دبیرخانه آدا

 

 

هر سازمان برای انجام ماموریت و رسیدن به اهداف معینی تشکیل می‌گردد و این اهداف، تعیین کننده فعالیت‌های اساسی آن است. فعالیت‌های سازمان در چارچوب برنامه‌هایی شکل می‌گیرد که در قالب امکانات و محدودیت‌های سازمان تعیین می‌شود و مسیر گردش و پیشرفت فعالیت‌ها را مشخص می‌نماید.

در هر سازمان، به ویژه سازمان‌های خدماتی، مدیران سطوح مختلف آن هر روز با مسائل مختلف و متعددی مواجه می‌گردند که تصمیم‌گیری صحیح آن‌ها، نیاز به دسترسی به اطلاعات دقیق دارد تا از اتلاف امکانات و منابع جلوگیری گردد و ارائه خدمات به نحو مطلوب و به موقع انجام شود.

با توجه به این که نتیجه اندیشه‌ها، فعالیت‌ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارک نگه‌داری می‌شوند و این سوابق با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی بوده که در تعالی هدف یا اهداف سازمان نقش مهمی دارند و یکی از ابزار مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم‌گیری‌های اداری محسوب می‌شوند.

بدون تردید، نبودن یک سیستم و برنامه منظم و مدون برای طبقه‌بندی، تنظیم و نگه‌داری و در نهایت استفاده از اسناد و مدارک، موجب تراکم پرونده‌ها، کندی در مراحل انجام کار، دوباره کاری‌ها و در نتیجه اختلاف در گردش مکاتبات و اجرای وظایف مربوط به آن سازمان می‌گردد.

بنابراین باید در تنظیم اسناد و مدارک توجه داشت که اولا در وضعی قرار گیرند که دسترسی سریع به آن ‌ها امکانپذیر باشد و ثانیا در نگه داری اسناد با ارزش، نهایت کوشش به عمل آید.

تحقق این اهداف، مستلزم داشتن اطلاعات و تجربیات کافی در زمینه تهیه و تنظیم و نگه‌داری اسناد است که در ادامه به طور مختصر مطالبی ارائه می‌گردد.

 

تعریف دبیرخانه

تشکیلات تعریف شده ای که وظایف دریافت، ثبت، حفظ، توزیع اسناد و پرونده های یک سازمان را برعهده دارد و موظف به ارائه خدمات به افراد معین است.

سه وظیفه مهم دبیرخانه

دریافت

ثبت

توزیع نامه ها

نکته: هیچ گونه نوشته ای در اداره، بدون ثبت در دبیرخانه جنبه سند اداری پیدا نمی کند و از طرفی چون دبیرخانه مهم ترین نقش را در گردش اسناد اداری برعهده دارد و گردش اسناد حول محور دبیرخانه حرکت می کند، وظیفه مدیریت اسناد حکم می کند که در انجام امور دبیرخانه و بهینه‌سازی کار آن دقت لازم را داشته باشد.

 

وظایف دبیرخانه

وظایف اساسی دبیرخانه درسازمان به شرح زیر است:

دریافت، کنترل نامه های وارده از نظر وجود امضاء، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم)

ثبت اطلاعات نامه در دفتر اندیکاتور یا اتوماسیون اداری و اختصاص تاریخ و شماره وارده به نامه توسط کاربران دبیرخانه.

ارایه نامه به مقام یا مسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری «ارجاع» گفته می شود. ارجاع می تواند به صورت دستی بر روی فیزیک نامه و یا  به صورت الکترونیکی در اتوماسیون اداری صورت پذیرد.

ثبت شماره نامه و تاریخ در دفتر ارسال مراسلات و تحویل فیزیک مکتوبات به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده . در صورتی که این فرایند الکترونیکی صورت گیرد، فیزیک در محل از قبل تعیین شده نگهداری می گردد.

در مورد نامه های صادره نیز تمامی مراحل دریافت، ثبت و توزیع طی می شود.

دریافت و کنترل نامه های صادره از نظر وجود پاراف، تعداد نسخ مورد نیاز، امضاء، صحت تعداد پیوست ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم).

لازم به ذکر است این فرایند می تواند به صورت الکترونیکی در اتوماسیون اداری در سازمانها شکل گیرد. به این صورت که پیش نویس الکترونیکی توسط تایپیست یا کارشناسان مربوطه تهیه و با گذر از کارتابل هر کارشناس، آن مرحله پاراف محسوب شده تا مرحله نهایی که امضاء نامه می باشد.

