نرم افزار بایگانی

نرم افزار بایگانی یا بایگانی اسناد (به انگلیسی: Document Management System) که به اختصار آن را DMS می‌نامند، امکان مدیریت و طبقه بندی نامه ها، نگهداری، بازیابی و بایگانی الکترونیکی مستندات را با یک دسترسی راحت و جستجوی سریع امکان‌پذیر می‌کند. این سامانه‌های آرشیو اسناد علاوه بر نامه و مستندات مرسوم سازمانی، شامل موارد جدیدی از جمله فرم‌های پویا، مستندات در گردشِ سایر نرم‌افزارهای مرتبط، فکس و نامه‌های پست الکترونیکی می‌باشد. معمولاً در سیستم مدیریت اسناد، گستره‌ای از گردش مکاتبات، از مراحل آغازین تولید تا امضا و ارسال الکترونیکی پوشش داده می‌شود.

فهرست ناوبری

 

نرم افزار بایگانی

سایر محصولات شرکت نرم افزاری آدا

نرم افزار بایگانی چیست ؟

اگر بخواهیم نرم افزار بایگانی و آرشیو اسناد را تعریف کنیم یعنی محل نگهداری مدارک و اسناد که بصورت سنتی است در عصر ارتباطات  برای دسترسی سریع به اسناد و اطلاعات  اکثر سازمانها ، شركتها و مراكز اطلاعاتي و ایجاد و نگهداری و مراجعه سریع و آسان به گونه های مختلف اطلاعات از قبیل اسناد، نقشه ها، عکس ها، فیلم ها، فایل های مختلف و غیره … نیاز به نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک احساس می شود چرا که اسناد به مرور زمان و استفاده بیش از حد از بین رفته و مسائلی دیگری همانند: امنیت در عصر اطلاعات، کمبود فضای بایگانی، کاهش هزینه ها (نیروی انسانی در بایگانی های سنتی) و دسترسی آسان و سریع به مدارک و اسناد باعث شده  نسبت به گذشته احساس نياز بيشتري به استفاده از سيستم هاي مكانيزه در مراكز بايگاني و چرخه مكاتباتي سازمان خود داشته باشید.

علت خرید نرم افزار بایگانی

خریداران به دلایل مختلفی نرم‌افزار مدیریت اسناد را ارزیابی می‌کنند، اما در زیر می توانیم به مهمترین دلایل خرید نرم افزار بایگانی اشاره کنیم :

– سازمانهایی که به دنبال حذف روال کاغذی در اداره خود هستند. این سازمانها به دنبال برنامه‌هایی هستند که بتوانند پرونده‌ها و اسناد خود را با سرعت آپلود کنند بدون اینکه نیاز باشد آنها را به صورت دستی اسکن کنند. برنامه‌های تصویربرداری گاهی اوقات بخشی از یک بسته یکپارچه بزرگتر است که ابزار اضافی را برای ردیابی، ذخیره و بازیابی این پرونده‌های دیجیتال ارائه می‌دهد.

– برخی شرکت ‌ها و صنایع خاص تحت مقررات دولتی قرار دارند که نیاز به مجوزهای ذخیره‌سازی و دسترسی خاص به پرونده‌ها را نیاز دارند. این مقررات اغلب سازمانها را به حفظ اسناد قدیمی و جاری در فرمت دیجیتال و محدود کردن افرادی که می‌توانند به آنها دسترسی داشته باشند، ملزم می‌نماید. این شرکت‌ها اغلب به دنبال برنامه‌های کاربردی مدیریت سند هستند که به منظور سلسله مراتب دسترسی طراحی شده‌اند و شامل ویژگی‌هایی مانند ردیابی حسابرسی و مجوزهای مبتنی بر نقش می‌باشند.

چرا نرم افزار بایگانی آدا را انتخاب کنیم؟ 

پشتیبانی محصولات آدا

پشتیبانی قوی و منعطف

همکاران ما در بخش پشتیبانی شرکت ، آماده ی پاسخگویی کامل در مورد مشکلات و مسائل کاربران به صورت تلفنی و تیکت بوده و همواره کنار شما خواهند بود.

