سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPMS

سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPMS

BPMS یک موضوع مهم است زیرا مقوله ای بسیار کاربردی است و چالش های بسیاری را متوجه تولید کنندگان نرم افزار و دانشمندان این عرصه کرده است. در گذشته، سیستم های اطلاعاتی برای شروع به سراغ مدل سازی اطلاعات می رفتند، اما در دهه ی اخیر این واقعیت روشن شده است که فرآیندها به همان اندازه مهم هستند و باید به شیوه ای نظام مند مورد پشتیبانی قرار گیرند. این گرایش منجر به پیدایش سیستم های مدیریت گردش کاری شد. هدف این سیستم ها خودکارسازی فرآیندهای ساختاریافته است.

BPM یا مدیریت فرایندهای کسب وکار چیست؟

قبل از اینکه به مقوله BPMS یا همان سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار بپردازیم بهتر است کمی در مورد BPM صحبت کنیم زیرا BPMS یکی از قطعات پازل BPM است.

مدیریت فرآیند کسب وکار (Business Process Management = BPM)، شامل متدها، تکنیک‌ها و ابزاری است که برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، مدیریت و آنالیز فرآیندهای کسب وکار بکار می‌رود.

به عبارت دیگر مدیریت فرایند کسب وکار مجموعه‌ای است از رویکردهای مدیریتی و فناوری مدرن که به نحوی ساختاریافته، منسجم و هماهنگ، برای درک و مستند سازی، مدل‌سازی، تحلیل و بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرد.

مزایای مدیریت فرآیند کسب وکار

• توسعه و تعالی سازمانی
• کاهش زمان انجام فعالیت ها و طبعاً تولید محصولات و ارائه خدمات
• افزایش کیفیت /کاهش تعداد خطاها
• کاهش قیمت تمام شده محصولات و خدمات
• ایجاد مزیت رقابتی و جریان ارزش پایدار
• جلب رضایت مشتریان
• کاهش زمان های آموزشی و…

 مجموعه فعالیت‌های BPM به چهار دسته زیر تقسیم می‌شود

1. طراحی فرایند (Process Design)
2. اجرای فرایند (Process Execution)
3. پایش فرایند (Process Monitoring)
4. بهبود فرایند (Process Improvement)

طراحی فرایند (Process Design)

این فاز شامل درک فرآیندهای کسب وکار موجود و نیز طراحی فرآیندهای جدید می‌باشد. مدل‌سازی و مستند سازی فرایندهای کسب وکار به مدیران سازمان کمک می‌کند تا درک بهتری از کسب وکار خود به دست آورده و در صورت لزوم تغییراتی در روش انجام کار ارائه دهند.

برخی از اهداف و کاربردهای مدلسازی فرایندها

• ایجاد شفافیت
• یک ابزار کمک آموزشی
• مقایسه وضعیت موجود با وضعیت مطلوب و رفرنس مدلها
• درک و تفهیم این موضوع که یک فرآیند چگونه در شرایط مختلف عمل می‌کند.
• تعیین چگونگی عکس‌العمل یک فرآیند به تغییرات ناخواسته از طریق شبیه سازی
• به عنوان ابزار پایه جهت شناسایی فرصت‌های اساسی برای بهبود فرآیند

اجرای فرایند (Process Execution)

فرایندهای مدل شده در مرحله قبل باید اجرا شوند. وجود مدل‌های سازمانی از فرایندهای کسب وکار و دسترسی همه ذینفعان سازمان به این مدل‌ها، سبب می‌شود تا میزان یکنواختی اجرای فرایند‌های کاری به تدریج افزایش یابد.

منتها اجرای فرایندها و گردش کارهای مدلسازی شده در سازمانها معمولاً بصورت دستی و غیر الکترونیکی انجام میشود.

برخی از مشکلات دستی انجام شدن فعالیت ها عبارتند از:

• امکان وقوع خطای انسانی وجود دارد.
• اجرای فرایندها کند و پرهزینه است.
• سرعت اعمال تغییرات و بهبود در فرایندها پایین است.
• استخراج زمان و هزینه انجام فرایندها تقریبا غیرممکن است.
• امکان کنترل عملکرد افراد مشکل است.
• تهیه گزارشات در لحظه امکانپذیر نیست.