ثبت اطلاعات نامه در دفتر اندیکاتور یا اتوماسیون اداری و اختصاص تاریخ و شماره وارده به نامه توسط کاربران دبیرخانه.

ارسال نامه به گیرندگان برون سازمانی که از طریق پست، ایمیل، شبکه دولت، اتوماسیون اداری، فاکس، تحویل ارباب رجوع و یا غیره انجام می گیرد.

برخی از توانمندی های سرپرست دبیرخانه

 

توانایی کنترل فعالیت ها و فرآیندهای دبیرخانه

آشنایی با مسئولیت نیروی انسانی دبیرخانه ها

آشنایی با توانمندی نیروی انسانی

شناسایی اصول کنترل و نظارت فعالیت های نیروی انسانی

توانایی برنامه ریزی و سازماندهی امور دبیرخانه

آشنایی با برنامه های نرم افزار در دبیرخانه ها

شناسایی اصول گردآوری اسناد و مدارک مورد نیاز

شناسایی اصول تهیه و تدوین برنامه های دبیرخانه

آشنایی با عوامل موثر فیزیکی محیط کار

توانایی برقراری ارتباط با واحدهای مختلف سازمان

توانایی انجام امور فنی دبیرخانه

توانایی اجرای مقررات و آیین نامه های مربوط به دبیرخانه

توانایی تهیه گزارش و ترسیم نمودار فعالیت ها

توانایی آموزش نیروی انسانی دبیرخانه ها

نکته۱ : یک سرپرست باید از توانمندیهای اولیه جسمی، حواس جمعی، احساس مسئولیت، داشتن روحیه کار جمعی، تقسیم صحیح وظایف برخوردار باشد.

نکته ۲ :  سرپرست دبیرخانه  نقش روابط عمومی مکتوب هر سازمان را ایفا می کند. در واقع اگر دبیرخانه از سازمانی حذف شود پل ارتباطی مکتوب بین آن سازمان با سازمان های دیگر حذف می شود و این مقطع ارتباط یعنی عدم کارآیی و کارآمدی آن سازمان.

نکته ۳ : فردی که بتواند از قدرت نظارت و کنترل فکری خود کمک بگیرد برای سرپرستی دبیرخانه مناسب است، داشتن روحیه برنامه ریزی، ارتباط با واحدهای دیگر و خلاقیت در بهینه کردن کارها بسیار مددرسان خواهد بود.

 

مراحل دریافت ، ارجاع وتقسیم کاربین کارکنان تحت سرپرستی

 

مسئول دبیرخانه سازمان علاوه برکنترل کلیه نامه های وارده ، صادره، داخلی وسایر وظایف محوله، باید بر امور ارجاع نامه ها به واحد یا افراد اقدام کننده نامه ها نظارت داشته باشد.

مطالعه دقیق متن نامه های وارده (به استثنای نامه های محرمانه) واطلاع از واحد ویا شخص اقدام کننده آن.

ثبت نامه ها در دفتر اندیکاتور یا اتوماسیون

ثبت نامه ها در دفتر ارسال مراسلات وتحویل آن به اقدام کننده و در صورت لزوم دریافت رسید.

یادآوری: در بعضی از سازمانها ، قبل از ثبت نامه در اندیکاتور ، مدیران علاقه دارند که خود محل ارجاع واقدام کننده را تعیین کنند وسپس نامه شماره گذاری شود. این روش مناسب نمی‌باشد. زیرا ممکن است در فرایند اخذ دستور، نامه جهت ثبت به دبیرخانه ارسال نگردد که در این صورت مشکلاتی به همراه خواهدداشت.

جایگاه سازمانی دبیرخانه :

دبیرخانه ابزار نیرومندی برای آسان‌سازی کارها، افزایش دقت و سرعت امور و بخصوص بستری مناسب برای ایجاد ارتباط شفاف و سازنده بین مدیران، کارکنان و مراجعان سازمان می‌باشد.

دبیرخانه یکی از مهمترین واحدهای هر سازمان چه در سیستم دستی و چه در سیستم اتوماسیون اداری است. این امر بخصوص در واحد اتوماسیون اداری مشهودتر می باشد. به عبارت دیگر قلب تپنده یک سیستم سازمانی از نظر مکاتبات واحد دبیرخانه می باشد.

بسته به کوچکی یا بزرگی یک سازمان وظایف و مسئولیت های واحد دبیرخانه در یکی از حالت های زیر امکان پذیر می باشد.

