هر آنچه در مورد نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار اتوماسیون باید بدانید!

نرم افزار دبیرخانه یک نرم افزار اتوماسیون اداری

اگر مدیر یک شرکت یا سازمان هستید لازم است در مورد نرم افزار دبیر خانه و نرم افزارهای اتوماسیون اداری بیشتر اطلاع داشته باشید. برای مثال یکی از این نرم افزارها، نرم افزار دبیرخانه است. با استفاده از این سیستم کارها را می توانید به صورت اتوماتیک و خودکار انجام دهید که همین باعث می گردد در وقت خود بسیار صرفه جویی کرده باشید که در نهایت آن باعث می شود کار شما بهتر شود و سرمایه افزایش پیدا کند. به طور کلی یک سیستم اتوماسیون اداری مبتنی بر کامپیوتر است که شامل نرم افزارهای مختلف می شود.

هر کدام از این نرم افزارها وظیفه ای خاص را از ثبت اطلاعات گرفته تا بایگانی آنها بر عهده دارند. امروزه اکثر کارها به صورت مکانیزه انجام می شوند و کارهای دستی به صورت سابق کم شده اند. اگر می خواهید از این تکنولوژی ها عقب نمانید تا انتها با ما همراه باشید تا اطلاعات مفیدی در زمینه این نرم افزارها به شما بدهیم. همانطور که گفته شد اتوماسیون اداری از بخش های مختلف تشکیل شده است که نرم افزار دبیرخانه یکی از این بخش ها یا همان ماژول ها می باشد.

نرم افزار دبیرخانه چیست؟

نرم افزار دبیرخانه در دبیرخانه شرکت ها و سازمان ها به کار می رود. به صورت کلی در سراسر جهان بسیاری از این واحدها در سازمان های مختلف وجود دارند که همگی از این نرم افزار استفاده می کنند. این نرم افزار نیز مانند سایر نرم افزارها در جهت آسان تر شدن امور به وجود آمده است. استفاده از آن در هر سازمانی به عنوان یک راه حل موفقیت آمیز به شمار می‌رود. دبیرخانه یک سیستم پایگاه داده است. برای تسلط بر این داده ها کافی است این نرم افزار استفاده شود تا مدیریت به نحو احسن و در کمترین زمان ممکن صورت گیرد. همچنین نرم افزار دبیرخانه به افراد کمک می کند تا وظایف مهم خود مثل کنترل جلسات هیئت مدیره و بسیاری موارد دیگر را تحت کنترل خود بگیرند.

امکانات نرم افزار دبیرخانه

اگر قصد این را دارید که برای واحد مربوطه از نرم افزار دبیرخانه استفاده کنید به احتمال زیاد دلتان میخواهد در مورد امکاناتی که قرار است در اختیارتان قرار گیرد بیشتر بدانید، در این بخش ما برای شما امکاناتی که این نرم افزار برای جامع بودن باید داشته باشد را به شما بگوییم.

کنترل اطلاعات در نرم افزار دبیرخانه

منظور از کنترل اطلاعات فرآیندهایی است که بر روی اطلاعات صورت می گیرد. همانطور که در بالا به آن اشاره شد در دبیرخانه داده ها و نامه ها نقش مهمی را ایفا می کنند. پس یکی از مهمترین کارایی این نرم افزار به داده ها و نامه ها بر می گردد. با استفاده از این نرم افزار می توانید داده ها را به راحتی اضافه، حذف و ویرایش کنید و از این طریق بر روی داده ها کنترل لازم و کامل را داشته باشید.

دسته بندی اطلاعات

یکی دیگر از ویژگی های نرم افزار دبیرخانه این است که می توانید داده ها یا به عبارتی همان اطلاعات را دسته بندی کنید. به این صورت که نامه ها، سندها، گزارشات و هر آنچه لازم به ثبت است را شماره گذاری کنید تا در صورت لزوم به راحتی بتوانید به آن دسترسی داشته باشید. دسترسی راحت به اطلاعات یکی دیگر از ویژگی های آن به حساب می آید که به راحتی می توانید جستجو کنید و به اطلاعات در کوتاهترین زمان ممکن برسید. همچنین می توانید اسامی و شماره تلفن ها و بسیاری موارد دیگر را نیز دسته بندی نمایید. پس از این بابت که با وجود آن قرار است به تمام اطلاعات موجود نظم دهید، خیالتان راحت باشد.

فرم سازی

نرم افزار دبیرخانه باید این امکان را به کاربر بدهد که بتواند فرم سازی کند و موارد زیادی را به فرم اضافه سازد. همچنین فرم های نامحدود به برنامه اضافه کند. فرم های آماده به عنوان الگو داشته باشد و امکان افزودن پوشه کار نامحدود به برنامه را فراهم سازد، علاوه بر آن برنامه ها و فایل هایی مثل word، pdf و … به آن پیوست داده شود. تمام این موارد که به آن اشاره شد برای اینکه یک نرم افزار کارایی داشته باشد، نیاز است.

نرم افزار دبیرخانه کارآمد چگونه است؟

در کنار تمام امکاناتی که یک نرم افزار دبیرخانه خوب باید داشته باشد کارآمد بودن آن نیز مهم است. این کارآمد بودن به معنای این است که آن نرم افزار باید بتواند همزمان چند دبیرخانه را با هم مدیریت کند و نسخه های تحت وب و موبایل داشته باشد تا بتواند کارایی بالاتری را برای کاربر فراهم سازد. به عبارتی زمانی که از ساده بودن این نرم افزار صحبت می شود منظور این است که کارکردن با آن آسان باشد. این بدان معنا نیست که خود نرم افزار ساده است. نرم افزار همانطور که به آن اشاره شد با داشتن بخش ها و امکانات زیاد باید کارایی بالایی داشته باشد.

