نکاتی که می بایست به هنگام دریافت، ثبت و ارسال نامه های وارده و صادره مورد توجه قرارگیرد

 

  • درهنگام دریافت نامه ، نام و نام خانوادگي خوانا و قابل استناد باشد.
  • نامه حتماً‌ داراي امضا‌ باشد تا سنديت پيدا نمايد.
  • نامه حتماً داراي شماره تماس ثابت يا همراه متقاضي باشد تا در صورت لزوم تماس حاصل گردد.
  • اگر نامه‌اي داراي پيوست بود حتماً پيوست‌ها كامل و خوانا به نامه ضميمه گردد، نظیر لوح فشرده، گزارش و…
  • در نامه‌هاي مردمي حتماً نشانی و منطقه جغرافیایی (شهری) مربوط  مشخص گردد.
  • در تقاضاهاي مردمي اگر اشاره اي به تخفيف عوارض و… بود حتماً تصوير فرم عوارض و… ضميمه گردد.
  • در هنگام اخذ نامه از متقاضیان حتما شماره پرونده ،پلاک ثبتی ، شماره شناسایی ملک ، تلفن تماس وآدرس دقیق ملک دریافت گردد.
  • اگر متقاضی شکایتی از فرد یا ملکی داشته باشد باید پس از رویت کارت شناسایی و صحت امضاء اقدام به اخذ و ثبت نامه نمود.
  • در نامه هایي كه متقاضي درخواست مساعدت مالي دارد حتماً ۱- شماره تماس ۲- نشانی ۳- كدملي (تصوير آن) اخذگردد.
  • تاريخ نامه ها باید به روز باشد و از گرفتن نامه هایي با تاريخ گذشته خودداري گردد (حداکثر ۱ماه ) ودرصورت نیاز با هماهنگي مسئول دبيرخانه اقدام گردد.

توضیح : نامه هایی که از طریق پست یا وزارت امورخارجه دریافت می گردد شامل این بند نمی شود.

  • درخواست هایی كه متقاضي در آن وقت ملاقات از مقام بالاتر را خواستار است حتماً سوابق و درخواست خود را ضميمه نامه نمايد.
  • اگر فردی به عنوان نماينده محله‌، مجتمع و… مكاتبه نمود، بايد امضاء‌ نمايندگان آن محل نيز ضميمه گردد، در غير اين صورت، نامه شخصي محسوب شده و ثبت مي گردد.
  • نامه هايي كه مربوط به كاركنان شاغل در شهرداري مي باشد، حتماً شماره پرسنلي،‌ نوع استخدام و محل خدمت در درخواست قيد گردد.
  • کلیه نامه های صادره و وارده مجموعه باید از طریق دبیرخانه مرکزی آن واحد ثبت و صادرگردد.
  • كليه دبيرخانه هاي شهرداري ، موظف هستند دستگاه نمابر(فکس ) خود را به صورت اتوماتیک قرار دهند حتي در مواقع تعطيلی يا بعد از ساعات كاري.
  • از ارسال و دریافت نمابر (فکس) ناقص و ناخوانا خودداري گردد.
  • از دريافت نمابر( فکس) ناقص خودداري و در صورت دريافت، قبل از ثبت با متقاضي يا ارگان فرستنده تماس و اطلاعات كامل اخذ گردد.
  • نمابرهاي (فکس های ) فوري در اولويت قرار گرفته و بر روي آن كلمه آني، فوري درج گردد.
  • بعد از ارسال نمابر (فکس ) فوری حتماً‌ تاييديه آن اخذ و ضميمه سوابق گردد.
  • واحدهایی که سیستم اتوماسیون اداری دارند از ارسال نامه ها به صورت کاغذی (نمابر) در

ساعات اداری و غیر اداری خودداری نمایند و دبیرخانه نیز حق ثبت نامه های فوق را ندارند.

  • مهر نمابر (فکس ) بر روي نامه هایی که نیاز به ارسال کاغذی دارد حتماً زده شود.
  • پس از ارسال نمابر (فکس) ، در سيستم اتوماسيون نيز ساعت و زمان ارسال درج گردد.
  • پس از ارسال نمابر (فکس ) در صورت نیاز به ارسال کاغذی ، مستندات آن نيز سريعاً به واحد مربوط ارسال گردد.
  • شماره نامه، نام فرستنده، محل فرستنده، تاريخ، خوانا و درست باشد در غير اين صورت به مبدا نامه اعلام تا اصلاحات انجام شود
  • پاكت نامه‌هايي كه به صورت مستقيم، شخصاً مفتوح و محرمانه نمي باشد حتماً در دبيرخانه باز و ثبت گردد.
  • از پیوست نمودن برگه های اضافي و تكراري در نامه هایي كه برای توشيح به بالاترين مقام ارسال مي گردد، خودداري گردد.
  • از زدن آرم نامه در وسط نامه (متن) جداً خودداري گردد.
  • از گرفتن نامه هاي كم رنگ، ناخوانا جداً خودداري گردد.
  • پس از شماره كردن نامه‌هاي مردمي، شماره آن تحويل متقاضي و از دادن تصوير نامه به متقاضيان خودداري گردد.
  • از ثبت نامه هاي تكراري وبدون امضاء و نامه هاي بدون عنوان و ناخوانا خودداري گردد.
  • کاربران موظف هستند کلیه متن نامه را درهنگام ثبت مطالعه نمایند.
  • نامه هاي موسسات، هيئت ها، و مساجد، حدالمقدور در سربرگ و حتما با مهر و امضا معتبر باشد.
  • در هنگام ثبت نامه هاي موسسات، هیئت ها و… حتما شماره ثبت آن موسسات درج گردد.
  • قبل از ثبت نامه ها حتماً مشخصات نامه جستجو گردد و در صورت وجود سابقه با سوابق مرتبط گردد.

توضیح : ارتباط سوابق براساس موضوع نامه بوده و از ارتباط سوابق غیر مرتبط خودداری گردد.

  • در متن نامه اگر اشاره اي به مكاتبات قبلي باشد، حتماً درثبت مرتبط گردد.
  • درصورتي كه درخواست كننده نامه از برادران و خواهران جانباز و خانواده شهداء باشند حتماً تصوير كارت معتبر جديد را پيوست نمايند.
  • در صورتی که در نامه‌اي پی‌نوشت وجود داشته باشد و صراحتاً به عنوان مسئول مربوط نوشته
  • شده است فرستنده نامه پي‌نوشت كننده محسوب شده و نام شخص معرفی شونده در کلید واژه و موضوع وارد گردد.
  • دستورات صادر شده برروی نامه ها حتما باید به صورت یک نامه صادره تایپی، ابلاغ گردد.

توضیح: از ارسال دستورات به صورت پی نوشت به خارج از مجموعه /سازمان/ منطقه/ شرکت خودداری گردد.

  • مهر ثبت دبيرخانه در منتهي اليه سمت راست نامه زده شود. توجه: (با نوشته هاي ديگر ادغام نگردد.)
  • کلیه دبیرخانه ها موظف به داشتن مهر برجسته با عنوان سازمان مربوط و همچنین داشتن یک مهر واحد بوده و کلیه رسید  نامه ها با این مهر مشخص گردد.

توضیح :  مسئولیت نگهداری ونظارت بر مهر برجسته برعهده رئیس دبیرخانه می باشد.

  • نامه پس از ثبت حتماً به صورت كامل اسكن گردد.
  • نامه هایی که نیاز به ارجاع دارند با نظر مسئولين دبيرخانه يا مدير مجموعه اقدام گردد.
  • نامه هایی که در دبیرخانه ثبت می گردند کاغذی آن ها در دبیرخانه بایگانی و سیستمی جهت انجام مراحل اداری به  قسمت های مربوط ارسال گردد.
  • نامه های که دارای نقشه ،لوح فشرده ،گزارش(بیشتر از ۲۰برگ ) ،پرونده و… می باشند سیستمی و کاغذی اقدام گردد.
  • درصورت داشتن ایراد درنامه های برون سازمانی بدون ثبت نمودن نامه به مبدا عودت داده وعلت عودت را در شرح ارسال قید نمایید.
  • درصورت عودت نامه های برون سازمانی، نامه های فوق در کارتابل ثبت دبیرخانه «پیام های ارتباط» قرار می گیرد.
  • نامه های تایپی (صادره )که به صورت اتوماسیونی دریافت می گردد درصورت داشتن اشکال با ذکر اشکال

مورد نظر (شرح ارسال) بلافاصله به مبدا عودت داده تا نسبت به رفع آن اقدام نمایند.

توضیح : نامه های تایپی که بازه زمانی دارند باتماس تلفنی مرتفع گردد.

  • نامه هاي مالي كه فاکتور، صورت وضعیت و… ضمیمه آن ها می باشد، حتماً اسكن گردد.
  • نامه هاي مالی كه پیوست آنها چك یا اوراق بهادار مي‌باشد به لحاظ رعایت مسائل امنيتي پیوست آن اسكن نگردد.
  • نامه هاي فوري در هنگام ثبت در اولويت قرار گرفته و حتماً در ثبت، فوريت نامه مشخص گردد.
  • كليه نامه هاي تاريخ دار(دعوتنامه ،جلسه و…) جزء‌ نامه هاي فوري يا آني تلقي شده و سريعاً ثبت و سیستمی اقدام گردد.
  • نامه تايپي درمبدا بعد از امضاء به صورت سيستمي ارسال گردیده و درصورت عدم امکان ارسال به

مقصد به دلیل لینک نبودن با سیستم اتوماسیون اداری از طریق كاغذي اقدام گردد.

  • نامه های تایپی که می بایست سیستمی بعد از امضاء به مقصدنامه ارسال گردد باید به کارتابل

ثبت دبیرخانه واحد مربوط (مقصد) ارسال شده و از ارسال سیستمی به کارتابل های دیگر خودداری گردد.

  • كليه نامه‌هایی که نیاز به ارسال کاغذی به واحد دیگری دارند، در پاکت در بسته ارسال گردند.

توضیح: در هنگام اخذ رسيد حتماً نام و مشخصات، ساعت و تاريخ ، تعداد پیوست نامه ها، نوع آن ها لوح فشرده و… در رسيد نامه‌ها قيد گردد.

  • از ارسال رونوشت های نامرتبط با نامه خودداری شود.
  • از ارسال رونوشت احکام و اطلاعیه های داخلی مربوط به حوزه به واحدهای دیگر خودداری گردد.
  • از ارسال پیام تبریک ، ترحیم وتسلیت به وسیله سیستم اتوماسیون اداری خودداری گردد.
  • کلیه نامه های برون سازمانی و بین دبیرخانه ای باید به صورت سیستمی وبا امضاء از طریق

سیستم اتوماسیون اداری ارسال شود و دبیرخانه ها موظف می باشند نامه های صادره دستی اسکن شده را عودت دهند.

توضیح: احکام پرسنلی و انتصاب از این قاعده مستثنی می باشد.

  • ارسال نامه ها به صورت اتوماسیون اداری از معاونت ها / سازمان ها / شرکت ها و موسسات،

سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات و موسسه فناوران  وبالعکس به صورت ارسال برون سازمانی  می باشد.

  • ارسال نامه ها به صورت اتوماسیون اداری در بین معاونت ها / سازمان ها / شرکت ها و موسسات با هم به صورت بین دبیرخانه ای می باشد.
  • نامه های تایپی (صادره) که از طریق ارسال بین دبیرخانه ای و یا برون سازمانی جهت معاونت مالی و اداری ،
  • معاونت حقوقی و شورا، اداره کل دفتر شهردار تهران ، هسته گزینش، حراست کل ، اداره کل امور مالی ،

اداره کل حقوقی ارسال میگردد باید در هنگام ارسال با «تصویر سند» ارسال شود.

  • کلیه مکاتبات با سازمان های خارج از شهرداری می تواند به صورت سیستمی و از طریق پروتکل ECE انجام پذیرد و نیازی به ارسال کاغذی نامه ها نباشد

توضیح جهت ارسال نامه ها از طریق ECE به سازمان های خارجی باید سازمان مورد نظر نیز از این پروتکل استفاده نماید.