یکی از بهترین روشهای کاهش مشکلات فوق، مکانیزه یا الکترونیکی کردن فرایندها است و  BPMS ها این قابلیت را دارند که اینکار یعنی مکانیزه کردن فعالیتها را با زمان و هزینه بسیار پایینتر نسبت به روش های برنامه نویسی و کدنویسی انجام دهند که موضوع مطالب بخشهای بعدی کتاب خواهد بود.

پایش فرایند (Process Monitoring)

همزمان با اجرای فرایندها، مدیریت سازمان باید عملکرد و نتایج اجرای فرایند‌های کسب وکار را به صورت مستمر اندازه‌گیری کرده و با نتایج از پیش تعیین شده مقایسه کند. هرگونه انحراف از اهداف از پیش تعیین شده باید تحلیل و علت یابی شده و راه‌حل‌های آن تعیین گردد.

از طرفی بدیهی است چنانچه اطلاعات حاصل از اجرای فرایندها در یک پایگاه داده تجمیع شده باشند، امکان پایش، نظارت و گزارشگیری از آنها امری ساده تر و با کیفیت تر خواهد بود.

معمولاً سیستمهای BPMS به ابزاری تحت عنوان BAM یا پایشگر فعالیت های کسب و کار مجهز هستند که پس از مکانیزه شدن فرایندها امکان پایش و نظارت فوق العاده ای را برای مدیران فراهم خواهند نمود.

بهبود فرایند (Process Improvement)

تحلیل وقایع استخراج شده در طی نظارت بر فرآیند و مقایسه آنها با یک مدل فرآیند منطقی و مطلوب برای تحلیل‌گر امکان تشخیص و تحلیل گلوگاه‌ها را مهیا می‌سازد.

نتایج ناشی از پایش فرایند‌ها، در صورتی که منجر به کشف اشکالاتی در طراحی فرایند‌ها شود، باید در یک فرایند طراحی مجدد بهبود فرایند مورد استفاده قرار گرفته و اشکالات مشاهده شده در فرایند‌های کسب و کار اصلاح گردد.

ابزاری که اجرای فرایندها را تا حد بسیار زیادی تسهیل نموده و از کندی آنها میکاهد، نرم افزار BPMS  یا سیستم مدیریت فرایندها است. نرم افزار BPMS با مکانیزه کردن فرایندهای سازمان با کدنویسی حداقلی، اجرای آنها را تسهیل خواهد نمود.

پس میتوان دریافت که حلقه مفقوده بسیاری از پروژه های BPM در سطح کشور، استقرار یک نرم افزار BPMS مناسب است.

یکی از مهمترین تحلیلهایی که باید در هر سازمانی مدنظر قرار داد، ضریب نفوذ مکانیزاسیون فعالیتهای سازمان است. این شاخص حاصل تقسیم تعداد فعالیتهای مکانیزه یا الکترونیکی شده سازمان به کل فعالیت ها است.

بدیهی است هر چه این شاخص بیشتر باشد وضعیت سازمان از لحاظ مکانیزاسیون بهتر است و سازمانها باید در رشد و افزایش این شاخص تلاش نمایند. حتی این معیار میتواند جزء شاخصهای کلیدی عملکرد واحد متولی مثلاً فناوری اطلاعات یا حتی کل سازمان باشد.

مشکلاتی که در اثر پایین بودن شاخص ایجاد میشود

پایین بودن این شاخص مشکلاتی را برای سازمان ایجاد میکند که برخی از مهمترین آنها عبارتند از:

• امکان وقوع خطای انسانی وجود دارد
• اجرای فرایندها کند و پرهزینه است
• سرعت اعمال تغییرات و بهبود در فرایندها پایین است
• استخراج زمان و هزینه انجام فرایندها تقریبا غیرممکن است.
• امکان کنترل عملکرد افراد مشکل است
• تهیه گزارشات در لحظه امکانپذیر نیست

یکی از بهترین روشهای حل مشکلات فوق، الکترونیکی نمودن فرایندها است. رویکردهایی مثل دولت الکترونیک، شهر الکترونیک، شهروند الکترونیک، سازمان الکترونیک و… نیز به همین امر اشاره میکنند

ویژگی ضروری برای سیستم‌های مدیریت فرایند کسب و کار

ساختاری مجتمع برای اسناد

بدون شک حین کار کردن با یک سیستم مدیریت کسب و کار نیاز به استفاده از نرم‌افزارهای جانبی مختلف خواهید داشت. مسلما اگر امکان استفاده از این نرم افزارها درون سیستم وجود داشته باشد کاربران نیازی به تعویض دستی نخواهند داشت. این امر علاوه بر صرفه‌جویی در زمان ، پیچیدگی‌های سیستم را نیز کاهش خواهد داد.

