نرم افزار BPMS چیست و چه کاربردی دارد؟‌+ ویژگی‌ها

نرم افزار BPMS‌ یکی از بهترین ابزارها برای کنترل دقیق فرایندها و عملکرد سازمان در بخش‌های مختلف است. این سیستم با خودکارسازی و کمک به بهبود مستمر فرایندها، کارایی و اثربخشی سازمان را افزایش می‌دهد و به کاهش خطاها و هزینه‌ها کمک می‌کند. همچنین به کمک این نرم افزار می‌توان چارچوب‌های جریان‌های کاری را تعریف و بر آن‌ها با دقت و سرعت بالا نظارت کرد. در این مقاله از آدا به سراغ بررسی کامل نرم‌افزار BPMS، ویژگی‌ها و نکات مهم برای انتخاب آن می‌پردازیم.

تفاوت BPMS با سایر نرم افزارهای مدیریت سازمانی

نرم افزار BPMS می‌تواند به‌عنوان یک کل منسجم عمل کند و با تعریف دقیق نیازهای سازمان در آن، فرایندهای مهم و حیاتی را در آن مدیریت کرد. همچنین می‌تواند به‌عنوان یک زیرسیستم در یک نرم‌افزار جامع‌تر تعریف شود و فرایندهای مختلف را مدیریت کند. در واقع می‌توان گفت نرم افزار BPMS‌ به دو شکل امکان پیاده‌‌سازی دارد؛ اول به‌صورت یک نرم‌افزار مستقل و دوم ‌به‌عنوان یک ماژول یا سیستم در یک نرم‌افزار جامع‌تر. در ادامه تفاوت‌های این نرم افزار با سایر ابزارهای مدیریت سازمان مانند CRM و ERP می‌پردازیم. 

مقایسه BPMS با نرم‌افزار CRM

نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) بر مدیریت تعاملات و روابط با مشتریان تمرکز دارد. هدف اصلی CRM بهبود تجربه مشتری و افزایش فروش از طریق مدیریت داده‌های مشتریان، پیگیری تعاملات و تحلیل رفتار آن‌ها است. در مقابل، BPMS بر بهبود و خودکارسازی فرایندهای داخلی سازمان متمرکز است و به بهینه‌سازی جریان کار و افزایش کارایی عملیاتی کمک می‌کند. در حالی که CRM به تعاملات خارجی با مشتریان می‌پردازد، BPMS به فرایندهای داخلی سازمان توجه دارد. البته که می‌توان با یکپارچه‌سازی این سیستم‌ها با هم یک اتوماسیون اداری دقیق و هوشمند مدیریت مشتریان طراحی کرد که عملکرد و بازدهی تیم‌های بازاریابی و فروش را به میزان زیادی بالا ببرد. 

مقایسه BPMS با نرم‌افزار ERP

نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) سیستم جامعی است که برای یکپارچه‌سازی و مدیریت فرایندهای اصلی کسب‌وکار مانند مالی، منابع انسانی، تولید و زنجیره تأمین طراحی شده است. ERP داده‌ها را در سراسر سازمان یکپارچه می‌کند تا هماهنگی و کارایی را افزایش دهد. در مقابل، BPMS به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا فرایندهای خاصی را مدل‌سازی، نظارت و بهینه‌سازی کنند و انعطاف‌پذیری بیشتری در مدیریت و بهبود فرایندها ارائه می‌دهد. در حالی که ERP بر یکپارچه‌سازی داده‌ها و توابع مختلف سازمان تمرکز دارد، BPMS بر بهبود مستمر و چابکی فرایندهای کسب‌وکار متمرکز است. گفتنی است امروزه بیشتر نرم‌افزارهای ERP به BPMS مجهز هستند تا با تعریف فرایندها برای واحدهای مختلف سازمان، بازدهی و کارایی آن‌ها را بالاتر ببرند. 

چرا استفاده از نرم افزار BPMS ضروری است؟

استفاده از سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPMS) مزایای متعددی برای سازمان‌ها به همراه دارد. یکی از این مزایا، افزایش بهره‌وری است؛ با حذف گردش‌کارهای اضافی و بهینه‌سازی فرایندهای موجود، BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارایی خود را بهبود بخشند. این سیستم با خودکارسازی وظایف تکراری و کاهش نیاز به مداخلات دستی، زمان انجام فعالیت‌ها را کاهش داده و زمان و انرژی منابع انسانی را برای وظایف مهم‌تر آزاد می‌کند.

