مدیریت اسناد سازمان

 

توجه به نظام تولید اطلاعات و ساماندهی وضعیت مدارک و پرونده ها، امری بدیهی و لزوم توجه به این مهم، مسئله ای کاملاً در خور توجه و حیاتی است. چنانچه این کار به درستی سامان گیرد بسیاری از مشکلات مدیریتی و برنامه ریزی مرتفع، و از هدر رفت وقت و انرژی و بودجه جلوگیری می شود.

امروزه تردیدی وجود ندارد که مهمترین ابزار برای استفاده بهینه از فرصت ها و مقابله با تهدیدها در تمام عرصه های فعالیت بشری، وجود اطلاعات صحیح و به هنگام است. دسته بندی و پردازش صحیح اطلاعات و مدارک مربوط به سازمان از ضرورتهای اصلی به شمار می رود از این رو است که دستیابی به شیوه های نوین اطلاع رسانی و به کارگیری مناسب و مطلوب آن از سوی تمامی دست اندرکاران سازمان ها ضروری می نماید.

ساماندهی اسناد و پرونده ها موجب می شود اطلاعات صحیح، به روز، دسته بندی شده و برای انجام فعالیت ها و تصمیم گیری ها در اختیار دست اندرکاران و مدیران مربوطه قرار گیرد و از بسیاری از هزینه های جاری بکاهد.

دستیابی به اهداف فوق الذکر به شرط فراهم شدن امکانات زیربنایی لازم، قابل حصول خواهد بود.

 

هدف

هدف از ایجاد بایگانی در سازمان ها، دستیابی و تحقق اهداف ذیل می باشد:

  • ایجاد سهولت در آرشیو، طبقه بندی و دسترسی به اطلاعات

  • بالا بردن ایمنی اسناد

  • حذف عملیات تکراری و غیر ضروری

  • دسترسی به اطلاعات با سرعت و سهولت با امکان تعریف سطوح مختلف امنیتی

  • امکان تبادل اسناد به صورت الکترونیکی جهت افزایش سرعت دسترسی، سهولت در تکثیر با حفظ ایمنی و رعایت حدود دسترسی

  • افزایش کارایی مدیران در تصمیم گیری و سرویس دهی و اطلاع رسانی براساس اطلاعات طبقه بندی شده

 

تعاریف و اصطلاحات

مدیریت اسناد:

مدیریت اسناد عبارت است از تهیه و تنظیم و اجرای برنامه لازم برای تسهیل و تسریع و دست یافتن به مکاتبات و اسناد و مدارک مورد نیاز از مرحله ایجاد نامه تا امحای اوراق زائد.

سند:

سند در لغت به معنای تکیه گاه و هر چیزی است که بتوان به آن استناد جست. در فرهنگ اداری به طور کلی حاصل خدمت و فعالیتی است که از طرف افراد و سازمانهای مختلف به صورت نوشته و یا صور مختلف دیگر که با رعایت موازین و مقررات تهیه و تنظیم شده و برای مراجعات بعدی قابل نگهداری باشد اطلاق می شود.

انواع سند از نظر ارزش :

ارزش اولیه (اداری یا استنادی) : ارزش از نظر ایجاد کننده آن که از نظر زمانی در مرحله جاری و نیمه جاری است مانند اسناد اداری، مالی، حقوقی و …

ارزش ثانویه (بایگانی یا اطلاعاتی): ارزش از نظر محققان، پژوهشگران و آرشیویست ها

زمانی که کلیه اقدامات لازم بر روی سند انجام شده باشد و فعالیت یا عملی که منجر به ایجاد آن گردیده، تمام و کامل شود و درصورتی که در مراجع قضایی و قانون مطرح نبوده و همچنین مورد نیاز دستگاه یا فرد ایجاد کننده آن نباشد ارزش اولیه سند پایان می یابد و سند دارای ارزش ثانویه می گردد.

انواع سند از نظر اعتبار قانونی:

سند رسمی : عبارت است سندی که نزد مأمورین رسمی و در حدود صلاحیت و وظایف ایشان و برطبق مقررات قانونی تنظیم می شود مثل شناسنامه، گواهینامه، احکام استخدام و …

سند عادی : عبارت است از سندی که از جانب اشخاص غیررسمی بدون دخالت مأمورین رسمی تنظیم شده و تابع تشریفات خاص نمی باشد مانند دفاتر و اسناد تجاری (غیر از دفاتر که شرایط اسناد رسمی را دارد) نظیر دفتر روزنامه، دفتر دارایی، دفتر کل.

سند از نظر حقوقی یکی از وسایل اثبات حق است. به موجب ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی ایران، سند عبارت است از هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. منظور از نوشته ها یا خط، علامتی است که در روی صفحه خود را نشان دهد و مبین پیام یا مفهوم خاصی باشد.

به موجب تبصره ماده ۱ قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب ۱۷/۲/۱۳۹۴, سند عبارت است از کلیه مرسولات، دفاتر، پرونده ها، عکسها و … سایر اسنادی که در دانشگاه و دولت تهیه، صادر و یا دریافت شود و به طور مداوم یا غیر مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی و علمی تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران دارای ارزش نگاه دارای دائم باشد.

پرونده

مجموعه ای از اسناد و مدارک مربوط به یک موضوع، شخص یا سازمان که به ترتیب خاصی در یک پوشه یا کلاسور نگهداری شده است.

پرونده مجموعه‌ای از اسناد مربوط به یک موضوع مشخص و یا یک شخص خاص که با رعایت نظم و ترتیب و با رعایت حق تقدم در یک پوشه و یا زونکن نگه داری شده باشد. محتویات یک پرونده مبین آن موضوع یا مشخصات یک فرد است.

پرونده مجموعه اسناد و سوابقی است که پیوستگی و موضوع واحد دارد و با روش منطقی، برای استفاده‌های جاری با کاربرد آرشیوی، در پوشه یا پوشه هایی تنظیم شده باشد.

 

روش ساماندهی فیزیکی اسناد

جمع آوری اسناد و پرونده ها:

قبل از هرگونه اقدام برای ساماندهی اسناد توصیه می شود تمامی مدارک و اسناد جمع‌آوری شود تا اجرای مراحلی چون پاکسازی، کدبندی و امثالهم به طور کامل انجام پذیرد.

تفکیک، دسته بندی و طبقه بندی اسناد:

تعیین نوع دسته بندی اسناد در طراحی و پیاده سازی روش های جستجوی مدارک، نقش بسیار مهمی خواهد داشت. اسناد به لحاظ امنیتی به دو طبقه عادی و محرمانه طبقه بندی می شوند. دراین مرحله با توجه به این طبقه بندی تعیین شده، تمامی اسناد و مدارک تفکیک می گردند.

بایگانی و آرشیو

بایگانی مجموعه ای از اسناد و یا پرونده های تاریخی یا اولیه است. این کلمه همچنین ممکن است به محل نگهداری اسناد اشاره کند. بایگانی برای حفظ دائم یا طولانی مدت مدارکی که دارای ارزش فرهنگی، تاریخی و یا حقوقی دارند استفاده می شود. امروزه از نرم افزار بایگانی اسناد برای نگهداری نسخه الکترونیکی یک سند و همچنین فراخوانی سریع آن در کنار بایگانی سنتی استفاده میکنند.

در تعاریف دیگر:

بایگانی عبارت است از فن اداره، نظارت و حفاظت اسناد و مدارک سازمان به منظور نگهداری ومراجعه که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه، نیروی انسانی و وقت بتوان به آن اسناد دست یافت.

یا بایگانی عبارت است از محل نگهداری دائمی اسناد و مدارک گران بهایی که از نظر اداری، حقوقی، مالی، علمی،تاریخی و فرهنگی ارزش نگهداری دائمی را دارند.

طبقه بندی از نظر بایگانی :

یک طبقه بندی منطقی و صحیح که اساس تشکیل پرونده است، باید دارای این خصوصیات زیر باشد:

  • اطمینان : طبقه بندی اسناد باید طوری پی ریزی شود که محل دقیق سند مشخص گردد.

  • سرعت : طبقه بندی باید موجبات دست یافتن به اسناد مورد لزوم را در حداقل زمان فراهم سازد.

  • سهولت : نحوه طبقه بندی باید به سهولت قابل فهم بوده و اجرای آن امکانپذیر باشد.

  • قابلیت انعطاف : طبقه بندی باید طوری طرح ریزی شده باشد که با تغییرات احتمالی قابل انعطاف باشد.

 

فواید بایگانی در سازمان

با پیشرفته و پیچیده تر شدن ارتباطات تجاری، سازمانها برای از دست ندادن یکی از منابع ورودی (اطلاعات) لاجرم دست به ایجاد سیستم هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهینه کنند و با پردازش مناسب این اطلاعات را به مشتریان و در جهت جلب رضایت آنان عرضه کنند. به همین جهت بحث سیستم های اتوماسیون اداری که نوعی از انواع سیستم های اطلاعاتی است روز به روز اهمیت بیشتری می یابد. چنانکه امروز سازمانهایی می توانند در اغلب اوقات  خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینند که از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند.

 

اصول بایگانی 

  • اصل آسان بودن

  • اصل قابلیت اجرا

  • اصل قابلیت انعطاف

  • اصل دقت و سرعت

  • اصل افراد با صلاحیت

  • اصل نظم اصولی و منطقی

اصل آسان بودن :

به موجب این اصل سیستم بایگانی و نحوه تنظیم مدارک و پرونده ها بایستی آسان و قابل درک بوده و با صرف اندکی وقت مفهوم گردد.

اصل قابلیت اجرا :

براساس این اصل سیستم مورد استفاده بایستی با توجه به نوع و ماهیت کار و امکانات در دسترس و در عمل قابل پیاده شدن باشد.

اصل قابلیت انعطاف :

به موجب این اصل سیستم بایگانی باید قابلیت تطابق با تغییرات و تحولات را داشته باشد و در این زمینه نیز پیش بینی لازم را انجام داده باشد.

اصل دقت و سرعت :

سیستم بایگانی و روشهای مورد عمل بایستی به نحوی باشد که در عین دقت و صحت، امکان تسریع در عمل را نیز میسر سازند.

اصل افراد با صلاحیت :

کارکنان بایگانی بایستی دارای شرایط لازم برای احراز این شغل بوده و مهارت و تجربه کافی را در این زمینه داشته باشند.

اصل نظم اصولی و منطقی :

در تشکیل پرونده ها و تنظیم مطالب آنها،  بایستی از یک نظام اصولی و منطقی پیروی کند در این رابطه رعایت نکات زیر توصیه می شود:

الف) وجود ارتباط منطقی بین عنوان پرونده و موضوع نامه های مندرج در آن

ب ) رعایت تقدم و تاخر در شماره و تاریخ نامه ها

ج ) حفظ یک نسخه از هر نامه و حذف نسخه های اضافی

د ) رعایت حد متعارف برای قطر هر پرونده

منطقی ترین نوع طبقه بندی مربوط به بایگانی

  • طبقه بندی بر مبنای شاخص هایی براساس نام افراد، سازمان ها و مناطق جغرافیایی

  • طبقه بندی براساس موضوع و مفاد نامه

  • طبقه بندی براساس تاریخ

انواع بایگانی

  • بایگانی جاری: به روشهای مورد عمل در مورد پرونده های جاری و محل حفظ و نگهداری اسنادی است که به طور روزمره مورد استناد دستگاه ایجاد کننده سند است. به عبارتی بایگانی جاری واحدی اداری است که عهده دار ثبت و ضبط سوابق جاری و نیمه جاری دستگاه ذیربط و ارائه اطلاعات آنهابه افراد ذیصلاح می شود.

  • بایگانی نیمه جاری: محل نگهداری اسنادی است که گاهگاهی مورد استفاده دستگاه ایجاد کننده قرار می گیرد. محل آن در دستگاه ایجاد کننده سند و دور از اسناد جاری است و با همان روش بایگانی جاری، بایگانی نیمه جاری نیز عمل می نمایند.

  • بایگانی راکد: محل نگهداری اسناد راکد است روش مورد استفاده در بایگانی جاری و نیمه جاری در این بایگانی استفاده ای ندارد. در واقع این بایگانی مورد استفاده اداره ایجاد کننده ومحقق نمی باشد و فقط در این محل پرونده ها از نظر ارشیوی و امحایی مورد ارزشیابی قرار می گیرند. به بایگانی راکد انبار یا پیش آرشیوی نیز می گویند.

در بایگانی راکد پرونده ها به دو طریق تنظیم می شود.

با همان شماره و کد جاری در قفسه ها نگهداری می شود.

شماره و کد جدید با تنظیم دفتر راهنمای بایگانی راکد در قفسه ها نگهداری می شود.

محل مناسب بایگانی

اتاق های بایگانی، مهم ترین بخش از ساختمانی است که به موضوع حفظ  و نگهداری سوابق اختصاص داده شده است. به دلیل وزن سنگین پرونده ها، مناسب ترین محل برای استقرار بایگانی، طبقات پایین تر ساختمان می باشد.

محوطه هایی که دارای مشخصات زیر می باشند، برای بایگانی مناسب نیست

محیط های غیر سالم، مانند سردابهای مرطوب و محوطه های زیر شیروانی

محیط های خطرناک، مانند محوطه هایی که نزدیک دیگ بخار است.

محیط های دارای مشکل از نظر دسترسی

محیط های فاقد نظارت

ویژگیهای تخصصی مسئولان بایگانی

مسئولان ومتصدیان امور بایگانی یک سازمان باید دارای ویژگیهای خاصی باشند که توانایی اداره امور و قبول مسئولیت سنگین طبقه­بندی، تنظیم و بالاخص حفظ و نگهداری اسناد و مدارک آن سازمان را داشته باشند. اهم این خصوصیات فهرست وار عبارت است از:

  • امانت دارای و قابل اعتماد بودن

  • برخورداری از حافظه قوی

  • دارا بودن هوش بالا

  • داشتن حضور و تمرکز ذهن

  • قدرت تصمیم­گیری و تفکر و ابتکار

  • طی دوره­های مختلف آموزشی در زمینه مسئولیت محور

  • دقت در کار

  • انجام وظایف براساس یک برنامه منظم و مدون

  • مسئولیت پذیری

  • داشتن روحیة انتقادپذیری

  • علاقه­مندی به حرفه بایگانی

  • حوصله، صبر و خونسردی

  • داشتن حس همکاری

  • علاقه مند به یادگیری و افزایش معلومات خود

  • آشنایی به سازمان و تشکیلات و واحدهای حوزه تحت نظارت

  • سرعت انتقال

  • وقت­شناسی

  • پشتکار، ثبات عاطفی

  • سلامتی، نظافت

وظایف بخش بایگانی

وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد، ثبت و ضبط و کنترل آنهاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات ازبین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری می شود دوام خواهد یافت.

  • نظارت و کنترل بر تحویل و دریافت پرونده ها و مکاتبات از قسمتهای مختلف

  • تشکیل پرونده ها برابر کدهای تعیین شده در قسمتهای مربوطه

  • شماره گذاری کلیه سوابق ارسالی به بایگانی

  • تحویل گرفتن پرونده ها و نامه ها از دبیرخانه و بررسی شماره صادره آن پرونده

  • برگ شماری و شماره گذاری پرونده های وارد به بایگانی

  • تعویض زونکن های فرسوده و پشت نویسی پرونده ها و زونکن ها

  • بررسی زمان امحاء اوراق

نرم افزار بایگانی اسناد یکی از پرکاربرد ترین نرم افزار های روز دنیا می باشد با استفاده از نرم افزار بایگانی شما می توانید کلیه اسناد خود را طبقه بندی کنید و در جستجوی اسناد با بهترین متد هایی که شرکت نرم افزاری آدا در نرم افزار بایگانی در اختیار شما می گذارد خیالی آسوده داشته باشید نرم افزار بایگانی شرکت نرم افزاری آدا با تمام نرم افزار های بایگانی تفاوت های ویژه ای دارد که یکی از آنها امنیت و امکانات پیشرفته نرم افزار می باشد.

در نرم افزار بایگانی شرکت نرم افزاری آدا شما می توانید با آخرین امکانات نرم افزار های بایگانی آشنا شوید این نرم افزار مرتب در حال پیشرفت و توسعه می باشد اگر تعداد اسناد زیادی در روز ثبت می کنید پیشنهاد ما به شما عزیزان نرم افزار بایگانی ورژن طلایی شرکت نرم افزاری آدا می باشد .نرم افزار بایگانی ، نرم افزار پرسرعت و قدرتمند است جهت استفاده در بایگانی سازمان ها، آموزشگاه ها و شركت هاي مختلف که دارای قابليت هاي بسيار زیاد می باشد.

نرم افزار بایگانی در شرکت نرم افزاری آدا بصورت بسیار حرفه ای و همچنین با تحقیق و تعمل کارشناسان تحلیل و آنالیز شرکت در تمامی شغل ها آماده شده این نرم افزار بسیار راحت و کاربر پسند می باشد قدرت جستجوی نرم افزار بایگانی در جستجوی کلماتی و زونکنی بسیار پیشرفته می باشد از جمله امکانات پر قدرت نرم افزار بایگانی اسناد می توان به جستجو مدارک و اسناد ، طبقه بندی مدارک ، سطوح دسترسی پیشرفته در زونکن ها، اسکن مدارک و اسناد بصورت متد جدیدی که با تمامی نرم افزار ها متفاوت است، فاکس سرور، ارتباط و لینک بین تمامی مدارک و اسناد …. می باشد.

لازم بذکر است در نرم افزار بایگانی ورژن طلایی بغیر از تغییر در ساختار و شکل ظاهری آن امکانات ارجاع ، ایمیل سرور و امانت دهی سند ، با روش های درخواستی مشتریان اضافه شده است.