هر آنچه در مورد نرم افزار دبیرخانه و سایر نرم افزارهای آدا باید بدانید

نوشته شده توسط شرکت نرم افزاری آدا

تاریخ : 22/10/2020

نرم افزار دبیرخانه یک نرم افزار اتوماسیون اداری

اگر مدیر یک شرکت یا سازمان هستید لازم است در مورد نرم افزارهای اتوماسیون اداری بیشتر اطلاع داشته باشید. برای مثال یکی از این نرم افزارها نرم افزار دبیرخانه است. با استفاده از این سیستم کارها را میتوانید به صورت اتوماتیک و خودکار انجام دهید که همین باعث میگردد در وقت خود بسیار صرفه جویی کرده باشید که در نهایت آن باعث میشود کار شما بهتر شود و سرمایه افزایش پیدا کند. به طور کلی یک سیستم اتوماسیون اداری مبتنی بر کامپیوتر است که شامل نرم افزارهای مختلف میشود.

هر کدام از این نرم افزارها وظیفه ای خاص را از ثبت اطلاعات گرفته تا بایگانی آنها بر عهده دارند. امروزه اکثر کارها به صورت مکانیزه انجام میشوند و کارهای دستی به صورت سابق کم شده اند. اگر میخواهید از این تکنولوژی ها عقب نمانید تا انتها با ما همراه باشید تا اطلاعات مفیدی در زمینه این نرم افزارها به شما بدهیم. همانطور که گفته شد اتوماسیون اداری از بخش های مختلف تشکیل شده است که نرم افزار دبیرخانه یکی از این بخش ها یا همان ماژول ها میباشد.

نرم افزار دبیرخانه چیست

نرم افزار دبیرخانه در دبیرخانه شرکت ها و سازمان ها به کار میرود. به صورت کلی در سراسر جهان بسیاری از این واحدها در سازمان های مختلف وجود دارند که همگی از این نرم افزار استفاده میکنند. این نرم افزار نیز مانند سایر نرم افزارها در جهت آسان تر شدن امور به وجود آمده است. استفاده از آن در هر سازمانی به عنوان یک راه حل موفقیت آمیز به شمار می‌رود. دبیرخانه یک سیستم پایگاه داده است. برای تسلط بر این داده ها کافی است این نرم افزار استفاده شود تا مدیریت به نحو احسن و در کمترین زمان ممکن صورت گیرد. همچنین نرم افزار دبیرخانه به افراد کمک میکند تا وظایف مهم خود مثل کنترل جلسات هیئت مدیره و بسیاری موارد دیگر را تحت کنترل خود بگیرند.

نرم افزار دبیرخانه

امکانات نرم افزار دبیرخانه چیست

اگر قصد این را دارید که برای واحد مربوطه از نرم افزار دبیرخانه استفاده کنید به احتمال زیاد دلتان میخواهد در مورد امکاناتی که قرار است در اختیارتان قرار گیرد، بیشتر بدانید. در این بخش ما برای شما امکاناتی که این نرم افزار برای جامع بودن باید داشته باشد را به شما بگوییم.

کنترل اطلاعات

منظور از کنترل اطلاعات فرآیندهایی است که بر روی اطلاعات صورت میگیرد. همانطور که در بالا به آن اشاره شد در دبیرخانه داده ها نقش مهمی را ایفا میکنند. پس یکی از مهمترین کارایی این نرم افزار به داده ها بر میگردد. با استفاده از این نرم افزار میتوانید داده ها را به راحتی اضافه، حذف و ویرایش کنید و از این طریق بر روی داده ها کنترل لازم و کامل را داشته باشید.

دسته بندی اطلاعات

یکی دیگر از ویژگی های نرم افزار دبیرخانه این است که میتوانید داده ها یا به عبارتی همان اطلاعات را دسته بندی کنید. به این صورت که نامه ها، سندها، گزارشات و هر آنچه لازم به ثبت است را شماره گذاری کنید تا در صورت لزوم به راحتی بتوانید به آن دسترسی داشته باشید. دسترسی راحت به اطلاعات یکی دیگر از ویژگی های آن به حساب می آید که به راحتی میتوانید جستجو کنید و به اطلاعات در کوتاهترین زمان ممکن برسید. همچنین می توانید اسامی و شماره تلفن ها و بسیاری موارد دیگر را نیز دسته بندی نمایید. پس از این بابت که با وجود آن قرار است به تمام اطلاعات موجود نظم دهید، خیالتان راحت باشد.

امکانات نرم افزار دبیرخانه

فرم سازی

نرم افزار دبیرخانه باید این امکان را به کاربر بدهد که بتواند فرم سازی کند و موارد زیادی را به فرم اضافه سازد. همچنین فرم های نامحدود به برنامه اضافه کند. فرم های آماده به عنوان الگو داشته باشد و امکان افزودن پوشه کار نامحدود به برنامه را فراهم سازد، علاوه بر آن برنامه هایی مثل word، pdf و … به آن پیوست داده شود. تمام این موارد که به آن اشاره شد برای اینکه یک نرم افزار کارایی داشته باشد، نیاز است.

نرم افزار دبیرخانه کارآمد چگونه است؟

در کنار تمام امکاناتی که یک نرم افزار دبیرخانه خوب باید داشته باشد کارآمد بودن آن نیز مهم است. این کارآمد بودن به معنای این است که آن نرم افزار باید بتواند همزمان چند دبیرخانه را با هم مدیریت کند و نسخه های تحت وب و موبایل داشته باشد تا بتواند کارایی بالاتری را برای کاربر فراهم سازد. به عبارتی زمانی که از ساده بودن این نرم افزار صحبت میشود منظور این است که کارکردن با آن آسان باشد. این بدان معنا نیست که خود نرم افزار ساده است. نرم افزار همانطور که به آن اشاره شد با داشتن بخش ها و امکانات زیاد باید کارایی بالایی داشته باشد.