علاوه بر این، نرم‌افزار BPMS با ارائه شفافیت بیشتر در فرایندها، امکان نظارت دقیق‌تری را فراهم می‌کند. مدیران می‌توانند به‌صورت لحظه‌ای جریان کارها را مشاهده کرده و نقاط قوت و ضعف و از آن مهم‌تر، گلوگاه‌ها را شناسایی کنند. این شفافیت منجر به افزایش دقت در انجام وظایف و کاهش خطاهای انسانی می‌شود. همچنین، با دسترسی به داده‌های دقیق و به‌روز، تصمیم‌گیری‌ها با اطلاعات بهتری پشتیبانی می‌شوند که این امر به بهبود کلی عملکرد سازمان کمک می‌کند.

ویژگی‌های کلیدی نرم افزار BPMS

نرم‌افزار BPMS ویژگی‌های کلیدی و کاربردی را در اختیار سازمان‌ها می‌گذارد. این ویژگی‌ها همگی به بالارفتن بهره‌وری و عملکرد سازمانی کمک و کسب‌وکار را برای رشد و توسعه‌ای پایدار و مداوم همراهی می‌کنند. در ادامه ویژگی‌های کلیدی نرم افزار bpms را بررسی می‌کنیم.

• امکان طراحی فرایندها با رابط گرافیکی: نرم‌افزار BPMS باید امکان طراحی و مدل‌سازی فرایندها را با استفاده از یک رابط کاربری ساده و بصری فراهم کند. این ویژگی به کاربران غیر فنی اجازه می‌دهد تا به‌راحتی فرایندهای کسب‌وکار را ترسیم و مدیریت کنند.
• گزارش‌دهی و داشبوردهای جامع: قابلیت ارائه گزارش‌ها و داشبوردهای سفارشی‌سازی‌شده به مدیران کمک می‌کند تا عملکرد فرایندها را نظارت کرده و تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کنند. این ابزارها باید امکان ردیابی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و شناسایی گلوگاه‌ها را فراهم آورند.
• هشدارهای بلادرنگ: سیستم باید توانایی ارسال هشدارها و اعلان‌های بلادرنگ را داشته باشد تا کاربران را از وظایف جدید یا مشکلات احتمالی مطلع کند. این ویژگی به بهبود هماهنگی و واکنش سریع‌تر به تغییرات کمک می‌کند.
• انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری: یک نرم افزار BPMS کارآمد باید قابلیت انطباق با تغییرات سازمانی و رشد کسب‌وکار را داشته باشد. این سیستم باید بتواند فرایندهای پیچیده را مدیریت کرده و با نیازهای متغیر سازمان هماهنگ شود.
• یکپارچگی با سیستم‌های دیگر: توانایی ادغام با سایر نرم‌افزارها و سیستم‌های موجود در سازمان، از جمله ERP و CRM، برای تبادل داده و هماهنگی بین واحدهای مختلف ضروری است. این یکپارچگی به بهبود کارایی و کاهش دوباره‌کاری‌ها کمک می‌کند. 

حالا که با ویژگی‌های یک نرم افزار BPMS استاندارد و کارآمد آشنا شدید بهتر است نگاهی هم به نکات کلیدی انتخاب و پیاده‌سازی نرم افزار BPMS‌ در کسب‌وکار بی‌اندازیم. در بخش بعد با این نکات آشنا شده و معیارهای انتخاب و چالش‌های پیاده‌سازی BPMS‌ در سازمان به‌همراه راهکارهای حل آن‌ها می‌خوانید.

نکات کلیدی برای انتخاب و پیاده‌سازی BPMS

برای انتخاب و پیاده‌سازی نرم افزار BPMS باید نکات خاصی را بدانید که به شما در انتخاب آگاهانه یک نرم افزار کاربردی و استاندارد کمک کند. این نکات را با عنوان معیارهای انتخاب BPMS‌ مناسب در ادامه شرح داده‌ایم. همچنین به‌عنوان صاحب یک کسب‌وکار باید بدانید که هم‌زمان با پیاده‌سازی نرم افزار BPMS در سازمان‌تان، با چالش‌هایی روبه‌رو خواهید شد. ما در گفتگو با صاحبان و مدیران کسب‌وکارهای مختلف اصلی‌ترین و پرتکرارترین این چالش‌ها را پیدا کرده و راه‌‌های شکست‌دادن آن‌ها را در ادامه برای‌تان توضیح داده‌ایم. 

