آرشیو اسناد

 

مزایای استفاده از نرم افزار بایگانی در ارزشیابی اسناد و امحای اوراق

 

کلیه سازمانها و موسسات در جهت انجام وظایف و مسئولیتهای قانونی خود ناچار به تولید و نگهداری اطلاعات می باشند. این اطلاعات در قالب اسناد و مدارک سازمانی (کاغذی یا الکترونیکی) در سازمان تشکیل و جاری و بایگانی می گردد.

اسناد و مدارکی که در جریان فرایندهای جاری سازمانها ایجاد می گردد، بعد از اتمام فرایند مربوطه در جهت استفاده به دلایل مختلف (اداری، مدیریتی، قانونی و …) بایستی درسازمان نگهداری گردد. بنابراین مدریت اسناد و بایگانی به عنوان جزء جدایی ناپذیر در کلیه سازمانها و موسسات همواره مطرح بوده است. به طوری که در تمامی سازمانها، به تناسب حجم و گستردگی فعالیت آنها، فضایی به عنوان بایگانی اسناد و اطلاعات وجود دارد.

در موسسات مراقبت بهداشتی در جریان انجام مراقبت و درمان بیماران حجم وسیعی از اسناد و مدارک به صورت روزانه ایجاد و نگهداری میگردد. به واسطه وجود محدودیتهای مالی و محدودیت فضا، اغلب موسسات مراقبت بهداشتی قادر به نگهداری اطلاعات بهداشتی و درمانی بیماران برای مدت طولانی نیستند در نتیجه بایستی به دنبال ایجاد سیاستها و رویه هایی در خصوص زمانبندی نگهداری و امحا پرونده ها و حل این معضل به صورت قانونی بوده و به موازات آن ضروریست به منظور حل مشکل حجم عظیم مکاتبات و سوابق بایگانی خود اقدام به استفاده از سیستم های الکترونیکی نمایند.

بنابراین مسئولیت موسسات بهداشتی درمانی می بایست طبق مجوزهای موجود, در صورت امکان به صورت سالیانه اسناد و یا پرونده های سازمان را بررسی نموده و با هماهنگی و راهنمایی کارشناس اسناد دانشگاه مستقر در حوزه ریاست دانشگاه نسبت به امحای اسناد زائد اقدام نمایند.

تعاریف ارزشیابی

ارزشیابی تعیین میزان ضرورت نگهداری اسناد یک سازمان است.

فرایندی است که براساس آن عمر مفید هر ردیف از اسناد یک سازمان مشخص می شود

ارزشیابی تلاش است به منظور یافتن فواید آتی یک سند

ارزشیابی انتخابی اسناد ویژه برای آرشیو ملی و تشخیص اوراق امحایی است

ارزشیابی عبارت است از تجزیه و تحلیل موضوعی اسناد به منظور تعیین مدت نگهداری آنها برای دستگاه ایجاد کننده

ارزشیابی اسناد

به معنای عام جست و جوی فواید یک مقوله است.

پنج نكته در ارزشيابي اسناد براي تشخيص امحايي بودن پرونده‌ها :

آيا اسناد به منظور برآوردن اهداف زير مورد نياز هستند؟

عملكرد اداري

انجام مميزي

احتياجات قانوني

آيا اين اسناد در مورد خط‌ مشي‌هاي سازماني است؟

آيا اين اسناد ارزشهاي تاريخي و پژوهشي دارند؟

آيا قانون، دستورالعمل و رويه‌اي راجع به امحاي اين سري از اسناد موجود است؟

پيشنهادهاي بعدي (آيا دليل ديگري براي نگهداري اين اسناد موجود است؟)

نمونه اي از اسناد واجد ارزش :

سوابق سازمانها و وزارتخانه‌ها

ساختار سازماني مؤسسات

روند رشد و توسعة وظايف، سياستها و فعاليتهاي دستگاهها

روش تدوين قوانين و مقررات و رويه هاي سازماني

گزارش ميزان تأثير برنامه ها و فعاليتهاي دستگاهها

اسناد مربوط به صاحبان مشاغل مهم

اسناد مربوط به روابط قدرتها

سوابقي كه نشان دهندة تمايلات فكري افراد مهم و با نفوذ باشد

سوابق جاري اطلاعات مهم و روشنگر نكات تاريك برخي حوادث

اسناد مشاهير

سوابق محلهاي مشهور

سوابق رخدادهاي مهم

سوابق اختراعات و اكتشافات

اسناد مغاير با عقايد متداول در جامعه

سوابقي كه از حقوق شهروندي، مالي و قانوني جوامع و دولتها حمايت مي‌كند

اسناد مالكيت، موافقتنامه و قراردادهاي مهم دولتي

سوابقي كه اطلاعات آنها مكمل اطلاعات ساير اسناد مي باشد

سوابقي كه در تحليل هاي آماري مورد استفاده قرار مي گيرد

تاريخچة دستگاهها

سوابق فعاليتهاي فرهنگي، اجتماعي، سياسي، علمي و اقتصادي

اسناد و منابع منحصر به فرد و نسخه هاي كمياب

اسناد تغيير مرزهاي جغرافيايي

جایگاه ارزشیابی در مدیریت اسناد

آرشیوها همواره به دنبال جمع آوری و تکمیل اطلاعات خود بوده و عمدتاً اطلاعات یا موارد آرشیوی خودرا از دستگاه های دولت که منبع اولیه این اسنادمی باشند تأمین می نمایند زیرا تمام اطلاعات در دستگاه های دولتی واجد ارزش نگهداری دائمی نیستندو همیشه درمورد ضبط و روشهای دریافت اسناد، معضلات و بحثی جدی مطرح است ، لذا تعیین جایگاه ارزشیابی درمدیریت اسناد مستلزم مراحل یا چرخه زیر است:‌

