وبلاگ
نامه اداری چیست و چگونه یک نامه رسمی بنویسیم؟
فهرست محتوا
نامه اداری و نقش آن در مکاتبات
نامه اداری یا نامه رسمی یکی از اصلیترین ابزارها برای مکاتبات درون و برونسازمانی است. با اینکه امروزه کانالهای ارتباطی مختلف و متنوعی برای برقراری ارتباط وجود دارد اما رسمیترین شکل ارتباط هنوز هم نامهنگاری و استفاده از قالبهای رسمی است که به لطف نرم افزار اتوماسیون اداری این کار سهولت پیدا کرده است. نامه اداری میتواند کارکرد درون واحدی، بین واحدی و بین سازمانی داشته باشد. برای نوشتن یک نامه اداری باید موارد مختلفی را در نظر داشته باشیم تا بتوانیم به بهترین شکل هم اصول و اتیکتهای سازمانی را رعایت کنیم و پیام و درخواست خود را به شفافترین حالت ممکن بیان کنیم.
برای اینکه بدانیم نامه اداری چیست و چگونه یک نامه استاندارد بنویسیم همراه این مقاله از آدا همراه باشید.
تعریف و اهمیت نامههای اداری
نامه اداری نوعی از ارتباطات رسمی درون و برون سازمانی است که در قالبهای مختلف فیزیکی و الکترونیکی نوشته و ارسال میشود. اصلیترین هدف نامه اداری بیان درخواست، صدور اطلاعیه و دستورات و هماهنگی بین بخشهای مختلف سازمان است.
وقتی از بخشهای مختلف سازمان صحبت میکنیم، منظورمان سلسله مراتبی است که در داخل یک سازمان، واحد یا تیم وجود دارد. این سلسله مراتب انواع مختلفی دارد که برای بررسی آن باید ساختار سازمان را بشناسیم. اما بهطور کلی در یک سلسله مراتب ارتباطات به شرح زیر است:
- بالا به پایین: از مدیر به اعضا
- افقی: بین اعضای همرده سازمان
- پایین به بالا: از کارشناسان به مدیران
- مورب: بین مدیران و اعضای تیمهای مختلف
- برون سازمانی: بین افراد حقیقی و حقوقی بیرون از سازمان که میتواند به عنوان بالادستی یا پاییندستی تعریف شوند
بیشتر بخوانید: هامش در نامه نگاری اداری
انواع نامههای رسمی که در قالب یک سلسله مراتب سازمانی نوشته یا صادر میشوند نیز به شرح زیر است:
- نامههای بالا به پایین شامل دستورها، اطلاعیهها، بخشنامهها، قوانین
- نامههای افقی: مانند: درخواست برگزاری جلسه هماهنگی،صورت جلسه، ارائه آموزش به اعضای جدید، تامین تجهیزات و…
- نامههای پایین به بالا: مثلا درخواست مرخصی، افزایش حقوق و…
- نامههای مورب: مثلا درخواستها و گزارشهای یکی از اعضای واحد بازاریابی که با تیم توسعه محصول در ارتباط است تا یکی از نیازهای مشتریان را در محصول جدید قرار دهند.
- نامههای برون سازمانی: مکاتبات سازمان با افراد، نهادها و گروههای برون سازمانی، این نهادها میتوانند متولیهای قانونی، تامینکنندگان، بدهکاران، بستانکاران و… باشند
نوشتن نامههای اداری نیاز به دانستن اجزا و ساختار آن است. این ساختار در نامههای مختلف متفاوت است، مثلا زمانی که برای مدیرعامل یک شرکت نامه مینویسیم باید چارچوبهای خاصی را رعایت کنیم، همچنین وقتی برای یکی از اعضای تیم نامهای مینویسیم نیز باید نکات مرتبط را بهخوبی رعایت کنیم. در ادامه به بررسی ساختار و اجزای یک نامه رسمی میپردازیم.
ساختار و اجزای نامه اداری
هر نامه اداری باید دارای بخشهای مشخصی باشد تا پیام به طور کامل و روشن منتقل شود. این بخشها عبارتند از:
- سربرگ و نشان سازمان: شامل نام و نشان سازمان، شماره نامه، تاریخ و پیوستها.