معیارهای انتخاب BPMS مناسب

• امکان سفارشی‌سازی: یک BPMS مناسب باید امکان سفارشی‌سازی فرایندها و فرم‌ها را بر اساس نیازهای خاص سازمان فراهم کند. این انعطاف‌پذیری به سازمان اجازه می‌دهد تا فرایندهای خود را بدون نیاز به تغییرات اساسی در نرم‌افزار، تطبیق دهد.
• یکپارچگی با سیستم‌های موجود: توانایی ادغام BPMS با نرم‌افزارها و سیستم‌های فعلی سازمان، مانند ERP و CRM، برای تبادل داده‌ها و هماهنگی بین واحدهای مختلف ضروری است. این یکپارچگی به بهبود کارایی و کاهش دوباره‌کاری‌ها کمک می‌کند.
• رابط کاربری کاربرپسند: رابط کاربری ساده و قابل فهم، پذیرش و استفاده از سیستم را توسط کارکنان تسهیل می‌کند. یک طراحی کاربرپسند می‌تواند زمان آموزش را کاهش داده و بهره‌وری را افزایش دهد.
• پشتیبانی و به‌روزرسانی: اطمینان از وجود پشتیبانی فنی قوی و به‌روزرسانی‌های منظم نرم‌افزار، برای رفع مشکلات و بهبودهای مستمر، اهمیت دارد. این امر به سازمان کمک می‌کند تا با تغییرات فناوری و نیازهای بازار همگام باشد.
• امنیت: با توجه به حساسیت داده‌های سازمانی، نرم افزار BPMS باید دارای مکانیزم‌های امنیتی قدرتمند برای حفاظت از اطلاعات و جلوگیری از دسترسی‌های غیرمجاز باشد.

چالش‌های پیاده‌سازی BPMS و راهکارهای پیروزی بر آن‌ها

• مقاومت در برابر تغییر: یکی از چالش‌های اصلی در پیاده‌سازی نرم افزار BPMS، مقاومت کارکنان در برابر تغییرات است. برای غلبه بر این مشکل، آموزش‌های مناسب و تبیین مزایای سیستم جدید برای کارکنان ضروری است.
• پیچیدگی فرایندها: در برخی سازمان‌ها، فرایندهای کسب‌وکار بسیار پیچیده هستند که مدل‌سازی و خودکارسازی آن‌ها را دشوار می‌کند. استفاده از رویکردهای تدریجی و تقسیم فرایندها به بخش‌های کوچکتر می‌تواند این چالش را کاهش دهد.
• هزینه‌های پیاده‌سازی: هزینه‌های مرتبط با خرید، پیاده‌سازی و نگهداری BPMS ممکن است برای برخی سازمان‌ها بالا باشد. ارزیابی دقیق بازگشت سرمایه (ROI) و انتخاب راهکارهای مقرون‌به‌صرفه می‌تواند به مدیریت این هزینه‌ها کمک کند.
• یکپارچه‌سازی با سیستم‌های موجود: ادغام BPMS با سیستم‌های فعلی ممکن است با چالش‌هایی همراه باشد. برنامه‌ریزی دقیق و استفاده از استانداردهای باز می‌تواند این فرایند را تسهیل کند.
• حمایت مدیریت ارشد: عدم حمایت کافی از سوی مدیریت ارشد می‌تواند مانعی برای موفقیت پیاده‌سازی BPMS باشد. جلب حمایت مدیران با ارائه مزایا و نتایج مورد انتظار از سیستم، ضروری است.

با در نظر گرفتن این معیارها و چالش‌ها، سازمان‌ها می‌توانند مسیر پیاده‌سازی BPMS را با موفقیت طی کرده و به بهبود فرایندهای خود دست یابند.

نتیجه‌گیری: آیا نرم افزار BPMS برای کسب‌وکار شما مناسب است؟

هر سازمانی برای مدیریت فرایندهای خود نیازهای متفاوتی دارد که بر اساس اندازه، صنعت و اهداف آن تعریف می‌شوند. نرم‌افزار BPMS برای سازمان‌هایی که با فرایندهای پیچیده و تکراری روبه‌رو هستند، ضروری است. نیاز به افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و شفافیت از جمله دلایل اصلی استفاده از این نرم‌افزار است. علاوه بر این، سازمان‌هایی که به دنبال بالابردن هماهنگی میان واحدها، به حداقل رساندن خطاهای انسانی و تضمین سازگاری با قوانین و استانداردها هستند، می‌توانند از مزایای BPMS بهره‌مند شوند.

تصمیم‌گیری درباره استفاده از BPMS باید با تحلیل دقیق نیازهای سازمان انجام شود. اگر فرایندهای سازمان به اندازه کافی پیچیده نیستند یا تغییرات در فرایندها به ندرت اتفاق می‌افتد، شاید نیازی به سرمایه‌گذاری روی این نرم‌افزار نباشد. اما در مقابل، سازمان‌هایی که نیاز به مقیاس‌پذیری، انعطاف‌پذیری و تسریع در اجرای فرایندها دارند، باید به استفاده از BPMS به‌عنوان یک راهکار استراتژیک نگاه کنند. ارزیابی هزینه‌ها، نیازمندی‌های فنی، و سطح آمادگی کارکنان از دیگر مواردی است که باید پیش از تصمیم‌گیری مورد بررسی قرار گیرد.