 

گروه اول:

شامل وزارتخانه ها و سازمان های دولتی است که دبیرخانه علاوه بر امور دفتری و ثبت و بایگانی و تحریرات و تکثیر، امور ترجمه دستگاه را نیز انجام داده و تحت عنوان اداره دبیرخانه یا دفتر وزارتی زیر نظر وزیر یا قائم مقام یا معاون کل، امور محوله را بصورت متمرکز انجام می دهد.

گروه دوم:

سازمانهایی که واحد دبیرخانه، زیر مجموعه گروه معاونت اداری و مالی پیش بینی شده است.

گروه سوم:

بسته به نوع سازماندهی و نقش معاونتها و ادارات کل در سازمانها، برای هر معاونت یا اداره و واحد مستقل یک دبیرخانه مجزا پیش بینی گردیده است که این دبیرخانه در مواقع ضرورت با دبیرخانه مرکزی و بالاترین مقام سازمان در ارتباط خواهند بود.

به طور کلی در امر سازماندهی واحد دبیرخانه هر دستگاه دولتی، علاوه بر عوامل مختلف از قبیل: ماهیت کار، وظایف، کیفیت و کمیت فعالیتها و حیطه نظارت واحد و قلمرو آن و ساختمانها موجب خواهد گردید که از هر یک از سیستم‌های متمرکز و نیمه متمرکز استفاده گردد.

انواع ساختار دبیرخانه ها

دبیرخانه ها از نظر ساختار به شرح زیر تقسیم می شود:

دبیرخانه متمرکز

دبیرخانه غیرمتمرکز

دبیرخانه نیمه متمرکز

 

دبیرخانه متمرکز

در این روش کلیه عملیات مربوط به دریافت، ثبت و توزیع مکاتبات در دبیرخانه مرکزی انجام  میشود. در این روش هیچ واحدی حق ثبت نامه را ندارد.

موارد استفاده از روش متمرکز :

تعداد مکاتبات سازمان محدود باشد.

تعداد مراجعه کنندگان سازمان به دبیرخانه محدود باشند.

نیروی انسانی و بودجه و امکانات سازمان محدود باشد.

کلیه واحدهای سازمانی در یک ساختمان مستقر باشند.

اختیارات مسئولان واحدهای سازمان ها در مورد امضای مکاتبات محدود باشد.

تصمیم مدیران در انتخاب این روش به عنوان روش مطلوب پذیرفته شده باشد.

تشکیلات سازمان محدود و از گستردگی زیادی برخوردار نباشند.

دبیرخانه غیر متمرکز

دراین روش کلیه عملیات مربوط به دریافت و ثبت توزیع مکاتبات به طور مستقل و جداگانه در هریک از واحدهای سازمانی انجام می شود. به عبارتی هر یک از واحدهای سازمانی دارای دبیرخانه می باشد وکلیه امور دفتری را رأساً انجام می دهند.

موارد استفاده از روش غیر متمرکز:

تعداد مکاتبات سازمان زیاد باشد.

سازمان دارای مراجعه کنندگان بسیاری باشد.

تعداد نیروی انسانی و بودجه وسایر امکانات کافی باشد.

واحدهای سازمانی پراکنده و یا در چند ساختمان قرار گرفته باشد.

اختیارات مسئولان در مورد امضای مکاتبات گسترده بوده و تفویض اختیار شده باشد.

واحدهای سازمانی وظایف بسیار تخصصی انجام دهند.

تشکیلات سازمانی گسترده و دارای واحدهای سازمانی متعدد و نیروی انسانی زیاد باشد.

معایب روش غیر متمرکز :

سرگردانی مراجعه کنندگان به سازمان ها به علت عدم آشنایی با وظایف کارکنان

استفاده از امکانات و نیروی انسانی و وسایل فراوان برای سازمان

دبیرخانه نیمه متمرکز

در این روش انجام عملیات مربوط به دریافت و توزیع مکاتبات سازمان به صورت متمرکز در واحدی به نام مرکز دریافت و توزیع انجام می گیرد. و با توجه به تصمیم گیری مدیران و نوع فعالیت سازمان و نیاز مجموعه، در این گونه دبیرخانه ها نوع کار به صورت تلفیقی از روش متمرکز و غیر متمرکز انجام می گیرد.

با توجه به راه اندازی سیستم های اتوماسیون اداری درسازمان ها امکان استفاده از این روش به وجود آمده است.