نرم افزار بایگانی چیست؟

علاوه بر نرم افزار دبیرخانه نرم افزار دیگری که بسیار کاربردی است، نرم افزار بایگانی می باشد. این برنامه نرم افزار ذخیره سازی است که ترکیبی از مواردی مثل اسناد، گزارش های مالی، ایمیل ها و … را بایگانی می کند. زمانی که از این نرم افزار برای بایگانی استفاده می شود انتقال و ذخیره سازی اطلاعات خیلی با سرعت بیشتر انجام می شود. این افزایش سرعت باعث میگردد در زمان صرفه جویی شود و همچنین به طور کامل بر امور تسلط داشته باشید. در نهایت تمام اینها باعث میشود بهره وری سازمان بالا رود. این نرم افزار در کنار نرم افزارهای دیگر مثل نرم افزار دبیرخانه برای هر سازمانی حیاتی به حساب می آید.

امکانات نرم افزار بایگانی

این نرم افزار نیز برای اینکه بتواند بهترین شرایط را فراهم کند امکانات زیادی را دارا می باشد. از امکاناتی که این نرم افزار دارد میتوان به موارد زیادی اشاره کرد. نرم افزار بایگانی پرونده ها را به ترتیب ذخیره می کند. حتی در انواع پیشرفته آن بایگانی پرونده ها به صورت خودکار صورت می گیرد. اگر یکی از مشکلات شکل فضای ذخیره سازی است این برنامه شرایطی را فراهم می کند که پرونده ها را در فضای کمتری در سیستم ذخیره شوند. برنامه این کار را به شیوه های مختلف که یکی از آنها فشرده سازی است، انجام می دهد.

چرا به نرم افزار بایگانی نیاز داریم؟

شاید به دلیل اسم این نرم افزار به اشتباه فکر می کنید که این نرم افزار فقط برای بایگانی و کتابخانه است اما باید بگوییم چنین نیست. این نرم افزار برای هر سازمانی که به ذخیره سازی پرونده یا بایگانی اطلاعات شرکت نیاز دارد، مانند دانشگاه ها، موزه ها، موسسات تحقیقاتی، سازمان های رسانه ای، موسسات حقوقی، موسسات مراقبت های بهداشتی، سطوح مختلف دولتی و … به کار میرود. با استفاده از این نرم افزار میتوانید فراتر از یک مخزن سند را ایجاد کنید، شما میتوانید انواع سند را ذخیره کنید و در صورت لزوم به جستجوی آن بپردازید. به همین دلیل بسیار کاربردی و مفید است.

جایگاه نرم افزار اتوماسیون وب

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی  همانطور که پیشتر به آن اشاره کردیم جزء نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب به حساب می آیند. امروزه این نرم افزارها توسط بسیاری از مراکز و سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرند. باید بدانید عصر کاغذ بازی دیگر تمام شده است. سیستم کاغذی که در گذشته وجود داشت یک سری محدودیت ها مثل محدودیت مکانی و زمانی ایجاد می کرد. اما سیستم های اتوماسیون اداری امروزه تمام این محدودیت ها را از میان برداشته است. اگر شما هم می خواهید از بند این محدودیت ها خلاص شوید بهتر است محیط کار خود را به این سیستم مجهز نمایید.

آپدیت

به روز بودن یکی از رموز موفقیت است چون اگر بخواهید از آن عقب بمانید رقیبان از شما جلو خواهند زد. با توجه به تمام مطالبی که تا به اینجای این مقاله متوجه شدید میتوانید با استفاده از این نرم افزارها امکانات وسیعی را در اختیار بگیرید. اکنون ما برای شما نسخه ای از این نرم افزارها و به طور کلی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب را در نظر گرفته ایم که تمام این امکانات را برایتان فراهم کند.

شرکت نرم افزاری آدا تولید کنند نرم افزاری اتوماسیون اداری

شرکت نرم افزاری آدا انواع نرم افزارها مثل نرم افزار دبیرخانه، نرم افزاری بایگانی و نرم افزار اتوماسیون اداری را ارائه می دهد. نرم افزار همانطور که به آن اشاره کردیم باید در عین اینکه کارکرد ساده دارد اما امکانات وسیعی را ارائه دهد. از این رو سعی کردیم برای شما نرم افزارها را طوری برنامه نویسی و طراحی کنیم که هم بتوانید با آنها به راحتی کار کنید و هم کارکرد مفید برای شما داشته باشد. در ادامه برخی از امکانات نرم افزارهای خود را به طور مختصر برای شما شرح می دهیم.

ویژگی نرم افزارهای آدا

نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار بایگانی اسناد و نرم افزار اتوماسیون اداری که توسط شرکت ما ارائه می شود امکان اینکه چند کاربر به طور همزمان به آن دسترسی داشته باشند را فراهم می کند. سرعت بالایی دارند و همین باعث می شود کارهای شما در کمترین زمان ممکن صورت گیرد.

در نتیجه

انواع کسب و کارهایی که در بالا به آن اشاره شد و بسیاری موارد دیگر را تحت پوشش خود قرار می دهد. آنها به روز هستند و بسیار پیشرفته می باشند. طوری طراحی شدند که فضای کاربری ساده داشته باشند تا شما به راحتی بتوانید با آن ارتباط برقرار کنید و بسیاری موارد دیگر که میتوانید در بخش امکانات نرم افزارها آن را مشاهده کنید. برای اینکه بتوانید این نرم افزارها را تهیه کنید کافی است به ما مراجعه نمایید.