«نرم افزار اتوماسیون اداری چند است؟» پرتکرارترین سؤال پیش از خرید است و جواب کوتاهش این است: به نیاز سازمان شما بستگی دارد. دو سازمان با تعداد کارمند یکسان ممکن است هزینه‌ی کاملاً متفاوتی داشته باشند. در این راهنما هفت عاملی را که قیمت را تعیین می‌کنند مرور می‌کنیم تا پیش از گرفتن پیشنهاد قیمت بدانید دقیقاً چه چیزی را مقایسه می‌کنید.
۱. تعداد کاربران
بیشتر تولیدکنندگان قیمت را براساس تعداد کاربر هم‌زمان یا کاربر نام‌دار تعیین می‌کنند. پیش از استعلام، تعداد کسانی را که واقعاً نامه ثبت، ارجاع یا امضا می‌کنند بشمارید؛ همه‌ی کارکنان لزوماً کاربر فعال نیستند. سؤال مهم دیگر هزینه‌ی افزودن کاربر در سال‌های بعد است.
۲. ماژول‌های مورد نیاز
هسته‌ی اتوماسیون معمولاً مکاتبات و دبیرخانه است. بایگانی الکترونیک، مدیریت فرایند (BPMS)، حضور و غیاب، جلسات و مدیریت پروژه ماژول‌های جدا هستند و هر کدام به قیمت اضافه می‌کنند. بهتر است از ماژول‌های ضروری شروع کنید و بقیه را مرحله‌ای اضافه کنید.
۳. نصب روی سرور سازمان یا ابری
در نصب روی سرور سازمان، مجوز نرم‌افزار یک‌جا خریده می‌شود و هزینه‌ی سرور و نگهداری با سازمان است. در نسخه‌ی ابری هزینه به‌صورت اشتراک دوره‌ای پرداخت می‌شود و سرور و پشتیبان‌گیری با تولیدکننده است. مقایسه‌ی کامل این دو را در اتوماسیون اداری ابری یا نصب روی سرور آورده‌ایم.
۴. سفارشی‌سازی و فرایندها
فرم‌ها و گردش کارهای استاندارد معمولاً در قیمت پایه هستند، اما طراحی فرایندهای اختصاصی، گزارش‌های خاص یا تغییر در ظاهر نرم‌افزار هزینه‌ی جدا دارد. فهرست فرایندهایی را که می‌خواهید الکترونیکی شوند از ابتدا بنویسید تا این بخش در قیمت پنهان نماند.
۵. اتصال به سامانه‌های دیگر
اتصال به حسابداری، حقوق و دستمزد، سامانه‌های دولتی یا امضای دیجیتال کار فنی جداگانه‌ای است. هرچه اتصال‌ها بیشتر باشد، زمان و هزینه‌ی پیاده‌سازی بیشتر می‌شود.
۶. انتقال اطلاعات و آموزش
ورود نامه‌ها و اسناد قدیمی، تعریف چارت سازمانی و آموزش کاربران بخشی از هزینه‌ی واقعی راه‌اندازی است که در پیشنهادهای قیمت گاهی جا می‌افتد. بپرسید آموزش حضوری است یا آنلاین و چند جلسه را شامل می‌شود.
۷. پشتیبانی و به‌روزرسانی
قرارداد پشتیبانی سالانه معمولاً درصدی از قیمت مجوز است. زمان پاسخ‌گویی، دریافت نسخه‌های جدید و پشتیبانی تلفنی یا حضوری را در قرارداد مشخص کنید؛ نرم‌افزار ارزان بدون پشتیبانی خوب در عمل گران تمام می‌شود.
چطور قیمت دقیق بگیریم
برای مقایسه‌ی منصفانه، از همه‌ی تولیدکنندگان پیشنهاد قیمت را با یک فهرست یکسان بخواهید: تعداد کاربر، ماژول‌ها، نوع نصب، فرایندهای اختصاصی، اتصال‌ها، آموزش و پشتیبانی سال اول و سال‌های بعد. معیارهای فنی انتخاب را هم در بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری ببینید.
جمع‌بندی
قیمت اتوماسیون اداری عدد ثابتی نیست؛ حاصل نیاز واقعی سازمان است. شرکت نرم‌افزاری آدا پس از یک جلسه‌ی بررسی نیاز، پیشنهاد قیمت شفاف و جزءبه‌جزء ارائه می‌دهد. برای دریافت قیمت و دیدن نرم‌افزار، درخواست دموی رایگان ثبت کنید یا با ۰۲۱-۹۱۰۰۲۰۳۷ تماس بگیرید.