نرم افزار دبیرخانه 

مکاتبات کاغذی عمده ای از فعالیت شرکتها و سازمانهای تجاری را در برگرفته است بنابراین نیاز است تا نرم افزار تمامی عملیات واحد دبیرخانه را به شکل الکترونیکی برعهده بگیرد. نرم افزار دبیرخانه یکی از پر کاربرد ترین نرم افزار های شرکتی و سازمانی می باشد شرکت آدا با تجارب بسیاری که در تولید نرم افزار های اداری دارد توانسته یکی از بهترین و با کیفیت ترین نرم افزار های دبیرخانه کشور را تولید کند و با قیمتی مناسب و پشتیبانی قوی به مشتریان خود خدمات دهد.

در این سیستم ثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می شود. سیستم دبیرخانه بدون كاغذ با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حركت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است.در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگی های در خور توجه سیستم قابلیت تعریف قالب نامه ها ، فاکس سرور ، ارجاعات، و غیره می باشد.

 

امکانات ثبت نرم افزار دبیرخانه

  • ثبت کلیه مشخصات نامه وارده ،صادره،داخلی،پیش نویس ها، مدارک اعم از نوع نامه ، طبقه بندی نامه،ارجاعات و …

  • ثبت یک نامه در تمامی سال های تعریف شده

  • ثبت نامه در تمامی دبیرخانه های تعریف شده

  • چارت سازمانی بصورت درختواره همراه با کدینگ

  • تعریف و ثبت مکاتبات و اطلاعات سازمان ها ، اشخاص، شرکت ها و …

  • تعریف آدرس ها و شماره تلفن های مشتریان در دفترچه تلفن نرم افزار دبیرخانه

 

امکانات پیوست نرم افزار دبیرخانه

  • پیوست تمامی فایل ها اعم از exel،rar،zip،word،pdf،powerpoint، autocad،و ….

  • پیوست تصاویر بصورت اسکن مستقیم یا بارگذاری از سیستم های شخصی

 

امکانات ارجاع نرم افزار دبیرخانه       

  • ارجاع نامه با استفاده از چارت سازمانی بصورت درختواره و لیستی

  • امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک نامه

  • امکان ارجاع مستقیم بر روی تصاویر نامه

  • ارجاع همزمان یک نامه به چندین واحد یا شخص

  • نمایش تمامی ارجاعات و رونوشت ها در صفحه اصلی با امکان تفکیک آنها

 

امکانات جستجو نرم افزار دبیرخانه     

  • جستسجو بر اساس فیلد های داخل نامه ها به صورت ترکیبی

  • جستجو در زونکن های مختلف

  • جستجو کلمه ای یا لایکی و رسیدن سریع به هدف کمتر از چند ثانیه (برای اولین بار در ایران)

  • جستجو بر اساس تمامی فیلد ها و مضمون های نامه ها بصورتی ترکیبی یا حتی کلمه ای (برای اولین بار در ایران)

  • جستجوی پیشرفته در دفترتلفن نرم افزار دبیرخانه

 

امکانات دسترسی نرم افزار دبیرخانه   

  • امکان تعریف یک یا چند دبیرخانه متمرکز و غیر متمرکز و دادن دسترسی به هرکدام برای کاربران

  • امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی به دبیرخانه ها

 

امکانات اسکن و بایگانی نرم افزار دبیرخانه     

  • قابلیت اتصال به انواع اسکنر های تک برگی و دسته ای

  • امکان ویرایش بر روی تصاویر اسکن شده و نوشتن متن بر روی تصاویر با استفاده از ادیتور و قلم نوری

  • امکان اسکن تصاویر با فرمتهای tiff و Jpg و ذخیره آن ها بر روی رایانه شخصی

  • امکان خواندن تصاویر گروهی

  • ساخت زونکن های مختلف بصورت درختوار و لیستی

  • کدینگ برای ساخت زونکن

  • دسترسی زونکن ها برای هر کاربر

  • جستجوی سریع و مفهومی زونکن و نامه های زونکن ( برای اولین بار در ایران)

  • امکان بایگانی کردن نامه ها در زونکن های تعریف شده

  • امکان بایگانی گروهی نامه ها در یک زونکن و یا چند زونکن

  • امکان برگشت نامه از زونکن ها

 

امکانات word نرم افزار دبیرخانه      

  • تایپ نامه توسط ویرایشگر word 2010,2013,2016

  • امکان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن نامه ها در نرم افزار word

  • ذخیره قالب و متن فایل های word در بانک اطلاعاتی سیستم

  • امکان گروه بندی قالب ها برای دسترسی سریع

  • امکان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور برای هر دبیرخانه

  • امکان سطوح دسترسی قالب های نامه برای هر کاربر

 

امکانات گزارشگیری نرم افزار دبیرخانه           

  • امکان تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی ، نموداری ، آماری ، جدولی

  • امکان صدور کلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزار های word و Excel

  • گزارش از دفتر اندیکاتور و گزارش از مکاتبات وارده ، صادره، داخلی و …

  • امکان گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت،فرستنده ، گیرنده ، رونوشت، شماره نامه ، …

  • امکان تهیه گزارش از اقدامات و ارجاعات و تهیه گزارش از نامه های اسکن شده و نشده

  • امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک نامه، و گزارشگیری از پروژه های مختلف

  • امکان گزارش های مدیریتی و گزارش از کار های روزانه کاربران

 

امکانات مدیر سیستم و کاربران نرم افزار دبیرخانه           

  • تعریف یک یا چند دبیرخانه متمرکز و غیر متمرکز

  • تعریف پیش کد برای دبیرخانه جهت شماره گذاری نامه های صادره هر دبیرخانه

  • امکان ثبت نامه در سال های مختلف

  • امکان استفاده کاربران متعدد بصورت همزمان

  • امکان تعریف کاربران و تعریف سطوح دسترسی

  • پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت

  • تحت شبکه LAN و Windows 2003,2008,2012, … server

  • پایگاه داده SQL Server 2008,2012,2014

  • چت آنلاین

 

امکانات فاکس سرور نرم افزار دبیرخانه  

  • دریافت فاکس بصورت مستقیم روی سیستم نرم افزار

  • قابلیت ارسال مستقیم فاکس توسط هر کاربر

Sending
User Review
4 (5 votes)