هر آنچه در مورد نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار اتوماسیون باید بدانید!

نرم‌افزار دبیرخانه؛ یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری

اگر مدیر یک شرکت یا سازمان هستید، لازم است در مورد نرم‌افزار دبیرخانه و نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری بیشتر بدانید. برای مثال، یکی از این نرم‌افزارها، نرم‌افزار دبیرخانه است. با استفاده از این سیستم، کارها را می‌توانید به‌صورت اتوماتیک و خودکار انجام دهید که همین باعث صرفه‌جویی زیادی در وقت شما می‌شود و در نهایت کارایی شما را بهبود می‌بخشد و سرمایه‌تان را افزایش می‌دهد. به طور کلی، یک سیستم اتوماسیون اداری مبتنی بر کامپیوتر است که شامل نرم‌افزارهای مختلف می‌شود.

هر کدام از این نرم‌افزارها وظیفه‌ای خاص، از ثبت اطلاعات تا بایگانی آن‌ها، بر عهده دارند. امروزه اکثر کارها به صورت مکانیزه انجام می‌شوند و کارهای دستی به‌مرور کمتر شده‌اند. اگر می‌خواهید از این تکنولوژی‌ها عقب نمانید، تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید تا اطلاعات مفیدی در زمینه این نرم‌افزارها به شما ارائه دهیم. همان‌طور که گفته شد، اتوماسیون اداری از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است که نرم‌افزار دبیرخانه یکی از این بخش‌ها یا ماژول‌ها است.

نرم‌افزار دبیرخانه چیست؟

نرم‌افزار دبیرخانه در دبیرخانه شرکت‌ها و سازمان‌ها به کار می‌رود. به‌طور کلی، در سراسر جهان بسیاری از این واحدها در سازمان‌های مختلف وجود دارند که همگی از این نرم‌افزار استفاده می‌کنند. این نرم‌افزار نیز مانند سایر نرم‌افزارها به‌منظور آسان‌تر شدن امور به وجود آمده است. استفاده از آن در هر سازمانی به عنوان یک راه‌حل موفقیت‌آمیز به شمار می‌رود. دبیرخانه یک سیستم پایگاه داده است و برای مدیریت بهتر این داده‌ها، کافی است از این نرم‌افزار استفاده کنید تا مدیریت به نحو احسن و در کمترین زمان ممکن صورت گیرد. همچنین نرم‌افزار دبیرخانه به افراد کمک می‌کند تا وظایف مهم خود مانند کنترل جلسات هیئت‌مدیره و بسیاری موارد دیگر را تحت کنترل خود بگیرند.

امکانات نرم‌افزار دبیرخانه

اگر قصد دارید برای واحد مربوطه از نرم‌افزار دبیرخانه استفاده کنید، به احتمال زیاد مایل هستید در مورد امکاناتی که قرار است در اختیارتان قرار گیرد بیشتر بدانید. در این بخش، امکاناتی که این نرم‌افزار برای جامع بودن باید داشته باشد را به شما معرفی می‌کنیم.

کنترل اطلاعات در نرم‌افزار دبیرخانه

منظور از کنترل اطلاعات، فرآیندهایی است که بر روی اطلاعات انجام می‌شود. همان‌طور که در بالا به آن اشاره شد، در دبیرخانه، داده‌ها و نامه‌ها نقش مهمی ایفا می‌کنند. پس یکی از مهم‌ترین کارایی‌های این نرم‌افزار به مدیریت داده‌ها و نامه‌ها مربوط می‌شود. با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید داده‌ها را به راحتی اضافه، حذف و ویرایش کنید و از این طریق بر روی داده‌ها کنترل لازم و کامل را داشته باشید.