در این روش کلیه نامه های وارده در دبیرخانه مرکزی ثبت و به گیرنده آن ارسال می گردد. لازم به ذکر است در صورتی که اتوماسیون اداری در آن سازمان استقرار داشته باشد، انتخاب گیرنده یا گیرندگان به صورت الکترونیکی انجام و فیزیک نامه در صورتی که بار مالی یا حقوقی نداشته باشد در محل دبیرخانه بایگانی می گردد.

انواع دبیرخانه

فرم تشکیلاتی هر دبیرخانه ارتباط مستقیم با حجم کار، وظایف کار سازمان و نحوه ارتباط واحدهای داخلی آن سازمان با یکدیگر دارد. با توجه به این مطالب، معمولا چهار روش برای دریافت، ثبت و صدور مکاتبات در وزارتخانه‌ها و سازمان‌ها انجام می‌شود.

با توجه به نوع فرایند مکاتبات و مراسلات سازمان ها، دبیرخانه ها به شرح زیر تقسیم می شوند:

دبیرخانه سنتی (بستر ارتباطی کاغذ و انسان)

دبیرخانه سنتی – الکترونیکی (بستر کاغذ، انسان و فناوری اطلاعات و ارتباطات)

دبیرخانه الکترونیکی (مدیریت انسان و بستر فناوری اطلاعات و ارتباطات)

سازمان الکترونیکی ( مدیریت تمام ارتباطات اداری دستگاه به صورت یکپارچه و کاملاًٌ الکترونیکی)

دبیرخانه سنتی

در این نوع دبیرخانه کلیه امور ارسال و مراسلات مانند ثبت و صدور، دریافت و ارسال و بایگانی، به صورت دستی و کاغذی و به دست نیروی انسانی انجام می شود.

بدیهی است به دلیل انجام امور توسط انسان به عنوان رکن اصلی کنترل فرایندها، وجود خطا جزء لاینفک و بارز این نوع دبیرخانه هاست.

شایان ذکر است که دبیرخانه سنتی می تواند در چارچوب متمرکز، نیمه متمرکز و غیر متمرکز عمل نماید.

 

دبیرخانه سنتی – الکترونیکی

با پیشرفت فناوری و لزوم ذخیره و بازیابی حجم بسیاری از اطلاعات، رایانه و نرم افزار جزئی از الزامات و تکنولوژی جدایی ناپذیر دبیرخانه ها شده است. به طور کلی دستگاهی که بخشی از مراسلات خود را به صورت دستی و بخشی را به صورت الکترونیکی انجام می دهد، دبیرخانه سنتی – الکترونیکی نامیده می شود.

به طور مثال، دستگاهی که مراحل ثبت، صدور و ارجاع را الکترونیکی اما مرحله تهیه پیش نویس، پاراف، امضا را دستی و کاغذی انجام می دهد در این حوزه قرار می گیرد.

 

دبیرخانه الکترونیکی

همان گونه که از نام این نوع دبیرخانه مشخص است، نگرش و تفکری الکترونیکی بر روند گردش مکاتبات اداری این دبیرخانه حاکم است.

در این گونه دبیرخانه ها فرایندهای احصا شده براساس اتوماسیون اداری و ساختار سازمانی بازنگری و بهینه گردیده و اجرا می شود. یکپارچگی بانک اطلاعات، عدم وابستگی به زمان و مکان در عرضه خدمات، سرعت و سهولت در امور، مدیریت یکپارچه و … از نشانه های بارز این نوع دبیرخانه هاست.

نوع تمرکز فرایندها با درصد پاسخگویی به نیازهای یک سازمان رابطه مستقیم داشته و هرچه تمرکز فرایندها در سیستم بیشتر باشد پاسخگویی و رضایت مندی درون و برون سازمانی بالاتر خواهد رفت.

 

سازمان الکترونیکی (دیجیتال)

در این حوزه ضمن گسترش قلمرو تفکر الکترونیکی در کلیه فرایندهای جاری دستگاه، امکان ارتباط الکترونیکی سامانه مکاتبات با سایر سامانه های آن دستگاه فراهم می گردد و همه امور مکاتبات درون و برون سازمانی به صورت الکترونیکی شکل می گیرد.

با توجه به بررسی های کمیته پیگیری و ارزیابی عملکرد اجلاس مدیران دبیرخانه های نظام اداری کشور ، در سال ۱۳۸۹ در استان تهران، بیش از ۹۰ درصد دستگاه ها دارای دبیرخانه سنتی – الکترونیکی بوده و کمتر از ۱۰ درصد از دبیرخانه الکترونیکی استفاده می کردند که این موضوع اهمیت برنامه ریزی گذار از حوزه سنتی الکترونیکی به حوزه الکترونیکی را دو چندان می نماید.

