مزایای استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد نسب به بایگانی بصورت سنتی

نوشته شده توسط شرکت نرم افزاری آدا

تاریخ : 30/04/2019

بایگانی کردن مؤثر اسناد و مدارک به عهده‌ی خودتان است، هر قدر هم کار کسل‌ کننده‌ای به نظر برسد تصورش را بکنید. هر وقت سند یا مدرکی را از شما می‌ خواهند، شما لبخندی از سر اطمینان به لب می‌ آورید، دست‌ تان را دراز می‌ کنید و در یک چشم بهم زدن، سند یا مدرک خواسته شده را از یک سیستم بایگانی اسناد منظم بیرون می‌ کشید و فورا جواب مشتری یا همکارتان را می‌ دهید.

اگر اینگونه بود، وجهه‌ی تأثیرگذارتری نزد دیگران داشتید!حتی با وجود اینترنت و ایمیل، ما همچنان با اسناد و پرونده‌های کاغذی سر و کار داریم. سیلی از داده‌ها از همه طرف سرازیر می‌شود که باید آنها را پردازش کنیم، اما نمی‌کنیم.

در عوض آنها را روی هم انباشته می‌کنیم تا در فرصت بعدی که معلوم نیست کی پیش ‌بیاید، به آنها رسیدگی کنیم. اما کیست که نخواهد درصورت نیاز، به آسانی به اطلاعات دسترسی داشته باشد تا با کمک آنها بتواند تحلیل کند، گزارش بنویسد یا شاید متن یک سخنرانی را آماده کند.

بایگانی به طور کلی با سه روش زیر انجام می گیرد:

بایگانی جاری : این شیوه برای حفظ و نگهداری اسناد مختلفی استفاده می شود که به طور روزمره و دائمی در سازمان مورد استفاده قرار می گیرند.

بایگانی نیمه جاری : این نوع از بایگانی برای اسنادی مورد استفاده قرار می گیرد که همیشه نه، اما گاهی اوقات مورد استفاده قرار گیرند.

بایگانی راکد : این نوع از بایگانی اسناد، برای اسناد راکد و بی استفاده مورد استفاده قرار می گیرد. در آموزش اصول بایگانی این گونه بیان می شود که روش بایگانی اسناد در بایگانی راکد با دو روش قبل کاملا متفاوت است.

در حقیقت بایگانی اسناد و مدارک با این نوع از بایگانی مورد استفاده سازمان قرار نمی گیرد و فقط در محلی که معمولا زمین ارزان تر از سایر نقاط است و با استفاده از سیستم بایگانی ریلی یا انواع کمد بایگانی برای آرشیو و بایگانی مورد استفاده قرار می گیرد.

ما اغلب اوقات، وقت خودمان (و اغلب، وقت دیگران) را برای پیدا کردن داده‌هایی که جایی روی میز خودمان یا در قفسه‌ی بایگانی اداره هستند، هدر می‌دهیم. این جست‌وجو به استرس ما می‌افزاید و استفاده از داده‌ها را از آنچه که باید دشوارتر می‌کند.

بنابراین اگر بخواهیم به موقع کارهایمان را انجام بدهیم، باید با استفاده از مدیریت بایگانی، عملکردمان را منظم‌تر و مؤثرتر کنیم.

اهمیت بایگانی اسناد و پرونده ها در سازمان ها و شرکت ها به این دلیل است که :

– حاوی اطلاعات مهمی هستند که در تصمیم گیری های سازمان به مدیران کمک فراوانی خواهند کرد.

– در شرایط اضطرار می تواند به عنوان یک مدرک قانونی مورد استفاده قرار گیرد.

در بایگانی، اصولی وجود دارد که رعایت آن کمک بسیاری به دسترسی هر چه راحت تر به اسناد و پرونده ها می کند. یکی از این اصول قابل اجرا بودن سیستم بایگانی است. سیستم مورد نظر باید به گونه ای باشد که با توجه به امکانات موجود قابل اجرا باشد.

همچنین کار کردن برای کارکنان و افراد مرتبط با آن ساده باشد، امکان دسترسی به اسناد و مدارک موردنظر را تسریع کند، امکان تغییر و سازگاری با تغییرات را داشته باشد و از یک نظم منطقی و اصولی پیروی کند. کارکنان بخش بایگانی نیز بهتر است دارای تجربه و مهارت کافی باشند. گسترش فعالیت های مختلف در جامعه و افزایش جمعیت باعث بایگانی اسناد و مدارک بسیاری شده است.

بسیاری از این اسناد و مدارک دارای اطلاعات مهم و ارزشمندی است ، به همین دلیل استفاده از نرم افزار بایگانی ، مدیریت اسناد ، نحوه بایگانی اسناد حسابداری و به طور کلی طریقه آموزش اصول بایگانی در سازمان اهمیت بسیاری دارد.

وظایف واحد بایگانی در سازمان

در هر سازمان واحد بایگانی اسناد و مدارک دارای وظایف مختلفی است که در آموزش اصول بایگانی به خوبی این وظایف به کارکنان شرح و تفهیم می شود. در ادامه به تعدادی از آن ها اشاره خواهیم کرد:

کنترل کردن نامه های اداری برای بایگانی

نظارت بر پرونده ها

ثبت نامه های مختلف در دفتر های بایگانی

جست و جوی پرونده های مختلف در دفاتر بایگانی و سیستم های رایانه ای

کد گذاری پرونده ها برای بایگانی اسناد و مدارک

طبقه بندی پرونده ها بر اساس کد های آن ها

 

انواع طبقه بندی اسناد

نحوه بایگانی اسناد در سازمان ها متفاوت است ولی یکی از منطقی ترین روش های بایگانی به صورت زیر است:

طبقه بندی اسناد مختلف بر اساس نام فرد ، نوع سازمان و منطقه جغرافیایی

طبقه بندی اسناد بر اساس مفاد و موضوع نامه

طبقه بندی اسناد بر اساس تاریخ آن ها

نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک

امروزه به دلیل افزایش مدارک مختلف در سازمان ها ، سرعت دستیابی به اسناد و آموزش اصول بایگانی از اهمیت بسیاری برخوردار است. یکی از راه های افزایش سرعت و دقت ، استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد است. آموزش اصول بایگانی و استفاده از این نرم افزار مزایای بسیاری دارد که در ادامه به آن ها اشاره خواهیم کرد.

مزایا و امکانات نرم افزار بایگانی اسناد

قابلیت ثبت و ذخیره پرونده بر اساس اطلاعات اولیه

قابلیت طبقه بندی اسناد با توجه به موضوع

قابلیت الحاق پیوست به پرونده ها

قابلیت مدیریت بایگانی های مختلف

قابلیت ارتباط با نرم افزار دبیرخانه

تهیه گزارش های مختلف آماری

نرم افزار بایگانی اسناد در شرکت نرم افزاری آدا بصورت بسیار حرفه ای و همچنین با تحقیق و تعمل کارشناسان تحلیل و آنالیز شرکت در تمامی شغل ها آماده شده این نرم افزار بسیار راحت و کاربر پسند می باشد قدرت جستجوی نرم افزار بایگانی در جستجوی کلماتی و زونکنی بسیار پیشرفته می باشد از جمله امکانات پر قدرت نرم افزار بایگانی اسناد می توان به جستجو مدارک و اسناد ، طبقه بندی مدارک ، سطوح دسترسی پیشرفته در زونکن ها، اسکن مدارک و اسناد بصورت متد جدیدی که با تمامی نرم افزار ها متفاوت است، فاکس سرور، ارتباط و لینک بین تمامی مدارک و اسناد …. می باشد.

0 نظر

ارسال نظر

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *