نرم افزار بایگانی

ثبت انواع اسناد و مدارک و فرم ها – کار اصلی نرم افزار بایگانی

• ثبت کلیه مشخصات اسناد، مدارک اعم از نوع سند، طبقه بندی نامه،ارجاعات و …
• ثبت یک سند در تمامی سال های تعریف شده
• ثبت سند و مدارک در تمامی دفاتر بایگانی های تعریف شده
• چارت سازمانی بصورت درختواره همراه با کدینگ که از اهمیت بالایی در بایگانی الکترونیکی اسناد برخوردار می باشد.
• تعریف و ثبت مکاتبات و اطلاعات سازمان ها ، اشخاص، شرکت ها و …
• تعریف آدرس ها و شماره تلفن های مشتریان در دفترچه تلفن نرم افزار بایگانی
• ثبت و آرشیو اسناد و مدارک با فیلد های مورد نظر
• امکان ثبت پرونده با مشخصات اوليه (Header)
• امکان لینک مدارک و اسناد با هم بصورت نامحدود

قابلیت های ارجاع نرم افزار آرشیو اسناد

• • ارجاع سند با استفاده از چارت سازمانی بصورت درختواره و لیستی
  • امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک سند
  • امکان ارجاع مستقیم بر روی تصاویر سند که یک ابزار کاربردی حین بایگانی الکترونیکی به شمار می رود.
  • ارجاع همزمان یک سند به چندین واحد یا شخص
  • نمایش تمامی ارجاعات و رونوشت ها در صفحه اصلی با امکان تفکیک آنها
  • امکان ارجاع بصورت گروهی و ارجاع سریع با استفاده از تعریف ارجاعت پیش فرض
  • امکان ارجاع گروهی سند ها به یک شخص یا اشخاص از جمله قابلیت های کاربردی نرم افزار آرشیو اسناد آدا به شما می رود.
  • تهیه فهرستی از عبارت های پر استفاده هر مدیر در سرویس ارجاعات سند به منظور نوشتن سریع دستورات با استفاده از قالب های متعدد
  • امکان تفکیک و پیگیری سندهای ارجاع شده
  • امکان اضافه کردن پیوست به ارجاعات

جستجوی پیشرفته – اصلی ترین قسمت در نرم افزار بایگانی

• جستجو بر اساس فیلد های داخل سند ها به صورت ترکیبی
• جستجو در زونکن های مختلف
• جستجو کلمه ای یا لایکی و رسیدن سریع به هدف کمتر از چند ثانیه (برای اولین بار در ایران در بین کلیه سیستم های بایگانی الکترونیکی)
• جستجو بر اساس تمامی فیلد ها و مضمون های سندها بصورتی ترکیبی یا حتی کلمه ای (برای اولین بار در ایران)
• جستجوی پیشرفته در دفترتلفن نرم افزار بایگانی

امکانات گزارشگیری نرم افزار آرشیو اسناد

• امکان گزارش کامل از تاریخ و ساعت بایگانی اسناد به همراه نام فرد بایگانی کننده
• امکان تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی ، نموداری ، آماری ، جدولی از اطلاعات نرم افزار بایگانی الکترونیکی
• امکان صدور کلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزار های word و Excel از طریق نرم افزار آرشیو اسناد
• گزارش از دفتر اندیکاتور و گزارش از مکاتبات ، مدارک و اسناد و …
• امکان گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت،فرستنده ، گیرنده ، رونوشت، شماره سند، …
• امکان تهیه گزارش از اقدامات و ارجاعات و تهیه گزارش از نامه های اسکن شده و نشده
• امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک سند، و گزارشگیری از پروژه های مختلف
• امکان گزارش های مدیریتی و گزارش از کار های روزانه کاربران
• گزارشگیری از زونکن های مختلف

 اسکن و آرشیو اسناد – ماژول پر استفاده در نرم افزار بایگانی

• قابلیت اتصال به انواع اسکنر های تک برگی و دسته ای
• امکان ویرایش بر روی تصاویر اسکن شده و نوشتن متن بر روی تصاویر با استفاده از ادیتور و قلم نوری
• امکان اسکن تصاویر با فرمتهای tiff و Jpg و ذخیره آن ها بر روی رایانه شخصی که باعث می شود بایگانی الکترونیکی اسناد شکل بهتری به خود بگیرد
• امکان خواندن تصاویر گروهی
• ساخت زونکن های مختلف بصورت درخت واره و لیستی
• کدینگ برای ساخت زونکن
• دسترسی زونکن ها برای هر کاربر
• جستجوی سریع و مفهومی زونکن و نامه های زونکن ( برای اولین بار در ایران)
• امکان بایگانی گروهی سندها در یک زونکن و یا چند زونکن
• امکان برگشت سنداز زونکن ها
• امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس موضوع پرونده
• تعریف چند بایگانی مختلف برای قسمتهای جدا گانه از سازمان
• سطوح دسترسی برای زونکن ها به کاربران

قابلیت های مخصوص مدیران سیستم و کاربران در نرم افزار آرشیو اسناد آدا

• تعریف یک یا چند دفتر بایگانی متمرکز و غیر متمرکز
• تعریف پیش کد برای دفاتر بایگانی جهت شماره گذاری اسناد و مدارک
• امکان ثبت مدرک در سال های مختلف یکی از اهداف نرم افزار بایگانی الکترونیکی به شمار می رود و در نرم افزار بایگانی آدا پشتیبانی می شود
• امکان استفاده کاربران متعدد بصورت همزمان
• امکان تعریف کاربران و تعریف سطوح دسترسی
• پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت
• تحت شبکه LAN و Windows 2003,2008,2012, … server
• پایگاه داده SQL Server 2008,2012,2014
• چت آنلاین

امکانات پیوست نرم افزار آرشیو اسناد

• پیوست تمامی فایل ها اعم از excel،rar،zip،word،pdf،powerpoint، autocad،و …. از مهمترین ماژول های ساختاری یک نرم افزار بایگانی الکترونیکی می باشد
• پیوست تصاویر بصورت اسکن مستقیم یا بارگذاری از سیستم های شخصی

امکانات Word

• • تایپ نامه توسط ویرایشگر Word 2010,2013,2016
  • امکان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن سندها در نرم افزار Word
  • ذخیره قالب و متن فایل های Word در بانک اطلاعاتی سیستم
  • امکان گروه بندی قالب ها برای دسترسی سریع
  • امکان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور برای هردفتر بایگانی
  • امکان سطوح دسترسی قالب های سند برای هر کاربر

امکانات فکس سرور نرم افزار آرشیو اسناد آدا

• دریافت فکس بصورت مستقیم روی سیستم نرم افزار
• قابلیت ارسال مستقیم فاکس توسط هر کاربر که این قابلیت زیاد در بین سیستم های بایگانی الکترونیکی رواج ندارد ولی در این سیستم پشتیبانی شده است

کنترل دسترسی

• امکان تعریف یک یا چند دفتر بایگانی متمرکز و غیر متمرکز و دادن دسترسی به هرکدام برای کاربران
• امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق در تمام صفحات نرم افزاربایگانی
• امکان دسترسی در حذف سند، مشاهده سند، فکس، و …. برای هر کاربر

امکانات هشداردهی – با خبر بودن از رویداد های نرم افزار بایگانی

• امکان تنظیم تاریخ اعتبار سند به همراه قابلیت هشداردهی برای اسنادی که تاریخ اعتبار آنها تمام شده است
• امکان هشداردهی به کاربران برای اسناد ارجاع شده