تکنولوژی محصولات آدا

استفاده از تکنولوژی بروز

تمامی نرم افزار های شرکت آدا از بروزترین ابزار ها و زبان های برنامه نویسی ساخته شده اند.همچنین این نرم افزار ها در قبال تغییرات ، بسیار منعطف هستند

کیفیت محصولات آدا

کیفیت و دقت بی نظیر

اصول طراحی، کیفیت و سرعت بالای نرم افزار های ما ، باعث رضایت مشتریان ما شده و همواره سهولت استفاده در کار با نرم افزار سرلوحه ی امور تولید قرار می گیرد

ویدیو ها و تصاویر نرم افزار بایگانی

امکانات پیشرفته نرم افزار بایگانی

تیم تولید و طراحی ما ؛ با شناخت نیاز های روز مخاطبین ، سعی بر اجرای هر چه دقیق تر و کامل تر این خواسته ها در قالب محصولات نرم افزاری خود کرده است

در لیست زیر ، هر آن چه که در نرم افزار های بایگانی مورد استفاده قرار می گیرد ، آمده است ، چنانچه امکان مد نظر خود را نیافتید کافیست از کارشناسان ما بخواهید تا به نرم افزار ها اضافه گردند

دیدن لیست امکانات به همراه جزییات

ثبت انواع اسناد و مدارک و فرم ها – کار اصلی نرم افزار بایگانی

  • ثبت کلیه مشخصات اسناد، مدارک اعم از نوع سند، طبقه بندی نامه،ارجاعات و …
  • ثبت یک سند در تمامی سال های تعریف شده
  • ثبت سند و مدارک در تمامی دفاتر بایگانی های تعریف شده
  • چارت سازمانی بصورت درختواره همراه با کدینگ که از اهمیت بالایی در بایگانی الکترونیکی اسناد برخوردار می باشد.
  • تعریف و ثبت مکاتبات و اطلاعات سازمان ها ، اشخاص، شرکت ها و …
  • تعریف آدرس ها و شماره تلفن های مشتریان در دفترچه تلفن نرم افزار بایگانی
  • ثبت و آرشیو اسناد و مدارک با فیلد های مورد نظر
  • امکان ثبت پرونده با مشخصات اوليه (Header)
  • امکان لینک مدارک و اسناد با هم بصورت نامحدود

قابلیت های ارجاع نرم افزار آرشیو اسناد

    • ارجاع سند با استفاده از چارت سازمانی بصورت درختواره و لیستی
    • امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک سند
    • امکان ارجاع مستقیم بر روی تصاویر سند که یک ابزار کاربردی حین بایگانی الکترونیکی به شمار می رود.
    • ارجاع همزمان یک سند به چندین واحد یا شخص
    • نمایش تمامی ارجاعات و رونوشت ها در صفحه اصلی با امکان تفکیک آنها
    • امکان ارجاع بصورت گروهی و ارجاع سریع با استفاده از تعریف ارجاعت پیش فرض
    • امکان ارجاع گروهی سند ها به یک شخص یا اشخاص از جمله قابلیت های کاربردی نرم افزار آرشیو اسناد آدا به شما می رود.
    • تهیه فهرستی از عبارت های پر استفاده هر مدیر در سرویس ارجاعات سند به منظور نوشتن سریع دستورات با استفاده از قالب های متعدد
    • امکان تفکیک و پیگیری سندهای ارجاع شده
    • امکان اضافه کردن پیوست به ارجاعات

    جستجوی پیشرفته – اصلی ترین قسمت در نرم افزار بایگانی

    • جستجو بر اساس فیلد های داخل سند ها به صورت ترکیبی
    • جستجو در زونکن های مختلف
    • جستجو کلمه ای یا لایکی و رسیدن سریع به هدف کمتر از چند ثانیه (برای اولین بار در ایران در بین کلیه سیستم های بایگانی الکترونیکی)
    • جستجو بر اساس تمامی فیلد ها و مضمون های سندها بصورتی ترکیبی یا حتی کلمه ای (برای اولین بار در ایران)
    • جستجوی پیشرفته در دفترتلفن نرم افزار بایگانی

