بررسی و مقایسه تفاوت‌های BPM و BPMS بصورت تخصصی

تفاوت BPM با BPMS در بخش‌ها و حوزه‌های مختلفی قابل بررسی است. این دو مفهوم با این‌که اشتراکات زیادی دارند اما تفاوت‌های عمیقی نیز دارند که باعث می‌شود یکی از آن‌ها زیرمجموعه دیگری قرار گیرد. در این مقاله از آدا به سراغ بررسی تفاوت‌ها و اشتراکات این دو مفهوم رفته‌ایم و سوالات شما درباره تفاوت‌های آن‌ها پاسخ داده‌ایم. همچنین اگر به دنبال یک نرم افزار جامع و کامل برای مدیریت فرایند کسب و کار خود هستید، پیشنهاد ما به شما نرم افزار bpms آدا است.

 BPM چیست؟

مدیریت فرایندهای کسب و کار یا Business Process Management مفهومی است که بر بهبود، بهینه‌سازی و مدیریت تمام فرایندهای جاری در شرکت و سازمان شما تاکید دارد. BPM یک شیوه مدیریتی است که با نگاه به بهبود فرایندها، کاهش هزینه‌های مالی و زمانی و بالابردن بهره‌وری و کارایی در مجموعه‌های مختلف اجرا می‌شود. 

پیاده‌سازی BPM در سازمان می‌تواند با کمک ابزارها و نرم‌افزارها باشد یا صرفا با نگاهی دوباره به جریان‌های کاری، بازطراحی آن‌ها و پیاده‌سازی مجددشان به شکلی که ایرادها و خطاهای گذشته را نداشته باشند. 

بیایید با یک مثال مفهوم BPM چیست را عمیق‌تر بررسی کنیم؛ فرض کنید شرکت آلفا برای بهبود مدت زمان دریافت سفارش در واحد فروش و ارسال آن توسط انبار به دنبال بهینه‌سازی فرایندهای موجود است. مدیر این شرکت ابتدا با نگاه به وضعیت جریان‌های کاری و فرایندها متوجه وجود موانعی در مسیرهای ارتباطی بین این دو واحد می‌شود. پس برای از میان برداشتن این موانع دست‌به‌کار می‌شود و جریان‌های کاری، وظایف و مسئولیت‌های افراد درگیر در این فرایند را بازطراحی و بازتعریف می‌کند. نقش‌ها و جریان‌های کاری جدید شفاف، ساده و با هدفی کاملا روشن تنظیم شده‌اند، به گونه‌ای که تمام نقش‌های درگیر در این فرایندها به‌خوبی می‌دانند برای پیشبرد اهداف شرکت باید چگونه کار کنند. 

مثال بالا یک مورد کاملا ساده و بدون جزئیات خاص بود، BPM برای اجرای صحیح و مهم‌تر از آن رسیدن به نتایج درست و کاربردی، نیاز به طی مراحلی دارد که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم. 

مراحل BPM چیست؟

هدف نهایی BPM بهینه‌سازی فرایندهای موجود از طریق شناسایی و از میان بردن ناکارآمدی‌ها و گلوگاه‌ها است. برای درک عمیق و صحیح فرق BPM و BPMS ابتدا باید بدانیم هرکدام چه مراحلی دارند و هدف به‌کارگیری آن‌ها در سازمان چیست. 

سازمان‌ها و شرکت‌ها در سراسر جهان و ایران از استراتژی‌های مختلفی برای بهبود جریان‌های کاری و فرایندهای موجود استفاده می‌کنند. استراتژی‌های ناب (Lean) و شش سیگما (Six Sigma) از معروف‌ترین و کاربردی‌ترین رویکردهای موجود برای رسیدن به فرایندهایی بی‌نقص و دقیق هستند. نکته‌ای مهم که باید به آن توجه داشت این است که تمام این استراتژی‌ها به دنبال یک چیز هستند و آن بهبود همیشگی فرایندها و جریان‌های کاری است. BPM برای رسیدن به این مهم مراحلی دارد که به شرح زیر است: 