 

امور جاری دبیرخانه :

از وظایف منشی، اپراتور یا پرسنل دبیرخانه‌های  هرسازمان ، آشنایی با اصول دریافت ، ثبت و صدور نامه های وارده و صادره سازمان وتوزیع آن ها بین سرپرست‌ها، واحدها و پرسنل است.

لازم به یادآوری است که روش های مختلفی در دریافت وتوزیع نامه در سازمانها رایج است که با توجه به ساختار سازمان، فرم تشکیلاتی و اختیارات تفویض شده باید نسبت به اجرای آن اقدام کرد.

کنترل مکاتبات :

با مطالعه و آشنایی به مراحل گردش نامه های وارده و صادره در یک سازمان، توجه به این نکات به منظور کنترل نامه ها توصیه می شود:

کلیه نامه های وارده به هر روش که به سازمان وارد شود (پستی، ایمیل، اتوماسیون، فاکس و …) باید قبل از ارایه رسید ویا دریافت آن از جهات زیر مورد بررسی قرار گیرند :

برای جلوگیری از اشتباه نامه رسان در توزیع مکاتبات دریافت شده از پست، دقت در عنوان دریافت کننده و نام سازمان گیرنده از اهمیت خاصی برخوردار است.

موضوع نامه باید با سازمان گیرنده آن ارتباط داشته باشد.

وجود امضا ، تاریخ وشماره روی نامه ها ضروری است. همچنین در صورت داشتن پیوست، از کامل بودن آن باید اطمینان حاصل نمود.

نامه ها پس از دریافت در دبیرخانه ثبت گردد و به واحد یا شخص اقدام کننده به صورت الکترونیکی یا دستی ارسال شود.

نامه های محرمانه، شب‌نامه‌ها، نامه بدون هویت ارسال کننده، نباید در دبیرخانه عادی شماره شود. می بایست اینگونه نامه‌ها تحویل مدیریت حراست گردد.

کلیه نامه های صادره به هر روش که تهیه شده باشد (الکترونیکی یا دستی) باید قبل از صدور آن از جهات زیر مورد بررسی قرار گیرند:

کسب اطمینان از مشخصات امضا کننده نامه (داشتن حق امضا) ضرورت دارد.

صحت تعداد اوراق تایپ شده ورونوشت ها ، سوابق و پیوستها، باید بررسی شود.

وجود شماره وتاریخ روی نامه الزامی است.

پس از صدور نامه، بررسی شود نامه به چه نحوی ارسال گردد تا هم سریعتر به مقصد برسد و هم اینکه در هزینه ارسال صرفه‌جویی شود.

کنترل نامه های وارده و صادره

مراحل مشروحه زیر در امر کنترل دریافت ، ثبت وصدور مکاتبات اداری به روش سنتی بدون استفاده از اتوماسیون اداری در یک سازمان طی می شود :

کلیه نامه های وارده به سازمان به واحد دبیرخانه ارسال و در صورت لزوم رسیداخذ می شود.

کارشناس دبیرخانه نامه های وارده را دریافت وپس از کنترل آن از نظر ارتباط نامه با سازمان، صحت تعداد پیوست ها، وجود شماره، تاریخ، سربرگ و امضا مجاز و سایر نکات لازم نسبت به ارایه رسید اقدام می کند.

متصدی ثبت، بر روی نامه های دریافت شده مهر ورود زده و اطلاعات آن را در اتوماسیون مکاتبات وارد می نماید و کلیه نکات اعم از مراجع، پیوستها و سابقه های قبلی در اتوماسیون الصاق می گردد.

پس از ثبت نامه ها واختصاص شماره وتاریخ به آنها ، در صورت عدم نیازبه ارسال فیزیک نامه به واحد گیرنده، سابقه در بایگانی نگه‌داری میشود.

در صورت نیاز به ارسال  فیزیک، نامه ها بر حسب واحد های اقدام کننده ، در دفاتر (ارسال مراسلات) یا (دفتر رسید) ثبت شده وپس از تقسیم آن ها بین توزیع کنندگان نامه (نامه رسان ها)به واحد ویا مسئول اقدام ، تحویل ورسید اخذ می شود یا پست میگردد.

 پاسخ به مکاتبات وارده

نامه های صادره از سازمان، جوابیه ای است حاوی اقدام های انجام گرفته در خصوص موضوعات مطروحه در نامه وارده که می تواند به صورت پی نوشت، یادداشت اداری یا نامه صادره باشد. به طور کلی مراحلی که یک نامه وارده در سازمان گیرنده، طی می نماید به یکی از روشهای ذکر شده در ادامه مطالب می باشد :

الف : نامه های وارده ای که نیاز به پاسخ ندارند.

پس از دستور، مسئول اقدام کننده با قید عبارتی از قبیل : (اقدام گردید)، (پاسخ ندارد) ویا (ملاحظه شد) آن را روی نامه ، به بایگانی جهت ضبط ونگهداری ارسال می کند.

لازم به یادآوری است که مسئول بایگانی موظف است نامه هایی را به دستور بایگانی روی آن صادر شده باشد ، بایگانی کند.

ب : نامه های وارده ای که باید به آن ها پاسخ داده شود.

مراحل زیر برای پاسخ دادن وصدور (ارسال) نامه ها طی می شود :

بر اساس مفاد موضوع نامه وارده ، مسئول اقدام کننده ، پیش نویس نامه صادره را پس از مطالعه سوابق نامه واز طریق مراجعه به پرونده (در صورت وجود سابقه در بایگانی) تهیه کرده وآن را پاراف (امضای موقت) می کند.

پس از تهیه پیش نویس درصورت لزوم ، مسئول مستقیم ومافوق ، آن را مطالعه ودر صورت تایید متن پیش نویس تهیه شده ، دستور تایپ آن را صادر می کند.

پیش نویس نامه ، جهت تایپ ارسال می شود. (یا از طریق سیستم پیش نویس تهیه میشود یا تایپیست هر واحد)

پیش نویس تایپ شده مجددا به تهیه کننده ارایه می شود تا مورد کنترل وبازدید قرار داده شود. (الکترونیکی یا دستی)

پس از کسب اطمینان از صحت نامه تایپ شده ، مسئول اقدام کننده در صورت داشتن حق امضا ، نامه را امضا ودر غیر این صورت ، نسخه دوم یا سوم نامه را پاراف کرده وجهت امضای نهایی به مسئول و مقام امضا کننده ارسال می کند.

پس از انجام تشریفات مذکور ، نامه های صادره همراه نسخه وارده به دبیرخانه ارسال می شود. یا اگر پیش نویس الکترونیکی تهیه شده، بعد از امضاء نهایی، از طریق اتوماسیون اداری در انتظار دبیرخانه‌ها قرار میگیرد.

لازم به ذکر است در صورت تهیه پاسخ به صورت الکترونیکی، گذر پیش نویس از کارتابل هر کارشناس و ارسال به مافوق خود، تایید یا پاراف آن کارشناس محسوب می شود.

مسئول دبیرخانه پس از تحویل گرفتن نامه  به صورت دستی واطمینان از تعداد نسخ، پیوست ها و امضای مجاز، آن را به همراه نامه وارده به متصدی ثبت ارایه می کند. در صورتیکه پیش نویس در انتظار دبیرخانه قرار بگیرد، پیوستها و سوابق نیز باید الکترونیکی توسط تهیه کننده یا تایید کننده پیش نویس انتخاب شده باشد.

بعد از اختصاص شماره و تاریخ به نامه و ثبت آن در اتوماسیون اداری مکاتبات (یا دفتر اندیکاتور) و الصاق کلیه سوابق و پیوستها در سیستم، نامه تفکیک و نسخ اصل و رونوشت و نسخه مربوط به بایگانی مشخص و به مسئول توزیع نامه های صادره تحویل تا مراحل ارسال آن را مهیا نماید. لازم به ذکر است نحوه ارسال مکاتبات به بیرون از سازمان میتواند به روش پست، فاکس، ارسال از طریق شبکه دولت یا اتوماسیون وزارت یا تحویل به ارباب رجوع باشد.

 

نامه های صادره ای كه درپاسخ نامه وارده نباشد.

به این سری نامه های صادره « نامه های صادره ابتدا به ساکن  » نیز گفته می شود.

دراین نامه ها پیش نویس نامه با توجه به مطالب مورد نیاز تهیه وپس از تایید پیش نویس، نامه تایپ و پس از کسب اطمینان از صحت تایپ آن ها و مراحل اخذ پاراف و امضا (فیزیکی یا الکترونیکی) به دبیرخانه جهت ثبت و ارسال مکاتبات، ارجاع می گردد.