با تغییر:

معرفی فناوری‌های جدید معمولاً نیازمند سازگاری و یادگیری مهارت‌های جدید از سوی کارکنان است. اتوماسیون اداری فرهنگی از سازگاری را در میان کارکنان ترویج می‌دهد، زیرا آن‌ها تغییر را قبول می‌کنند و سعی می‌کنند مهارت‌های خود را در زمینه مهارت‌های دیجیتال بهبود بخشند. این سازگاری می‌تواند به یک نیروی کار مقاوم‌تر و پویاتر منجر شود که بر پایه یادگیری و توسعه مهارت‌های فنی تمرکز دارد.

تغییر الگوهای ارتباطی:

با ظهور ابزارهای اتوماسیون اداری و امکان برقراری ارتباط از طریق این پلتفرم ها، الگوهای ارتباطی درون سازمانی تغییر کرده است. کارکنان ممکن است خود را بیشتر به کانال‌های ارتباطی دیجیتال متکی ببینند که می‌تواند بر روابط انسانی و روش‌های سنتی برقراری ارتباط تأثیر بگذارد.از طرفی این نوع از ارتباطات باعث ساده سازی برقراری ارتباط میشود و میزان مشارکت و همکاری را در سازمان میتواند افزایش دهد.

تغییر در توزیع قدرت:

اتوماسیون اداری ممکن است به تغییر در توزیع قدرت و اختیارات در سازمان منجر شود. به عنوان مثال، با فراهم آوردن دسترسی به اطلاعات بیشتر، افراد می‌توانند اختیارات بیشتری در انجام تصمیمات بگیرند که می‌تواند به تغییر در ارزش ها و باورهای سازمانی از مرکزگرایی به فردگرایی منجر شود.

افزایش شفافیت و شهود عملکرد:

با استفاده از ابزارهای اتوماسیون اداری، شفافیت در فرآیندها و عملکرد سازمان افزایش می‌یابد. این موضوع می‌تواند به افزایش اعتماد و همکاری در سازمان منجر شود که به عنوان یک ارزش اصلی در فرهنگ سازمانی ترویج می‌شود.

احتمال کاهش مهارت‌ها و عدم مشارکت:

هرچند اتوماسیون اداری می‌تواند به بهبود کارایی کمک کند، اما همچنین احتمال کاهش مهارت‌های برخی وظایف وجود دارد، زیرا وظایف تکراری به صورت اتوماتیک انجام می‌شوند. این کاهش مهارت ممکن است باعث عدم مشارکت و ناراضیتی از سوی کارکنان شود.

چالش‌های تعادل کار و زندگی:

راحتی دسترسی به کار و امکانات کار از راه دور که توسط سیستم های اتوماسیون تحت وب فراهم می‌شود امکان فعالیت از راه دور و خارج از محیط و چهارچوب کاری و معماری قدیمی سازمانی را به کارکنان میدهد ولی از طرفی ممکن است باعث برهم خوردن مرزهای بین کار و زندگی شخصی شود.
کارکنان ممکن است با چالش‌هایی در برقراری تعادل بین کار و زندگی برخورد کنند که در صورت عدم مدیریت میتوانند باعث عقب افتادن وظایف،کاهش بازدهی و عملکرد کارکنان و اختلال در برنامه های مدیریتی گردد.

نتیجه‌گیری:

در نهایت، می‌توان گفت که اتوماسیون اداری تأثیرات چندگانه‌ای بر رفتار کارکنان درون سازمان‌ها دارد. در حالی که می‌تواند به بهره‌وری، سازگاری و اختیارات بیشتر کمک کند، اما همچنین چالش‌هایی از قبیل تغییرات در الگوهای ارتباطی، کاهش مهارت‌ها و مشکلاتی در ایجاد تعادل در کار و زندگی ایجاد می‌کند. با درک این چالش ها، سازمان‌ها می‌توانند به طور فعال با تأثیرات اتوماسیون اداری بر رفتار کارکنان برخورد کرده و از فرهنگ کاری مثبتی که سیستم های اتوماسیون اداری به سازمان ها اضافه میکنند حداکثر بهره را ببرند و  رضایت و رشد کارکنان و روحیه سازمانی را در اولویت تصمیم گیری های خود قرار دهند.