• طراحی: مشاهده اولین قدم در BPM است، در اولین گام شما باید وضعیت موجود را مستندسازی کنید، یعنی با نگاه به بخش‌های مختلف فرایندها و نوشتن آن‌ها‌ روی کاغذ جاهایی که پتاسیل بهتر شدن دارند را شناسایی کنید. سپس برای بالا بردن کارایی و بهره‌وری طرح‌های جایگزین یا بهینه‌شده ارائه دهید.
• مدل‌سازی: وقتی فرایندها را واکاوی و نقاط بهبود را شناسایی کردید باید آن‌ها را قابل دیدن و ساده‌سازی کنید، به زبان ساده یعنی باید کاری کنید که شکلی بصری پیدا کنند. استفاده از چارت‌ها، نمودارها و کشیدن جریان‌های کاری به شما و تیم شما برای درک بهتر فرایندها و بهبود آن‌ها کمک می‌کند. به این فرایند BPMN نیز می‌گویند. 
• اجرا: حال که مناطق بحرانی را پیدا، راه‌حل‌ها را تعریف و آن‌ها را مدل‌سازی کردید باید اجرایشان کنید. در این مرحله ممکن است با مقاومت در برابر تغییر در سازمان مواجه شوید، به خاطر داشته باشید که انسان همواره تغییر را سخت قبول می‌کند اما تحول را با کمال میل می‌پذیرد، سازمان نیز به عنوان عنصری که اعضای اصلی آن را آدم‌ها تشکیل می‌دهند از همین رویه پیروی می‌کند، سعی کنید این برنامه را با چشم‌انداز تحول برای تیم‌ها شرح دهید نه تغییر. برای اجرا می‌توانید از ابزارها و سیستم‌های نرم‌افزاری مختلفی استفاده کنید که به آن‌ها BPMS گفته می‌شود. 
• پایش: وقتی برنامه‌های بهبود را در سازمان پیاده‌سازی کردید باید آن‌ها را پایش کنید تا نتیجه‌های حاصل از آن را بیازمایید، اگر نقصی وجود داشت آن را به‌سرعت برطرف کنید.
• بهینه‌سازی: همان‌طورکه گفتیم BPM یک برنامه دائمی بهبود است که نمی‌توان زمانی برای تمام شدن آن اعلام کرد. فرایندهای شرکت شما هرچقدر هم کامل و آینده‌نگر باشند با رشد و توسعه کسب و کار شما نیازمند تغییرند و باید همواره آن‌ها را به‌روز و بهینه نگه دارید. 

یکی از مهم‌ترین بخش‌های تفاوت BPMS و BPM در مراحل آن‌ها است. BPMS به‌عنوان یک ابزار عملا مرحله‌ای نیست و صرفا شامل پیاده‌سازی و به‌کارگیری می‌شود. در ادامه به سراغ بررسی BPMS می‌رویم تا مقایسه BPM و BPMS را عمیق‌تر و دقیق‌تر ادامه دهیم. 

BPMS چیست؟

کلمه BPMS به معنای سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (Business Process Management System) است. این سیستم می‌تواند به‌عنوان نرم‌افزار یا یک پلتفرم برای اجرای BPM در نظر گرفته شود. تفاوت BPMS با BPM این‌جاست که این سیستم به جز مرحله اول BPM، یعنی تحلیل فرایندها و پیشنهاد برای بهبود آن‌ها، سایر مراحل را به‌صورت خودکار پیش می‌برد. البته نسل جدید نرم‌افزارهای مدیریت فرایند قادرند برخی تحلیل‌ها درباره فرایندها و ارائه پیشنهاداتی برای بهبود آن‌ها را نیز فراهم کنند، اما به‌هرحال بهتر است این مرحله توسط شما و تیم متخصصان‌تان انجام شود.    

اگر BPM را یک طرز تفکر، رویکرد یا استراتژی بنامیم، BPMS‌ را باید ابزار اجرا و نظارت بر آن در سازمان بدانیم. اصلی‌ترین تفاوت BPM با BPMS دقیقا همین‌جاست. این دو مفهوم با این‌که باهم تفاوت دارند، اما نقاط اشتراک بسیار زیادی باهم دارند چراکه یکی از آن‌ها (BPMS) ابزار اجرای دیگری (BPM) است. 

BPMS بر خودکارسازی فرایندهای بهینه‌شده تمرکز دارد، این سیستم ابزارهایی برای مدل‌سازی، اتوماسیون جریان‌کاری و پایش فرایندهای کسب‌وکار در اختیار شما می‌گذارد. شما می‌توانید استراتژی‌هایی که با کمک BPM تعریف کرده‌اید را با BPMS‌ اجرا و با استفاده از داده‌هایی که این سیستم به شما می‌دهد آن‌ها را کنترل و پایش کنید. در ادامه با مزایای BPMS‌ بیشتر آشنا می‌شوید.

مزایای BPMS چیست؟

مزیت سیستم مدیریت فرایندها یا BPMS‌ این است که ابزارهایی در اختیار شما می‌گذارد تا بتوانید سیر تحول سازمانی را بهتر، دقیق‌تر و سریع‌تر پیش ببرید. از مزایای BPMS می‌توان به موارد زیر اشاره کرد: 

• مدل‌سازی فرایندها: با استفاده از ابزارهای BPMS می‌توانید فرایندها را مدل‌سازی کنید و طراحی جریان‌های کاری را آسان‌تر و سریع‌تر پیش ببرید. 

