در دنیای امروز، اتوماسیون اداری و BPMS به ابزارهای ضروری برای هر کسب و کاری تبدیل شده اند که به دنبال افزایش کارایی و ساده سازی فرآیندهای خود هستند. با این حال، درک تفاوت های ظریف بین این دو می تواند چالش برانگیز باشد. در این مقاله، ما به بررسی تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS می پردازیم، مزایا و معایب هر کدام را شرح می دهیم و به شما کمک می کنیم تا تفاوت میان این دو نرم افزار را درک کنید و در هنگام خرید با اطلاعات بیشتری برای این امر اقدام کنید.
فهرست محتوا
اتوماسیون اداری چیست؟
در ابتدا لازم است که توضیح مختصری بدهیم که اتوماسیون اداری چیست؟ اتوماسیون اداری به استفاده از فناوری برای خودکارسازی وظایف اداری تکراری و مبتنی بر قوانین اشاره دارد این می تواند شامل کارهایی مانند گردش کار اسناد، مدیریت ایمیل، ورود اطلاعات و گزارش دهی باشد. اتوماسیون اداری می تواند به طور قابل توجهی زمان و هزینه را برای کسب و کارها صرفه جویی کند و همچنین می تواند منجر به افزایش دقت و کاهش خطای انسانی نیز شود.
BPMS چیست؟
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) یک ماژول است که برای طراحی، مدل سازی، اجرا و نظارت بر فرآیندهای پیچیده کسب و کار استفاده می شود. BPMS میتوانند برای خودکارسازی هر نوع فرآیندی، از درخواست های مشتری گرفته تا فرآیندهای داخلی و اداری، استفاده شوند. BPMS ها میتوانند به کسب و کارها در بهبود کارایی، افزایش انعطاف پذیری و کاهش هزینهها کمک کنند.
تفاوتهای کلیدی بین اتوماسیون اداری و BPMS
با این وجود که اتوماسیون اداری و BPMS هر دو برای خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار استفاده می شوند، تفاوت های کلیدی بین این دو نرم افزار وجود دارد. اتوماسیون اداری معمولاً برای خودکارسازی وظایف اداری تکراری و مبتنی بر قوانین استفاده می شود، مانند بایگانی اسناد که توسط مسئول بایگانی و با نرم افزار مدیریت اسناد انجام میگردد، در حالی که BPMS صرفا قابلیتی برای تعریف روندهای سازمان در نرم افزار اتوماسیون اداری میباشد و به وسیله این ماژول سازمانها میتوانند روندهای داخل سازمان خود را تعریف کنند و شاهد اجرای خودکار فرایندها توسط سیستم اتوماسیون اداری باشند.
علاوه بر این، اتوماسیون اداری معمولاً به عنوان یک سیستم کامل و یکپارچه ارائه میشود، در حالی که BPMS اغلب به عنوان بخشی از اتوماسیون اداری ارائه میشود که با اتصال به این نرم افزار و تعریف روندها توسط مسئول سازمان، میتوانیم شاهد اجرا شدن و خودکار شدن فرایندهای داخل سازمان باشیم.
مزایای اتوماسیون اداری
استفاده از نرم افزارهای خودکارساز فرایندهای اداری در بلندمدت و کوتاه مدت مزایای بسیار زیادی را برای سازمان به ارمغان میآورد که در ادامه سعی میکنیم اشاره کوچکی به مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری داشته باشیم.
- کاهش زمان و هزینه: اتوماسیون اداری می تواند به طور قابل توجهی زمان و هزینهای را که برای انجام وظایف اداری صرف می شود، صرفهجویی کند. این نرم افزار همچنین با صرفه جویی در مصرف کاغذ باعث کاهش هزینه و رعایت اصل ESG میشود.
- افزایش دقت و انطباق: اتوماسیون اداری میتواند به کاهش خطاها و بهبود انجام کارها با رعایت مقررات اداری گردد که برای مدیریت سازمان کاملا قابل نظارت میباشد.
- بهبود رضایت کارکنان: اتوماسیون اداری می تواند به آزادسازی زمان کارکنان برای تمرکز بر وظایف مهم تر کمک کند، که می تواند منجر به افزایش رضایت کارکنان شود و کارهای زمانبر توسط نرم افزارها به صورت الکترونیک انجام میگردد.
مزایای BPMS
- افزایش کارایی: BPMS با خودکارسازی روندهای موجود در سازمان باعث حذف دخالت نیروی انسانی از روندها میشود و در نتیجه باعث صرفه جویی در زمان نیروهای انسانی و بازدهی فرایند میشوند.
