نرم افزار بایگانی

اگر بخواهیم نرم افزاربایگانی و آرشیو را تعریف کنیم یعنی محل نگهداری مدارک و اسناد که بصورت سنتی است در عصر ارتباطات  برای دسترسی سریع به اسناد و اطلاعات  اکثر سازمانها ، شركتها و مراكز اطلاعاتي و ایجاد و نگهداری و مراجعه سریع و آسان به گونه های مختلف اطلاعات از قبیل اسناد، نقشه ها، عکس ها، فیلم ها، فایل های مختلف و غیره … نیاز به نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک احساس می شود چرا که اسناد به مرور زمان و استفاده بیش از حد از بین رفته و مسائلی دیگری همانند: امنیت اسناد در عصر اطلاعات، کمبود فضای بایگانی، کاهش هزینه ها (نیروی انسانی در بایگانی های سنتی) و دسترسی آسان و سریع به مدارک و اسناد باعث شده  نسبت به گذشته احساس نياز بيشتري به استفاده از سيستم هاي مكانيزه در مراكز بايگاني و چرخه مكاتباتي سازمان خود داشته باشید.

بایگانی اسناد نرم افزار پرسرعت و قدرتمند است جهت استفاده در بایگانی سازمان ها، آموزشگاه ها و شركت هاي مختلف که دارای قابليت هاي بسيار زیاد می باشد. نرم افزار بایگانی در شرکت نرم افزاری آدا بصورت بسیار حرفه ای و همچنین با تحقیق و تعمل کارشناسان تحلیل و آنالیز شرکت در تمامی شغل ها آماده شده این نرم افزار بسیار راحت و کاربر پسند می باشد قدرت جستجوی نرم افزار بایگانی در جستجوی کلماتی و زونکنی بسیار پیشرفته می باشد از جمله امکانات پر قدرت نرم افزار بایگانی اسناد می توان به جستجو مدارک و اسناد ، طبقه بندی مدارک ، سطوح دسترسی پیشرفته در زونکن ها، اسکن مدارک و اسناد بصورت متد جدیدی که با تمامی نرم افزار ها متفاوت است، فاکس سرور، ارتباط و لینک بین تمامی مدارک و اسناد …. می باشد

 

امکانات ثبت نرم افزار بایگانی

  • ثبت کلیه مشخصات اسناد، مدارک اعم از نوع سند، طبقه بندی نامه،ارجاعات و …

  • ثبت یک سند در تمامی سال های تعریف شده

  • ثبت سند در تمامی دفاتر بایگانی های تعریف شده

  • چارت سازمانی بصورت درختواره همراه با کدینگ

  • تعریف و ثبت مکاتبات و اطلاعات سازمان ها ، اشخاص، شرکت ها و …

  • تعریف آدرس ها و شماره تلفن های مشتریان در دفترچه تلفن نرم افزار بایگانی

  • ثبت اسناد و مدارک با فیلد های مورد نظر

  • امکان ثبت پرونده با مشخصات اوليه (Header)

  • امکان لینک مدارک و اسناد با هم بصورت نامحدود

امکانات هشداردهی نرم افزار بایگانی

  • امکان تنظیم تاریخ اعتبار سند به همراه قابلیت هشداردهی برای اسنادی که تاریخ اعتبار آنها تمام شده است

  • امکان هشداردهی به کاربران برای اسناد ارجاع شده

امکانات پیوست نرم افزار بایگانی

  • پیوست تمامی فایل ها اعم از exel،rar،zip،word،pdf،powerpoint، autocad،و ….

  • پیوست تصاویر بصورت اسکن مستقیم یا بارگذاری از سیستم های شخصی

امکانات ارجاع نرم افزار بایگانی

  • ارجاع سند با استفاده از چارت سازمانی بصورت درختواره و لیستی

  • امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک سند

  • امکان ارجاع مستقیم بر روی تصاویر سند

  • ارجاع همزمان یک سند به چندین واحد یا شخص

  • نمایش تمامی ارجاعات و رونوشت ها در صفحه اصلی با امکان تفکیک آنها

  • امکان ارجاع بصورت گروهی و ارجاع سریع با استفاده از تعریف ارجاعت پیش فرض

  • امکان ارجاع گروهی سند ها به یک شخص یا اشخاص

  • تهیه فهرستی از عبارت های پر استفاده هر مدیر در سرویس ارجاعات سند به منظور نوشتن سریع دستورات با استفاده از قالب های متعدد