      امکانات گزارشگیری نرم افزار آرشیو اسناد

      • امکان گزارش کامل از تاریخ و ساعت بایگانی اسناد به همراه نام فرد بایگانی کننده
      • امکان تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی ، نموداری ، آماری ، جدولی از اطلاعات نرم افزار بایگانی الکترونیکی
      • امکان صدور کلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزار های word و Excel از طریق نرم افزار آرشیو اسناد
      • گزارش از دفتر اندیکاتور و گزارش از مکاتبات ، مدارک و اسناد و …
      • امکان گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت،فرستنده ، گیرنده ، رونوشت، شماره سند، …
      • امکان تهیه گزارش از اقدامات و ارجاعات و تهیه گزارش از نامه های اسکن شده و نشده
      • امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک سند، و گزارشگیری از پروژه های مختلف
      • امکان گزارش های مدیریتی و گزارش از کار های روزانه کاربران
      • گزارشگیری از زونکن های مختلف

         اسکن و آرشیو اسناد – ماژول پر استفاده در نرم افزار بایگانی

        • قابلیت اتصال به انواع اسکنر های تک برگی و دسته ای
        • امکان ویرایش بر روی تصاویر اسکن شده و نوشتن متن بر روی تصاویر با استفاده از ادیتور و قلم نوری
        • امکان اسکن تصاویر با فرمتهای tiff و Jpg و ذخیره آن ها بر روی رایانه شخصی که باعث می شود بایگانی الکترونیکی اسناد شکل بهتری به خود بگیرد
        • امکان خواندن تصاویر گروهی
        • ساخت زونکن های مختلف بصورت درخت واره و لیستی
        • کدینگ برای ساخت زونکن
        • دسترسی زونکن ها برای هر کاربر
        • جستجوی سریع و مفهومی زونکن و نامه های زونکن ( برای اولین بار در ایران)
        • امکان بایگانی گروهی سندها در یک زونکن و یا چند زونکن
        • امکان برگشت سنداز زونکن ها
        • امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس موضوع پرونده
        • تعریف چند بایگانی مختلف برای قسمتهای جدا گانه از سازمان
        • سطوح دسترسی برای زونکن ها به کاربران

          قابلیت های مخصوص مدیران سیستم و کاربران در نرم افزار آرشیو اسناد آدا

          • تعریف یک یا چند دفتر بایگانی متمرکز و غیر متمرکز
          • تعریف پیش کد برای دفاتر بایگانی جهت شماره گذاری اسناد و مدارک
          • امکان ثبت مدرک در سال های مختلف یکی از اهداف نرم افزار بایگانی الکترونیکی به شمار می رود و در نرم افزار بایگانی آدا پشتیبانی می شود
          • امکان استفاده کاربران متعدد بصورت همزمان
          • امکان تعریف کاربران و تعریف سطوح دسترسی
          • پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت
          • تحت شبکه LAN و Windows 2003,2008,2012, … server
          • پایگاه داده SQL Server 2008,2012,2014
          • چت آنلاین

            امکانات پیوست نرم افزار آرشیو اسناد

              • پیوست تمامی فایل ها اعم از excel،rar،zip،word،pdf،powerpoint، autocad،و …. از مهمترین ماژول های ساختاری یک نرم افزار بایگانی الکترونیکی می باشد
              • پیوست تصاویر بصورت اسکن مستقیم یا بارگذاری از سیستم های شخصی

            امکانات Word

              • تایپ نامه توسط ویرایشگر Word 2010,2013,2016
              • امکان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن سندها در نرم افزار Word
              • ذخیره قالب و متن فایل های Word در بانک اطلاعاتی سیستم
              • امکان گروه بندی قالب ها برای دسترسی سریع
              • امکان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور برای هردفتر بایگانی
              • امکان سطوح دسترسی قالب های سند برای هر کاربر

              امکانات فکس سرور نرم افزار آرشیو اسناد آدا

                • دریافت فکس بصورت مستقیم روی سیستم نرم افزار
                • قابلیت ارسال مستقیم فاکس توسط هر کاربر که این قابلیت زیاد در بین سیستم های بایگانی الکترونیکی رواج ندارد ولی در این سیستم پشتیبانی شده است

              کنترل دسترسی

                  • امکان تعریف یک یا چند دفتر بایگانی متمرکز و غیر متمرکز و دادن دسترسی به هرکدام برای کاربران
                  • امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق در تمام صفحات نرم افزاربایگانی
                  • امکان دسترسی در حذف سند، مشاهده سند، فکس، و …. برای هر کاربر

