نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از بهترین سیستم هایی است که بصورت کامل و جامع می باشد، نرم افزار اتوماسیون اداری شامل بخش های متعددی است که تمام روند و روال های شرکت شما را پوشش میدهد در نرم افزار اتوماسیون اداری شما می توانید غیر از امکانات دبیرخانه و بایگانی به زیر سیستم های اتوماسیون هم دسترسی داشته باشید و با بهرهگیری از امکانات کارتابل و امکانات ارجاعات کلیه مکاتبات شرکت و سازمان خود را پوشش دهید.

نرم افزار اتوماسیون اداری ثبت و گردش مکاتبات داخلی و برونی را در ابعاد مختلف ارائه می کند.سیستم اتوماسیون اداری نرم افزاریست توانا برای مدیریت امور مکاتبات سازمان ها و شركت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و كاربری آسان با مزیت بررسی كارتابل.
در این نرم افزار اتوماسیون اداری سیستم ثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی بایگانی می شود. نرم افزار اتوماسیون اداری با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حركت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است.در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزاراتوماسیون اداری باید داشته باشد از ویژگی های در خور توجه سیستم قابلیت تعریف قالب نامه ها،ارجاعات ،دریافت و ارسال فاکس،سطوح دسترسی بالا،امضا دیجیتال،سرعت بالا، بایگانی سریع ،جستجوی کلمه ای ،سیستم آلارم دهی فوق العاده و … می باشد.

 

امکانات ثبت نرم افزار اتوماسیون اداری

  • ثبت کلیه مشخصات نامه وارده ،صادره،داخلی،پیش نویس ها، مدارک اعم از نوع نامه ، طبقه بندی نامه،ارجاعات و …

  • ثبت یک نامه در تمامی سال های تعریف شده

  • ثبت نامه در تمامی دبیرخانه های تعریف شده

  • چارت سازمانی بصورت درختواره همراه با کدینگ

  • تعریف و ثبت مکاتبات و اطلاعات سازمان ها ، اشخاص، شرکت ها و …

  • تعریف آدرس ها و شماره تلفن های مشتریان در دفترچه تلفن نرم افزار اتوماسیون اداری

امکانات پیوست نرم افزار اتوماسیون اداری

  • پیوست تمامی فایل ها اعم از exel،rar،zip،word،pdf،powerpoint، autocad،و ….

  • پیوست تصاویر بصورت اسکن مستقیم یا بارگذاری از سیستم های شخصی

امکانات ارجاع نرم افزار اتوماسیون اداری

  • ارجاع نامه با استفاده از چارت سازمانی بصورت درختواره و لیستی

  • امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک نامه

  • امکان ارجاع مستقیم بر روی تصاویر نامه

  • ارجاع همزمان یک نامه به چندین واحد یا شخص

  • نمایش تمامی ارجاعات و رونوشت ها در صفحه اصلی با امکان تفکیک آنها

  • امکان ارجاع بصورت گروهی و ارجاع سریع با استفاده از تعریف ارجاعت پیش فرض

  • امکان ارجاع گروهی نامه ها به یک شخص یا اشخاص

  • تهیه فهرستی از عبارت های پر استفاده هر مدیر در سرویس ارجاعات نامه به منظور نوشتن سریع دستورات با استفاده از قالب های متعدد

  • امکان تفکیک و پیگیری نامه های ارجاع شده

  • امکان حذف ارجاع قبل از خواندن نامه در کارتابل مخاطب

  • امکان اضافه کردن مهلت اقدام بر روی نامه ها و پیگیری نامه هایی که مهلت اقدام آنها روبه اتمام است

  • امکان اضافه کردن پیوست به ارجاعات

 

امکانات جستجو نرم افزار اتوماسیون اداری

  • جستسجو بر اساس فیلد های داخل نامه ها به صورت ترکیبی

  • جستجو کلمه ای یا لایکی و رسیدن سریع به هدف کمتر از چند ثانیه (برای اولین بار در ایران)

  • جستجو بر اساس تمامی فیلد ها و مضمون های نامه ها بصورتی ترکیبی یا حتی کلمه ای (برای اولین بار در ایران)

  • جستجوی پیشرفته در دفترتلفن نرم افزار اتوماسیون اداری

امکانات دسترسی نرم افزار اتوماسیون اداری

  • امکان تعریف یک یا چند دبیرخانه متمرکز و غیر متمرکز و دادن دسترسی به هرکدام برای کاربران

  • امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق در تمام صفحات نرم افزار اتوماسیون اداری

