مزایای استفاده از BPMS

در دنیای امروز که سازمان‌ها به سرعت در حال تغییر و تحول هستند، بهینه‌سازی فرآیندهای کاری و مدیریت کارآمد آن‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است. یکی از ابزارهای نوین که به سازمان‌ها در این مسیر کمک می‌کند، نرم افزار BPMS مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار یا همان Business Process Management System است. BPMS به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای خود را طراحی، مدیریت، بهینه‌سازی و خودکارسازی کنند.

تعریف BPMS

BPMS به مجموعه‌ای از ابزارها و فناوری‌ها اطلاق می‌شود که به سازمان‌ها کمک می‌کند فرآیندهای کسب‌وکار خود را به صورت مکانیزه مدیریت کنند. BPMS با فراهم کردن یک محیط کاری برای طراحی، اجرای و پایش فرآیندهای کسب‌وکار، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای خود را بهبود بخشیده و بهره‌وری سازمانی را افزایش دهند.

اجزای اصلی BPMS

1. مدل‌سازی فرآیند: این بخش به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا فرآیندهای کسب‌وکار خود را به صورت بصری طراحی کنند. مدل‌سازی فرآیندها معمولاً با استفاده از زبان‌های مدل‌سازی استاندارد مانند BPMN (Business Process Model and Notation) انجام می‌شود.
2. مدیریت و اجرای فرآیندها: پس از مدل‌سازی، فرآیندها وارد مرحله اجرا می‌شوند. BPMS امکان اجرای خودکار فرآیندها را فراهم می‌کند، به گونه‌ای که هر مرحله از فرآیند طبق مدل تعریف‌شده به صورت مکانیزه اجرا می‌شود.
3. نظارت و بهینه‌سازی: یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های BPMS توانایی نظارت بر فرآیندها در زمان واقعی و جمع‌آوری داده‌ها برای تحلیل و بهبود فرآیندها است. این امر به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای ناکارآمد را شناسایی و اصلاح کنند.
4. تکامل و بهبود مداوم: BPMS به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای خود را به طور مداوم بهبود بخشند و با تغییر نیازها و شرایط بازار، آن‌ها را تطبیق دهند.

مزایای استفاده از BPMS

با پیچیده‌تر شدن فرآیندهای کسب‌وکار و افزایش نیاز به پاسخگویی سریع به تغییرات محیطی، سازمان‌ها به دنبال راهکارهایی هستند که بتوانند بهره‌وری و کارایی خود را افزایش دهند. سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) به عنوان یک ابزار قدرتمند در مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی به شمار می‌روند. این سیستم‌ها با خودکارسازی و ساده‌سازی فرآیندها، به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا با کارایی بیشتری عمل کنند.

1. خودکارسازی فرآیندها: BPMS با خودکارسازی وظایف تکراری و زمان‌بر، زمان و منابع مورد نیاز برای انجام این وظایف را کاهش می‌دهد. این امر نه تنها باعث افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود، بلکه امکان تمرکز بیشتر بر روی وظایف استراتژیک را نیز فراهم می‌کند.
2. کاهش خطاهای انسانی: با استفاده از BPMS، فرآیندهای دستی که ممکن است با خطاهای انسانی همراه باشند، به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت مستقیم انسان انجام می‌شوند. این امر موجب افزایش دقت و کاهش خطاهای انسانی در انجام کارها می‌شود.
3. بهبود هماهنگی و همکاری: BPMS با فراهم کردن یک بستر یکپارچه برای همکاری بین واحدهای مختلف سازمان، هماهنگی بین تیم‌ها و به اشتراک‌گذاری اطلاعات را تسهیل می‌کند. این امر باعث می‌شود تا سازمان‌ها بتوانند به سرعت به تغییرات پاسخ دهند و بهبود هماهنگی بین واحدها منجر به افزایش بهره‌وری کلی سازمان می‌شود.
4. نظارت و کنترل بهتر: BPMS امکان نظارت بر عملکرد فرآیندها و جمع‌آوری داده‌های مرتبط با آنها را فراهم می‌کند. این داده‌ها به مدیران کمک می‌کند تا نقاط ضعف فرآیندها را شناسایی کرده و اقدامات اصلاحی مناسب را انجام دهند. نظارت دقیق و مستمر بر فرآیندها می‌تواند بهبودهای مستمر و افزایش بهره‌وری را به همراه داشته باشد.
5. انعطاف‌پذیری و تطبیق‌پذیری: سازمان‌ها باید بتوانند به سرعت به تغییرات محیطی و نیازهای جدید بازار پاسخ دهند. BPMS با قابلیت تنظیم و تغییر سریع فرآیندها، این امکان را فراهم می‌کند تا سازمان‌ها به تغییرات به سرعت و با کمترین هزینه پاسخ دهند. این انعطاف‌پذیری به بهبود بهره‌وری سازمانی کمک می‌کند.
6. بهبود مدیریت زمان: BPMS با زمان‌بندی خودکار و مدیریت بهتر منابع، به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا زمان‌های انجام فرآیندها را کاهش دهند و از زمان موجود به بهترین شکل ممکن استفاده کنند. این امر به افزایش سرعت و کارایی فرآیندها و در نهایت بهبود بهره‌وری منجر می‌شود.
7. پایش و تحلیل داده‌ها: یکی از ویژگی‌های مهم BPMS، جمع‌آوری و تحلیل داده‌های مربوط به فرآیندهای کسب‌وکار است. این داده‌ها می‌توانند اطلاعات ارزشمندی در مورد عملکرد سازمان و نقاط ضعف و قوت آن ارائه دهند. با استفاده از این اطلاعات، سازمان‌ها می‌توانند تصمیمات بهتری اتخاذ کرده و به طور مستمر بهره‌وری خود را افزایش دهند.