نرم افزار بایگانی چیست

علاوه بر نرم افزار دبیرخانه نرم افزار دیگری که بسیار کاربردی است، نرم افزار بایگانی میباشد. این برنامه نرم افزار ذخیره سازی است که ترکیبی از مواردی مثل اسناد، گزارش های مالی، ایمیل ها و … را بایگانی میکند. زمانی که از این نرم افزار برای بایگانی استفاده میشود انتقال و ذخیره سازی اطلاعات خیلی با سرعت بیشتر انجام میشود. این افزایش سرعت باعث میگردد در زمان صرفه جویی شود و همچنین به طور کامل بر امور تسلط داشته باشید. در نهایت تمام اینها باعث میشود بهره وری سازمان بالا رود. این نرم افزار در کنار نرم افزارهای دیگر مثل نرم افزار دبیرخانه برای هر سازمانی حیاتی به حساب می آید.

نرم افزار بایگانی

امکانات نرم افزار بایگانی

این نرم افزار نیز برای اینکه بتواند بهترین شرایط را فراهم کند امکانات زیادی را دارا میباشد. از امکاناتی که این نرم افزار دارد میتوان به موارد زیادی اشاره کرد. نرم افزار بایگانی پرونده ها را به ترتیب ذخیره میکند. حتی در انواع پیشرفته آن بایگانی پرونده ها به صورت خودکار صورت میگیرد. اگر یکی از مشکلات شکل فضای ذخیره سازی است این برنامه شرایطی را فراهم میکند که پرونده ها را در فضای کمتری در سیستم ذخیره شوند. برنامه این کار را به شیوه های مختلف که یکی از آنها فشرده سازی است، انجام میدهد.

چرا به نرم افزار بایگانی نیاز داریم؟

شاید به دلیل اسم این نرم افزار به اشتباه فکر میکنید که این نرم افزار فقط برای بایگانی و کتابخانه است اما باید بگوییم چنین نیست. این نرم افزار برای هر سازمانی که به ذخیره سازی پرونده یا بایگانی اطلاعات شرکت نیاز دارد، مانند دانشگاه ها، موزه ها، موسسات تحقیقاتی، سازمان های رسانه ای، موسسات حقوقی، موسسات مراقبت های بهداشتی، سطوح مختلف دولتی و … به کار میرود. با استفاده از این نرم افزار میتوانید فراتر از یک مخزن سند را ایجاد کنید، شما میتوانید انواع سند را ذخیره کنید و در صورت لزوم به جستجوی آن بپردازید. به همین دلیل بسیار کاربردی و مفید است.

جایگاه نرم افزار اتوماسیون وب

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی  همانطور که پیشتر به آن اشاره کردیم جزء نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب به حساب می آیند. امروزه این نرم افزارها توسط بسیاری از مراکز و سازمان ها مورد استفاده قرار میگیرند. باید بدانید عصر کاغذ بازی دیگر تمام شده است. سیستم کاغذی که در گذشته وجود داشت یک سری محدودیت ها مثل محدودیت مکانی و زمانی ایجاد میکرد. اما سیستم های اتوماسیون اداری امروزه تمام این محدودیت ها را از میان برداشته است. اگر شما هم میخواهید از بند این محدودیت ها خلاص شوید بهتر است محیط کار خود را به این سیستم مجهز نمایید.

به روز بودن یکی از رموز موفقیت است چون اگر بخواهید از آن عقب بمانید رقیبان از شما جلو خواهند زد. با توجه به تمام مطالبی که تا به اینجای این مقاله متوجه شدید میتوانید با استفاده از این نرم افزارها امکانات وسیعی را در اختیار بگیرید. اکنون ما برای شما نسخه ای از این نرم افزارها و به طور کلی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب را در نظر گرفته ایم که تمام این امکانات را برایتان فراهم کند.

نرم افزار اتوماسیون اداری

شرکت نرم افزاری آدا

شرکت نرم افزاری آدا انواع نرم افزارها مثل نرم افزار دبیرخانه، نرم افزاری بایگانی و نرم افزار اتوماسیون اداری را ارائه میدهد. نرم افزار همانطور که به آن اشاره کردیم باید در عین اینکه کارکرد ساده دارد اما امکانات وسیعی را ارائه دهد. از این رو سعی کردیم برای شما نرم افزارها را طوری برنامه نویسی و طراحی کنیم که هم بتوانید با آنها به راحتی کار کنید و هم کارکرد مفید برای شما داشته باشد. در ادامه برخی از امکانات نرم افزارهای خود را به طور مختصر برای شما شرح میدهیم.

ویژگی نرم افزارهای آدا

نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار بایگانی اسناد و نرم افزار اتوماسیون اداری که توسط شرکت ما ارائه میشود امکان اینکه چند کاربر به طور همزمان به آن دسترسی داشته باشند را فراهم میکند. سرعت بالایی دارند و همین باعث میشود کارهای شما در کمترین زمان ممکن صورت گیرد. انواع کسب و کارهایی که در بالا به آن اشاره شد و بسیاری موارد دیگر را تحت پوشش خود قرار میدهد. آنها به روز هستند و بسیار پیشرفته میباشند. طوری طراحی شدند که فضای کاربری ساده داشته باشند تا شما به راحتی بتوانید با آن ارتباط برقرار کنید و بسیاری موارد دیگر که میتوانید در بخش امکانات نرم افزارها آن را مشاهده کنید. برای اینکه بتوانید این نرم افزارها را تهیه کنید کافی است به ما مراجعه نمایید.

 

0 نظر

ارسال نظر

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *