مزیت های اتوماسیون اداری

مقاله اتوماسیون اداری آدا

اهمیت و تاثیر مکانیزه کردن نامه نگاری و استفاده از اتوماسیون اداری

ارتباطات سازمانی، همواره از مباحث  مهم و مورد توجه در شرکت  ها بوده است. با ظهور فن اوری ‌های اطلاعات و ارتباطات، تغییرات چشم گیری در این حوزه در اداره‌ ها به وجود آمد. امروزه محیط‌ های کسب و کاری با چالش ‌های گوناگونی از قبیل گسترده شدن تعاملات درونی و بیرونی سازمان ، با نیاز به ارتباط بیشتر واحد های سازمانی و ضرورت نظارت مستمر بر پیشرفت کارها و … مواجه اند. مدیران سازمان‌ ها نیاز دارند که با سرعت و دقت بیشتری روند انجام امور را نظارت و پیگیری نمایند.

تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره ‌های کاری فشرده به اندازه‌ ای افزایش پیدا می‌کند، که انجام و پیگیری آنها به صورت دستی و سنتی عملا خارج از توان نیروی انسانی اداره بوده و ممکن است با مشکلات زیادی همراه شود.

از آنجایی که اخیرا درباره هوشمند سازی امور بسیار صحبت می شود ، ممکن است بنظرآید که اتوماسیون اداری یک فرآیندی است که به تازگی پا بر عرصه گذاشته است. اما در حقیقت گذشته ای طولانی تر از چیزی که بنظر می‌رسد دارد. با توجه به شواهد و مدارک موجود، دانشمندان و محققان کامپیوتر از حدود ۳ دهه گذشته بر روی خودکار سازی فرآیند ها فعالیت میکردند.

ثبت مکاتبات، ارسال مراسلات و نامه‌رسانی از دیرباز پایه‌های اولیه علوم اداری بوده است. دفترداری و منشی گری هنری است که در گذشته به برخی از مورخان اختصاص داشت و امروز می‌توان گفت که دبیرخانه قلب واحدهای اداری است. بدیهی است که ارتباطات در قرن حاضر نقش روز افزونی یافته و کاربرد آن در ادارات و مؤسسات خصوصی و دولتی راهگشای مسائل است. تماس‌های تلفنی، ارسال فاکس یا دورنگار، تلگرام و ارتباطات شبکه‌های کامپیوتری همه این راه امکان‌پذیر شده است. آموزش و استفاده صحیح از امکانات ارتباطی و پاسخگویی و ایجاد رضایت مردمی به‌ وسیله ارتباطات مباحث دیگری است که در این مقاله به آن اشاره‌ شده است. سیستم جامع دبیرخانه از دیرباز ساختار سازمانی اداره‌ها بوده و اکنون نیز یکی از ارکان اصلی شرکت‌ها و ادارات و سازمان‌ها است.

تاکنون از مهروموم‌های گذشته سیستم سنتی دبیرخانه به شکل ملموس و به‌ تدریج تغییراتی را شاهد بوده است. در سیستم سنتی در دبیرخانه امکانات و عملیات بیشتر به‌ صورت دستی و تجهیزات در حد ساده و معمولی بود؛ اما امروزه با پیشرفت علم و صنعت و همچنین پیشرفت علوم رایانه‌ای و اینترنت و درپی آن سیستم دبیرخانه نیز از آن‌ها تأثیر گرفته و در حال پیشرفت است. بدین‌صورت که در سیستم پیشرفته عملیات دبیرخانه به‌ صورت کامپیوتری وب پیشرفته انجام می‌گیرد.

نامه‌های وارده یا نامه‌های دریافتی و ثبت نامه‌های صادره به‌ صورت دستی یا از طریق پست، ارباب‌ رجوع یا پیک‌های مربوطه تحویل دبیرخانه شده و در دفتر اندیکاتور یا اندیکس ثبت می‌شود به این صورت که شماره و تاریخ‌نامه همچنین موضوع در دفتر اندیکاتور نوشته‌ شده و شماره دفتر تعلق می‌گیرد و سپس نامه را به‌ صورت دستی در کارتابل‌های مدیران مربوطه گذاشته و آنان پس از رؤیت و خواندن نامه آن را دستی ارجاع داده و پس از کپی گرفتن با دفاتر ارسال مراسلات تحویل دفاتر و مسئول آن‌ها شده و رسید گرفته می‌شود.

نامه‌های صادره ابتدا به‌ صورت پیش‌نویس تهیه و به قسمت تایپ که به‌صورت دستی یا کامپیوتری است داده‌شده تا تایپ شود. پس از آن و امضاء مسئولان ذیربط نامه در دفتر اندیکاتور ثبت‌ شده و شماره‌ای به این نامه اختصاص می‌یابد. این قسمت از ثبت را نامه‌های ارسالی تشکیل می‌دهند که نامه بعد از شماره شدن در دفتر به‌ صورت پاکت تحویل مأمور پست شده و به نقاط مورد نظر ارسال می‌گردد. برای داشتن سابقه‌ای از نامه‌ها حتماً یک نسخه کپی باید در بایگانی دبیرخانه نگهداشته شود.

مزیت این نرم‌افزار نسبت به سیستم دستی این است که عملیات ثبت نامه‌ها را به‌ صورت نرم‌افزاری و دستگاهی انجام می‌دهد؛ یعنی دیگر نامه‌ها در دفاتر فیزیکی وارد نشده و روال کار دبیرخانه در سیستم رایانه ثبت و ضبط می‌شود.

در اتوماسیون اداری، بایگانی‌ها هم به‌ صورت غیر فیزیکی انجام می‌شود یعنی در این برنامه بایگانی‌ها را تعریف کرده و به‌ صورت جداگانه نامه‌ها را در شاخه‌های اصلی و فرعی در  اتوماسیون ادرای یا نرم افزار دبیرخانه بایگانی می‌شود.

زیرا قبلاً نامه‌ها به‌صورت تصویر اسکن شده بر روی آن نامه را در بایگانی خود جای‌ داده می‌شود و برای دستیابی به‌طور سریع با جستجوی یک شماره و تاریخ می‌توان به نامه درخواستی رسید و سپس نامه را باز کرد و دید. این سیستم بایگانی از اتلاف وقت دفاتر برای بایگانی فیزیکی نامه‌ها جلوگیری کرده و سهولت دسترسی به آن را بهتر و بیشتر می‌کند.

اصلی‌ترین مزیت سیستم اتوماسیون اداری سرعت بسیار بالای ارسال اطلاعات و ارجاع نامه و سهولت دسترسی به اطلاعات و انجام گردشی نامه‌ها است. جلوگیری از اتلاف وقت مشترکان و مشتریان و ارباب‌رجوع و کارکنان مزیت دیگر این سیستم است اما در سیستم اتوماسیون با دادن یک شماره ثبت از دبیرخانه به نامه اسکن شده دسترسی به گردش و ارجاعات در زمان یک تا دو دقیقه انجام می‌شود.

از مزیت‌های دیگر اتوماسیون اداری جلوگیری از مفقود شدن نامه فیزیکی در سیستم دستی است با توجه به اینکه در این روش نامه‌ها دیگر به‌ صورت فیزیکی ارجاع نمی‌شود اصل نامه‌ها در بایگانی دبیرخانه می‌ماند همچنین مزیت مهم سیستم این است که کاغذ کمتر در بین دفاتر و امور مختلف ردوبدل می‌شود و تمام کاربران کارتابل خود را از طریق سیستم ارجاع داده و دیگر کاغذی ارجاع نمی‌شود.

اگر شما از ماشین های تایپ و فکس به رایانه ها و ایمیل ها تغییر روش داده اید مسیر طولانی را در ارتباط با اتوماسیون اداری گذرانده اید،اما هنوز به طور کامل وارد نشده اید . اگر  شما در محل کار و اداره خود هنوز زمان زیادی صرف جابه جایی می کنید، یا اگر روزها و ساعت ها برای همکاری بین تیم های اداره طول می کشد، در این موردشما فقط در نیمه مسیر اتوماسیون شدن کامل اداره خود هستید.