  • کلیه نامه های ثبت شده در دبیرخانه بعد از صحت سنجی اطلاعات باید توسط کارشناس دبیرخانه قفل شود. (غیرقابل ویرایش)
  • نامه های ثبت شده در دبیرخانه به عنوان نامه وارده که از طریق ارسال برون سازمانی اخذ شده اند،

قابلیت عودت از طریق ارسال برون سازمانی نداشته و جهت ارسال باید نامه تایپی ایجاد و ارسال گردد.

توضیح : نامه های موجود درپوشه دریافت قبل از ثبت باید توسط کارشناس مربوط صحت سنجی شده و درصورت وجود هرگونه مشکل عودت داده شود.

  • درصورت ارسال نامه از یک سازمان به سازمان دیگر ، نامه مورد نظر بسته شده و قابل ویرایش نمی باشد.

توضیح : درصورتی که نامه از تایید به امضاء به صورت خودکار ارسال شود و هم زمان تاییدکننده ، نامه را به فردی

خارج از سازمان خود ارسال نماید نامه بسته شده و توسط امضاء کننده قابل ویرایش نمی باشد.

  • با توجه به برقراری ارتباط سیستمی بین شورای اسلامی شهرتهران با شهرداری تهران کلیه مکاتبات انجام شده

با شورای اسلامی شهرتهران باید از طریق اداره کل دفتر شهردار تهران (دبیرخانه مرکزی ) انجام گیرد.

  • کلیه مکاتبات شورای اسلامی شهر تهران از طریق سیستم اتوماسیون اداری ثبت و از طریق ارسال برون سازمانی

به دبیرخانه مرکزی ارسال می گردد و دبیرخانه فوق نیز پس از ثبت ، نسبت به ارسال نامه های فوق به مبادی ذیربط اقدام می نماید.

  • کلیه تغییرات مدیریتی درمجموعه می بایست بلافاصله بوسیله راهبر سیستم درسیستم اصلاح گردد تا از ارسال نامه به مدیر قبلی جلوگیری به عمل آید.
  • کاربران موظف اند درصورت بروز خطا در سيستم به راهبر (ADMIN) حوزه اعلام تا نسبت به رفع

مشکل اقدام نمایند و از تماس مستقیم با سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات خودداری نمایند.

توضیح: درهنگام پیغام خطا سعی گردد نوع پیغام خطا و مراحل ايجاد آن را به صورت كامل اعلام تا

درصورت نیاز سازمان فناوري  اطلاعات و ارتباطات بررسی و برطرف نماید.

  • راهبران سیستم اتوماسیون اداری موظف هستند درکلاس های توجیهی که درسازمانفناوری اطلاعات و ارتباطات برگزار می گردد

شرکت نموده و در صورت تغییر در آیتم های سیستم به کاربران، آموزش های لازم را ارائه دهند.

  • ازثبت واسکن نامه های محرمانه درسیستم اتوماسیون اداری خودداری گردد.
  • از ارسال نامه هاي محرمانه به صورت نمابر (فکس) جداً‌ خودداري گردد.
  • نامه هاي محرمانه حتماً در دبيرخانه محرمانه ثبت و اسكن گردد و از ثبت نامه های عادی که دارای سوابق محرمانه می باشد خودداري گردد.
  • نامه هاي محرمانه به صورت پاكت دربسته و از طريق دبيرخانه محرمانه ارسال گردد.
  • نامه هاي كه به صورت محرمانه ارسال مي گردد حتماً پاسخ آن نيز به صورت محرمانه داده شود.
  • نامه هایی که می بایست از طریق سیستم پیام دولت ارسال گردد به صورت موازی اقدام گردد.