بطورمثال بازکردن فایل های متنی درون سیستم مدیریت کسب و کار با یک نرم افزار رابط در افزایش سهولت کاربری بسیار موثر خواهد بود.

قابلیت برقراری ارتباط با پست الکترونیکی

باتوجه به پیشرفت سرویس‌های پست الکترونیک بسیاری از افراد از این سیستم ها جهت ارسال و دریافت نامه ها استفاده میکنند. دستیابی سریع به پست الکترونیکی در سیستم مدیریت فرایند کسب و کار میتواند در کاهش زمان بسیار اثرگذار باشد.

علاوه براین میتوانید از آخرین بروزرسانی ها در پروژه سریعا مطلع شوید. امروزه همخوانی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار با سرویس های ایمیل یک امر پیش فرض تلقی می شود.

امکان استفاده از فرم‌های از پیش پرشده

در سازمانها برخی از وظایف و کارها باید بصورت دوره ای و تکراری انجام گیرد. یا مثلا در برخی موارد باید کارکنان گزارش‌هایی را در بازه‌های زمانی گوناگون به مدیران ارائه دهند که دارای ساختاری مشابه و تکراری می‌باشند.

یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار قوی قادر به مشخص کردن این وظایف و تبدیل آنها به فرم‌های از پیش پرشده جهت صرفه‌جویی در زمان و افزایش کارایی خواهد بود.

برای نمونه در سفری که به نقطه A و به منظور رسیدگی به وظیفه B انجام شده باشد، هنگام گشودن فرم گزارش مربوط به آن باید مواردی مانند محل سفر، ارتباط کاری آن با کدام بخش پروژه، فرد اجرا کننده و زمان و غیره پر شده باشند و تنها بخش‌های متغیر توسط کاربر پر شود.

اعمال تغییرات در طول پروژه

در بسیاری از پروژه ها امکان تغییراتی بخصوص تغییرات نیروی کار وجود دارد. یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار باید امکان اعمال تغییرات مربوط به نیروی کار و وظایف محوله را داشته باشد. مسلما این امر در عملکرد سیستم تاثیر زیادی خواهد داشت.

قابلیت ارائه گزارش‌های خودکار مدیریتی

گاهی اوقات مدیران زمان کافی برای بررسی روند پیشرفت پروژه و نقش افراد در آن را ندارند. یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار باید قابلیت ارائه گزارش خودکار به مدیریت در بازه‌های زمانی معین را داشته باشد. داشبورد مدیریتی قوی در گسترش دید و تصمیم‌گیری مدیر نقش بسزایی دارد.

فناوری BAM که برگرفته از Activity Monitoring Business و به اصطلاح «پایش فرآیند های کسب وکار» است، پس از گذشت زمان، آغاز به تحلیل فرآیندهای جاری نموده و با گزارشات نموداری و تحلیلی به سوالات فوق پاسخ میدهد. این فناوری کمک بسزایی به تعالی سازمانی و افزایش بهره وری می نماید.

این فناوری شناسایی گلوگاه ها را تسهیل و مدیران را جهت رفع گلوگاهها هدایت مینماید. مدیران به صورت هوشمندانه و مستند میتوانند واحدهای سازمانی را از عملکردشان آگاه نمایند و به صورت کمی شاخصهای پیشرفتشان را تعیین و سپس کنترل نمایند. به دلیل اینکه همه اقدامات و فعالیتها در BPMS ثبت می شود، امکان سنجش عملکرد افراد در سازمان و مقایسه آنها با یکدیگر وجود دارد. پس استقرار BPMS به استقرار سیستمهایی نظیر ارزیابی عملکرد کمک شایانی کرده و ورودی واقعی اینگونه سیستمها را فراهم خواهد آورد.

در نتیجه وقتی فرایندها با BPMS مکانیزه می شوند، امکان پایش و کنترل بسیار بالاتری نسبت به حالتهای دستی به همراه خواهند داشت.