  • امکان تفکیک و پیگیری سندهای ارجاع شده

  • امکان اضافه کردن پیوست به ارجاعات

امکانات جستجو نرم افزار بایگانی

  • جستسجو بر اساس فیلد های داخل سند ها به صورت ترکیبی

  • جستجو در زونکن های مختلف

  • جستجو کلمه ای یا لایکی و رسیدن سریع به هدف کمتر از چند ثانیه (برای اولین بار در ایران)

  • جستجو بر اساس تمامی فیلد ها و مضمون های سندها بصورتی ترکیبی یا حتی کلمه ای (برای اولین بار در ایران)

  • جستجوی پیشرفته در دفترتلفن نرم افزار بایگانی

امکانات دسترسی نرم افزار بایگانی

  • امکان تعریف یک یا چند دفتر بایگانی متمرکز و غیر متمرکز و دادن دسترسی به هرکدام برای کاربران

  • امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق در تمام صفحات نرم افزاربایگانی

  • امکان دسترسی در حذف سند، مشاهده سند، فکس، و …. برای هر کاربر

امکانات اسکن و آرشیو نرم افزاربایگانی

  • قابلیت اتصال به انواع اسکنر های تک برگی و دسته ای

  • امکان ویرایش بر روی تصاویر اسکن شده و نوشتن متن بر روی تصاویر با استفاده از ادیتور و قلم نوری

  • امکان اسکن تصاویر با فرمتهای tiff و Jpg و ذخیره آن ها بر روی رایانه شخصی

  • امکان خواندن تصاویر گروهی

  • ساخت زونکن های مختلف بصورت درختوار و لیستی

  • کدینگ برای ساخت زونکن

  • دسترسی زونکن ها برای هر کاربر

  • جستجوی سریع و مفهومی زونکن و نامه های زونکن ( برای اولین بار در ایران)

  • جستجوی سریع و مفهومی زونکن و نامه های زونکن ( برای اولین بار در ایران)

  • امکان بایگانی گروهی سندها در یک زونکن و یا چند زونکن

  • امکان برگشت سنداز زونکن ها

  • امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس موضوع پرونده

  • تعریف چند بایگانی مختلف برای قسمتهای جدا گانه از سازمان

  • سطوح دسترسی برای زونکن ها به کاربران

امکانات word نرم افزار بایگانی

  • تایپ نامه توسط ویرایشگر word 2010,2013,2016

  • امکان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن سندها در نرم افزار word

  • ذخیره قالب و متن فایل های word در بانک اطلاعاتی سیستم

  • امکان گروه بندی قالب ها برای دسترسی سریع

  • امکان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور برای هردفتر بایگانی

  • امکان سطوح دسترسی قالب های سند برای هر کاربر

امکانات گزارشگیری نرم افزار بایگانی

  • امکان گزارش کامل از تاریخ و ساعت بایگانی اسناد به همراه نام فرد بایگانی کننده

  • امکان تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی ، نموداری ، آماری ، جدولی

  • امکان صدور کلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزار های word و Excel

  • گزارش از دفتر اندیکاتور و گزارش از مکاتبات ، مدارک و اسناد و …

  • امکان گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت،فرستنده ، گیرنده ، رونوشت، شماره سند، …

  • امکان تهیه گزارش از اقدامات و ارجاعات و تهیه گزارش از نامه های اسکن شده و نشده

  • امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک سند، و گزارشگیری از پروژه های مختلف

  • امکان گزارش های مدیریتی و گزارش از کار های روزانه کاربران

  • گزارشگیری از زونکن های مختلف

امکانات مدیر سیستم و کاربران نرم افزار بایگانی

  • تعریف یک یا چند دفتر بایگانی متمرکز و غیر متمرکز

  • تعریف پیش کد برای دفاتر بایگانی جهت شماره گذاری اسناد و مدارک

  • امکان ثبت مدرک در سال های مختلف

  • امکان استفاده کاربران متعدد بصورت همزمان

  • امکان تعریف کاربران و تعریف سطوح دسترسی

  • پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت

  • تحت شبکه LAN و Windows 2003,2008,2012, … server

  • پایگاه داده SQL Server 2008,2012,2014

  • چت آنلاین

امکانات فاکس سرور نرم افزار بایگانی

  • دریافت فاکس بصورت مستقیم روی سیستم نرم افزار

  • قابلیت ارسال مستقیم فاکس توسط هر کاربر

 

Sending
User Review
4.17 (6 votes)