انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری تصمیمی است که سال‌ها با سازمان می‌ماند. نامه‌ها، بایگانی، گردش کار و اطلاعات کارکنان روی همین سامانه جمع می‌شود و جابه‌جا کردنش بعداً پرهزینه است. «بهترین» اتوماسیون اداری برای همه یکی نیست؛ بهترین گزینه آن است که با اندازه، فرایندها و الزامات امنیتی سازمان شما جور باشد. این راهنما ده معیاری را که پیش از خرید باید بسنجید، به ترتیب اهمیت، مرور می‌کند.
۱. امنیت و گواهی افتا
برای سازمان‌های دولتی و بسیاری از شرکت‌های بزرگ، داشتن گواهی امنیتی افتا شرط ورود به مناقصه است. علاوه بر گواهی، بپرسید رمزنگاری اطلاعات، سطح دسترسی کاربران، ثبت رویدادها (لاگ) و پشتیبان‌گیری چطور انجام می‌شود. جزئیات بیشتر در مقاله‌ی ارزیابی امنیت در اتوماسیون اداری آمده است.
۲. تحت وب بودن و دسترسی از موبایل
اتوماسیون اداری تحت وب بدون نصب برنامه روی هر رایانه کار می‌کند و به‌روزرسانی آن یک‌جا روی سرور انجام می‌شود. نسخه‌ی موبایل یا طراحی واکنش‌گرا برای مدیرانی که کارتابل را بیرون از دفتر می‌بینند ضروری است.
۳. کار روی سرور سازمان، حتی بدون اینترنت
اگر سازمان شما نمی‌خواهد داده‌ها بیرون از شبکه‌ی خودش نگهداری شود یا نگران قطعی اینترنت است، نسخه‌ای را انتخاب کنید که روی سرور داخلی نصب می‌شود. آدا این امکان را دارد؛ توضیحش در مقاله‌ی کار با اتوماسیون اداری در زمان قطعی اینترنت آمده است.
۴. دبیرخانه و بایگانی یکپارچه
نامه‌ای که ثبت می‌شود باید بدون دوباره‌کاری شماره بخورد، ارجاع شود و در پایان در بایگانی بنشیند. بررسی کنید دبیرخانه‌ی الکترونیک و بایگانی الکترونیک اسناد بخشی از همان سامانه هستند یا محصول جداگانه با هزینه‌ی جدا.
۵. گردش کار و BPMS
اتوماسیون اداری فقط مکاتبات نیست. درخواست مرخصی، خرید، استخدام و صدها فرایند دیگر باید بدون برنامه‌نویسی قابل طراحی باشند. سامانه‌ای که BPMS و فرم‌ساز داخلی دارد، با رشد سازمان کوچک نمی‌شود.
۶. امضای الکترونیک و اتصال به سامانه‌های دولتی
امضای دیجیتال معتبر، و برای سازمان‌های دولتی اتصال به سامانه‌ی مکاتبات دولت، از معیارهایی است که بعد از خرید به‌سختی اضافه می‌شود. پیش از قرارداد درباره‌ی آن‌ها شفاف بپرسید.
۷. اتصال به مالی، انبار و منابع انسانی
وقتی اتوماسیون اداری با حسابداری، انبارداری، حقوق و دستمزد و حضور و غیاب یکپارچه باشد، اطلاعات یک بار وارد می‌شود و گزارش مدیریتی واقعی به دست می‌آید.
۸. هوش مصنوعی و جستجوی هوشمند
جستجو در متن نامه‌ها و اسناد اسکن‌شده، نگارش هوشمند و دستیار سازمانی دیگر امکان لوکس نیستند و زمان کارکنان را آزاد می‌کنند. ببینید سامانه از هوش مصنوعی فارسی پشتیبانی می‌کند یا فقط وعده‌ی آن را می‌دهد.
۹. پشتیبانی، آموزش و سابقه
سابقه‌ی تولیدکننده، تعداد مشتریان فعال، زمان پاسخ‌گویی پشتیبانی و برنامه‌ی آموزش کاربران را بپرسید. نرم‌افزاری که تیم پشتیبانی پاسخ‌گو ندارد، در عمل بهترین نیست. گروه نرم‌افزاری آدا بیش از ۲۰ سال در نرم‌افزار سازمانی فعال است.
۱۰. قیمت و هزینه‌ی کل مالکیت
قیمت اتوماسیون اداری معمولاً به تعداد کاربران، ماژول‌ها و نوع استقرار بستگی دارد. فقط قیمت اولیه را مقایسه نکنید؛ هزینه‌ی پشتیبانی سالانه، به‌روزرسانی، سفارشی‌سازی و آموزش را هم در نظر بگیرید. برای دیدن معیارهای ارزیابی با جزئیات بیشتر، مقاله‌ی ۷ شاخص کلیدی ارزیابی اتوماسیون اداری را بخوانید.
جمع‌بندی: چطور انتخاب کنیم؟
فهرست فرایندهای اصلی سازمان را بنویسید، الزامات امنیتی را مشخص کنید و از دو یا سه تولیدکننده دموی واقعی روی همان فرایندها بخواهید. اگر می‌خواهید اتوماسیون اداری آدا را روی نیاز سازمان خودتان ببینید، درخواست دموی رایگان ثبت کنید یا با ۰۲۱-۹۱۰۰۲۰۳۷ تماس بگیرید.