  • امکان دسترسی در حذف نامه، مشاهده نامه ، امضا، فکس، و …. برای هر کاربر

امکانات کارتابل نرم افزار اتوماسیون اداری

  • تعریف کارتابل مجزا برای مدیران، کارشناسان، و کارمندان

  • ایجاد زونکن شخصی در کارتابل ها

  • نمایش زونکن های دبیرخانه در کارتابل ها

  • ارجاع سریع و گرو هی در کارتابل

  • امکان تعریف پاراف های از قبل آماده شده برای سرعت بالای ارجاع

  • امضا نامه های ارجاعی

  • نمایش مهلت اقدام نامه ها

  • پیگیری نامه های ارجاع داده شده

  • آلارم ویژه برای نامه های ارجاع شده به کارتابل

  • امکان مشاهده آمار روزانه فعالیت ها در کارتابل

  • مشاهده نامه های امضا شده و خوانده شده در کارتابل

  • امکان درج توضیحات و ویرایش روی پوشه های بایگانی، زونکن ها و نامه ها

  • امکان ثبت نامه های داخلی و پیش نویس با درج مضمون نامه و الصاق فایل تصویری یا متنی (Word) و ارجاع آن به کاربران کارتابل

  • تفکیک نامه های خوانده شد و خوانده نشده در کارتابل

امکانات اسکن و بایگانی نرم افزار اتوماسیون اداری

  • قابلیت اتصال به انواع اسکنر های تک برگی و دسته ای

  • امکان ویرایش بر روی تصاویر اسکن شده و نوشتن متن بر روی تصاویر با استفاده از ادیتور و قلم نوری

  • امکان اسکن تصاویر با فرمتهای tiff و Jpg و ذخیره آن ها بر روی رایانه شخصی

  • امکان خواندن تصاویر گروهی

  • ساخت زونکن های مختلف بصورت درختوار و لیستی

  • کدینگ برای ساخت زونکن

  • دسترسی زونکن ها برای هر کاربر

  • جستجوی سریع و مفهومی زونکن و نامه های زونکن ( برای اولین بار در ایران)

  • امکان بایگانی کردن نامه ها در زونکن های تعریف شده

  • امکان بایگانی گروهی نامه ها در یک زونکن و یا چند زونکن

  • امکان برگشت نامه از زونکن ها

امکانات word نرم افزار اتوماسیون اداری

  • تایپ نامه توسط ویرایشگر word 2010,2013,2016

  • امکان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن نامه ها در نرم افزار word

  • ذخیره قالب و متن فایل های word در بانک اطلاعاتی سیستم

  • امکان گروه بندی قالب ها برای دسترسی سریع

  • امکان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور برای هر دبیرخانه

  • امکان سطوح دسترسی قالب های نامه برای هر کاربر

امکانات گزارشگیری نرم افزار اتوماسیون اداری

  • امکان تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی ، نموداری ، آماری ، جدولی

  • امکان صدور کلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزار های word و Excel

  • گزارش از دفتر اندیکاتور و گزارش از مکاتبات وارده ، صادره، داخلی و …

  • امکان گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت،فرستنده ، گیرنده ، رونوشت، شماره نامه ، …

  • امکان تهیه گزارش از اقدامات و ارجاعات و تهیه گزارش از نامه های اسکن شده و نشده

  • امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک نامه، و گزارشگیری از پروژه های مختلف

  • امکان گزارش های مدیریتی و گزارش از کار های روزانه کاربران

امکانات مدیر سیستم و کاربران نرم افزار اتوماسیون اداری

  • تعریف یک یا چند دبیرخانه متمرکز و غیر متمرکز

  • تعریف پیش کد برای دبیرخانه جهت شماره گذاری نامه های صادره هر دبیرخانه

  • امکان ثبت نامه در سال های مختلف

  • امکان استفاده کاربران متعدد بصورت همزمان

  • امکان تعریف کاربران و تعریف سطوح دسترسی

  • پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت

  • تحت شبکه LAN و Windows 2003,2008,2012, … server

  • پایگاه داده SQL Server 2008,2012,2014

  • چت آنلاین

امکانات فاکس سرور نرم افزار اتوماسیون اداری

  • دریافت فاکس بصورت مستقیم روی سیستم نرم افزار

  • قابلیت ارسال مستقیم فاکس توسط هر کاربر

امکانات مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

  • ثبت کلیه اقدامات برای مشتریان با درج تاریخ و ساعت

  • ارجاع اقدامات و زدن تیکت به یکدیگر

  • بایگانی اقدامات

  • نمایش اقدامات بایگانی شده

  • هشدار برای اقدام جدید

  • دسته بندی نوع اقدام برای مشتریان

  • نمایش سوابق اقدامات

  • دسترسی تلفن ها و مشتریان برای کاربران داخل شبکه

  • سیستم آلارم برای ارجاعات و یا تیکت های جدید

  • کارتابل مجزا برای CRM

  • گزارش بسیار قدرتمند بصورت کلی یا جزی از اقدامات مشتریان

  • چرخش مشتری بصورت نامه در فرآیند اتوماسیون اداری و لینک آن با مشتری و …

  • امکان تنظیم هشداردهی برای اقدامات در روز و ساعت مورد نظر

  • امکان ارسال اقدام مورد نظر به دیگر کاربران به صورت هشداردهی

  • درج قرارداد و درج مبلغ قرارداد و پیوست های آنها

  • درج تاریخ شروع و اتمام قراردادها

  • هشداردهی برای قراردادهای به اتمام رسیده

 

Sending
User Review
3.75 (4 votes)