- عنوان گیرنده و فرستنده: نام و سمت گیرنده و فرستنده در این بخش بهطور دقیق ذکر میشود.
- موضوع نامه: عنوان مختصر و واضحی که محتوای اصلی نامه را نشان دهد.
- متن نامه: شامل مقدمه، بدنه اصلی و نتیجهگیری یا بیان مشخص درخواست.
- امضاء و مشخصات امضاءکننده: نام، سمت و امضای نویسنده نامه.
- گیرندگان رونوشت: نام افرادی که باید از محتوای نامه مطلع شوند.
نوشتن نامه اداری در سازمانهای مختلف تابع قوانین و مقررات داخلی آن سازمان است. برای مثال در سالهای گذشته در سازمانهای نظامی قالب نوشتاری نام «از، به» بود؛ به این ترتیب که مقام مافوق همواره در ابتدا و جلوی کلمه از یا به قرار میگرفت و… .
بیشتر بخوانید:گردش مکاتبات اداری
در ادامه به بررسی برخی از بایدها و نبایدهای نگارش یک نامه اداری میپردازیم.
چگونه یک نامه رسمی استاندارد بنویسیم؟
متن اصلی و نکتههایی برای نگارش آن
نامه رسمی محدودیت حجم ندارد، گاهی این نامه میتواند یک گزارش چندین صفحهای باشد یا یک درخواست کوتاه چند خطی، حجم نامه و تعداد سطرها و کلمات آن براساس نیاز نامه و محتوای آن متغیر است. به جز این مورد، سایر مواردی که در ادامه آمده است باید در یک نامه اداری استاندارد وجود داشته باشد: مقدمه، بیان درخواست (دستور یا اطلاعرسانی) و نتیجهگیری. در ادامه به بررسی هر یک از این بخشها میپردازیم:
مقدمه
بخش جداگانهای به نام مقدمه در نامهها وجود ندارد، بهطورکلی یک تا چند خط ابتدایی نامه را بهعنوان مقدمه میشناسیم. در این بخش باید به گیرنده یک آمادگی ذهنی از چیزی که میخواهیم بگوییم بدهیم.
پیام اصلی
اصلیترین محتوای نامه که میتواند دستور، درخواست یا اطلاعرسانی باشد در این بخش نوشته میشود. استفاده از جملات کوتاه، روشن و بدون ابهام به خواناتر و گیراتر شدن نامه کمک میکند.
بیشتر بخوانید: نرم افزار بایگانی
نتیجهگیری
همانطورکه بخش جداگانهای به نام مقدمه نداریم، بخش خاصی با نام نتیجهگیری نیز نداریم. این بخش معمولا در دوسه خط پایانی میآید و هدف نگارنده نامه را به روشنی مشخص میکند.
انواع نامههای اداری
نامههای اداری را براساس محتوا و سطح ارتباطی تقسیمبندی میکنیم، این تقسیمبندی بهطورکلی به شکل زیر است:
۱. براساس محتوا:
- اطلاعی: این نامهها برای انتقال اطلاعات، اعلامیهها یا ابلاغهای مهم ارسال میشوند.
- درخواستی: شامل درخواست خدمات، محصولات یا اطلاعات خاص از گیرنده.
- دستوری: حاوی دستورالعملهای رسمی که باید توسط گیرنده اجرا شود.
- پاسخ به استعلام: پاسخ به سوالات و استعلامهای دریافت شده از طرف سازمانها یا افراد.
- گزارشی: ارائه گزارشهای عملکرد، مالی یا پیشرفت پروژهها.
۲. براساس سطوح ارتباطی:
- درونسازمانی: این نوع نامهها در داخل یک سازمان تبادل میشوند و خود به دو نوع اصلی تقسیم میشوند:
- عمودی: شامل ارتباط از مدیران به کارکنان (از بالا به پایین) یا از کارکنان به مدیران (از پایین به بالا).
- افقی: بین واحدها، دپارتمانها یا همردهها در یک سازمان.
- برونسازمانی: این نامهها میان سازمانها، نهادها، شرکتها و مؤسسات مختلف مبادله میشوند. هدف آنها میتواند همکاری، انعقاد قراردادها، استعلامها، شکایات یا درخواستهای رسمی باشد.