 

گردش مکاتبات مالی در سیستم اتوماسیون اداری به شرح ذیل می باشد:

  • کلیه نامه های مالی به صورت سیستم اتوماسیون اداری امضاء و با ایجاد تصویر سند ارسال می گردد.
  • نامه های مالی که نیاز به ارسال ضمائم (پیوست ) ندارند به صورت اتوماسیونی ایجاد وپس از امضاء ارسال می گردد.
  • نامه های مالی که دارای مستندات ذیل می باشد به صورت موازی (سیستمی وکاغذی ) ارسال  می گردد:

 

۱- اصل مستندات مربوط به افتتاح حساب بانکی.

۲- اصل ترازنامه ، صورت درآمدها و هزینه ها.

۳- اصل آمار وعملکرد، صورت های مالی ، صورت های مالی تجمیعی و تلفیقی ،گزارش عملکرد درآمدی

۴- اصل تاییدیه مدیران.

۵- اصل تفریغ بودجه و بودجه مصوب.

۶- اصل گزارشات حسابرسی ، داخلی ، مستقل، اصلاح حساب.

۷- اصل گزارشات سالانه مجموعه ها

۸- فرم های معاملات درون گروهی به همراه لوح فشرده .

۹- اصل گزارش درآمدهای حریم به تفکیک مناطق وکدهای اخذ شده شهرداری تهران .

۱۰- اصل گواهینامه های آموزشی.

۱۱- صورتجلسه مربوط به اهداء اموال به واحدهای ذیربط

۱۲- اصل فرم های تسویه حساب بازنشستگان ، حسن انجام کار، بیمه ، مالیات.

۱۳- نامه های اجرائیه دادگاه

۱۴- اصل اظهارنامه ها واسناد مربوط به آن

۱۵- اصل اسناد مربوط  به کسراز بدهی

۱۶- اصل اسناد مثبته درخصوص سود سهام ، تسویه حساب ، تسویه حساب با خودروهای واگذاری، استرداد عوارض.

۱۷- اصل مستندات واگذاری (فروش) املاک ، خودرو ، اثاثیه ومنصوبات ، ماشین آلات وتجهیزات و همچنین ضایعات حاصل از اجرای طرح ها.

۱۸- اصل مستندات فهرست اموال اسقاطی و مازاد اغلامی از واحدهای اجرایی.

۱۹- اصل احکام برداشت های قضایی از حساب های بانکی شهرداری.

۲۰- نامه های مربوط به  مواد ۱۶و۱۷٫

۲۱- اصل احکام کارگزینی ، ماموریت ها، انتقال.

۲۲- اصل احکام صادره مربوط به کمیسیون ها ی ماده ۱۰۰، ۳۸، ۱۲،۷۷،۵

توضیح ۱: منظور از ارسال کاغذی ، نامه ایجادشده در اتوماسیون  پس از امضاء سیستمی ، توسط دبیرخانه یک نسخه

چاپ گرفته شده و با مهر برجسته به مستندات الصاق و ارسال می گردد.

توضیح۲: منظور از ارسال مستندات فوق به دلیل وجود اصل امضاء درآنها می باشد.

 

گردش مکاتبات حقوقی درسیستم اتوماسیون اداری به شرح ذیل می باشد:

کلیه مکاتبات اداری مربوط به اداره کل حقوقی به استثناء موارد ذیل قابل ارسال و دریافت از طریق سیستم اتوماسیون اداری می باشد.

توضیح : موارد ذیل باید به صورت موازی (سیستمی و کاغذی) ارسال گردد :

  • مکاتباتی که با معاونت ها ، سازمان ها ، ادارات کل صورت می گیرد و پرونده ملکی یا اصل مستندات ضمیمه آن می باشد، اعم از وارده یا صادره.
  • مکاتبات باسازمان ها و مراجع خارج از شهرداری تهران که به شرح ذیل می باشند.:
    ۱-۲- مکاتبات با سازمان ها و مراجع قضائی و انتظامی و محاکم دادگستری و ثبت
    ۲-۲- کلیه اوراق قضائی اعم از:
  • آراء صادره از سوی دادگاه ها
  • اخطاریه ها و احضاریه های مراجع و محاکم قضائی
  • آراء دستور موقت دادگاه ها ودیوان عدالت اداری
  • دادخواست های دیوان عدالت اداری ولوایح دفاعیه