چالش‌های پیاده‌سازی BPMS

مقاومت در برابر تغییر

یکی از بزرگترین چالش‌ها در پیاده‌سازی BPMS، مقاومت کارکنان و مدیران در برابر تغییرات سازمانی است. بسیاری از کارکنان به دلیل عدم آشنایی با فناوری‌های جدید و نگرانی از دست دادن شغل خود، در برابر تغییرات مقاومت می‌کنند. این مقاومت می‌تواند روند پیاده‌سازی BPMS را کند کرده و مانع از بهره‌برداری کامل از مزایای آن شود.

پیچیدگی فرآیندها و نیاز به تغییرات ساختاری

BPMS نیازمند تغییرات گسترده‌ای در فرآیندهای سازمانی است. در برخی سازمان‌ها، فرآیندها بسیار پیچیده و غیرقابل تغییر هستند که این امر می‌تواند به چالش بزرگی در پیاده‌سازی BPMS تبدیل شود. همچنین، نیاز به تغییرات ساختاری و بازنگری در روش‌های کاری فعلی، می‌تواند موجب افزایش هزینه‌ها و زمان‌بری اجرای پروژه شود.

نیاز به تخصص و دانش فنی

BPMS از فناوری‌های پیچیده‌ای استفاده می‌کند که نیازمند تخصص و دانش فنی بالا است. نبود کارشناسان متخصص در زمینه BPMS در سازمان، می‌تواند به عنوان یک مانع جدی در پیاده‌سازی و استفاده مؤثر از این سیستم‌ها مطرح شود. آموزش کارکنان و خرید نرم افزار از شرکت‌های نرم افزاری معتبر با پشتیبانی و آموزش می‌تواند این مشکل را برطرف کند.

یکپارچه‌سازی با سیستم‌های موجود

یکی از چالش‌های مهم در استفاده از BPMS، یکپارچه‌سازی این سیستم‌ها با سیستم‌های موجود در سازمان است. بسیاری از سازمان‌ها از سیستم‌های نرم‌افزاری مختلفی برای مدیریت بخش‌های مختلف خود استفاده می‌کنند و یکپارچه‌سازی BPMS با این سیستم‌ها می‌تواند چالش‌برانگیز و زمان‌بر باشد. البته که شرکت نرم افزاری آدا با ارائه راهکارهای یکپارچه و سامانه مایسا این مشکل را برطرف کرده است.

نرم افزار BPMS سامانه اتوماسیون اداری مایسا

نرم افزار اتوماسیون اداری مایسا یکی از قدرتمندترین سامانه‌های اتوماسیون اداری تحت وب کشور می‌باشد که دارای قابلیت BPMS یا مدیریت فرایندها کسب‌وکار نیز می‌باشد.این سیستم به صورت کاملا یکپارچه با ماژول‌های خود در تعامل می‌باشد که یکی از آن‌ها ماژول مدیریت فرایندهای کسب‌وکار می‌باشد.

ماژول BPMS مایسا به سازمان‌ها امکان تعریف فرایند، مدیریت و بهینه‌سازی آن‌ها را ارائه می‌دهد. سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از این زیر‌سیستم به طور نامحدود فرایند برای سازمان تعریف کنند. همچنین موتور فرم‌ساز مایسا به کسب‌وکارها اجازه تولید نامحدود فرم و به گردش درآوردن آن‌ها را می‌دهد. همچنین خدمات آموزش و پشتیبانی شرکت نرم افزاری آدا شما را در فرایند استقرار و آموزش نرم افزار تنها نمی‌گذارد و در تعریف و آموزش نرم افزار BPMS شما را یاری می‌دهد.
مدیران مجموعه می‌توانند با استفاده از ابزار BPMS به صورت بصری مدل‌های خود را تعریف کنند و بر روند آن نظارت کامل داشته باشند. در ادامه نمونه‌هایی ازتصاویر محیط کاربری یوزرفرندلی نرم افزار را به نمایش می‌گذاریم.

نتیجه‌گیری

استفاده از سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) می‌تواند تأثیر قابل توجهی بر بهره‌وری سازمان‌ها داشته باشد. این سیستم‌ها با خودکارسازی فرآیندها، کاهش خطاهای انسانی، بهبود هماهنگی و همکاری، و فراهم کردن ابزارهای نظارت و کنترل بهتر، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا با کارایی بیشتری عمل کنند. به همین دلیل، پیاده‌سازی BPMS به عنوان یکی از استراتژی‌های اصلی در بهبود بهره‌وری سازمانی توصیه می‌شود.

منبع:

جکسون، م.، 2020، سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار و تأثیر آن بر بهره‌وری سازمانی، انتشارات علمی کسب‌وکار.