لحن و سبک نگارش در نامههای اداری
انتخاب لحن مناسب در نامههای اداری بسیار مهم است و باید متناسب با سطح ارتباطی باشد:
- ارتباط از بالا به پایین: لحن دستوری و رسمی.
- ارتباط از پایین به بالا: لحن درخواستی و محترمانه.
- ارتباط افقی: لحن رسمی، محترمانه و دوستانه.
اصول و بایدها و نبایدهای نگارش نامه اداری
برای نگارش نامه اداری علاوهبر اینکه باید به چارچوبها و اصول جاری و رویههای شرکت توجه کنید، رعایت موارد زیر نیز الزامی است:
۱. رعایت سلسلهمراتب سازمانی:
همواره باید مسیرهای ارتباطی صحیح و استاندارد را رعایت کرد. ارسال نامه بدون در نظر گرفتن سلسلهمراتب میتواند منجر به بیاعتباری آن شود.
۲. دقت در املاء و نگارش:
رعایت قواعد املایی، استفاده صحیح از علائم نگارشی و حفظ ساختار دستوری جملات از الزامات مهم در نگارش نامههای اداری است. هرگونه خطای املایی یا نگارشی، اعتبار نامه را زیر سوال میبرد.
۳. شفافیت و اختصار:
مطالب باید بدون ابهام، واضح و مختصر بیان شوند. از زیادهگویی، تکرار و استفاده از کلمات زائد باید پرهیز شود.
۴. رعایت لحن رسمی:
نامههای اداری باید با لحنی محترمانه، رسمی و متناسب با جایگاه مخاطب نوشته شوند. استفاده از لحن محاورهای، تعابیر غیر رسمی یا جملات احساسی نامناسب است.
بیشتر بخوانید:نرم افزار دبیرخانه
۵. استفاده از جملات دقیق و منطقی:
همه مطالب باید به طور منطقی و متناسب با موضوع بیان شوند. هرگونه اظهار نظر شخصی یا اطلاعات غیرمستند باید حذف شود.
۶. حفظ ساختار مناسب:
هر بخش از نامه باید دارای ساختاری منظم و پاراگرافبندی مناسب باشد. استفاده از تیترها، شمارهگذاری و تنظیم صحیح حاشیهها توصیه میشود.
۷. استفاده از زبان رسمی و روان:
جملات باید ساده، روشن و قابل فهم باشند. باید از بهکارگیری کلمات سخت، اصطلاحات قدیمی یا واژههای بیگانه غیرضروری خودداری شود.
۸. توجه به هدف و مخاطب:
هر نامه باید متناسب با هدف ارسال و سطح ارتباطی با گیرنده نوشته شود. لازم است محتوای نامه برای مخاطب هدفگذاری شده و نیازهای او را در نظر بگیرد.
۹. صحت اطلاعات و مستندات:
اطلاعات ارائهشده باید دقیق و مستند باشد. استفاده از دادههای نادرست یا اطلاعات ناقص به اعتبار نامه آسیب میزند.
۱۰. نتیجهگیری واضح:
در انتهای نامه باید خواستهها، دستورات یا نتایج مورد انتظار به وضوح ذکر شوند تا گیرنده بتواند بهدرستی به نامه پاسخ دهد.
نقش فناوری در بهبود مکاتبات اداری
یکی از مهمترین نرمافزارهایی که فرایند نوشتن، ارسال و دریافت انواع نامه اداری را آسان کرده است، نرمافزار اتوماسیون اداری مایسا است. در این نرمافزار شما میتوانید انواع مختلفی از قالبهای آماده را برای نامههای مختلف داخلی و بیرونی کسبوکارتان آماده کنید و آنها را در لحظه فراخوانی و نامه خود را در سریعترین و سادهترین شکل ممکن نگارش کنید.
نرم افزار مایسا بیش از دهها سیستم و زیرسیستم مختلف را در اختیار شما میگذارد تا بتوانید بخشهای مختلف کسبوکارتان را به بهترین و بهینهترین شکل ممکن مدیریت کنید. برای دریافت دموی رایگان این نرم یا دریافت مشاوره از متخصصان ما میتوانید با ما تماس بگیرید.
مقالات مرتبط
فهرست محتوا1 نامه اداری و نقش آن در مکاتبات2 تعریف و اهمیت نامههای اداری3 ساختار و اجزای نامه اداری4 چگونه