- افزایش انعطاف پذیری: BPMS میتوانند به کسب و کارها در انطباق سریعتر با تغییرات بازار و نیازهای مشتری کمک کنند. تصور کنید در سازمان شما روندی تعریف شده است که نیاز مشتری در اثر آن روند پاسخ داده نمیشود، در این صورت شما میتوانید با تغییر فرایند در نرم افزار، شاهد تغییر وضعیت بازدهی خود شوید.
- کاهش هزینه ها: BPMS می تواند به کسب و کارها در کاهش هزینه های عملیاتی کمک کند.
نرم افزار اتوماسیون اداری مایسا با قابلیت BPMS
نرم افزار اتوماسیون اداری مایسا طیف گسترده ای از ویژگی ها را ارائه می دهد، که یکی از ماژولهای قدرتمند آن BPMS میباشد که باعث اجرا شدن فرایندهای پیچیده در سازمان میشود. با استفاده از نرم افزار مایسا، می توانید هر نوع فرآیندی را خودکار کنید، از درخواست های مشتری گرفته تا فرآیندهای تولید و اداری در داخل سازمان یا اداره. نرم افزار مایسا همچنین به شما این امکان را می دهد تا فرآیندهای خود را به طور بصری مدل سازی کنید و آنها را به طور مداوم بهبود بخشید.
برخی از مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری مایسا با قابلیت BPMS عبارتند از:
- کاهش زمان و هزینه:کاهش قابل توجه در زمان و هزینه که برای انجام وظایف مرتبط با فرآیندهای سازمان صرف می شود و همچنین به شما اجازه پیگیری و دریافت گزارش از وضعیت لحظه ای فرایند را نیز میدهد.
- یکپارچگی با نرم افزار اتوماسیون اداری: ماژول مدیریت فرایند یا BPMS مایسا با یکپارچگی که با سامانه اتوماسیون اداری مایسا دارد، به شما امکان تعریف فرایندها براساس چارت سازمانی و نقشهای کارمندانتان را میدهد.
- امکان گردش فرمها و اسناد در سامانه: در ماژول BPMS نرم افزار مایسا، شما میتوانید به راحتی تمامی اسناد و فرمهای سازمان خود را در فرایندها بدون محدودیت وارد کنید و به گردش بیاورید.
- مدلسازی به صورت بصری: در ماژول BPMS شما میتوانید فرایندهای سازمان خود را به صورت بصری مدلسازی کنید و براساس شرطهای تعریفی، فرایندهای مورد نظر خود را شخصی سازی کنید.
نمونه فرایند مدلسازی شده با BPMS مایسا
در ادامه چند نمونه از فرایندهای قابل اجرا در BPMS مایسا آورده شده است:
- خودکارسازی فرآیندهای درخواست وام: این نرم افزار می تواند برای خودکارسازی فرآیند درخواست وام استفاده شود، از جمله جمع آوری اطلاعات از متقاضیان، ارزیابی درخواست ها و صدور وام ها.
- خودکارسازی فرآیندهای سفارش به صورت آنلاین: نرم افزار مایسا می تواند برای خودکارسازی فرآیند سفارش به صورت آنلاین استفاده شود، از جمله دریافت سفارشات، پردازش پرداخت ها و حمل و نقل محصولات.
- خودکارسازی فرآیندهای خدمات مشتری: امکان استفاده از ماژول برای خودکارسازی فرآیندهای خدمات مشتری، مانند درخواست های پشتیبانی، بازگشت کالا و شکایات.
نتیجه
اتوماسیون اداری و BPMS دو ابزار قدرتمند هستند که می توانند به کسب و کارها در بهبود کارایی، افزایش انعطاف پذیری و کاهش هزینه ها کمک کنند. بهترین راه حل برای شما به نیازهای خاص کسب و کارتان بستگی دارد. اگر به دنبال خودکارسازی وظایف اداری تکراری هستید، اتوماسیون اداری ممکن است راه حل مناسبی برای شما باشد. با این حال، اگر نیاز به خودکارسازی فرآیندهای پیچیده تری دارید، BPMS ممکن است گزینه بهتری باشد.
پیشنهاد ما به شما استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری مایسا با ماژول مدیریت فرایند میباشد که تمامی موارد مورد نیاز شما در آن پوشش داده میشود. نرم افزار اتوماسیون اداری ما با قابلیت BPMS طیف گسترده ای از ویژگی ها را ارائه می دهد که می تواند به کسب و کارها در هر اندازه ای کمک کند تا فرآیندهای خود را به طور موثرتر مدیریت کنند.