در اتوماسیون اداری می توان به حسابداری، پردازش متن، ورودی داده های صفحه گسترده و تنظیم تقویم دعوتنامه ها، زمانی که همه کارهای روزمره و تکراری می شوند اشاره کرد که آنگاه به طورخودکار انجام می شوند. یک سیستم اتوماسیون اداری کارایی روزانه را بدون در نظر گرفتن تعداد دفعات را افزایش می دهد. شما باید فراتر از فرآیند پردازش سند و ارسال ایمیل انجام دهید تا از سیستم اتوماسیون اداری بیشتر استفاده کنید.

اتوماسیون اداری شامل استفاده از فن آوری و ماشین آلات مدرن برای بهبود مدیریت کسب و کار و عملکرد کلی سازمان است. ممکن است کسب و کارهای کوچک بتوانند وظایف خود را با استفاده از دسکتاپ و لپ تاپ انجام دهند. در یک کسب و کار رو به رشد نیاز به بهره برداری از ویژگی های اتوماسیون اداری ضروری و تا حد زیادی منجر به صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری می شود.

هنگامی که یک سیستم را انتخاب می کنید، آن را با دقت بررسی کنید.آیا به شما اجازه می دهد فرآیندهای خود را همانطور که در نظر دارید، در هر زمان، هر مکان می خواهید ایجاد کنید؟ این کار یک سیستم اتوماسیون اداری با طراحی جریان عملیاتی تحقق می یابد و همچنین باید در بهبود مراحل انجام کار کمک کند. سعی کنید یک سیستم را که به طراحی جریانهای کاری که به اداره شما مربوط می شود کمک می کنند پیدا کنید.

بنابراین  وقتی یک سیستم اتوماسیون اداری وجود دارد، تضمین کننده که در هر کجا بتوان دسترسی پیدا کرد نیست.البته شما  می توانید تصمیم بگیرید و منتظر بمانید و جریان عملیات  فعالیت خود را متوقف کنید و به زمان بعدی موکول کنید. اما یک گزینه عاقلانه برای رفتن به یک سیستم مبتنی بر رایانش ابر است که اجازه دسترسی را از هر کجا و هر زمان امکان پذیر می کند.

اتوماسیون اداری به افزایش بهره وری سازمان در حوزه امور اداری یاری بزرگی کرده است. امور دفتری در گذشته معمولا مورد بی توجهی و بی اعتنایی در شرکت ها قرار می‌گرفت. علیرغم اینکه بخش زیادی از نیرو و انرژی را به خود مختص کرده، ولی هیچ گاه مورد یک بازبینی اصولی در جهت بهبود و افزایش بهره‌وری قرار نگرفته بود.
در اواخر دهه هشتاد میلادی، نتایج یک تحقیق در یک دوره ده ساله بر روی استفاده سازمان‌ها در ابعاد گوناگون نشان داد که علیرغم رشد نود درصدی بهره‌وری در زمینه صنعت، بهره‌وری در بخش امور دفتری، تنها ۴ درصد رشد داشته است. این در حالی بود که در همین دوره، هزینه‌های امور دفتری از حدود ۳۰-۲۰ درصد به رقمی حدود ۴۰-۳۰ درصد از کل هزینه‌های سازمان افزایش یافته بود.

نتایج این تحقیق ثابت کرد که در حالی که افزایش عملکرد در حوزه ‌های مختلف سازمانی به طور روز افزون مورد توجه قرار گرفته و ارتقا یافته است، لکن بهره ‌وری در حوزه امور دفتری مورد بی ‌توجهی واقع شده است. از این زمان بود که ارائه سیستم‌ های اطلاعاتی تسهیل کننده امور دفتری و ارتباطات روزمره، مورد توجه قرار گرفت.

Sending
User Review
3.75 (4 votes)