دسته‌بندی اطلاعات

یکی دیگر از ویژگی‌های نرم‌افزار دبیرخانه این است که می‌توانید داده‌ها، یا به عبارتی همان اطلاعات، را دسته‌بندی کنید. به این صورت که نامه‌ها، سندها، گزارشات و هر آنچه لازم به ثبت است را شماره‌گذاری کنید تا در صورت لزوم به راحتی بتوانید به آن دسترسی داشته باشید. دسترسی راحت به اطلاعات یکی دیگر از ویژگی‌های این نرم‌افزار است که به شما امکان جستجوی سریع و دستیابی به اطلاعات در کوتاه‌ترین زمان ممکن را می‌دهد. همچنین می‌توانید اسامی، شماره تلفن‌ها و بسیاری موارد دیگر را نیز دسته‌بندی کنید. بنابراین، با وجود این نرم‌افزار می‌توانید به تمام اطلاعات موجود نظم دهید و خیالتان از این بابت راحت باشد.

فرم‌سازی

نرم‌افزار دبیرخانه باید این امکان را به کاربر بدهد که بتواند فرم‌سازی کند و موارد زیادی را به فرم‌ها اضافه کند. همچنین امکان افزودن فرم‌های نامحدود به برنامه وجود داشته باشد. فرم‌های آماده به عنوان الگو در دسترس باشد و امکان افزودن پوشه کار نامحدود به برنامه را فراهم کند. علاوه بر آن، برنامه‌ها و فایل‌هایی مانند Word، PDF و … نیز به آن پیوست شوند. تمامی این موارد برای داشتن یک نرم‌افزار کارا و موثر ضروری است.

نرم‌افزار دبیرخانه کارآمد چگونه است؟

در کنار تمام امکاناتی که یک نرم‌افزار دبیرخانه خوب باید داشته باشد، کارآمد بودن آن نیز مهم است. این کارآمدی به معنای این است که نرم‌افزار باید بتواند هم‌زمان چند دبیرخانه را با هم مدیریت کند و نسخه‌های تحت وب و موبایل داشته باشد تا کارایی بالاتری را برای کاربر فراهم سازد. به عبارتی، زمانی که از ساده بودن این نرم‌افزار صحبت می‌شود، منظور این است که کارکردن با آن آسان باشد. این بدان معنا نیست که خود نرم‌افزار ساده است. نرم‌افزار باید همان‌طور که گفته شد، با داشتن بخش‌ها و امکانات زیاد، کارایی بالایی داشته باشد.

نرم‌افزار بایگانی چیست؟

علاوه بر نرم‌افزار دبیرخانه، نرم‌افزار دیگری که بسیار کاربردی است، نرم‌افزار بایگانی می‌باشد. این برنامه، نرم‌افزار ذخیره‌سازی است که ترکیبی از مواردی مثل اسناد، گزارش‌های مالی، ایمیل‌ها و … را بایگانی می‌کند. با استفاده از این نرم‌افزار برای بایگانی، انتقال و ذخیره‌سازی اطلاعات با سرعت بیشتری انجام می‌شود. این افزایش سرعت باعث صرفه‌جویی در زمان و تسلط کامل بر امور می‌شود. در نهایت، این‌ها باعث افزایش بهره‌وری سازمان خواهد شد. این نرم‌افزار در کنار نرم‌افزارهای دیگر مانند نرم‌افزار دبیرخانه، برای هر سازمانی حیاتی محسوب می‌شود.

امکانات نرم‌افزار بایگانی

این نرم‌افزار نیز برای فراهم کردن بهترین شرایط، امکانات زیادی دارد. از جمله امکانات این نرم‌افزار می‌توان به ذخیره‌سازی مرتب پرونده‌ها اشاره کرد. حتی در انواع پیشرفته آن، بایگانی پرونده‌ها به صورت خودکار صورت می‌گیرد. اگر یکی از مشکلات شما فضای ذخیره‌سازی است، این برنامه شرایطی را فراهم می‌کند که پرونده‌ها را در فضای کمتری در سیستم ذخیره کنید. این کار با استفاده از شیوه‌های مختلفی مانند فشرده‌سازی انجام می‌شود.