مرحله ایجاد

مرحله به کارگری و استفاده

مرحله امحاء

مرحله ایجاد

در این مرحله هدف، کنترل و کاهش تولید اسناد است و اهم تعهداتی که برای رسیدن به این هدف لازم است به شرح زیر می باشد:‌

کنترل و جلوگیری از تکثیر بی رویه اسناد

کنترل دریافت اسناد

به کارگیری روشهای استاندارد و متحدالشل در مکاتبات اداری

استاندارد نمودن فرم نامه ها و کاغذها

مرحله بکارگیری و استفاده

در این مرحله  ،‌هدف دسترسی آسان به اطلاعات و به کارگیری روش های مناسب برای تشکیل پرونده،راکد سازی اسناد و تهیه تجهیزات مناسب است.

مرحله امحاء

در این مرحله هدف از بین بردن اسناد غیر ضروری براساس مراحل اداری، یا وجود کنترل شدید در ایجاد اسناد و اتخاذ بهترین روش برای تشکیل پرونده، و استفاده از مناسب ترین تجهیزات است.

درمرحله امحاء وظایف مدیران اسناد به شرح زیر است:

ایجاد واحد بایگانی راکد و تدوین مقررات آن

تنظیم دستورالعمل های اجرایی برای مدیران قسمتهای مختلف و جهت انتقال پرونده های راکد به بایگانی

تعیین ارزشهای اولیه و استنادی اسناد

هماهنگی با آرشیو ملی جهت ارزشیابی ثانویه و انتقال اسناد واجد ارزش دائمی به آرشیو ملی

تعیین مدت زمان نگهداری اوراق و پرونده ها در دستگاه

اخذ مجوز امحاء از شورای آرشیو

اجرای مصوبات شورای آرشیو، جهت از بین بردن اوراق زائد

پرونده های راکد پس از ارزشیابی اگر واجد ارزش باشند اسناد نامیده می‌شوند و اگر فاقد ارزش باشند اوراق زائد نام دارند.

تئوری های ارزشیابی اسناد

نظریه پردازی به نام شلینرگ از انگلستان، در کتاب آرشیو نوین رشد حجم اسناد دولتی و افزایش جهت وتوسعه فعالیت دولتی را موجب افزایش بیش از حد اسناد دانسته و پیش بینی می کند که روش افزایش اسناد به شکل تصاعدی است و نگهداری آنها برای دولتها هزینه های هنگفتنی دارد و از طرف محققان در پیدایش سند و یا مدرک موردنظر سردرگم می مانند. لا ایشان کاهش حجم اسناد و امحاء آن را پس از ارزشیابی پیشنهاد می کنند.

نظریه پردازی استرالیایی خانم باربارید دستیابی اسناد و ارزشیابی نهارا جزء نخستین وظایف آرشیو می داند. وی معتقد است که سوابق راکد بدون شناسایی به آرشیو منتقل نشوند، هیچ گونه مجموعه ای آرشیوی شکل نگیرد، مگر این که قبل برای تولید و ایجاد سند کنترل انجام شده و ارزشیابی صورت پذیرد. وی سیاستهای دریافت اسناد توسط آرشیوها و ادارات را با سیاستهای افراد حقیقی که برای مراقبت از اسناد شخصی است،‌مشابه می داند زیرا یک فرد اوراق بی ارزش خودرا در منزل پالایش و اسنادی را نگهداری می کند که مهم  و معتبر باشند.

آن ماری شوید تلیش، آرشیویست استرالیایی معتقد است پیمان نامه ها و سایر اسناد به خاطر برخی فاکتورهای ذاتی شایستگی نگهداری دائمی را دارند، این گونه اسناد به دلایل اداری و تاریخی اهمیت نگهداری دارند. به اعتقد این نظریه پرداز ۹۰ تا ۹۵ درصد ارزش اسناد نگهداری دائمی ندارند و باید طی مراحل امحاء شوند. او معتقد است که فقط ۵ تا ۱۰ درصد اسناد، اسناد آرشیوی محسوب می شوند.

وظایف واحد امحاء

همکاری با کارشناس اسناد و آرشیو ملی در تشخیص اسناد واحد ارزش نگهداری دائمی

کمک به سازمانهای دولتی در تنظیم جدولهای زمانی اوراقی که ارزش دائمی ندارند و پیشنهاد تعیین مدت زمان نگهداری آنها

تخلیه مرکز بایگانی راکد از اوراق قابل امحا با پیشنهاد سازمان ایجاد کننده و کسب موافقت و مجوز امحای آنها از آرشیو ملی

اسکن تمامی مدارک در نرم افزار بایگانی اسناد

در نتیجه برای همه سازمانها و ادارات و شرکتها داشتن یک نرم افزار بایگانی اسناد جامع و کامل و متناسب با نیازهای هر سازمان امری ضروری است که بتوانند در بخش مدیریت و اسناد و زونکن ها و فراخوانی آنها دسترسی لازم را داشته باشند و همچنین نسبت به ارزشیابی و امحاء اسناد با توجه به شرایط لازم نسبت به آنها اقدام کنند تا بدین ترتیب مدیریت اسناد و مجموعه خود را در دست بگیرند و از بهم ریختگی و مصرف کاغذ تا حد چشم گیری جلوگیری شود و به سمت الکترونیکی شدن مجموعه خود و حتی جامعه پیش بروند.