• اتوماسیون: این سیستم می‌تواند فرایندهای تکراری را خودکارسازی کند و صرفه‌جویی زمانی را در سازمان افزایش دهد. 

• یکپارچه‌سازی: BPMS با ادغام فرایندها بین تیم‌های مختلف سازمان و یکپارچه کردن آن‌ها در یک سیستم واحد به بالا بردن سرعت و بهبود ارتباطات در سازمان کمک می‌کند. 

• پایش و تحلیل داده‌ها: این سیستم می‌تواند اطلاعات درلحظه و به‌روز را از واحدهای مختلف جمع‌آوری کرده و در غالب گزارش‌های پیشرفته در اختیار شما بگذارد تا بتوانید راحت‌تر و سریع‌تر تصمیم‌های حیاتی برای سازمان بگیرید. 

• گزارش‌دهی: گزارش‌گیری از سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌تواند براساس نیاز شما تنظیم شود، ممکن است فقط نیاز به گزارش‌های کلی و مدیریتی داشته یا گاهی نیاز به گزارش‌های دقیق و کارشناسی با جزئیات بالا، در هر دو صورت، BPMS قادر است این گزارش‌ها در اختیار شما بگذارد.

برای درک بهتر تفاوت BPM با BPMS بیایید عملکرد این سیستم‌ را نیز با یک مثال بررسی کنیم؛ شرکت آلفا که برای کاهش مدت زمان دریافت سفارش و ارسال آن، فرایندهای خود را بازبینی کرده بود حالا فرایندهای جدید را با استفاده از BPMS پیاده‌سازی و اجرا می‌کند. خودکارسازی فرایندها در این سیستم به این شکل پیش می‌رود که به محض ایجاد یک سند فروش، اعلان آن برای واحد انبار درلحظه ارسال می‌‌شود، انبار نیز به محض دریافت اعلان فروش، نوع و مقدار کالا را از انبار خارج و به واحد بسته‌بندی می‌فرستد، هم‌زمان موجودی محصول به‌طور خودکار به‌روزرسانی شده و واحد بسته‌بندی و ارسال نیز به موازات فرستادن محصول برای مشتری، اتمام عملیات را اعلام می‌کند. می‌بینید که با تعریف یک استراتژی بهینه با استفاده از اصول BPM و اجرای آن با BPMS چقدر کارها راحت‌تر، سریع‌تر و دقیق‌تر پیش می‌روند. 

جمع‌بندی مقایسه BMP با BPMS به زبان ساده

اکنون که با تعریف BPM و BPMS‌ آشنا شدید و مراحل و مزایای هرکدام را شناختید بیایید یکبار هم به‌صورت خلاصه مهم‌ترین تفاوت‌های این دو مفهوم را برررسی کنیم.  

دامنه فعالیت:

• BPM یک رویکرد استراتژیک است، این مفهوم بر تحلیل، طراحی و بهبود دائمی فرایندها تاکید دارد.

• BPMS یک فناوری است که استراتژی‌های BPM را اجرا می‌کند. تمرکز این مفهوم بر اتوماسیون و پایش جریان‌های کاری است.

تمرکز و نوع نگاه:

• نگاه BPM بر جنبه انسانی فعالیت‌ها و فرایندها است، این مفهوم به دنبال بازتعریف و بازطراحی نقش‌ها، مسئولیت‌ها و جریان‌های کاری است به شکلی که بازدهی، کارایی و اثربخشی آن‌ها را بالا ببرد. 

• نگاه BPMS اما بر سمت فنی فرایندها است، این مفهوم از آن‌جایی که یک ابزار است بر خودکارسازی و مدیریت فرایندهای بهینه‌شده تمرکز دارد. 

ابزارها:

• این شاید یکی از مهم‌ترین موضوعات در تفاوت BPM و BPMS است، BPM بر روش‌ها و چارچوب‌هایی مانند ناب و شش سیگما تکیه دارد تا به بهبود دائمی برسد. 

• BPMS از سوی دیگر خودش یک ابزار است و از چارچوب‌های مختلف نرم‌افزاری برای رسیدن به هدف اصلی خود استفاده می‌کند. 

شما می‌توانید برای دریافت مشاوره در خصوص نرم‌ افزار اتوماسیون اداری، مدیریت مکاتبات اداری و مدیریت اسناد سازمانی با متخصصان ما در شرکت مهندسی نرم‌افزاری آدا تماس بگیرید. ما آماده‌ایم تا برای چالش‌ها و مشکلات کسب‌وکار شما، راهکارهای اختصاصی ارائه دهیم.