چرا به نرم‌افزار بایگانی نیاز داریم؟

ممکن است به دلیل نام این نرم‌افزار به اشتباه فکر کنید که این نرم‌افزار فقط برای بایگانی و کتابخانه‌ها است، اما باید گفت چنین نیست. این نرم‌افزار برای هر سازمانی که به ذخیره‌سازی پرونده یا بایگانی اطلاعات نیاز دارد، مانند دانشگاه‌ها، موزه‌ها، مؤسسات تحقیقاتی، سازمان‌های رسانه‌ای، مؤسسات حقوقی، مراکز بهداشتی، سطوح مختلف دولتی و … به کار می‌رود. با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید فراتر از یک مخزن سند را ایجاد کنید. شما می‌توانید انواع اسناد را ذخیره کرده و در صورت لزوم به جستجوی آن‌ها بپردازید. به همین دلیل، این نرم‌افزار بسیار کاربردی و مفید است.

جایگاه نرم‌افزار اتوماسیون وب

نرم‌افزار دبیرخانه و بایگانی همان‌طور که پیش‌تر به آن اشاره کردیم، جزو نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب به شمار می‌روند. امروزه این نرم‌افزارها توسط بسیاری از مراکز و سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. باید بدانید که عصر کاغذبازی به پایان رسیده است. سیستم کاغذی که در گذشته وجود داشت، محدودیت‌هایی مانند محدودیت مکانی و زمانی ایجاد می‌کرد. اما سیستم‌های اتوماسیون اداری امروزه تمام این محدودیت‌ها را از میان برداشته‌اند. اگر شما هم می‌خواهید از بند این محدودیت‌ها خلاص شوید، بهتر است محیط کار خود را به این سیستم‌ها مجهز کنید.

به‌روزرسانی

به‌روز بودن یکی از رموز موفقیت است، زیرا اگر از این موضوع غافل شوید، رقبای شما از شما پیشی خواهند گرفت. با توجه به تمام مطالبی که تا اینجای مقاله مطرح شد، می‌توانید با استفاده از این نرم‌افزارها امکانات وسیعی را در اختیار داشته باشید. اکنون ما نسخه‌ای از این نرم‌افزارها و به‌طور کلی نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب را برای شما در نظر گرفته‌ایم که تمام این امکانات را برایتان فراهم می‌کند.

شرکت نرم‌افزاری آدا، تولیدکننده نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری

شرکت نرم‌افزاری آدا انواع نرم‌افزارها مانند نرم‌افزار دبیرخانه، نرم‌افزار بایگانی و نرم‌افزار اتوماسیون اداری را ارائه می‌دهد. نرم‌افزارها همان‌طور که اشاره کردیم، باید در عین سادگی کارکرد، امکانات وسیعی را ارائه دهند. از این رو، ما تلاش کرده‌ایم نرم‌افزارها را به گونه‌ای طراحی و برنامه‌نویسی کنیم که هم استفاده از آن‌ها راحت باشد و هم کارکرد مفید داشته باشند. در ادامه، برخی از امکانات نرم‌افزارهای خود را به طور مختصر برای شما شرح می‌دهیم.

ویژگی نرم‌افزارهای آدا

نرم‌افزار دبیرخانه، نرم‌افزار بایگانی اسناد و نرم‌افزار اتوماسیون اداری که توسط شرکت نرم افزاری آدا ارائه می‌شود، امکان دسترسی چند کاربر به‌صورت همزمان را فراهم می‌کند. این نرم‌افزارها سرعت بالایی دارند که باعث می‌شود کارهای شما در کمترین زمان ممکن انجام شوند.

در نتیجه

این نرم‌افزارها انواع کسب و کارهایی که در بالا به آن اشاره شد و بسیاری موارد دیگر را تحت پوشش خود قرار می‌دهند. آن‌ها به‌روز و بسیار پیشرفته هستند. طراحی شده‌اند تا فضای کاربری ساده‌ای داشته باشند، به‌طوری که شما به راحتی بتوانید با آن‌ها کار کنید. برای تهیه این نرم‌افزارها کافی است به ما مراجعه کنید.