              امکانات هشداردهی – با خبر بودن از رویداد های نرم افزار بایگانی

                  • امکان تنظیم تاریخ اعتبار سند به همراه قابلیت هشداردهی برای اسنادی که تاریخ اعتبار آنها تمام شده است
                  • امکان هشداردهی به کاربران برای اسناد ارجاع شده

                  دمو و قیمت نرم افزار بایگانی آدا با پشتیبانی ۱ ساله رایگان

                  نرم افزار بایگانی رایگان

                  درخواست دمو رایگان تلفنی

                  استعلام قیمت و امکانات ویژه در تماس با : ۲۲۴۵۳۷۹۱ – ۲۲۴۵۲۵۷۹ | ۰۲۱

                  نرم افزار بایگانی ارزان

                  درخواست دمو رایگان و زنده

                  استفاده از چت زنده با کارشناسان فروش و استعلام وضعیت قیمت ها

                  مهمترین قابلیت های نرم افزار بایگانی

                  نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک نرم افزار پرسرعت و قدرتمند است جهت استفاده در بایگانی سازمان ها، آموزشگاه ها و شركت هاي مختلف که دارای قابليت هاي بسيار زیاد می باشد. نرم افزار بایگانی در شرکت نرم افزاری آدا بصورت بسیار حرفه ای و همچنین با تحقیق و تعمل کارشناسان تحلیل و آنالیز شرکت در تمامی شغل ها آماده شده این نرم افزار بسیار راحت و کاربر پسند می باشد قدرت جستجوی نرم افزار بایگانی در جستجوی کلماتی و زونکنی بسیار پیشرفته می باشد از جمله امکانات پر قدرت نرم افزار بایگانی اسناد می توان به جستجو مدارک و اسناد ، طبقه بندی مدارک ، سطوح دسترسی پیشرفته در زونکن ها، اسکن مدارک و اسناد بصورت متد جدیدی که با تمامی نرم افزار ها متفاوت است، فاکس سرور، ارتباط و لینک بین تمامی مدارک و اسناد …. می باشد

                  برخی از مشتریان نرم افزار بایگانی آدا

                  سازمان نظام وظیفه عمومی ناجا
                  استانداری تهران
                  دانشگاه جامع علمی کاربردی

                  پرسش های متداول نرم افزار بایگانی

                  آیا امکان ارتقا به پکیج های بالاتر وجود دارد؟

                  بله ، در تمامی نسخه های نرم افزار بایگانی آدا ، امکان تبدیل به پکیج بالاتر و تغییر امکانات به راحتی قابل انجام هست و این امر در کوتاه ترین زمان ممکن اتفاق خواهد افتاد.

                  آیا امکان تبدیل نسخه از ویندوزی به نسخه تحت وب وجود دارد؟

                  بله این امر نیز در صورت درخواست کاربران قابل انجام بوده و اطلاعات سیستم در کوتاه ترین زمان تبدیل خواهد شد و به نسخه تحت وب انتقال خواهند یافت

                  چند کاربر در نسخه های نرم افزار بایگانی قابل نصب هست؟

                  سیستم های اداری شرکت نرم افزاری آدا به صورت تک کاربره و چند کاربره عرضه می شوند و قابلیت اضافه کردن کاربر به سیستم با هماهنگی پشتیبانی قابل انجام هست

                  آیا نیاز به نصب نرم افزار روی سیستم های سرویس گیرنده هست؟

                  خیر ، حتی مضمون های طولانی نیز در ویرایشگر حرفه ای و خارج از محیط نرم افزار Word نیز قابل نوشتن و ویرایش هستند

                  آیا می توان ایمیل و نمابر ها را در نرم افزار چک کرد؟

                  بله این امکان به صورت نامحدود در سیستم های ما وجود دارد و این امر با بیشترین سرعت و از طریق پروتوکل های SMTP و IMAP انجام خواهد گرفت

                  آیا با تمام شدن مهلت پشتیبانی اختلالی در کار با نرم افزار پیش خواهد آمد؟

                  خیر این مورد در نرم افزار های ما وجود ندارد و چنانچه نیاز به تمدید پشتیبانی داشتید می توانید با کارشناسان پشتیبانی ما تماس حاصل کنید