نرم افزار دبیرخانه

ثبت انواع نامه ها ، اسناد ، مدارک و فرم ها – کار اصلی نرم افزار دبیرخانه

• ثبت کلیه مشخصات نامه وارده ،صادره،داخلی،پیش نویس ها، مدارک اعم از نوع نامه ، طبقه بندی نامه،ارجاعات و …
• ثبت یک نامه در تمامی سال های تعریف شده
• ثبت نامه در تمامی دبیرخانه های تعریف شده
• چارت سازمانی بصورت درختواره همراه با کدینگ
• تعریف و ثبت مکاتبات و اطلاعات سازمان ها ، اشخاص، شرکت ها و …
• تعریف آدرس ها و شماره تلفن های مشتریان در دفترچه تلفن نرم افزار دبیرخانه

قابلیت های ارجاع

• • ارجاع نامه با استفاده از چارت سازمانی بصورت درختواره و لیستی
  • امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک نامه
  • امکان ارجاع مستقیم بر روی تصاویر نامه
  • ارجاع همزمان یک نامه به چندین واحد یا شخص
  • نمایش تمامی ارجاعات و رونوشت ها در صفحه اصلی با امکان تفکیک آنها

جستجوی پیشرفته – اصلی ترین قسمت در نرم افزار دبیرخانه

• جستجو بر اساس فیلد های داخل نامه ها به صورت ترکیبی

• جستجو در زونکن های مختلف

• جستجو کلمه ای یا لایکی و رسیدن سریع به هدف کمتر از چند ثانیه (برای اولین بار در ایران)

• جستجو بر اساس تمامی فیلد ها و مضمون های نامه ها بصورتی ترکیبی یا حتی کلمه ای (برای اولین بار در ایران)

• جستجوی پیشرفته در دفترتلفن نرم افزار دبیرخانه

امکانات گزارشگیری

• امکان تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی ، نموداری ، آماری ، جدولی

• امکان صدور کلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزار های Word و Excel

• گزارش از دفتر اندیکاتور و گزارش از مکاتبات وارده ، صادره، داخلی و …

• امکان گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت،فرستنده ، گیرنده ، رونوشت، شماره نامه ، …

• امکان تهیه گزارش از اقدامات و ارجاعات و تهیه گزارش از نامه های اسکن شده و نشده

• امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک نامه، و گزارشگیری از پروژه های مختلف

• امکان گزارش های مدیریتی و گزارش از کار های روزانه کاربران

 اسکن و آرشیو اسناد – ماژول پر استفاده در نرم افزار دبیرخانه

• قابلیت اتصال به انواع اسکنر های تک برگی و دسته ای
• امکان ویرایش بر روی تصاویر اسکن شده و نوشتن متن بر روی تصاویر با استفاده از ادیتور و قلم نوری
• امکان اسکن تصاویر با فرمتهای tiff و Jpg و ذخیره آن ها بر روی رایانه شخصی
• امکان خواندن تصاویر گروهی
• ساخت زونکن های مختلف بصورت درخت واره و لیستی
• کدینگ برای ساخت زونکن
• دسترسی زونکن ها برای هر کاربر
• جستجوی سریع و مفهومی زونکن و نامه های زونکن ( برای اولین بار در ایران)
• امکان بایگانی گروهی سندها در یک زونکن و یا چند زونکن
• امکان برگشت سنداز زونکن ها
• امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس موضوع پرونده
• تعریف چند بایگانی مختلف برای قسمتهای جدا گانه از سازمان
• سطوح دسترسی برای زونکن ها به کاربران

قابلیت های مخصوص مدیران سیستم و کاربران

• تعریف یک یا چند دبیرخانه متمرکز و غیر متمرکز

• تعریف پیش کد برای دبیرخانه جهت شماره گذاری نامه های صادره هر دبیرخانه

• امکان ثبت نامه در سال های مختلف

• امکان استفاده کاربران متعدد بصورت همزمان

• امکان تعریف کاربران و تعریف سطوح دسترسی

• پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت

• تحت شبکه LAN و Windows 2003,2008,2012, … server

• پایگاه داده SQL Server 2008,2012,2014

• چت آنلاین

امکانات پیوست

• پیوست تمامی فایل ها اعم از excel،rar،zip،word،pdf،powerpoint، autocad،و ….
• پیوست تصاویر بصورت اسکن مستقیم یا بارگذاری از سیستم های شخصی

امکانات Word

• • تایپ نامه توسط ویرایشگر Word 2010,2013,2016
  • امکان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن سندها در نرم افزار Word
  • ذخیره قالب و متن فایل های Word در بانک اطلاعاتی سیستم
  • امکان گروه بندی قالب ها برای دسترسی سریع
  • امکان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور برای هر دبیرخانه
  • امکان سطوح دسترسی قالب های سند برای هر کاربر

امکانات فکس سرور

• دریافت فکس بصورت مستقیم روی سیستم نرم افزار
• قابلیت ارسال مستقیم فاکس توسط هر کاربر

کنترل دسترسی

• امکان تعریف یک یا چند دبیرخانه متمرکز و غیر متمرکز و دادن دسترسی به هرکدام برای کاربران

• امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی به دبیرخانه ها

امکانات هشداردهی – با خبر بودن از رویداد های نرم افزار دبیرخانه

• امکان تنظیم تاریخ اعتبار سند به همراه قابلیت هشداردهی برای اسنادی که تاریخ اعتبار آنها تمام شده است
• امکان هشداردهی به کاربران برای اسناد ارجاع شده